SEUDULLISEN KUNTAPALVELUTOIMISTON PUITESOPIMUS

Transkriptio

1 Liite 1 Seutuhallitus SEUDULLISEN KUNTAPALVELUTOIMISTON PUITESOPIMUS Sivu 1 / 7

2 SEUDULLISEN KUNTAPALVELUTOIMISTON PUITESOPIMUS 1. Sopijapuolet Tilaaja kunta/kaupunki Tuottaja Oulunkaaren seutukunnan kuntayhtymä Tilaajan ja Tuottajan vastuuhenkilöt sopimushetkellä on määritelty palvelukohtaisesti liitteessä. 2. Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella Tilaaja ja Tuottaja sopivat palveluiden tuottamiseen liittyvistä yhteistyöstä ja yleisistä ehdoista. Tuotettavien palveluiden sisältö, hinnoittelu ja toimitusehdot täsmennetään tarvittaessa vuosittain tähän sopimukseen liittyvällä palvelusopimuksella. 3. Palvelun tuottamisen periaatteet Tuottaja tuottaa sovitut palvelut ottaen huomioon Tilaajan tarpeet sekä noudattaen Seudullisen kuntapalvelukeskuksen liiketoimintasuunnitelman ja talousarvion ja -suunnitelman tavoitteita: palveluprosessien yhdenmukaistaminen/vakiointi tehtävien ja tehtäväkokonaisuuksien rationalisointi ja nopeuttaminen kehittyneet työtavat tehtävien hoidon helpottaminen palvelujen saatavuuden parantaminen ja laadunhallinta tietojen hyväksikäytön tehostaminen henkilöstöresurssien turvaaminen kustannussäästöjen aikaansaaminen ja menokehityksen parempi hallinta Sivu 2 / 7

3 4. Vastuun jakautuminen Seuraavassa on kuvattu sopimusosapuolten yleisluontoiset vastuut, joista sovitaan tarkemmin palvelukohtaisissa liitteissä Tietojen toimittaminen Tilaaja vastaa siitä, että aineisto on toimitettu tuottajalle yhdessä vahvistettujen aikataulujen ja menettelyohjeiden mukaisesti sovitussa muodossa. Palvelutuotannon sisällössä ja aikataulussa otetaan huomioon viranomaisvaatimukset. Tuottaja vastaa omalta osaltaan palvelun hyvästä laadusta, lainmukaisuudesta sekä aikataulujen noudattamisesta aineiston saatuaan. Molemmat sopimusosapuolet vastaavat aikataulujen noudattamatta jättämisellä tai prosessivirheillä aiheuttamistaan kustannuksista Arkistointi Tilaajan ja tuottajan vastuu arkistoinnista määräytyy myöhemmin tehtävän arkistointisopimuksen mukaisesti Tietoturva Molemmat sopimusosapuolet vastaavat omien ohjelmiensa ja oman tietoverkkonsa tietoturvasta. Lisäksi sopimusosapuolet vastaavat kumpikin oman henkilöstönsä tietoturvallisesta käyttäytymisestä Palvelun laatu ja sen valvonnan periaatteet Tilaaja seuraa laatua saamiensa raporttien perusteella. Tilintarkastajat ja viranomaistarkastajat valvovat toiminnan oikeellisuutta omalta osaltaan. Seutuhallitus ohjaa ja valvoo tuottajan toimintaa. Sivu 3 / 7

4 Tuottaja vastaa tuottamansa palvelun laadusta. Tuottaja seuraa tuottamansa palvelun laatua ensisijaisesti itsevalvontana. Prosesseissa havaituista poikkeamatilanteista tuottaja raportoi asiakkaalle. Tavoitteena on ehkäistä prosessivirheitä sekä toistuvia virhetilanteita niin palveluntuottajan kuin tilaajankin osalta. Raportoinnin tavoitteena on toiminnan kehittämisen mahdollistaminen. Molemmat sopimusosapuolet vastaavat syntyneiden virheiden kustannuksista aiheuttamisperiaatteen mukaisesti Palveluihin liittyvien suoritteiden maksuunpano ja niistä raportointi Tilaaja seuraa maksutapahtumia sähköisen tiliotteen ja kirjanpidon raporttien perusteella. Tuottajalla on oikeus laittaa maksuun asiakkaan sähköisesti hyväksymät suoritteet, korvaukset sekä niihin liittyvät viranomaistilitykset asiakkaan pankkitililtä. Tuottaja vastaa yhdessä asiakkaan kanssa erilaisiin palveluita koskeviin tilastokyselyihin. Tuottaja raportoi erilaisista tilastoista niiden valmistuttua. 5. Selvittelymenettely ja vahingonkorvausvastuu Tilaaja ja Tuottaja sopivat mahdollisista epäselvyyksistä keskinäisin neuvotteluin. Sopimusosapuolet vastaavat kumpikin osaltaan omasta toiminnastaan aiheutuvan välittömän vahingon korvaamisesta. Mahdolliset riitatilanteet käsitellään Oulun käräjäoikeudessa. 6. Palvelun hinnoittelu Palvelun hinnoittelu sovitaan tähän sopimukseen liittyvässä palvelusopimuksessa, joka uusitaan vuosittain tai tarvittaessa. Sivu 4 / 7

5 Kuntapalvelutoimisto sitoutuu parantamaan tuottavuuttaan mm. hankkimalla aktiivisesti uusia asiakkaita. Tuottaja ilmoittaa asiakkaalle seuraavan vuoden hinnoittelun tason talousarvion laadintaa varten eriteltynä käyttömenoihin ja järjestelmien kehittämiseen varattavaan erään aina edeltävän vuoden syyskuussa. Tämän sopimuksen mukaiseen laskutukseen lisätään kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero. Sopimuksen solmimishetkellä arvonlisävero on 22 prosenttia. 7. Toiminnan ja toimintamallin kehittäminen Molemmat sopijaosapuolet sitoutuvat edistämään tämän sopimuksen kohdassa 3 ja liitteissä mainittuja palvelun tuottamisen periaatteita sekä kehittämään palvelutoimintaan liittyviä toimintaprosessejaan siten, että kokonaistavoite tehokkuudesta ja kustannusten kehityksestä voidaan saavuttaa. Palvelun ja toimintamallin kehittämiseksi kokoontuu vähintään kerran vuodessa seurantaryhmä. Tässä seurantaryhmässä ovat mukana Tilaajat, Tuottaja ohjelmistotoimittaja ja verkkopalvelujen toimittaja. Tuottaja teettää vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn loppukäyttäjien keskuudessa. Seurannassa saatuja palautteita tuottaja hyödyntää yhdessä asiakkaan kanssa toimintaprosessien, tietojärjestelmien ja koko toimintamallin kehittämisessä. Tuottaja kerää asiakkaalle järjestetyistä koulutuksista kirjallista palautetta, josta raportoidaan tilaajan vastuuhenkilölle. 8. Ohjelmistokehitys Ohjelmistokehityksellä pyritään kasvattamaan kokonaisprosessien tehokkuutta. Tavoitteena on lisätä prosessien sähköisyyden ja kertatallennuksen astetta sekä ohjelmien käytettävyyttä. Järjestelmäkehityksestä tehdään asiakkaiden/tilaajan ja tuottajan välisenä yhteistyönä suunnitelma, johon perustuen tehdään tarvittavat määrärahavaraukset talousarvioon. Sivu 5 / 7

6 9. Maksuehdot Tuottaja laskuttaa tilaajaa hyväksytyn talousarvion mukaisesti kuukausittain etukäteen. Eräpäivä on kunkin kuukauden 12. päivä. Viivästyskorkoprosentti on kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. Palvelun tuottamiseen liittyvät matkakustannukset sekä muut erikseen sovittavat ns. läpilaskutettavat erät, tuottaja laskuttaa toteutuneen mukaisesti jälkikäteen neljännesvuosittain. 10. Sopimuksen tarkentaminen Tilaaja ja Tuottaja voivat tarkentaa sopimuksen sisältöä yhteisillä neuvotteluilla ja ohjeilla, joissa sovitaan yksityiskohtaisemmin käytännön menettelytavoista. Sopimuksen sisältöä voidaan muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Sopimuksen liitteitä voidaan muuttaa muuttamatta itse sopimusta. Sopimuksen liitteiden muutoksia on Tilaajan puolelta oikeutettu hyväksymään palvelusopimuksessa nimetty vastuuhenkilö ja Tuottajan puolelta seutukuntajohtaja. Liitteiden muutoksista tulee sopia kirjallisesti. 11. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Tämä sopimus on toistaiseksi voimassaoleva. Molemminpuolinen irtisanomisaika on 1 vuosi. Sivu 6 / 7

7 12. Sopimuksen liite Tähän sopimukseen liittyy palvelusopimusta koskeva liite. 13. Allekirjoitukset kunta/kaupunki Oulunkaaren seutukunnan kuntayhtymä Kunnan/Kaupunginjohtaja Seutukuntajohtaja Sivu 7 / 7