TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Espoon henkilöstölehden tuottaminen Espoon kaupunki pyytää tarjousta Espoon henkilöstölehden tuottamisesta, painamisesta ja jakelusta. 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Hankinnalla tullaan valitsemaan yksi sopimustoimittaja Espoon henkilöstölehden tuottajaksi. Tuottaja huolehtii lehden painosta, jakelusta sekä kuvankäsittelystä ja taitosta. Lehden sisällöstä tuottaja vastaa yhdessä Espoon kaupungin omasta viestintähenkilöstöstä koostuvan toimitusneuvoston kanssa. Lehteä tuotetaan Espoon kaupungin henkilöstölle ja se ilmestyy neljä kertaa vuodessa suomenkielisenä. Lisätiedot ja tarkennukset hankinnasta löytyvät liitteestä 1. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. 2. Tarjouspyynnön liitteet Liite 1, hankinnan yksilöinti Liite 2, kelpoisuusehdot ja valintaperusteet (Täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen mukana) Liite 3, hinnat (Täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen mukana) Liite 4, keskeiset sopimusehdot Liite 5, referenssitiedot (Täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen mukana) Liite 6, toimittajatiedot (Täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen mukana) Liite 7, graafinen ohjeisto linkki espoo.fi sivuille 3. Sopimuskausi Sopimuskausi on määräaikainen ja se alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja on voimassa siitä lukien kolme (3)vuotta. Tämän jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella jotka voidaan ottaa käyttöön molemmat yhtä aikaa tai vuosi kerrallaan. Sopimus on suunniteltu alkavan syyskuussa 2013. 4. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija ja siitä ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen jättäneille.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) 5. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. 6. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta ja siitä on julkaistu ilmoitus Hilmatietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 7. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 2.8.2013 klo 12.00 Suomen aikaa. Suomenkielinen tarjous liitteineen toimitetaan kahtena (2) kappaleena suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Espoon henkilöstölehden tuottaminen Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 8. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia eikä vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 9. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.12.2013 saakka ja voittaneen tarjouksen osalta siihen saakka kunnes sopimus on tehty. 10. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) 11. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 12. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 13. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 14. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 15. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteille. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 16. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3. Hintaliitteelle ei saa lisätä, eikä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 1.9.2015 asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjotut hinnat annetaan tarjouspyynnön hintaliitteellä 3 pyydetyn mukaisesti, liite palautetaan tarjouksen mukana täytettynä. Muulla tavalla- tai vajanaisesti annetut hintatiedot johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. 17. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) 18. Tilaaminen Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta tehtävällä tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. 19. Verkkolasku Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. 20. Sopimusehdot 21. Muut ehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksella tarjouspyynnön liitteellä 2, joka palautetaan täytettynä tarjouksen mukana. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT ja JYSE 2009 TAVARAT (http://www.vm.fi). Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 22. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) 23. Lisätiedot Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 25.6.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sito@espoo.fi. Sähköpostin Aihe kohtaan tulee laittaa tieto: Espoon henkilöstölehden tuottaminen Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 28.6.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa 7.6.2012 Reijo Tuori Rahoitusjohtaja