TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) VERKKONEUVONTAPALVELUJÄRJESTELMÄN HANKINTA Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjouksia verkkoneuvontapalvelujärjestelmän hankintaa koskevaan tarjouskilpailuun. Hankinta kattaa järjestelmän käyttöönottoprojektin määrittelyineen, käyttöönottokoulutukset sekä palvelun ylläpidon teknisellä tuella. Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on yksilöity tarkemmin liitteellä 1. Sopimuskausi Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen jättöaikaa on pidennetty. Tarjousten jättöaika päättyy 4.4.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Verkkoneuvontapalvelujärjestelmän hankinta Tarjous pyydetään jätettävän myös sähköisenä. Tiedostomuotoiset tarjousasiakirjat on tallennettava CD-levylle tai muistitikulle, joka suljetaan samaan kuoreen kirjallisen tarjouksen kanssa. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto-ohjelmiston (versio Office 2003 tai Office 2007) tai Adobe Acrobatin PDF-tiedostomuotoja. Excel-muodossa pyydetyt lomakkeet on toimitettava täytettynä sähköisesti Excel-muodossa sekä paperille tulostettuna. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjottavan kokonaisuuden tulee sisältää: käyttöönottoprojekti määrittelyineen käyttöönottokoulutukset ohjeistoineen sekä palvelun ylläpidon teknisellä tuella (liite 4) Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.7.2012 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 ja 3 ilmoitetut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liitteet 2 ja 3 pyydetään palauttamaan tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettyinä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.7.2012 asti.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2 (kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet). Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osilta. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisen hallinnon IThankintojen sopimusehtoja (JIT 2007) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Mikäli tarjous toimitetaan sähköpostitse, on tarjoajan otettava lisäksi huomioon laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, jonka 3 luvun 8 :n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Hankintaa koskeva kysymysaika on umpeutunut. Kaikkiin esitettyihin kysymyksiin on vastattu keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset on julkaistuespoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat. Tarjoajan on tarkistettava muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoossa Juha Metso Perusturvajohtaja Liitteet 1. Hankinnan yksilöinti 2. Tarjoajan kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (pyydetään palauttamaan täytettynä tarjouksen mukana) 3. Toimituksen kelpoisuusehdot (pyydetään palauttamaan täytettynä tarjouksen mukana) 4. Sopimusehdot