TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) LINJA-AUTON KULJETTAJIEN WC- JA TAUKOTILOJEN SEKÄ YLEISÖWC-TILOJEN SIIVOUS JA HUOLTO 1.6.2012 ALKAEN TOISTAISEKSI Hankinnan kohde ja kuvaus Tällä tarjouspyynnöllä Espoon kaupunki pyytää tarjousta linjaautonkuljettajien wc- ja taukotilojen sekä yleisöwc-tilojen siivouksesta ja huollosta. Tarjouspyyntö koskee yhteensä 28 kohdetta eripuolilla Espoota. Näistä kohteista 20 on wc-tiloja, kuusi wc- ja taukotiloja, yleisöwc-tiloja on yksi ja lisäksi Sellon kauppakeskuksessa sijaitsevat matkustajien odotustila ja wc-tilat. Kohteiden tarkemmat tiedot on kuvattu liitteessä 5 ja niiden sijainti liitteessä 6. Kohteiden varustus käy ilmi liitteenä 7 A-D olevista valokuvista. Siivous- ja huoltotyöt tehdään liitteen 4 A-D palvelukuvausten mukaan. Kohteissa on tarvetta tehdä vähäisessä määrin kunnossapitotöitä. Näiden töiden tekemisestä sovitaan erikseen kiinteistönhoidon yhteyshenkilön kanssa. Hankintaa ei saa jakaa osiin. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi toimittaja tuottamaan tarjouspyynnön mukaiset palvelut ja valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimuskausi Hankintapäätös Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.6.2012 ja se on voimassa toistaiseksi. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava (liite 1) sähköpostiosoite, johon päätös lähetetään tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma- tietokannassa ja Espoon internet-sivuilla. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten jättöaika päättyy 20.4.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, Espoon keskus (Kauppakeskus Entresse, 3. krs, Kaupunginarkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Linja-auton kuljettajien wc- ja taukotilojen sekä yleisöwc-tilojen siivous ja huolto 1.6.2012 alkaen toistaiseksi. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 31.8.2012 saakka ja voittaneiden tarjousten osalta siihen asti kunnes sopimus on tehty. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1. mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 3, jota ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla ilmoitettuja hintatietoja ei oteta huomioon. Hintatiedot siivous- ja huoltopalveluista pyydetään kohdekohtaisesti erikseen kolmelta vuodelta. Kaikkien kohteiden kolmen vuoden yhteenlaskettua hintaa käytetään vertailuhintana.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Lisäksi pyydetään siivous- ja huoltopalveluiden tuntihinta lisätöitä varten. Liitteessä 3 (Keskeiset sopimusehdot, kohta hinnat) on kuvattu tarkemmin tarjoushintojensisältö ja rakenne. Kohteissa tehtävistä vähäisistä kunnossapitotöistä sovitaan erikseen kiinteistönhoidon yhteyshenkilön kanssa. Tarjoushintojen tulee olla kiinteänä voimassa 31.5.2015 asti. Ympäristö Espoon kaupungin strategian mukaan kestävä kehitys on otettava huomioon palveluja tuotettaessa ja hankittaessa. Toimittajan tulee käyttää pääasiassa ympäristömerkittyjä kemikaaleja palveluntuotannossaan. Ympäristömerkinnäksi hyväksytään Pohjoismaiden tai EU-ympäristömerkki tai ruotsin Bra Miljöval. Jos tarjoajan käyttämällä tuotteella ei ole ympäristömerkkiä, sen tulee täyttää jonkun edellä esitetyn ympäristömerkin tuotteille asettamat ympäristömerkin hyväksymisvaatimukset. Toimittaja on velvollinen todentamaan, että tuotteen hyväksymisvaatimukset täyttyvät. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 1, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuja. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2. -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 2 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi). Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Lisätiedot Mahdolliseen hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 26.3.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 2.4.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa ESPOON KAUPUNKI Mauri Suuperko liiketoimintajohtaja Liitteet 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet (palautettava tarjouksen mukana) 2. Keskeiset sopimusehdot 3. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 4. Palvelukuvaukset 5. Siivous- ja huoltokohteiden tiedot 6. Siivous- ja huoltokohteiden sijainti 7. Valokuvat siivous- ja huoltokohteista