Uuden palvelumallin vaikutukset palvelujen tuottamisessa KIEKU käyttäjäfoorumi 4.11.2014 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Tehdyt linjaukset Päätös toimintamallin muutoksesta Kiekun VM:n strategisessa ohjausryhmässä & taktiikkaryhmässä 09/2013 Toimintamallin muutoksen pilotointi 1.10.2013-31.3.2014 (VATT, VER, VRK, PALKEET) ja käyttöönotto 1.4.2014. Toimintamallin muutos Kieku käyttöönotossa Erä 1 lähtien Tuotannossa oleville virastoille tehtiin aikatauluehdotus siirtymisestä tarkennettuun toimintamalliin. Ehdotuksessa olleet ajankohdat tarkentuivat virastojen kanssa käytyjen keskustelujen ja tapaamisten jälkeen. Tarkennettuun toimintamalliin siirtyminen kaikkien asiakkaiden osalta 31.12.2014 mennessä. 1
Toimintamallin tarkennuksen tavoitteita Palvelussuhteen hallinta Kieku-toimintamallissa yksinkertaistuu. Tavoitteena on, että virastot voivat jatkossa keskittyä varsinaiseen henkilöstöhallintoon, kuten henkilöstön kehittämiseen, resurssisuunnitteluun ja esimiesten tukeen. Henkilöstöhallinnon ammattilaisia tarvitaan jatkossakin virastoissa tukemaan esimiehiä palvelussuhteiden hallinnassa ja varmistamassa, että yhteistyö Palkeiden kanssa sujuu. Toimintamallin tarkennuksella on tarkoitus varmistaa tiedon eheys palvelussuhteen hallinnan prosessin alusta loppuun. Virastojen käyttöön tarjotaan helpommin omaksuttavia ja hallittavia työvälineitä. Uusi palvelumalli edellyttää toimintatavan muutosta virastoissa. Tarkoituksena on saada riittävät tiedot järjestelmään kerralla oikein 2
Miten Palkeissa valmistauduttu palvelujen tuottamiseen Viestitty toimintamallin muutosprojektin etenemisestä hyödyntäen projektin tuottamia materiaaleja Palkkapalvelusihteerit koulutetaan uuden palvelumallin mukaisiin tehtäviin siirtymäaikataulujen mukaisesti Toimintamalli Viraston ja Palkeiden vastuunjaossa tapahtuvat muutokset Myös Palkeiden sisällä muutoksia, mm. organisaatiomuutosten toteuttamiseen liittyvissä tehtävissä 3
Miten Palkeissa valmistauduttu palvelujen tuottamiseen Lomakkeet Asiakkaiden käytössä olevien lomakkeiden läpikäynti SAP järjestetty lisää SAP -koulutusta varmistettu tietoisuus/ymmärrys erikseen palvelupyynnöillä tulevista tiedoista eli tiedoista joita ei voida lomakkeilla ilmoittaa tehty tiivistetty toimintaohje SAP HCM palkkapalvelusihteerin työtehtävistä, jossa tarkemman tason käytännön ohjeita ja esimerkkejä tähän mennessä havaituista yleisimmistä asiakkailta tulleista palvelupyynnöistä ja niihin liittyvistä järjestelmään tehtävistä toimenpiteistä 4
Miten Palkeissa valmistauduttu palvelujen tuottamiseen Tehtävien sisäinen organisointi Palkeissa Osa tekijöistä keskittyy SAPin ja osa palkkojen tehtäviin Kierrättäminen molemmissa rooleissa, jotta palkanlaskennan kokonaisuuden osaaminen, hallinta sekä ymmärrys säilyvät hyvällä tasolla Tehtävien sisäistä organisointia tarkastellaan kokoajan ja tarvittaessa tehdään muutoksia SAPin tekijät hoitavat nimikirjojen ylläpidon ja palveluaikalaskentaan liittyvät tehtävät Päivitetty tarvittavilta osin sopimusliitteet 1b ja 3b 5
Havaintoja muutoksesta Kokonaisuutena muutoksen avulla saadaan Palkeisiin parempi kokonaisnäkyvyys virastossa tehtävistä toimenpiteistä, ennen Palkeissa oli näkyvyys lähinnä välitaulusta eteenpäin palkkojen puolelle. Nyt kun saatu osaamista laajennettua SAPin puolelle, helpottaa se asioiden selvittämistä ja lisää järjestelmän toiminnan ymmärtämistä, joka hyödyttää molempia osapuolia. Muutos lähtenyt liikkeelle hyvin ja muutokseen oltu tyytyväisiä, alussa hieman alkukankeutta mm. vastuunjaosta ja palvelupyynnöillä ilmoitettavista asioista. Lomakkeiden kautta tuleva tieto on laadukkaampaa, joka omalta osaltaan vaikuttaa koko palkanlaskentaprosessiin parempaan laatuun. Alussa ollut havaittavissa osaamisessa puolin ja toisin parannettavaa, huomioitava kuitenkin, että valtaosalle Palkeiden tekijöistä itse SAPissa muu kuin nimikirjatietojen tallentaminen tulee uutena asiana. 6
Havaintoja muutoksesta Virastoista tulleiden palautteiden perusteella lomakkeet koetaan yleisesti ottaen helppokäyttöisiksi, mutta muutamat asiat nousevat Palkeiden ja viraston välisessä toiminnassa esille muita enemmän mitä tietoja tulee lomakkeen lisäksi erikseen ilmoittaa palvelupyynnöllä Palkeisiin Palvelussuhteen luonti -lomakkeella ei ole mahdollista antaa kaikkea tarvittavaa tietoa, joten asiakas joutuu toimittamaan ATpalvelupyynnön tietojen täydentämisestä. lomakkeita tulisi saada lisää ja/tai kehittää siihen suuntaan, että mahdollisimman moni asia voitaisiin ilmoittaa lomakkeilla Sopimustietojen muutoslomakkeita kaivataan, hyvä kun ovat tulossa 7
Havaintoja muutoksesta lomakkeiden läpikäynnissä virastoille olisi hyvä enemmän esille käytännön tilanteita Missä tilanteissa lomaketta voi käyttää ja missä ei mm. miten toimia takautuvien palkanmuutosten kanssa palvelutuotannossa ei näkyvyyttä asiakkaan portaaliin eikä lomakkeen kiertoon, pitkittää selvitysprosessia viraston toiminnassa huomioitava, että päätökset ehtivät kiertää asianohjauksessa siten, että tiedot saadaan palkanmaksuun ajallaan, näin saadaan toimintamalli sujuvaksi 8
Kiitos mielenkiinnosta ja hyvää syksyn jatkoa! 9