Joensuun kaupunki/tekninen keskus, Logistiikkapalvelut

Transkriptio

1 Palvelusopimus Tilaaja: Tuottaja: Siun sote Joensuun kaupunki/tekninen keskus, Logistiikkapalvelut 1. Sopimuksen tarkoitus: Tässä palvelusopimuksessa ja sen liitteissä sovitaan tarkemmin Joensuun kaupungin logistiikkapalveluiden tuottamien palvelujen järjestämisestä Siun sotelle. 2. Tuotettavat palvelut: Tuotettavat palvelut ovat: Siun soten henkilökuljetuksien järjestäminen Pohjois-Karjalan Matkojenyhdistelykeskuksen välitystoiminta (jäljempänä MYK) ja asiantuntiapalvelut Siun soten kuljetuksien suunnitteluun Palvelujen sisältö on avattu liitteessä 1 Palvelunkuvaus 3. Palvelunhinnoittelu Tuotettavien palvelujen hinta perustuu omakustannushintaan. Tilaaja ja tuottaja arvioivat yhteistyössä tulevan vuoden tuotettavien palvelujen määrän ja niistä aiheutuvat kustannukset. Tältä pohjalta kaupungin talousarviossa määritellään vuosittain palvelujen tarpeen perusteella näistä palveluista aiheutuvien kustannusten suuruus. Nämä talousarvion mukaiset kustannukset jaetaan kahdelletoista kuukaudelle, jolloin saadaan palveluiden kuukausihinta. Tämän määrän tuottaja laskuttaa kuukausittain talousarviovuoden aikana tilaajalta. Kunkin kalenterivuoden päätyttyä lasketaan yhteen todelliset tilatuista palveluista aiheutuneet kustannukset päättyneeltä vuodelta ja näitä todellisia kustannuksia verrataan talousarvion mukaisiin arvioituihin kustannuksiin. Mikäli talousarvioon perustunut palveluiden yhteenlaskettu vuosihinta poikkeaa toteutuneista vuosikustannuksista, hinta tasataan jälkikäteen seuraavan vuoden tammikuussa toteutuneiden kustannusten suuruiseksi. Jos tilaaja on maksanut talousarvioon perustuen enemmän kuin todelliset kustannukset ovat olleet, tuottaja palauttaa todellisten kustannusten ylittävän osan tilaajan maksamista maksuista. Vastaavasti

2 mikäli talousarvioon perustuva maksettu määrä on ollut pienempi kuin todelliset kustannukset ovat olleet, tilaaja maksaa puuttuvan erotuksen tuottajalle. Tasausmaksu on tehtävä tammikuun loppuun mennessä. Palvelujen em. omakustannushintaan kuuluvat kaikki kaupungin kirjanpitoon merkityt Siun Soten henkilökuljetusten järjestämisestä aiheutuvat kustannukset ja Pohjois-Karjalan Matkojenyhdistelykeskuksen (MYK) välitystoiminnasta sekä Siun Soten kuljetuksien suunnittelusta aiheutuvat kustannukset. Kustannukset pitävät sisällään niin kaupungin omat kustannukset kuin ulkopuolisilta tahoilta tehdyistä hankinnoista syntyneet kustannukset. Mikäli tilaaja haluaa muuttaa talousarviovuoden aikana tilattavien palvelujen määrää, tilaajan on neuvoteltava muutostarpeesta välittömästi tuottajan kanssa, jotta tuottaja pystyy sopeuttamaan toimintaansa muutosta vastaavasti. Olennaisia henkilöstö- tai muita muutoksia edellyttävät palvelutoiminnan muutokset Tuottaja pyrkii sopeuttamaan toimintansa 3 kuukauden kuluessa muutosta vastaavasti. Mikäli tilattavien palvelujen muutos vähintään 20 % kyseessä olevan palvelukohteen osalta, talousarvioon perustuvaa kuukausihintaa voidaan muuttaa tilaajan ja tuottajan sopimalla tavalla talousarviovuoden loppuajaksi. Selvyyden vuoksi todetaan, että tilattujen palvelujen vähentyessä toiminnan sopeuttamisaikaiset kustannukset huomioidaan edelleen tilaajan palvelujen hintaan vaikuttavina kustannuksia, mikäli tuottaja ei pysty hyödyntämään vapautuneita resursseja muussa toiminnassaan. Palvelukuvaus ja hinnoittelu vuodelle 2017 on esitetty liitteessä Oikeus myydä palveluja ulkopuolisille Tuottajalla on oikeus myydä matkojenvälityspalvelua myös muille julkisyhteisöille. Tuottaja eriyttää muille tilaajille myydyistä palveluista aiheutuvat kustannukset kirjapidossa erilleen Siun Sotelle myydyistä palveluista aiheutuneista kustannuksista. 5. Tilaajan ja tuottajan vastuut: Tuottaja vastaa työntekijöidensä kohteen vaatimustenmukaisesta ammattitaidosta perehdyttämisestä ja ohjauksesta. Tuottaja vastaa, että sen asiakasrajapinnassa työskentelevällä henkilöstöllä on vähintään tyydyttävä suomen kielen suullinen taito (Opetushallituksen yleisten kielitutkintojen keskitason tutkinnon määrittelyn mukainen kielitaito).

3 Tilaaja on velvollinen ilmoittamaan palveluiden käyttöön vaikuttavista muutoksista välittömästi niiden tultua tietoon. Osapuolet vastaavat toiselle osapuolelle aiheuttamastaan vahingosta. Osapuolten on välittömästi ilmoitettava toisilleen tapahtuneista vahingoista. 6. Yhteistyö ja palvelun kehittäminen: 7. Saatavuus: Osapuolten yhteisenä tavoitteena on tehdä yhteistyötä tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa sekä kehittää niitä. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi osapuolet pyrkivät kaikin tavoin toimimaan avoimesti ja rakentamaan toimintaa keskinäiselle luottamukselle, sekä ottamaan päätöksenteossaan huomioon myös toisen osapuolen. Osapuolet kehittävät palvelun läpinäkyvää hinnoittelua sekä palvelun kilpailukykyistä hinta-laatu suhdetta. Tilaaja ja tuottaja tapaavat säännöllisesti palvelupalavereissa yhdessä sovitulla aikataululla. Palvelupalavereissa käsitellään palvelun toteutumiseen, laatuun, asiakaspalautteeseen ja muuhun palveluun liittyviä asioita. Tilaajalla on oikeus halutessaan vierailla haluamissaan kohteissa tarvitsemiensa asiantuntijoiden kanssa. Tuottaja sitoutuu järjestämään tällaiset vierailut viikon sisällä Tilaajan esittämästä pyynnöstä, tai kiireellisesti jos tilanne sitä vaatii. Osapuolten tulee yhteistoiminnallaan pyrkiä turvaamaan tärkeimpien palvelujen saatavuus kaikissa olosuhteissa. Tuottajan tulee huolehtia palvelujen saatavuudesta, häiriöttömyydestä ja jatkuvuudesta kaikissa tilanteissa. Tarvittaessa tuottaja voi vähentää palveluja vähemmän tärkeistä kohteista resurssien kohdistamiseksi tärkeimpiin ja kriittisimpiin kohteisiin. Palvelun estyessä, Tilaajalla on oikeus tilata korvaava palvelu Tuottajan kustannuksella, mikäli Tuottaja ei pysty osoittamaan korjaavien toimien aloittamista tilanteen vaatimassa aikataulussa. Osapuolet toteavat, että osapuolten suoritusten häiriönsietoa ja palvelujen toimitusvarmuutta voidaan kehittää toiminnan jatkuvuussuunnittelun avulla. Osapuolet korostavat lisäksi yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa.

4 8. Tiedottaminen: Osapuolilla on tämän sopimuksen voimassaoloajan velvollisuus, toisen osapuolen sitä erikseen pyytäessä, esittää toiselle osapuolelle selvitys siitä, miten se on suositukset toiminnassaan täyttänyt. Tilaaja ja tuottaja ovat velvollisia saattamaan palvelusopimuksen ja sen sisällön liitteineen henkilöstönsä tietoon. 9. Laadunvalvonta: 10. Reklamaatiot: Laadunvalvonta ja -kehittäminen perustuvat Tilaajan ja Tuottajan säännölliseen yhteistyöhön. Yhteisissä palvelupalavereissa ja yhteisillä laatu ja omavalvonnalla varmistetaan, että laatu vastaa odotuksia. Laatuarvioinnit tehdään tilaajan kanssa yhteisesti sovitulla tavalla ja tiheydellä. Tuottaja suorittaa lisäksi omaa laadunvalvontaa. Myös tilaajalla on oikeus laadun valvontaan. Reklamaatiot palveluista on tehtävä viikon (7 pv) kuluessa siitä, kun reklamaation perusteena oleva tapahtuma on ilmennyt. Reklamaatiosta aiheutuvat korjaavat toimenpiteet on toteutettava viikon (7 pv) sisällä reklamaatiosta luettuna. Mikäli tapahtumasta aiheutuu vaaraa tai vahinkoa, on reklamaatio tehtävä välittömästi ja siihen liittyvät korjaavat toimenpiteet myös välittömästi. 11. Vaitiolovelvollisuus: Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet asiakastiedot sekä liike- tai ammattisalaisuudet. Kyseinen salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös sopimuksen päätyttyä. Salassapitovelvollisuus koskee koko henkilöstöä sekä alihankkijoita. Salassapidossa muutoinkin noudatetaan yleisiä voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 12. Alihankkijan käyttö: Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. 13. Sopimuksen siirtäminen: Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen antamaa kirjallista suostumusta. 14. Ylivoimainen este:

5 15. Erimielisyydet: 16. Yhteyshenkilöt: Osapuolten on viipymättä tiedotettava toisilleen mahdollisesta uhkaamassa olevasta työtaistelusta tai muusta ylivoimaisesta esteestä. Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisillä neuvotteluilla. Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, erimielisyydet ratkaistaan Pohjois-Karjalan käräjäoikeudessa. Kuhunkin palveluun nimetään tilaajan edustajaksi yhteyshenkilö käytäntöön ja sopimuksiin liittyvissä asioissa. Kumpikin osapuoli nimeää päivittäiseen toimintaan yhteyshenkilöt. 17. Raportointi, laskutus ja maksuehdot: Tuottaja sitoutuu toimittamaan tilaajan ja tuottajan yhteisesti sopiman toiminnan raportoinnin kuukausittain. Tuottaja laskuttaa palveluista kohdekohtaisesti palvelusopimuksen mukaiset palvelut. Laskutus tapahtuu vuoden aikana 12-osassa talousarvion ja tilauksen mukaisesti. Maksuehto on 14 pv netto. Palvelujen kuukausihintaan lisätään kulloinkin voimassa olevan arvonlisäveroprosentin mukainen arvonlisävero. 18. Sopimuksen kesto ja muutokset sopimusehtoihin: Tämä palvelusopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Sopimuksen irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä lähtien, jonka aikana irtisanominen on kirjallisesti tehty. Tuottaja on mitoittanut toimintansa tilaajan vaatimusten mukaisesti ja hankkinut palvelun tuottamiseksi ostopalveluita. Ostopalveluiden irtisanomisajat ovat pidempiä, kuin tämän sopimuksen irtisanomisaika. Lisäksi tuottajan henkilöstön sopeuttaminen voi vaatia pidemmän ajan, kuin tämän sopimuksen irtisanomisaika on. Näin ollen sopimuksen irtisanomistilanteessa tilaaja sitoutuu korvaamaan seuraavat kustannukset myös tämän sopimuksen jälkeisestä ajalta: MYK:n toiminnan kustannukset toiminnan alasajoon saakka Kuljetuspalvelut o toimintakustannukset toiminnan alasajoon saakka o voimassa olevien kuljetuspalvelussopimuksien Siun soten osuudet sopimuskauden loppumiseen saakka, mikäli kuljetuspalvelua ei muuten saada sopeutettua ennen sopimuskauden päättymistä

6 19. Liitteet Mahdolliset muutokset tähän sopimukseen tehdään aina kirjallisesti. Kummankin osapuolen on hyväksyttävä muutokset sekä allekirjoitettava kirjallinen muutoskuvaus. Tämän jälkeen voivat muutokset vasta astua voimaan. Tilaajan tilaaja-asiantuntijat voivat tehdä muutoksia palvelukuvauksiin ja kohdekohtaisiin palveluohjelmiin sekä yksikköjen väliseen kustannusjakoon vähäistä suurempien toiminnallisten muutosten niin edellyttäessä. Liite 1 Palvelukuvaus ja hinnoittelu Liite 2 Vastuunjakotaulukko 20. Allekirjoitukset: Tämä sopimus liitteineen muodostaa palvelusopimuskokonaisuuden. Sopimuksia on tehty kaksi (2) yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. / Joensuussa Siun sote Joensuun kaupunki/tekninen keskus, Logistiikkapalvelut Ilkka Pirskanen toimitusjohtaja Juha Lemmetyinen vs. Teknisen keskuksen johtaja