TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) SIIVOUSPALVELUIDEN HANKINTA 1.8.2012 ALKAEN TOISTAISEKSI Hankinnan kohde ja kuvaus Sopimuskausi Tällä tarjouspyynnöllä Espoon kaupunki pyytää tarjousta liitteissä 5 A - F mainittujen kohteiden (yhteensä 26 kohdetta tai yhdistelmäkohdetta) ylläpito- ja perussiivouspalveluista. Siivouskohteiden tarkemmat tiedot, kuten osoite, pinta-ala, kohdetta koskevat palvelukuvaukset ja yhdyshenkilöt selviävät samoista liitteistä. Palvelukuvaukset, joiden mukaisesti ylläpito- ja perussiivouspalvelut tulee kohteisiin tuottaa, ovat liitteinä 4 A 1 4 J. Kutakin kohdetta koskevien palvelukuvausten liitenumerot on kerrottu liitteissä 5 A - F. Perussiivous tarjotaan vain jos siitä on kohdetta koskeva palvelukuvaus. Palvelukuvauksiin saattaa tulla sopimuskauden aikana muutoksia siivoustarpeiden muuttuessa. Jokaisessa kohteessa järjestetään yksi kaikille tarjoajille yhteinen näyttö, jolloin tarjoajalla on mahdollisuus tutustua kiinteistöön ja saada lisätietoa kohteen siivottavuuteen vaikuttavista asioista. Kokonaisnäyttöaikataulu on liitteenä numero 6 (lisäksi näyttöajat on kohdekohtaisesti ilmoitettu liitteissä 5 A - F). Koulut ja päiväkodit siivotaan joka arkipäivä, pois lukien arkipyhät ja kohdekohtaiset loma-ajat. Kouluissa on keskimäärin 188 ja päiväkodeissa 230 siivoustyöpäivää vuodessa. Muiden kohteiden siivoustaajuudet selviävät liitteestä 1. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa kohdetta / yhdistelmäkohdetta. Yhdistelmäkohteisiin sisältyviä kohteita ei voi tarjota erikseen. Espoon kaupunki tulee valitsemaan kuhunkin kohteeseen yhden toimittajan sekä kaksi varatoimittajaa tuottamaan ylläpito- ja perussiivouspalveluita. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.8.2012 ja se on voimassa toistaiseksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hankintapäätös Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, josta ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan liitteellä 1 sähköpostiosoite, johon se haluaa otteen hankintapäätöksestä lähetettävän. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimukset tehdään toimittajakohtaisesti ja hankintasopimuksessa on mainittu sopimukseen sisältyvät siivouskohteet. Mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana, voi Espoon kaupunki solmia sopimuksen varatoimittajan kanssa. Tällöin hankintasopimuksen solmimisesta neuvotellaan ensisijaisesti ensimmäiseksi varatoimittajaksi valitun kanssa. Mikäli ensisijainen varatoimittaja ei pysty palvelua tuottamaan, neuvottelee kaupunki toisen varatoimittajan kanssa hankintasopimuksen solmimisesta tai kilpailuttaa ko. kohteen siivouspalvelut uudestaan. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 31.5.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI
TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Käyntiosoite: Siltakatu 11, Espoon keskus (Kauppakeskus Entresse, 3. krs, Kaupunginarkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Siivouspalveluiden hankinta 1.8.2012 alkaen toistaiseksi. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.10.2012 saakka ja voittaneiden tarjousten osalta siihen asti kunnes sopimus on tehty. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1. mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 2 A - B. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat sekä laatuun liittyvät tiedot on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2 A-B, jota ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön liitteellä 2 A-B, ilmoitetut hinta- ja laatutiedot. Muulla tavalla ilmoitettuja hinta- ja laatutietoja ei oteta huomioon. Jokaisesta tarjottavasta kohteesta (myös jokaisesta yhdistelmäkohteeseen sisältyvästä kohteesta) on täytettävä oma hinta- ja laatuliitteensä. Ympäristö Hintaan tulee sisältyä siivousaineet, -välineet ja -koneet, sisääntulojen tekstiilimatot ja niiden huolto, työpalkat, vakuutukset, hallinnolliset kulut ja verot sekä muut siivouksesta aiheutuvat kulut. Toimittaja hankkii jätteiden lajittelun mukaiset biojätepussit, roskapussit ja jätesäkit. Mahdollisesta lajittelusta ja erilliskeräilystä aiheutuvat kustannukset tulee ottaa huomioon hinnoittelussa, sillä ne eivät saa aiheuttaa muutoksia palvelumaksuun sopimuskauden aikana. Espoon kaupungin strategian mukaan kestävä kehitys on otettava huomioon palveluja tuotettaessa ja hankittaessa. Toimittajan tulee käyttää pääasiassa ympäristömerkittyjä kemikaaleja palveluntuotannossaan. Ympäristömerkinnäksi hyväksytään Pohjoismaiden tai EU-ympäristömerkki tai Ruotsin Bra Miljöval. Jos tarjoajan käyttämällä tuotteella ei ole ympäristömerkkiä, sen tulee täyttää jonkun edellä esitetyn ympäristömerkin tuotteille asettamat ympäristömerkin hyväksymisvaatimukset. Toimittaja on velvollinen todentamaan, että tuotteen hyväksymisvaatimukset täyttyvät.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Tarjousten vertailu Verkkolasku Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 1, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Espoon kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Sopimusehdot Espoon operaattori on Enfo Oyj, tunnus 003714377140. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Työllistäminen osana hankinnan kohdetta Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Espoon kaupunki on uudistanut työllisyystoimiaan osana työllisyyspolitiikkaa ja TE-toimiston kanssa tehtävän yhteistyön kehittämistä. Osana työllistämisen uudistamista Espoo kasvattaa palveluntuottajiensa ja tavarantoimittajien roolia sosiaalisesti vastuullisina toimijoina. Muut ehdot Tässäkin hankinnassa Espoo asettaa palveluntuottajalle velvoitteen työllistää sopimuskauden aikana vähintään yhden/kaksi henkilön/henkilöä siten, että työllistämistoimet ja rekrytointi suoritetaan vuoden 2012/2013 loppuun mennessä. Työllistämiseen on mahdollista saada tukea tämän tarjouspyynnön liitteellä 7 olevan kuvauksen mukaisesti. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) Osatarjoukset otetaan huomioon kohteittain / yhdistelmäkohteittain. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Asiakirjojen julkisuus Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Lisätiedot Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoajalla on mahdollisuus tilata siivouskohteiden pohjapiirustuksia. Piirustuksista veloitetaan 15 (Alv 0%) / kohde. Pohjapiirustustilaukset on tehtävä 11.5.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: siivous@espoo.fi. Tilatut piirustukset tulee noutaa 16.5.2012 klo 8-15 osoitteesta: Virastopiha 2 B, 2. krs (huone 2036). Mahdolliseen hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 16.5.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 22.5.2012.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja Liitteet 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 2. A - B Hinta- ja laatuliite (palautettavat tarjouksen mukana) 3. Keskeiset sopimusehdot 4. A 1 J Palvelukuvaukset 5. A F Siivouskohteiden tiedot ja näyttöajat 6. Näyttöaikataulu 7. Työllistämistuki