SOPIMUS TIETOHALLINTOPALVELUISTA Osapuolet: Palvelujen tuottaja: Haapaveden kaupunki (jäljempänä Kaupunki) Yhteyshenkilö sopimusasioissa: kaupunginjohtaja Antti-Jussi Vahteala Tilaaja: Mehiläinen Terveyspalvelut Oy (jäljempänä Mehiläinen) Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Palvelujohtaja Lasse Männistö Siikalatvan kunta (jäljempänä Siikalatva) Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Kehitys- ja tekninenjohtaja Aimo Lehmikangas Sopimuksen tarkoitus: Siikalatvan kunta on kunnanvaltuuston päätöksellä 16.11.2015 86 ilmoittanut eroavansa sosiaali- ja terveyspiiri Helmestä 1.1.2017 lukien ja ulkoistavansa ko. palvelut Mehiläinen Terveyspalvelut Oy:lle. Kaupunki, Siikalatvan kunta ja Pyhännän kunta ovat sopineet, että Kaupunki, Siikalatvan kunta ja Mehiläinen Terveyspalvelut Oy sopivat tarvittaessa erillisellä sopimuksella sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvien tietojärjestelmien yhteiskäytöstä. Tällä sopimuksella Kaupunki tuottaa Mehiläiselle Siikalatvan kunnan sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottamisen edellyttämät tietojärjestelmät. Sopimuksen sisältö: 1. Palvelun sisältö ja laatu Palvelun sisältö on pääosin sama kuin Kaupunki on tuottanut aiemmin Siikalatvan kunnan alueella tuotetuille Helmen sosiaali- ja terveyspalveluille. Palvelun pääasiallinen sisältö on: - Järjestelmien lisenssit - Järjestelmien edellyttämät konesalipalvelut - Järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelut - Sovellustuki- ja pääkäyttäjäpalvelut (pääkäyttäjäpalveluiden osalta vastuunjakoa on selvennetty liitteessä 1) - Työasemapalvelut - Tietoliikennepalvelut - Olemassa olevien järjestelmien ja laitteiden investoinnit - Toimikorttien myöntäminen 1
Mikäli lisenssien osalta ulkopuolisen järjestelmä- tai ohjelmistopalveluntarjoajan vuoksi lisenssijärjestely osoittautuu mahdottomaksi, sitoutuvat sopimusosapuolet neuvottelemaan järjestelyistä erikseen. Toimittaja tuottaa laite- ja sovellusympäristöön liittyvät loppukäyttäjien tukipalvelut parhaan kykynsä mukaisesti ns. best effort periaatetta käyttäen, priorisoiden kriittisten asiakkaan liiketoimintaa estävien vikatilanteiden ratkaisua. Yksittäisten käyttäjien käytön estävien vikojen tavoiteratkaisuaika on yksi (1) työpäivä ja ei-kiireellisten tukipyyntöjen osalta kolme (3) työpäivää vian ilmoittamisesta. Työpäiviä laskettaessa huomioidaan maanantai-perjantai klo 8-16 välinen aika, pois lukien mahdolliset arkipyhät. Laajat ja vakavat vikatilanteet, kuten potilastietojärjestelmän käytön kokonaan estävä vikatilanne tai muu vastaava asiakkaan liiketoimintaa vakavasti häiritsevän vian korjaus käynnistetään toimittajan toimesta välittömästi ilman aiheetonta viivytystä. Toimittaja jatkaa vianselvitystä keskeytyksettä kunnes vika on korjattu. Asiakas sitoutuu tukemaan toimittajaa IT-ympäristön kehittämisessä tai vikatilanteiden ratkomisessa osallistamalla asiakkaan Siikalatvassa työskentelevää henkilöstöä järjestelmien testaamiseen tarvittaessa. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. 2. Sopimushinta Mehiläinen maksaa korvauksen Kaupungin IT-ympäristön käyttämisestä. Kokonaiskustannukset muodostuvat kiinteästä osuudesta sekä muuttuvista komponenteista. Vuodelle 2017 sovittu kiinteä Helmen itse tuottaman it-tuen osuus on 66 250 euroa/vuosi +alv. Vuodelle 2017 sovittu kiinteä Helmen itse tuottaman it-tuen toimitilojen osuus on 7 500 euroa +alv. Muuttuvien kustannusten osalta Helmi laskuttaa Siikalatvan kunnan osuutta vastaavat todelliset kustannukset seuraavista ulkopuolisten tuottajien tuottamista palveluista. IT-palvelut, perustuen Siikalatvalla käytössä olevien työasemien osuuteen. Kustannusarvio vuodelle 2017 on korkeintaan 225 000 euroa (sis. alv) / vuosi. 2
Muiden palveluiden ostot ja aineet ja tarvikkeet, perustuen Siikalatvalla käytössä olevien työasemien osuuteen. Kustannusarvio vuodelle 2017 on korkeintaan 25 000 euroa (sis. alv) / vuosi. Ulkoistettu it-tuki (tietolatva), perustuen Siikalatvalla toteutuneen ulkopuolisten tukipalvelupyyntöjen osuuteen. Kustannusarvio vuodelle 2017 on korkeintaan 12 960 euroa (sis. alv) / vuosi. Aiheutumisperusteella Siikalatvalle kuuluvat sekalaiset kustannukset erittelyn perusteella korkeintaan 10 000 euroa (sis. alv) / vuosi. Arvonlisäverolainsäädännön muuttuessa, hintoja korjataan vastaavasti. Muuttuvien kustannusten osalta laskutuksen perustaksi esitetään ulkopuolisten toimijoiden tuottamien palveluiden todennetut kustannukset. Sovittu hinnoittelu on voimassa toistaiseksi. Vuoden 2018 alusta lukien hintoja voidaan tarkistaa vuosittain osapuolten kesken erikseen sopien. Hinnoittelu ja sen tarkistaminen perustuu palvelun tuottamisesta aiheutuneiden todellisten kustannusten kehitykseen. Mikäli sopimuskauden aikana sovitaan alkuperäiseen sopimukseen sisältymättömistä lisäpalveluista, niiden hinnoittelusta sovitaan osapuolten kesken erikseen Kaupunki-Mehiläinen ohjausryhmän toimesta liitteessä 1 kuvatulla tavalla. Laskutus tapahtuu kuukausittain kunkin kuukauden 15. päivänä. Maksuehto 14 pv netto. Mahdolliset viivästyskorot veloitetaan korkolain mukaisesti. 3. IT-laitteet sekä investoinnit Mehiläinen luovuttaa Siikalatvan tiloissa sijaitsevat IT-laitteet Kaupungin omistukseen ja liitettäväksi Kaupungin IT-ympäristöön. ITlaitteilla tarkoitetaan Siikalatvan kunnan tiloissa sijaitsevia työasemia, näyttöjä, tulostimia, monitoimilaitteita, fakseja ynnä muita näihin rinnastettavia laitteita. Mikäli sopimuskauden aikana ilmenee tarvetta IT-laitteiden uusimiselle tai määrän lisäämiselle, päätös laitteiden hankkimisesta tehdään Mehiläisen hyväksynnällä Kaupunki-Mehiläinen ohjausryhmässä. Kaupunki veloittaa hankittavaksi päätettyjen laitteiden kustannukset Mehiläiseltä laitteiden käyttöönottoa seuraavan kuukauden palvelulaskutuksen yhteydessä. Tämän sopimuksen voimassaolon 3
päättyessä kaikkien Siikalatvassa sijaitsevien Mehiläisen Kaupungin omistukseen luovuttamien laitteiden hallinta siirtyy takaisin Mehiläisen omistukseen ja hallintaan. Kaupunki ja Mehiläinen sopivat vähintään vuosittain palvelun sisältöön sekä järjestelmien uusimiseen ja päivittämiseen mahdollisesti tarvittavista muutoksista sekä investoinneista ja niiden vaikutuksesta palvelun hintaan. 4. Henkilöstö Kaupunki järjestää palvelun tuottamisessa tarvittavan henkilöstön. Henkilöstö on käytettävissä arkipäivisin klo 9.00-15.00, ottaen myös huomioon kaupungilla käytössä olevan työaikaliukuman klo. 6-9 ja 15-18. 5. Toimitilat Mehiläisen hallussa olevat toimitilat ovat Kaupungin käytettävissä palvelua toimitettaessa. Tämä tulee huomioida mahdollisissa lukitusten uusimisessa. 6. Alihankkijat 7. Tietoturvapolitiikka 8. Rekisterinpitäjä Kaupunki voi käyttää palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, jolloin Kaupunki vastaa alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Siikalatvassa työskentelevä Mehiläisen henkilökunta sekä Kaupunki sitoutuvat noudattamaan Kaupungin tietoturvapolitiikkaa (liite 3). Kaupunki sitoutuu pitämään salassa Mehiläisen liikesalaisuudet ja muut Mehiläisen luottamukselliset tiedot. Lisäksi Kaupunki sitoutuu siihen, että Mehiläisen toimintaan liittyvät henkilöt allekirjoittavat henkilökohtaiset salassapitositoumukset Mehiläisen tätä erikseen edellyttäessä. Kaupunki toimii tuottamiensa järjestelmien kuten Efficapotilastietojärjestelmän ja ProConsona - järjestelmän ns. teknisenä rekisterinpitäjänä vastaten rekisterin teknisestä tietoturvallisuudesta ja toteutuksen teknisistä vaatimuksienmukaisuuksista. Selvyyden vuoksi todettakoon, että Siikalatvan asukkaiden henkilötietojen varsinaisena rekisterinpitäjänä toimii Siikalatvan kunta. 4
Nykyisen Helmi-alueen potilasrekisteri eritytetään Siikalatvan rekisteriksi sekä muiden Helmi-alueen kuntien rekisteriksi 1.1.2017 mennessä. Tämä eriyttäminen tehdään Mehiläisen ja Kaupungin yhteistyössä. Ulkoisten palveluntuottajien (Tieto ja CGI) aiheuttamista välittömistä rekisterimuutoksiin liittyvistä kustannuksista vastaa Mehiläinen. 9. Vastuunrajoitus Kaupungin vastuu mahdollisissa sopimusrikkomustilanteissa on enintään sopimuksen vuotuinen arvo. 10. Sopimuksen pituus 11. Sovellettavat yleiset sopimusehdot: 12. Liitteet ja pätemisjärjestys Sopimus on voimassa toistaiseksi molemminpuolisella 1 vuoden irtisanomisajalla. Tämän sopimuksen lisäksi sovelletaan JYSE 2014 Palvelut - sopimusehtoja. Tähän sopimukseen kuuluvat seuraavat liitteet: Liite 1: Palveluiden sisältö ja osapuolten vastuut Liite 2: Haapaveden kaupungin tietoturvapolitiikka Mikäli tämä sopimus ja liitteet ovat ristiriidassa, ensisijaisesti tulkitaan tätä sopimusta ja toissijaisesti liitteitä numerojärjestyksessä. Tähän sopimukseen voi tehdä muutoksia ainoastaan yhdessä Kaupunki- Mehiläinen -ohjausryhmässä sopien. Kaikki sopimusmuutokset laaditaan kirjallisesti ja liitetään tämän sopimuksen liitteiksi. Tämä sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja Kaupungin tämän sopimuksen hyväksymistä koskeva kaupunginhallituksen päätös on saanut lainvoiman. Palvelun tuottaminen alkaa 1.1.2017, palvelun käyttöönoton valmistelut aloitetaan heti sopimuksen voimaan tullessa. Sopimukseen liittyvät erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisin sovintoneuvotteluin. Mikäli näissä neuvotteluissa ei päästä 30 vuorokauden sisällä ratkaisuun, ratkaistaan riita lopullisesti tuotantoalueen käräjäoikeudessa. Tätä sopimusta on tehty kolme samasanaista kappaletta, yksi kullekin osapuolelle. Haapavedellä._.2016 5
HAAPAVEDEN KAUPUNKI MEHILÄINEN TERVEYSPALVELUT OY SIIKALATVAN KUNTA 6