Ehdotus palkanlaskentatehtävien vastuunjakotaulukoksi

Transkriptio

1 PALKANLASKENTATEHTÄVIEN VASTUUNJAKO KIRJANPITO- YKSIKKÖ PALVELUKESKUS Palkanlaskenta Yleinen neuvonta ja ohjeistus Palkanlaskentaan liittyvistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus (esim. palkka-ajoaikataulut) VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liittyvä tulkinta, ohjeistus ja tiedottaminen Palkkajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot Palkan kirjanpidon seurantakohteiden määrittäminen (portaalilomakkeet ja Ajanhallinta) Palvelussuhteelle maksettavien uusien tai muuttuneiden palkanosien ja palkkioiden tallentaminen (portaalilomakkeet) Asiakkaan tulee sopia erikseen suoritusarviointeihin liittyvän massa-aineiston toimitusaikataulu palvelua tuottavan palveluryhmän kanssa Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten ilmoittaminen palvelukeskukseen (massamuutokset) Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten tallentaminen järjestelmään (massamuutokset) Omalle henkilöstölle maksettavan palkkion osalta palkkiomaksu -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Tuntipalkkaisten aikapalkkatietojen ylläpito mikäli virastossa on tuntipalkkaisia (Ajanhallinta) SAP HCM:n tuottamien tietojen käsittely välitaulussa ja siirtäminen CGI Palkkaan Palkka-aineiston tarkastaminen Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle Korjauksen ilmoittaminen palvelukeskukselle AT-palvelupyynnöllä Asiakkaan ilmoittaman korjauksen tekeminen lähdejärjestelmään Pidennetty työaika Pidennetyn työajan maksamiseen vaikuttavien tietojen ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Pidennetyn työajan aiheuttaman korvauksen laskeminan, järjestelmään tallentaminen ja maksaminen Sivu 1

2 Palkkiot (ulkopuoliset palkkionsaajat) CGI Palkat Palkkionsaajan palvelussuhteen määrittely (esim. luennoitsija, tulkki) Tiliöidyn ja hyväksytyn palkkiolaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Palkkionsaajan ja palkkion tietojen tallentaminen Palkkiosta perittävien työnantaja- ja työntekijämaksujen määrittely (CGI Palkat) Työ- ja käyttökorvaukset Työ- ja käyttökorvauksen palvelussuhteen määrittely Tiliöidyn ja hyväksytyn työ- ja käyttökorvauslaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen Työ -ja käyttökorvausten tietojen tallentaminen järjestelmään ja maksaminen Yritystoimintaa harjoittavan yhtiön tai yhteisön, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työ - ja käyttökorvauksista ennakonpidätyksen suorittaminen sekä suorituksen ilmoittaminen verottajalle Apurahat Budjetoidun toimen luonti -lomakkeen tallentaminen (portaalilomake) Apurahansaajan henkilö- ja palvelussuhdetietojen ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Apurahansaajan henkilö- ja palvelussuhdetietojen ja verottajan vaatimien tietojen tallentaminen (SAP HCM) Ilmoitettujen apurahojen maksamisen seuranta Palkasta perittävät osat Verokorttien toimittaminen palvelukeskukseen tarvittaessa Verottajalta suorasiirtona saatujen verokorttitietojen vastaanottaminen ja uusien verokortti- ja muutosverokorttitietojen tallentaminen Jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen palvelukeskukseen Jäsenmaksutietojen tallentaminen järjestelmään Alkuperäisen maksukiellon toimittaminen palvelukeskukseen Maksukiellon tallentaminen järjestelmään Maksukiellon palauttaminen ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä Vuosilomatietojen käsittely Vuosilomaoikeuksien laskettaminen (päivittyy palkka-ajon yhteydessä kuukausittain) Vuosilomaoikeuksien laskettaminen tarvittaessa yksittäisille henkilöille (esim. uudet henkilöt, määräaikaisuuksien jatkojen ja muutosten yhteydessä, palvelussuhteen päättymisen yhteydessä) Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen, hyväksyminen ja seuranta itsepalvelutoiminnolla Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen itsepalvelutoiminnolla Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen Vuosilomalain 29 :n mukaisen lomakirjanpidon pitäminen Vuosilomalisä Lomaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahan maksun tai loman pidennyksen yhteydessä Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä Lomaraha Lomarahan maksamisesta ilmoittaminen palvelukeskukseen (maksupäivä, mikäli virastossa käytössä tarkentava virkaehtosopimus) Lomarahojen maksaminen virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä asiakkaan ilmoituksen perusteella Vuosilomakorvaus Lomakorvauksen maksaminen asiakkaan ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä tai varusmies- tai siivilipalvelukseen ryhdyttäessä Prosenttiperusteinen vuosilomapalkka Vuosilomapalkan tallentaminen ja maksaminen asiakkaan ilmoituksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen Sivu 2

3 Poissaolojen käsittely Poissaolojen ilmoittaminen oikea-aikaisesti itsepalvelutoiminnolla Virheellisesti tallennetun poissaolon poistaminen, peruutuksen hyväksyminen ja uudelleen tallentaminen Poissaolojen hyväksyminen Itsepalvelutoiminnolla ilmoitettujen poissaolojen seuranta (nimikirja) Virkamiehellä vuoden yhtäjaksoisen sairauspoissaolon täyttymisestä ilmoittaminen Palkeisiin palkanmaksua varten AT-palvelupyynnöllä Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen Takautuvat poissaolot (yli 30 päivää vanha), joita ei enää voi ilmoittaa portaalin kautta, toimittaminen AT-palvelupyynnöllä palvelukeskukseen Takautuvat poissaolot (yli 30 päivää vanha), joita ei enää voi ilmoittaa/poistaa portaalin kautta, tallentaminen järjestelmään Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen viran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi yli 3 kk yhdenjaksoisesti kestävissä muissa poissaoloissa esim. sairauspoissaolo (sis. Tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) Korvausten käsittely Sairauspäivärahakemukset Lääkärintodistuksen toimittaminen Kelalle, kun omavastuuaika ylittyy Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle (Y17-lomake) työnantajien sähköisessä asiointipalvelussa Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahasta Tapaturmakorvaushakemukset Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen lääkärille tai sairaalaan Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtiokonttorille Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin Valtiokonttorin työtapaturma- /ammattitautipäätöksestä kopion toimittaminen palvelukeskukselle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta palkkatietojen toimittaminen Kelalle (sairauspäivärahan hakeminen) Vanhempainetuushakemukset Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle (palkansaaja) Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi ja Ilmoitus Kelalle työnantajan maksamasta palkasta sähköisen asiointipalvelun kautta Vuosilomakustannuskorvausten seuranta ja hakeminen Kelalta säädetyssä ajassa Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Kuntoutushakemukset Kuntoutushakemuksen tekeminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle. Virkamies voi itsekin hakea. Osallistumistodistuksen toimittaminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen AT-palvelupyynnöllä (henkilön nimi, Palkkatietojen ilmoittaminen kuntoutuksen ajalta sähköisen asiointipalvelun kautta Kelalle tai lomakkeella Valtiokonttorille tai Kevalle Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen Osasairausvapaa Osasairausvapaaseen liittyvä asiointi Kelan kanssa Sivu 3

4 Osasairausvapaan ilmoittaminen AT-palvelupyynnöllä Palkeisiin Osasairausvapaan tallentaminen järjestelmään Täydennysosan laskemiseen ja maksamiseen vaikuttavien tietojen toimittaminen Palkeisiin Laskea täydennysosan suuruus asiakkaan ilmoittamien tietojen perusteella ja tallentaa tieto järjestelmään maksamista varten Muut poissaolohakemukset Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen TEtoimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen pyytäminen AT-palvelupyynnöllä Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen toimittaminen Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannusten korvaamiseksi Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittely Alkuperäisten päätösten vastaanottaminen ja arkistointi Valtiokonttorin ja Kevan päätöksistä kopion toimittaminen palvelukeskukseen Valtiokonttorista, Kelasta ja Kevasta saatujen päätösten seuranta Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään Päivärahan tulokirjauksen hyväksyminen palkkaluettelolta (Rondo) Veronalaiset matka- ja matkapäiväkorvaukset ja verottajalle ilmoitettavat muut korvaukset Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen Lähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen palvelukeskukseen Siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden henkilötietojen sekä päivä- ja ruokarahan maksutietojen tallentaminen Palkka-ajot ja tulosteet sekä niihin liittyvät toimenpiteet Palkka-ajoa edeltävät ajot Aikataulujen mukaiset massa-ajot Palkka-ajo (2 kk) Palkka-ajosta muodostuvien tulosteiden käsittely Siirto pankkiin (Maksuluettelo) Maksuluettelon numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin Palkkalaskelmat Portaaliin Palkkalaskelmat Itellaan Rahakas-aineiston muodostus Muut massapäivitysajot mm. poissaolojen massapäivitys Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; palkkataulukkojen toimittaminen palvelukeskukseen pyydetyssä aikataulussa Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; tallentaa taulukot / ajaa ajot Palkkaluettelo Palkkaluettelon numerotarkastus ja reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Palkkaluettelon asiatarkastus ja hyväksyminen Muutosluettelo Muutosluettelon ajaminen ja siirtäminen Rondo-arkistoon Maksupäiväkohtainen kirjanpito-ajo Kirjanpitoajon käynnistys Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden numerotarkastus ja reitittäminen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden asiatarkastaminen ja hyväksyminen Palkkakirjanpito Palkkakirjanpitoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen portaalissa oikeaaikaisena sopimustietojen yhteydessä Viraston tallentamien seurantakohteiden vastaanottaminen välitaulun kautta CGI Palkkoihin Kirjanpitoon siirtyneiden virhelistojen toimittaminen asiakkaalle korjaamista varten Palkkakirjanpidon virheisiin liittyvien oikeiden seurantakohdetietojen toimittaminen ATpalvelupyynnöllä Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen sopimuksen seurantakohdetietoihin (SAP HCM) ja muutosten vastaanottaminen välitaulun kautta CGI Palkkoihin Sivu 4

5 Palkkakustannusjako Palkkakustannusjakoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikea-aikaisena sopimustietojen yhteydessä (Ajanhallinta, CATS) Sopimusten seurantakohdetietojen muutosten tekeminen ajoissa portaalin lomakkeella. Työajan kohdentaminen (Ajanhallinta /CATS) Kohdistustapahtumien tarkastaminen, (erityisesti pakolliset seurantakohteet), korjaaminen ja tapahtumien hyväksyminen aikataulun mukaisesti (BI hyväksymättömät / hyväksytyt tunnit) Muut ajot Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen siirtäminen Kevalle Tahti-siirtoajon käynnistäminen Tahti-siirtoajossa tulleen virhelistan toimittaminen asiakkaalle tarvittaessa Tahti- siirron virhelistalla olevien korjattavien tietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen viipymättä Tahti-siirrossa ilmenneiden virheiden korjaaminen lähtöjärjestelmään Tahti-aikataulujen mukaisesti Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- sekä työsuojelutoimintaan käytetyn työajan ilmoittaminen web-lomakkeella Tahtiin, mikäli tiedot eivät siirry SAP HCM:stä Muiden työvoimakustannusten ilmoittaminen web-lomakkeella Tahtiin Lomapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten Lomapalkkavelka ja luontoiseturaporttien toimittaminen palvelukeskuksen kirjanpidon palveluryhmään ja asiakkaalle Verokorttien suorasiirtotietojen tilaaminen ja vastaanottaminen järjestelmään Vuosi-ilmoitusajon käynnistäminen Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle pyydettäessä Palkkatodistuksen antaminen Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta Ansionmenetystodistuksen antaminen Muut selvitykset Selvitys TEM:n määrärahan käytöstä TE-toimistolle Palvelussuhde- ja vuosiansiotietojen (Keva) tarkastaminen ja tarvittaessa korjaus Reskontran ulkopuoliset maksut (nettomaksut) ja laskutuspyynnöt (palkan palautukset) Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnön määrän laskeminen ja ilmoittaminen virastolle Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnöstä tietojen tallentaminen järjestelmään Maksutositteen tekeminen reskontran ulkopuolisesta maksusta ja toimittaminen maksatukseen Myyntilaskulomakkeen ja asiakasrekisterin päivityslomakkeen toimittaminen laskutukseen palkan laskutuspyyntötilanteissa Reskontran ulkopuolisen maksun asiatarkastaminen ja hyväksyminen Laskutuspyynnön asiatarkastaminen ja hyväksyminen Tilitykset Ennakonpidätysten, lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksujen tilitys Eläkemaksujen, sekä tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen tilitys Jäsenmaksu- ja ulosottotilitykset Tilitysten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Tilitysten numero- ja asiatarkastaminen sekä hyväksyminen Tilityksiin liittyvät selvitykset Sivu 5

6 Kausivero- ja vuosi-ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen verottajalle Kausiveroilmoitusten laatiminen ja toimittaminen verottajalle Kausiveroilmoitusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa Verottajan vuosi-ilmoitustietojen siirtoajon käynnistäminen ja tarkastaminen sekä vuosiilmoituksen laatiminen Kevalle toimitettavat ilmoitukset eläkemaksuista ja Työttömyysvakuutusrahastolle selvitykset työttömyysvakuutusmaksuista sekä Valtiokonttorille tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista Jäsenmaksutietojen toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 vuosi) Palkkasaamisten ja palkkaselvittelytasetilien seuranta Palkkoihin liittyvien tilien muistiotositteiden laatiminen, mikäli oikaisuvientiä ei voida tehdä palkkajärjestelmän kautta Tarvittaessa tehtävä palkkaselvittelytasetilien ja palkkatasetilien osalta tilinpäätökseen liittyvä selvitys tilien saldoista Ilmoitus johtoon kuuluvista virkamiehistä henkilösivukulujen erittelyn (tilinpäätös liite 5) laatimista varten Henkilöstökulujen erittelyn (tilinpäätös liite 5) laadinta Verotilin hallinnointi työnantajasuoritusten osalta HENKILÖSTÖPALVELUT, ARKISTOINTI Alkuperäisen palkka-aineiston arkistointi tapahtuu asiakkaan AMS:n mukaisesti Palvelukeskus ajaa asiakkaan Rondoon arkistoitavaksi seuraavat palkanlaskentaan liittyvät tulosteet - palkkaluettelo - muutosluettelo - palkkakirjanpidon ja kustannusajon kirjanpitotositteet - maksuluettelo (pankkiyhteenveto pankeittain) - selvitys TEM:n määrärahan käytöstä - jäsenmaksujen neljännesvuosiselvitykset - palkkakortti - vuosiansiot - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset erittelyt ja yhteenveto - vuosi-ilmoituksen palkansaajakohtaiset korjauslomakkeet - työnantajan kausiveroilmoitukset - tilitystositteet Sivu 6