TARJOUSPYYNTÖ Sivu 1/15 KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT SEKÄ KUNTAKONSERNIIN KUULUVIEN TYTÄRYHTEISÖJEN TILINTARKASTUSPALVELUT Kirkkonummen kunnan tarkastuslautakunta (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista tarkastuspalveluista (jäljempänä tarkastuspalvelut ). Tarjouspyynnöstä julkaistaan hankintailmoitus HILMA-järjestelmässä www.hankintailmoitukset.fi (arvio 28.3.2013) ja Euroopan yhteisön TED-tietokannassa. Lisäksi tarjouspyyntö julkaistaan kunnan Internet-sivuilla www.kirkkonummi.fi/hankinnat Tarjouskilpailussa valitaan kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen tuottajaksi julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). 1. TARKASTETTAVAN KOHTEEN YLEISKUVAUS Kirkkonummen kunta on kaksikielinen kunta, jonka palveluksessa on noin 2500 henkilöä. Kirkkonummen kunnan asukasluku on noin 38.000. Lisätietoja www.kirkkonummi.fi/tietoja Vuoden 2013 talousarvion toimintamenot ovat noin 237 miljoonaa euroa ja investointimenot noin 24 miljoonaa euroa. Kunnan palveluorganisaatio, joka muodostuu toimialoista (konsernihallinto, perusturva, sivistystoimi ja yhdyskuntatekniikka), ja luottamushenkilöorganisaatio käyvät ilmi kunnan organisaatiokaaviosta, joka on Tilinpäätöksessä 2011 (s. 2). Kirkkonummen kunnan tarkastuslautakuntaan kuuluu kunnan hallintosäännön mukaan kahdeksan jäsentä. Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat valtuutettuja. Kunnalla on kolme tytäryhteisöä: Kirkkonummen Vuokra-asunnot Oy omistus 100 %, liikevaihto v. 2011 noin 7,4 miljoonaa euroa Kiinteistö Oy Kirkkonummen Männistönmuori omistus 99,3 %, liikevaihto v. 2011 noin 109.000 euroa Asunto Oy Kirkkonummen Masalanhovi omistus 56,2 %, liikevaihto v. 2011 noin 107 900 euroa Kunnan omistusosuudet osakkuusyhteisöissä (5 kpl) sekä kuntayhtymissä (10 kpl) käyvät ilmi Tilinpäätöksen 2011 liitteestä 28 Konserniyhteisöt (s.162). Kuntayhtymissä Kirkkonummi on jäsenenä (ei isäntäkuntana). Kunnanhallitus päätti 19.3.2012, että Kirkkonummen kunta liittyy Kunnan Taitoa Oy:n osakkaaksi. Kirkkonummen kunta suunnittelee siirtävänsä osan palkanlaskennan ja ta-
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 2/15 loushallinnon peruspalveluista Kunnan Taitoa Oy:n hoidettavaksi. Päätöstä asiasta ei ole vielä tehty. Tällä hetkellä on meneillään yhteinen Asiakkaaksitulon suunnitteluprojekti. Kunnalla ei ole omaa sisäisen tarkastuksen henkilökuntaa. Vuoden 2013 talousarviossa on vahvistettu perustettavaksi sisäisen tarkastajan virka 1.8.2013 alkaen. Sisäisen tarkastajan tehtävänä on selvittää kunnanjohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa tarkastussuunnitelman mukaiset ja muut kunnan ylimmän johdon määräämät tarkastustehtävät. Kunnan Talousarvio 2013 ja Tilinpäätös 2011 ovat kunnan Internet-sivulla www.kirkkonummi.fi/tietoja/tietoa_taloudesta Kunnan Hallintosääntö ja Tarkastussääntö ovat kunnan Internet-sivulla www.kirkkonummi.fi/prime_146.aspx 2. HANKINNAN KOHDE 2.1 Tarkastuspalvelut 2.1.1 Kunnan lakisääteinen tilintarkastus Kunnan tilintarkastuksella tarkoitetaan Kirkkonummen kunnan hallinnon ja talouden tarkastusta kuntalain 9. luvun ja Kirkkonummen kunnan tarkastussäännön mukaisesti. Tarkastuksessa edellytetään noudatettavan JHTT ry:n julkaisun Julkishallinnon hyvä tilintarkastustapa suosituksia. Kunnan päävastuullinen JHTT- tilintarkastaja on velvollinen laatimaan vuosittain tarkastussuunnitelman, jonka hän esittää tarkastuslautakunnalle. Päävastuullisen JHTT- tilintarkastajan edellytetään raportoivan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista kirjallisesti neljä (4) kertaa vuodessa. Tilintarkastajan edellytetään olevan läsnä tarkastuslautakunnan kokouksissa silloin, kun tilintarkastajan raportteja tai ilmoituksia käsitellään tai lautakunta muutoin katsoo tarpeelliseksi. Lisäksi päävastuullisen JHTT- tilintarkastajan edellytetään raportoivan kunnan johdolle tarkastustyössä havaituista puutteista ja ongelmakohdista. Lisäksi tilintarkastukseen kuuluvat muut kunnan tarkastussäännössä tilintarkastajan tehtäväksi määrätyt tehtävät. Kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen arvioidaan edellyttävän yhteensä 80 henkilötyöpäivää /vuosi. Tarjoukset tulee hinnoitella 80 htp/vuosi mukaan. 2.1.2 Kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastus Kunnan konserniohjeen ja Kuntaliiton suosituksen mukaisesti kunnan tarkastuspalvelut koskevat myös kunnan kolmea tytäryhteisöä, jotka on kuvattu edellä. Tytäryhteisöön valitaan yksi kunnalle nimetyistä tilintarkastajista. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajansa valinnassa. Valintapäätöksen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toimielin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä määrätyksi toimikaudeksi.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 3/15 Kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuksen arvioidaan edellyttävän yhteensä 12 henkilötyöpäivää / vuosi. Tarjoukset tulee hinnoitella 12 htp/vuosi mukaan. 2.1.3 Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta kokoontuu noin 10 12 kertaa vuodessa. Kokoukset ovat iltaisin klo 18.00 alkaen ja kestävät yleensä 2-3 tuntia. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviin kuuluu kokousten valmistelu, kokousten esityslistojen ja pöytäkirjojen laatiminen niihin kuuluvine liitteineen sekä tarkastuslautakunnalle kuuluvan arviointityön tukeminen mukaan lukien arviointikertomusten laatiminen. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien suorittamisen arvioidaan edellyttävän yhteensä 15 henkilötyöpäivää / vuosi mukaan lukien kokouksiin osallistuminen (12 x 3 = 36 h). Tarjoukset tulee hinnoitella 15 htp/vuosi. 2.1.4 Muut kunnan tarkastuspalvelut (optio) Muita kunnan tarkastuspalveluja, jotka ovat sopimuksen optioita, ovat muun muassa Erityistilintarkastukset Mahdolliset EU-projektien tilintarkastukset Muihin kunnan tarkastuspalveluihin arvioidaan tarvittavan yhteensä 12 henkilötyöpäivää / vuosi. Tarjoukset tulee hinnoitella 12 htp/vuosi. 2.2 Tarkastuspalvelujen suorittaminen Sopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi sekä taloudellisiin ja oikeudellisiin velvoitteisiin ja vastuisiin liittyvien tekijöiden vuoksi edellytetään, että hankintasopimus tehdään osakeyhtiömuotoisen JHTT -yhteisön kanssa. Palveluntuottajana toimivan tarjoajan edellytetään olevan osakeyhtiömuotoinen palvelusopimusta solmittaessa. Tarjouspyynnössä esitetyt arviot tarkastuspalveluissa tarvittavien henkilötyöpäivien määrästä eivät ole sitovia. Toteutuvat tarkastus- ja muut työpäivät voivat poiketa arvioiduista henkilötyöpäivistä. Päävastuullisen JHTT-tarkastajan tulee raportoida tarkastuslautakunnalle vuosittain tarkastuspalvelujen edellyttämien henkilötyöpäivien toteutumasta. Samalla arvioidaan tarkastuspalveluja varten tarvittavien työpäivien määrä loppuvuonna ja seuraavana vuonna. Tarkastuslautakunnalle tulee esittää perustelu, mikäli arvio tarkastuspalvelujen henkilötyöpäivien vuotuisesta tarpeesta on tarjouspyynnössä olevia arvioita suurempi. Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan henkilö, jota se esittää kunnan päävastuulliseksi JHTT-tilintarkastajaksi, sekä kaksi henkilöä, jotka toimivat tarkastusryhmässä avustavina tilintarkastajina. Tarjoajan tulee sitoutua siihen, että kunnan päävastuullisen JHTT-tilintarkastajan osuus kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen työmäärästä on vähintään 30 tarkastuspäivää vuodessa ja avustavien nimettyjen (auktorisoitujen) tarkastajien suorittamien tarkastuspäivien lukumäärä yhteensä vähintään 30 tarkastuspäivää.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 4/15 2.3 Alihankinta JHTT-yhteisö voi käyttää tilintarkastuksessa apuna myös muita tilintarkastajia, joilla on oltava tilintarkastustehtäviin tai kulloiseenkin erityistarkastukseen soveltuva ylempi korkeakoulututkinto. Tarjoajan tulee nimetä jokaiseen kunnan tytäryhteisöön tilintarkastajaksi kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastusryhmään nimetty tilintarkastaja, jolla on joko KHT- tai HTM-auktorisointi. Lisäksi tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan henkilö, jota se esittää tarkastuslautakunnan sihteeriksi. Tilintarkastukseen liittyvä neuvonta sisältyy palveluun ja hintaan. Palveluntarjoajalla ja palvelusta vastaavilla henkilöillä tulee olla edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen toimittamiseen. Tarkastusryhmään tai tilintarkastajaksi ei tule nimetä sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia toimeksiantajan käytettävissä ja, jotka eivät tosiasiallisesti osallistu palvelun toteuttamiseen. Tarkastuspalvelujen suorittajiksi nimettäville henkilöille asetetut vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön kohdassa 3.2 (Tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset). Mikäli tarkastuspalvelujen suorittamiseen käytettävässä henkilöstössä (nimetyt henkilöt) tapahtuu muutoksia, tulee muutoksista sopia etukäteen neuvottelemalla tarkastuslautakunnan kanssa. Muutokset tulee perustella ja korvaavat henkilöt hyväksyttää tilaajalla. Tilaaja pitää ehdottomana vaatimuksena, että tarkastuspalveluissa käytettävien henkilöiden riittävä ammattitaito ja pätevyys säilyvät vaaditulla tasolla koko tarkastuskauden ajan. Kunnan tilintarkastajien ja tarkastuslautakunnan sihteerin käyttöön on varattu yhteinen huone Kirkkonummen kunnantalossa. Kunnantalossa työskenneltäessä on mahdollista järjestää pääsy tarvittaviin kunnan verkossa oleviin tietojärjestelmiin. Useimpiin kunnan tietojärjestelmiin on mahdollista päästä vain kunnantalosta käsin, mikä edellyttää, että osa tarkastuksesta on suoritettava paikan päällä Kirkkonummella. Tarkastuksia koskevat palaverit ja kokoukset tilaajan kanssa pidetään Kirkkonummella. Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmansille osapuolille, on tarjouksessa annettava selvitys siitä, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi, sekä ilmoitettava ehdotetut alihankkijat. Nimettyjen tilintarkastajien ja tarkastuslautakunnan nimetyn sihteerin edellytetään kuitenkin olevan tarjoajan omia työntekijöitä. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden osuudesta kuin omastaan. Alihankkijaa koskevat soveltuvin osin samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 2.4 Käytettävissä olevat resurssit tarkastettavassa kohteessa Tilintarkastusyhteisölle nimetään konsernihallinnosta yhteyshenkilö.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 5/15 Tarkastuskohteessa on käytettävissä seuraavat kunnan tarjoamat avustavat palvelut esityslistojen ja pöytäkirjojen (mukaan lukien liitteet) tallentaminen kunnan asianhallintajärjestelmään, jossa ne ovat tarkastuslautakunnan luettavissa esityslistojen, pöytäkirjojen jne. tarvittava kopiointi ja postitus kokoustilojen ja kokoustarjoilujen varaaminen käännöspalvelut esityslistojen ja niiden asiakirjojen osalta, jotka edellyttävät kunnanvaltuuston käsittelyä (lähinnä arviointikertomus ja tilintarkastuskertomus) 3 TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET 3.1 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan kelpoisuutta koskevat vähimmäisvaatimukset, jotka on määritelty liitteessä 1 (Tarjoajan kelpoisuus), koskevat tarjoajan - merkitsemistä tiettyihin lakisääteisiin rekistereihin - lakisääteisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista - eläkevakuutusten ottamista ja eläkevakuutusmaksujen maksamista - taloudellista tilannetta ja luottokelpoisuutta Tarjoajan on vakuutettava, että tarjoajaa taikka sen johtohenkilöä tai edustus-, päätöstai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla hankintalain 53 :ssä luetelluista rikoksista. Katso: www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348 Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tarjoajan on palautettava liite 1 (Tarjoajan kelpoisuus) täytettynä tarjouksen yhteydessä. 3.2 Tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset 3.2.1 JHTT-yhteisö Tarjoaja on julkishallinnon ja -talouden tilintarkastuslautakunnan (JHTT -lautakunta) hyväksymä yhteisö (JHTT -yhteisö). 3.2.2 Tarjoajan referenssit - Tarjoukseen on liitettävä JHTT -lautakunnan antama todistus tai JHTT-luettelon ote siitä, että tarjoaja on hyväksytty JHTT-yhteisö. Tämän todistuksen päiväys saa olla enintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Tarjoajalla tulee olla hankittavan palvelun laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimeksiannoista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kahta (2) vastaavaa referenssiä eli vähintään 25.000 asukkaan väestöpohjan omaavasta kuntalain 3. luvun 16a :n mukaisesta kuntakonsernista, joita koskeva kuntalain 9. luvun mukainen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen sopimus on kestänyt vähintään viimeisen kolmen vuoden ajan.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 6/15 - Tarjoukseen on liitettävä täytettynä oheinen lomake (liite 2 Referenssit), jossa ilmoitetaan tärkeimmät kysymyksessä olevaa palveluhankintaa vastaavat toimeksiannot ajankohtineen, pääasiallisine sisältöineen ja toimeksiantaja- sekä yhteystietoineen. 3.2.3 Nimetty päävastuullinen JHTT-tilintarkastaja Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan kunnalle päävastuullinen JHTT-tilintarkastaja, jolle asetetaan seuraavat vähimmäisvaatimukset: a. JHTT-lautakunnan hyväksymä tilintarkastaja Nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan tulee olla JHTT-lautakunnan hyväksymä JHTT-tilintarkastaja. b. Riittävä kokemus kuntien hallinnon ja talouden tarkastamisesta Nimetyllä päävastuullisella tilintarkastajalla tulee olla kokemusta yhden tai useamman kunnan tai kaupungin hallinnon ja talouden tarkastamisesta neljältä (4) viimeiseltä tilikaudelta (2009 2012). Tämä kokemus voi olla kertynyt yhdestä tai useammasta kunnasta tai kaupungista, kunhan tilikausien määrä täyttyy. Tähän kokemusaikaan voidaan sisällyttää vuoden 2012 tilintarkastusta koskeva työ, jota on tehty vuonna 2013. c. Koulutus Nimetyillä päävastuullisella JHTT- tilintarkastajalla tulee olla tilintarkastustehtäviin soveltuva ylempi korkeakoulututkinto. d. Kielitaito Nimetyllä päävastuullisella tilintarkastajalla tulee olla vähintään hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito ja vähintään tyydyttävä ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito. Tarjoukseen on liitettävä - JHTT -lautakunnan antama todistus tai JHTT-luettelon ote, josta ilmenee että nimetty vastuunalainen tilintarkastaja on JHTT-tilintarkastaja. Tämän todistuksen päiväys saa olla enintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. - Vastuunalaisen tilintarkastajan ansioluettelo / CV, joka sisältää tiedot hankinnan kohteeseen liittyvästä koulutuksesta, ammatillisesta pätevyydestä ja auktorisoinneista, suomen ja ruotsin kielen taidosta sekä työkokemuksesta. Vaaditusta kokemuksesta tulee kertoa toimeksiantaja yhteystietoineen, toimeksiannon ajankohta, sekä työtehtävien pääasiallinen sisältö. 3.2.4 Kaksi nimettyä avustavaa tilintarkastajaa Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan kaksi avustavaa tilintarkastajaa, jotka tulevat toimimaan kuntakonsernin tarkastusryhmässä. a. Auktorisoitu tilintarkastaja Tarkastusryhmän kahden nimetyn jäsenen edellytetään olevan auktorisoituja tilintarkastajia (JHTT, KHT tai HTM), joista ainakin toinen on JHTT-lautakunnan hyväksymä JHTT-tilintarkastaja.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 7/15 b. Koulutus Avustaviksi tilintarkastajiksi nimetyillä henkilöillä tulee olla tilintarkastustehtäviin soveltuva ylempi korkeakoulututkinto. c. Kielitaito Nimetyillä tilintarkastajilla tulee olla vähintään hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito ja vähintään tyydyttävä ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito. Tarjoukseen on liitettävä - JHTT-lautakunnan antama todistus tai JHTT-luettelon ote, josta ilmenee että ainakin yksi nimetty avustava tilintarkastaja on JHTT-tilintarkastaja. Tämän todistuksen päiväys saa olla enintään kolme (3) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. - Todistus toisen nimetyn avustavan tilintarkastajan KHT- tai HTM-auktorisoinnista. - Avustavien tarkastajien ansioluettelot / CV, jotka sisältävät tiedot hankinnan kohteeseen liittyvästä koulutuksesta, ammatillisesta pätevyydestä ja auktorisoinneista sekä suomen ja ruotsin kielen taidosta. 3.2.5 Tytäryhteisöjen nimetty tilintarkastaja Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan henkilö, joka toimii kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastajana. a. Auktorisointi Tytäryhteisöjen nimetyn tilintarkastajan edellytetään olevan joko KHT tai HTM. b. Tytäryhteisöjen nimetyllä tilintarkastajalla tulee olla kokemusta vastuullisen KHT- tai HTM-tilintarkastajan tehtävästä viimeiseltä kahdelta (2) tilikaudelta (2011 2012). Tämä kokemus voi olla kertynyt yhdeltä tai useammalta toimeksiantajalta, kunhan tilikausien määrä täyttyy. Tähän kokemusaikaan voidaan sisällyttää vuoden 2012 tilintarkastusta koskeva työ, jota on tehty vuonna 2013, c. Kielitaito Tytäryhteisöjen nimetyllä tilintarkastajalla tulee olla vähintään hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito. Tarjoukseen on liitettävä - Todistus tytäryhteisöjen nimetyn tilintarkastajan KHT- tai HTM-auktorisoinnista - Tytäryhteisön tilintarkastajaksi nimetyn henkilön ansioluettelo / CV, joka sisältää tiedot hankinnan kohteeseen liittyvästä koulutuksesta, ammatillisesta pätevyydestä ja auktorisoinneista, suomen ja ruotsin kielen taidosta sekä työkokemuksesta. Vaaditusta kokemuksesta tulee kertoa toimeksiantaja yhteystietoineen, toimeksiannon ajankohta, sekä työtehtävien pääasiallinen sisältö. 3.2.6 Tarkastuslautakunnalle nimetty sihteeri
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 8/15 Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan henkilö, joka hoitaa tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviä. a. Koulutus Edellytyksenä tarkastuslautakunnan sihteerinä toimimiselle on, että nimetty henkilö on suorittanut tilintarkastustehtäviin soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon. b. Kielitaito Nimetyllä tarkastuslautakunnan sihteerillä tulee olla vähintään hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito ja vähintään tyydyttävä ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito. Tarjoukseen on liitettävä - tarkastuslautakunnan sihteeriksi nimetyn henkilön ansioluettelo / CV, joka sisältää tiedot hankinnan kohteeseen liittyvästä koulutuksesta, ammatillisesta pätevyydestä sekä suomen ja ruotsin kielen taidosta. 3.2.7 Dokumentoitu laadunvalvontajärjestelmä Tarjoajalla tulee olla dokumentoitu laadunvarmistusjärjestelmä ja kuvaus siitä, miten tarjoaja tekee kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen. - Tarjoukseen on liitettävä kuvaus JHTT-yhteisön laadunvalvontajärjestelmästä ja kunnan lakisääteisestä tilintarkastuksesta, joka sisältää vähintään kuvaukset 1) tilintarkastusprosessista, 2) tilintarkastuksen käytännön toteuttamisesta, 3) yhteistyötavasta kunnan kanssa, 4) raportoinnista ja 5) jälkiseurannasta. - Jos em. kuvaukset poikkeavat tässä tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista ja tarjouspyynnön ehdoista, on tarjoajan sitouduttava toimimaan tarjouspyynnön mukaisesti. 4 SOPIMUSKAUSI Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.8.2013. Sopimuskausi jakaantuu neljään tarkastusvuoteen (2013 2016). Tarkastusvuosi päättyy, kun tilintarkastaja on jättänyt kyseistä vuotta koskevan tilintarkastuskertomuksen ja kunnanvaltuusto on hyväksynyt tilinpäätöksen. Valitun JHTT-yhteisön toimeksianto jatkuu siihen saakka, kun tilintarkastuskertomus Kirkkonummen kunnanvaltuuston toimikauden 2013 2016 viimeiseltä tilikaudelta (2016) on käsitelty. (Sopimuskausi päättyy arviolta toukokuussa 2017.) Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen, vuoden pituiseen optiokauteen. Optiokauden käyttö on ainoastaan tilaajan harkinnassa ja sen mahdollisesta käyttöönottamisesta Kirkkonummen kunnan osalta päättää tarkastuslautakunnan ehdotuksesta Kirkkonummen kunnanvaltuusto. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Jos tilaaja päättää jatkaa sopimuskautta optiokaudella, on palveluntuottaja velvollinen toimittamaan kyseessä olevan palvelun sopimuksen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 9/15 Mikäli tilaajaa tulee koskemaan kuntajaon muutos tai vastaava tilanne kuten esimerkiksi kuntaliitoksen yhteydessä, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kokonaan tai osittain noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Tällöin palveluntuottajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä tuotetuista paleluista, mutta ei muuhun korvaukseen sopimuksen päättymisen johdosta. Irtisanominen on tapahduttava kirjallisesti. Muissa erityistilanteissa sopimus on mahdollista päättää JYSE 2009 PALVELUT -ehtojen kohdan 18 mukaisesti. 5 HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa vain suomen kielellä. 6 TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7 TARJOUSHINTA Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa ja eritellä tarjouspyynnön liitteenä 3 olevalla lomakkeella (Tarkastuspalvelujen hinnat). Eri vuosille (2013 2016) ilmoitettavien hintojen tulee olla voimassa kyseistä tilivuotta koskevan tarkastusvuoden ajan. (Katso tarjouspyynnön kohta 4 Sopimuskausi.) Näin ollen vuodelle 2016 ilmoitetut hinnat ovat voimassa vuoden
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 10/15 2017 kevääseen eli tarkastusvuoden 2016 päättymiseen asti, jolloin varsinainen sopimuskausi päättyy. Muulla tavalla ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero. Tarkastuspalvelujen hinnat -lomakkeella olevista henkilötyöpäivien määristä ja tarjoajan ilmoittamista hinnoista muodostuu tarjoajan tarjoama tarkastusvuoden kokonaishinta - kunnan lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspalveluille, - tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluille ja - tarkastuslautakunnan sihteeri -palveluille. Sopimuskauden ajalta (2013 2016) yhteenlasketut hinnat muodostavat tarjoajan sopimukselle tarjoaman kokonaishinnan (ilman arvonlisäveroa). Tarkastuspalvelujen hinnat -lomakkeella olevat henkilötyöpäivä- ja tuntihinnat muodostavat perusteen, kun tilintarkastusyhteisö laskuttaa toteutuneista palveluista. Henkilötyöpäivän pituus on 7,5 tuntia ja tuntihinta on päivähinta jaettuna 7,5 tunnilla. Tilintarkastuspalveluille ilmoitetut henkilötyöpäivä- ja tuntihinnat ovat kiinteitä 4-vuotisen sopimuskauden ajan. Optiokausien (1 + 1 vuotta) osalta on mahdollisuus hintojentarkistukseen Palveluntuottajan on toimitettava tilaajalle hinnanmuutosilmoitus vähintään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Palveluntuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Laskutus tapahtuu toteutuman mukaan. Lopullinen vuotuinen kokonaishinta riippuu siitä, miten työt jakautuvat eri pätevyysluokkiin kuuluvien tarkastusryhmän jäsenten kesken. Tarkastuspalvelujen suorittamisessa on kuitenkin huomioitava tarjouspyynnön kohdassa 2 (Hankinnan kohde) olevat vaatimukset ja ehdot. Eri pätevyysluokkiin kuuluvien tilintarkastajien ja erityisasiantuntijoiden henkilötyöpäiväja tuntihintoja käytetään myös tilattaessa optiona olevia muita kunnan tarkastuspalveluja ja mahdollisia lisätarkastuspäiviä. Tarjoushintoihin tulee sisältyä kaikki tarkastuspalvelusta aiheutuvat kustannukset. Hinnat sisältävät matka- ja majoituskustannukset, päivärahat ja ylityökorvaukset, joten palveluntuottaja ei voi veloittaa niitä erikseen. Iltakokoukset sisältyvät tarjottuihin hintoihin. Palveluntuottaja ei ole myöskään oikeutettu veloittamaan korvausta matka-ajasta. Laskutus-, toimitus-, ym. lisiä ei hyväksytä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Tarjouslomakkeella ilmoitetut hinnat neljältä vuodelta yhteenlaskettuina muodostavat tarjoajan vertailuhinnan tarjouskilpailussa. 8 LASKUTUS JA MAKSUEHTO Laskutuksen Kirkkonummen kunnalle tulee tapahtua kuukausittain toteutuman mukaan jälkikäteen. Kirkkonummen kunnalle lähetetyt laskut käsitellään sähköisesti, joten palveluntuottajalla tulee olla käytössään sähköinen verkkolaskutus. Maksuehto on 21 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 11/15 Mahdollinen viivästyskorkoa palveluntuottaja voi periä enintään korkolain mukainen. 9 TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjotun palvelun ja tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja ehdot. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja siihen tulee sisältyä kaikki tarjoajien ja tarjousten arviointia sekä tarjousten vertailua varten edellytetyt tiedot ja selvitykset. Jos tarjoaja ei toimita pyydettyjä taulukoita asianmukaisesti täytettynä, on mahdollista, että vähimmäisvaatimuksen täyttymistä ei voida todentaa ja tarjoaja joudutaan hylkäämään, tai vertailtavasta asiasta pyydetty näyttö puuttuu. Tilaaja ei pyydä tarjoajalta lisätietoja koskien vertailtavia asioita. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous on tehtävä suomen kielellä ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet on täytettävä suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 30.9.2013 asti. 10 TARJOAJIEN KELPOISUUDEN JA SOVELTUVUUDEN ARVIOINTI Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla pyritään selvittämään, täyttääkö tarjoaja tarjouspyynnössä tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Katso tarjouspyynnön kohta 3.1 ja tarjouspyynnön liite 1 Tarjoajan kelpoisuus. Tarjoajan soveltuvuutta arvioidaan tarkastelemalla täyttääkö tarjoaja ne vähimmäisvaatimukset, jotka on asetettu tarjoajan tekniselle suorituskyvylle ja ammatilliselle pätevyydelle. Katso tarjouspyynnön kohta 3.2. Mikäli vähimmäisvaatimukset tarjoajan kelpoisuudelle ja soveltuvuudelle eivät täyty, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta. 11 TARJOUSTEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Toisessa tarjousten käsittelyvaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten ja ehtojen täyttyminen niiden tarjousten osalta, joiden tarjoajat täyttävät kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimukset. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia. Jotta tarjous olisi tarjouspyynnön mukainen, - tarjouksen tulee olla laadittu tarjouspyynnön vaatimusten ja siinä edellytettyjen ehtojen mukaisesti ja - tarjottavan palvelun tulee täyttää tarjouspyynnössä palvelulle asetetut vaatimukset. 12 TARJOUSTEN VERTAILU
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 12/15 12.1 Hintavertailu 12.2 Laatuvertailu Tarjousten vertailuun pääsevät ne tarjoukset, jotka ovat täyttävät tarjoajien kelpoisuusja soveltuvuusvaatimukset ja jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia. Hyväksyttävän tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten vertailussa käytetään seuraavia vertailukriteereitä: 1. Hinta, maksimipistemäärä 70 pistettä 2. Laatu, maksimipistemäärä yhteensä 30 pistettä Palvelun laatuun vaikuttavana tekijänä arvioidaan tarjoajan tarkastusryhmään nimeämien henkilöiden työkokemusta vuosina 2009 2013 vastaavissa tehtävissä - Nimetyn päävastuullisen tilitarkastajan työkokemus päävastuullisena JHTTtilintarkastajana (maksimipistemäärä 10 pistettä) - Nimettyjen avustavien tilintarkastajien työkokemus (maksimipistemäärä 10 pistettä) - Tarkastuslautakunnan sihteeriksi nimetyn henkilön työkokemus (maksimipistemäärä 10 pistettä) Tarjoajan saama maksimipistemäärä on yhteensä enintään 100 pistettä. Tarjousten vertailu ja pisteytys tehdään alla kuvatulla tavalla. Hintavertailua varten tarjoajan tulee täyttää tarjoamansa hinnat liitteenä olevalle tarjouslomakkeelle (liite 3 Tarkastuspalvelujen hinnat). Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3 Tarkastuspalvelujen hinnat) perusteella. Vertailuhintaan sisältyy tarjoajan tarkastuspalvelujen kokonaishinta neljän vuoden ajalta kunnan hallinnon ja talouden lakisääteisestä JHTTtilintarkastuksesta, kunnan tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta, tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävien suorittamisesta sekä optiona olevista muista kunnan tarkastuspalveluista. Pisteytys: Tarjoaja, jonka vertailuhinta on alhaisin, saa lopulliseen vertailuun 70 vertailupistettä. Muiden tarjousten hintavertailupisteet lasketaan seuraavasti: halvimman tarjouksen vertailuhinta jaetaan vertailtavan tarjouksen vertailuhinnalla ja kerrotaan luvulla 70. Tarjoajan maksimipistemäärä on 70. Nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan työkokemus päävastuullisena JHTTtilintarkastajana Nimetyn päävastuullisen tilintarkastajan työkokemus vuosina 2009 2013 yhden tai useamman vähintään 25.000 asukaan väestöpohjan omaavasta kuntalain 3. luvun 16a mukaisen kuntakonsernin hallinnon ja talouden tarkastuksesta päävastuullisena JHTTtilintarkastajana. Työkokemusta arvioidaan laskutettuina henkilötyöpäivinä, jotka lasketaan yhteen.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 13/15 - Työkokemus koskien toimimista päävastuullisena JHTT-tlintarkastajana on ilmoitettava oheisessa taulukossa (liite 4 Työkokemus), johon on täytettävä toimeksiantaja yhteystietoineen, ajankohta, työtehtävien pääasiallinen sisältö ja työkokemuksen määrä laskutettuina henkilötyöpäivinä. Pisteytys: työkokemus 80 200 htp työkokemus 201 250 htp työkokemus 251 300 htp työkokemus 301 350 htp työkokemus 351 400 htp työkokemus yli 400 htp 1 piste 2 pistettä 4 pistettä 6 pistettä 8 pistettä 10 pistettä Tarjoajan maksimipistemäärä on 10. Nimettyjen avustavien tilintarkastajien työkokemus Kahden nimetyn avustavan tilintarkastajan työkokemus kaupunkien, kuntien ja kuntalain mukaisten kuntakonsernien hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosina 2009 2013. Työkokemusta arvioidaan laskutettuina henkilötyöpäivinä, jotka lasketaan yhteen. Arviointi tehdään erikseen molempien avustavien tilintarkastajien osalta. - Työkokemus on ilmoitettava oheisessa taulukossa (liite 4 Työkokemus), johon on täytettävä toimeksiantaja yhteystietoineen, ajankohta, työtehtävien pääasiallinen sisältö ja työkokemuksen määrä laskutettuina henkilötyöpäivinä. Pisteytys / henkilö: työkokemus 60 150 htp työkokemus 151 300 htp työkokemus 301 450 htp työkokemus 451 600 htp työkokemus yli 600 htp 1 piste 2 pistettä 3 pistettä 4 pistettä 5 pistettä Maksimipistemäärä 5 pistettä / henkilö. Kahden nimetyn avustavan tilintarkastajan saamat pisteet lasketaan yhteen. Tarjoajan maksimipistemäärä on 10. Tarkastuslautakunnan sihteeriksi nimetyn henkilön työkokemus Tarkastuslautakunnalle nimetyn sihteerin työkokemus vuosina 2009 2013 koskien toimimista kaupunkien ja kuntien tarkastuslautakunnan sihteerinä sekä tarkastuslautakunnan arviointityön tukemista mukaan lukien arviointikertomusten laatiminen. Työkokemusta arvioidaan laskutettuina henkilötyöpäivinä, jotka lasketaan yhteen. - Työkokemus on ilmoitettava oheisessa taulukossa (liite 4 Työkokemus), johon on täytettävä toimeksiantaja yhteystietoineen, ajankohta, työtehtävien pääasiallinen sisältö ja työkokemuksen määrä laskutettuina henkilötyöpäivinä. Pisteytys: työkokemus 15 60 htp työkokemus 61 110 htp työkokemus 111 160 htp työkokemus 161 210 htp työkokemus yli 210 htp 2 pistettä 4 pistettä 6 pistettä 8 pistettä 10 pistettä
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 14/15 Tarjoajan maksimipistemäärä on 10 pistettä. Laatuvertailusta tarjoajan on mahdollista saada yhteensä enintään 30 pistettä. 13 SOPIMUKSEN MUUT KESKEISET EHDOT Hankinnassa noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT), mikäli tarjouspyynnön ehdoissa ei ole poikettu edellä mainituista JYSE-ehdoista. JYSE 2009 PALVELUT -ehdot ovat nähtävissä Valtiovarainministeriön Internet-sivuilta: www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julki s/jyse_2009_palvelut.pdf Tarjoukseen ei saa liittää muita yleisiä sopimusehtoja eikä tarjoajan omia sopimusehtoja 14 HANKINNASTA TEHTÄVÄN SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti. Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan liitteellä 1 (Tarjoajan kelpoisuus) yhteystietonsa mukaan lukien sähköpostiosoite (1-2 kpl), johon tai joihin hankintapäätös ja muut hankintamenettelyä koskevat mahdolliset päätökset ja ilmoitukset voidaan lähettää. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintayksikköä sitova sopimus palveluhankinnan kohteesta syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen. 15 HANKINNASSA NOUDATETTAVAT ASIAKIRJAT Hankinnassa noudatettavat asiakirjat ovat noudattamisjärjestyksessä: 1) Sopimus 2) Tarjouspyyntö liitteineen 3) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut) 4) Toimeksiannon saajan tarjous xx.x.2013 liitteineen (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) 16 YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen oili.toivanen@kirkkonummi.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Tarjouspyyntö / Tilintarkastuspalvelut. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 15.4.2013 kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.
TARJOUSPYYNTÖ Sivu 15/15 Mikäli tarjoaja katsoo, että tarjouspyynnön ehdot ovat ristiriidassa hallinnon ja talouden tarkastusta koskevan lainsäädännön tai noudatettavan julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan kanssa, tulee tarjoajan esittää perustelut sille sähköpostitse edellä mainittuun ajankohtaan (15.4.2013 klo 16.00) mennessä. Vastaukset kysymyksiin ja mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt täsmennykset julkaistaan viimeistään 18.4.2013 Kirkkonummen kunnan internetsivuilla osoitteessa www.kirkkonummi.fi/hankinnat julkaistussa ilmoituksessa kyseisestä tarjouspyynnöstä, Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 17 TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 13.5.2013 kello 14.00. Kuoreen merkintä: Tarjous /Tilintarkastuspalvelut. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Romlevykkeellä samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Postiosoite: Kirkkonummen kunta Tarkastuslautakunta PL 20 02401 Kirkkonummi Käyntiosoite: Kirkkonummen kunnantalo Ervastintie 2 02400 Kirkkonummi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Kirkkonummen kunta Tarkastuslautakunta Ulla Seppälä tarkastuslautakunnan puheenjohtaja LIITTEET Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus Liite 2 Referenssit Liite 3 Tarkastuspalvelujen hinnat Liite 4 Työkokemus Liite 5 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2009 Palvelut), katso www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/jyse_2009 _palvelut.pdf