Mikä muuttuu Kiekun myötä? Mitä se tarkoittaa? 1
Sisältö 1. Kiekun prosessit ja työroolit 2. Kieku-henkilöstöhallinto 3. Kieku-portaali 6.11.2009 2
1. Kiekun prosessit ja työroolit 3
Kiekun prosessit ja työroolit 1. Kieku-prosessit 2. Työroolit 3. Prosessien ja työroolien yhtenäisyys 4. Kiekun tuomat muutokset pähkinänkuoressa 5
Kieku-prosessit Prosessityön tavoitteena on ollut luoda yhteinen ja selkeä ymmärrys Kiekun toiminnallisesta kokonaisuudesta. Prosessityössä on kuvattu prosessien 1. Tavoitteet 2. Sisältö 3. Syötteet Tavoitteet Prosessikuvaus Sisältö Syötteet Liittymät 4. Liittymät 5. Roolit ja vastuut Roolit ja vastuut Liittyvät järjestelmät Liittyvät toimintatavat Mittarit 6. Liittyvät järjestelmät 7. Liittyvät toimintatavat 8. Mittarit Edellä kuvatut kohdat (1-8) muodostavat prosessikuvauksen. Prosessikuvaukset tehdään vaiheittain siten, että hankkeen määrittelyvaiheessa on määritelty perusasiat ja kuvauksia täydennetään ja syvennetään myöhemmissä vaiheissa. 6
Mikä on Kiekun työrooli? Kiekun työroolille kuuluu tehtäviä Kieku-prosesseissa. Useimpiin tehtäviin liittyy myös Kieku-tietojärjestelmän käyttöä. Työrooli ei ole yksittäisen virkamiehen koko tehtävänkuva tai virkanimike. Yhdellä virkamiehellä voi olla useita työrooleja. Sama työrooli voi olla usealla henkilöllä samassa organisaatiossa Työrooleihin liitetään Kieku-tietojärjestelmän käyttöoikeudet Työrooli 1 Työrooli 2 Henkilö A Työrooli 3 Työrooli 4 Henkilö B 7
Mikä on Kiekun työrooli? Kiekun työrooleille on laadittu roolikuvaukset, joissa on kerrottu rooliin liittyvät tehtävät ja vastuut Henkilö B Roolikuvaus tehtävät vastuut Työroolien linkittäminen henkilöihin tulee tehdä pilottien käyttöönottoprojekteissa alkuvuonna 2010. Työhön saa tukea Kieku-hankkeesta. Käyttöönottoon liittyvät koulutukset suunnitellaan ja niihin osallistutaan määriteltyjen työroolien mukaisesti. Työroolien linkittämiseen tukea Kieku-hankkeesta 8
SAP transaktiokoodit SAP-roolit Työrooli (yhdistelmärooli) Henkilö/ asema Työroolien linkitys Kiekutietojärjestelmän käyttäjärooleihin Henkilön nimi * (Taloushallinnon palveluasiantuntija) Ostoreskontran hoitaja Myyntireskontran hoitaja SAP_Ostoreskontra_RVL SAP_Ostoreskontra_VK SAP_Myyntireskontra_RVL SAP_Myyntireskontra_VK FBD1 FK01 Rekisteröi Luo toistuvat toimittaja kirjaukset FB01 Kirjaa tosite FBD1 FK01 Rekisteröi Luo toistuvat toimittaja kirjaukset FB01 Kirjaa tosite FB03 Näytä tosite F-22 Rekisteröi asiakkaan lasku FB03 Näytä tosite F-22 Rekisteröi asiakkaan lasku *)Yhdelle henkilölle voidaan linkittää yksi tai useampi työrooli 9
Tavoitteena on prosessien ja työroolien yhtenäisyys Pääsääntönä on, että prosesseissa, työrooleissa ja työnjaossa asiakasviraston ja palvelukeskuksen välillä noudatetaan hankkeessa määriteltyä toimintamallia Mahdollisuus joihinkin tapauskohtaisiin poikkeamiin Esim. pienessä virastossa ei ole resursseja tehtävän hoitamiseen Sovitaan, että palvelukeskus vastaa tehtävän hoitamisesta Kieku-prosessit ja työroolit käydään läpi pilottien ja palvelukeskusten kanssa osana järjestelmän käyttöönottoa 10
Kiekun tuomat muutokset pähkinänkuoressa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa otetaan käyttöön yhteisesti määritellyt perusprosessit ja toimintatavat Palvelukeskusten rooli korostuu yhteisten tietojen ja rekisterien ylläpidossa. Yhteisessä järjestelmässä vaatimukset tiedon oikeellisuudelle ja eheydelle kasvavat. Virastolle, joka on kattavasti palvelukeskuksen asiakkaana, Kieku ei välttämättä tuo isoja muutoksia. Viraston ja palvelukeskuksen väliseen työnjakoon ja yksittäisten henkilöiden työnkuviin Kieku kuitenkin saattaa vaikuttaa. Muutokset työnjaossa aiheuttavat tarpeen päivittää palvelusopimusta. Näkyvin muutos virkamiehille ja esimiehille on Kieku-portaali Sekä viraston että palvelukeskuksen talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoilta Kieku-tietojärjestelmän käyttäminen edellyttää laajaa kouluttautumista. 11
2. Kieku-henkilöstöhallinto 12
Kieku-henkilöstöhallinto 1. Henkilöstöhallinnon prosessit 2. Keskeistä henkilöstöhallinnon ratkaisussa 3. Palkanlaskenta 4. Osaamisenhallinta 1. Osaamisen arvioiminen 2. Lupien ja pätevyyksien hallinnoiminen 3. Suorituksen johtaminen 4. Koulutushallinta 5. Itsepalvelutoiminnallisuus 5. Vuosilomasuunnittelu 6. Työajanhallinta 7. Palveluaikalaskenta 13
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun
Keskeistä henkilöstöhallinnon ratkaisussa - Kaikki virastot ovat samassa tietokannassa. Ratkaisu sisältää kaikille virastoille yhteiset tietorakenteet ja ohjaustiedot koodistot ovat konsernin yhteisiä eikä virastokohtaisia koodistoja ole käytössä laskentatunnisteet siirtyvät sähköisesti Kieku-taloushallinnosta (SAP FICO) ohjaustiedot ylläpidetään yhdessä paikassa ja ne kopioituvat koko ratkaisuun Kieku on henkilötietojen master-järjestelmä, jossa ylläpidetään myös vuokratyöntekijöiden, siviilipalvelusmiesten, työharjoittelijoiden ja asemamaasta palkattujen henkilö- ja palvelussuhteiden tiedot Järjestelmä generoi konsernitasoisen juoksevan henkilönumeron. Henkilönumero säilyy, vaikka virkamies siirtyy virastosta toiseen 15
Keskeistä henkilöstöhallinnon ratkaisussa Virkamiehet ja erityisesti esimiehet osallistuvat aktiivisesti henkilöstöasioiden hoitamiseen lähes kaikilla henkilöstöhallinnon osa-alueilla Pääpaino siirtyy hallinnollisista tehtävistä henkilöstön johtamiseen ja henkilöstösuunnitteluun Esimiehet näkevät portaalista alaistensa ajantasaiset henkilö- ja palvelussuhdetiedot Järjestelmä tarjoaa tukea henkilöstösuunnitteluun, osaamisen johtamiseen ja tavoite- ja kehityskeskustelujen läpiviemiseen Esimiehet saavat portaaliin muistutuksia mm. määräaikaisen palvelussuhteen päättymisestä tai kehityskeskustelujen alkamisesta Esimies voi osallistua uuden henkilön ja palvelussuhteen perustamiseen portaalilomakkeen avulla lomakkeeseen tallennetaan nimittämisesityksen vaatimat tiedot 16
Palkanlaskenta Palkat-ohjelmisto on ainoastaan palvelukeskusten käytössä Henkilö- ja palvelussuhdetiedot siirtyvät SAP:ista Palkkoihin välitaulun kautta henkilö- ja palvelussuhdetietoja ei ylläpidetä Palkoissa (poikkeuksena verot, ulosotot, ayjäsenmaksut ja muut perinnät) Ulkopuoliset palkkionsaajat tallennetaan suoraan Palkkoihin Pääkäyttäjä ylläpitää palkkalajeja ja muita ohjaustietoja Palkka-ajot ja laskennat voidaan ajaa yhdelle tai useammalle virastolle samanaikaisesti - Palkkakustannusten jako tehdään Palkoissa - Kohdistetut ja tulkitut tunnit siirtyvät Ajanhallinnasta Palkkoihin - Henkilötasoista palkka-aineistoa ei siirretä taloushallinnon järjestelmään 17
Osaamisenhallinta: Osaamisen arvioiminen Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa apuvälineen kaikille valtion virastoille ja laitoksille henkilöstön osaamisen arvioimis- ja kehittämistoimintoihin. Kieku-tietojärjestelmässä on määritelty pätevyyspuun yleinen rakenne, jonka yhtenä osana ovat valtiokonsernin yhteiset osaamiset. Tavoitteena on, että valtion virastojen ja laitosten yhteiset osaamisalueet ylläpidetään keskitetysti ja vain kertaalleen. Tällöin kaikkien virastojen ja laitosten ei tarvitse määritellä erikseen samoja osaamisalueita, vaan virastot voivat keskittyä omien ydinosaamistensa määrittelyyn. Valtiokonsernin yhteisten osaamisten tarkempi kuvaus vaatii jatkotyöskentelyä ja laajapohjaisen asiantuntijaryhmän tukea. Valtiokonsernitasoisten pätevyyksien ylläpitoprosessi vaatii myös tarkennuksia. Osaamisen arvioinnin lisäksi järjestelmään on mahdollista tallentaa henkilön kiinnostuksen kohteet ja potentiaalit esimerkiksi tiettyihin tehtäviin tai osaamisalueisiin. Näitä voidaan käyttää järjestelmälliseen ura- ja seuraajasuunnitteluun. 18
Osaamisenhallinta: Lupien ja pätevyyksien hallinnoiminen Pätevyyspuussa voidaan ylläpitää myös erilaisia määräajan voimassa olevia lupia, oikeuksia ja pätevyyksiä. Järjestelmästä on otettavissa raportti, josta nähdään päättyvät luvat ja pätevyydet, ja esimies voi ohjata henkilön uusimaan lupansa tai oikeutensa. Järjestelmässä ovat aina nähtävissä ajantasaiset tiedot luvista ja pätevyyksistä. Luvat ja pätevyydet -pätevyyspuun oksaa käyttävät vain Rajavartiolaitos, poliisi ja tulli, joiden piirissä luvat ja pätevyydet voidaan siirtää myös virastorajojen yli. Luvat ja pätevyydet -osaa voidaan laajentaa käyttöönottojen yhteydessä koskemaan esimerkiksi esittelyoikeuksien hallinnointia. 19
Osaamisen hallinta: Suorituksen johtaminen Suorituksen johtamisprosessissa voidaan arvioida menneen kauden tavoitteiden toteutumista, asettaa tavoitteet tulevalle kaudelle, selvittää henkilön osaamisen tasoa ja sopia osaamisen kehittämisalueita ja -keinoista sekä arvioida henkilön suoriutuvuutta. Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa sähköisiä lomakepohjia arviointeja sekä kehittymissuunnitelman laatimista varten. Suorituksen johtamiseen on luotu neljä arviointilomakemallia, jotka voidaan ottaa joko sellaisenaan käyttöön tai kopioida ja muuttaa hallinnonala-, toimiala- tai virastokohtaisesti. Arviointilomakepohjien toteuttamisen tavoitteena on helpottaa virastojen työtä, koska jokaisen viraston ei tarvitse luoda alusta lähtien sähköisiä lomakkeita. Suorituksen johtamisessa käytettävät arviointilomakkeet tallentuvat järjestelmään ja ovat siten helposti sekä esimiehen että virkamiehen katseltavissa sähköisessä muodossa. 20
Osaamisen hallinta: Koulutushallinta Kieku-tietojärjestelmään on luotu koulutuspuurakenne palvelemaan virastojen koulutuksen hallinnointitarvetta. Kuten pätevyyspuuhun myös koulutuspuuhun on luotu valtiokonsernin yhteinen osa, jonka koulutustarjonta on koko valtion henkilöstön käytettävissä. Tällä pyritään lisäämään ja monipuolistamaan koulutustarjontaa virastorajojen yli. Samaa koulutusta ei tarvitse järjestää monessa virastossa vain omalle henkilöstölle, vaan sen voi tarjota useampien käytettäväksi. Koulutushallinnan sovellus tarjoaa monipuoliset toiminnallisuudet koulutuksen suunnittelusta koulutukseen ilmoittautumiseen, organisoimiseen ja lopuksi koulutuspalautteen antamiseen. Niille virastoille, joilla ei ole tähän saakka ollut koulutushallintajärjestelmää, Kiekutietojärjestelmä helpottaa koulutusten hallinnointia huomattavasti. Koulutushallinta on integroitu master-järjestelmänä toimivaan Kiekuhenkilöstöhallintoon (SAP HCM), jolloin henkilön perustiedot ovat suoraan käytettävissä koulutushallinnassa 21
Osaamisen hallinta: Itsepalvelutoiminnallisuus Henkilöstöhallinnossa virkamiehen ja esimiehen itsepalvelutoiminnallisuudet ovat keskeisessä asemassa myös osaamisen hallinnan osa-alueella. Itsepalvelutoiminnallisuus toteutuu seuraavissa toiminnoissa osaamisen hallinnassa: henkilö arvioi omaa osaamistaan portaalissa esimies ottaa osaamisen arvioinnin vastaan portaalissa ja voi muuttaa virkamiehen osaamisprofiilia esimies voi kirjata ryhmän ja/tai yksilön tavoitteet tavoite- ja kehityskeskustelulomakkeelle portaalissa ja lähettää lomakkeen virkamiehille/virkamiehelle täydennettäväksi portaalissa tavoite- ja kehityskeskustelu kirjataan lomakkeelle portaalissa kehittymissuunnitelma laaditaan portaalissa yhteistyössä virkamiehen ja esimiehen kesken esimies tekee virkamiehen suorituksen arvioimisen portaalissa 360-arviointi voidaan tehdä portaalissa virkamies ilmoittautuu koulutukseen portaalissa esimies hyväksyy tai hylkää koulutukseen ilmoittautumisen portaalissa virkamies antaa koulutuspalautteen portaalissa 22
Vuosilomasuunnittelu Itsepalvelutoiminnot Vuosilomiin liittyvien sopimusten esittäminen (säästövapaa, lomarahan vaihtaminen, vuosiloman siirtäminen ja pitäminen lyhennettynä työaikana) on mahdollista tehdä itsepalvelutoimintona portaalissa. Esimies hyväksyy / hylkää sopimusesitykset portaalissa. Esimiehen hyväksymisen jälkeen on sopimusasiakirja mahdollista tulostaa portaalin kautta. Virkamiehen/työntekijän on mahdollista tehdä peruutusesitys esimiehelleen niistä pitämättömistä lomajaksoista, joista hän on aiemmin tehnyt lomaesityksen sekä myönnetyistä lomajaksoista. Lomakalenteri Vuosilomasuunnittelun graafisesta lomakalenterista esimies näkee työntekijöidensä lomaesitykset, myönnetyt lomajaksot sekä SAP:n poissaolot. Virkamies näkee lomakalenterista oman ryhmänsä lomaesitykset ja myönnetyt lomajaksot. 23
Työajanhallinta Vuorosuunnittelu Keskeinen muutos on se, että valtiohallinnossa on käytössä sama vuorosuunnittelua tukeva tietojärjestelmä. Järjestelmässä suunnitellaan kaikkien valtiohallinnon työaikamuotojen eli virasto-, viikko- ja jaksotyötä tekevien työaikaa. Tuntien kohdentaminen ja hyväksyntä Työajan kohdentamislomake on valtiohallinnon yhteisessä käytössä. Samaa lomaketta käytetään mm. työaikojen kohdentamiseen, työaikapankin kerryttämiseen, ylitöiden raportointiin ja erilaisten palkanlisien kirjaamiseen. Lomake on käytössä virkamiehen työpöydällä, missä ilmoitetaan myös poissaolot ja vuosilomat. Vuorosuunnittelun tiedot siirtyvät sähköisesti lomakkeelle pohjatiedoksi. Työajan kohdentamisen käyttäjäroolit ovat yhdenmukaisia. Esimies hyväksyy kohdennetut tiedot. 24
Palveluaikalaskenta Palveluaikalaskennan muutosvaikutukset ovat vähäiset. Merkittävin muutosvaikutus on se, että järjestelmässä aiemmin laaditut palveluaikalaskennat ovat hyödynnettävissä, kun henkilö siirtyy virastosta toiseen. 25
3. Kieku-portaali 26
Kieku-portaali 1. Virkamiehen portaali 2. Esimiehen portaali 3. Tietovarastoraportointi 27
Virkamiehen portaali Portaalin avulla virkamies ylläpitää omia perustietojaan (osoite, puhelinnumero, pankkitili) ilmoittaa poissaolonsa tekee esitykset lomien ja vaihtovapaiden ajankohdista tarkastaa jäljellä olevat lomapäivät seuraa vireille panemiensa asioiden etenemistä, esimerkiksi virkavapaushakemuksen käsittelyä ilmoittautuu sisäisiin koulutuksiin ja lähettää koulutuspalautetta kirjaa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset yhdessä esimiehen kanssa kohdentaa työaikansa seurantakohteille tarkastaa työaikapankin tiedot selaa ja tarvittaessa tulostaa palkkalaskelmansa arvioi omaan osaamistaan, jos osaamisen hallinnan osio on käytössä 28
Esimiehen portaali Portaalin avulla esimies hyväksyy alaistensa lomat poissaolot (ei-harkinnanvaraiset) virkavapaudet (harkinnanvaraiset) kohdennetut työajat tulkitut tunnit (lisätyöt, ylityöt) sisäisiin koulutuksiin ilmoittautumiset saa ajantasaisen tiedon alaisistaan raportit: henkilötiedot, palkkaus, seurantakohteet, poissaolot, tutkinnot tekee yhteistyössä alaisensa kanssa lomarahanvaihto- ja säästövapaasopimukset kirjaa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset yhdessä alaisensa kanssa 29
Esimiehen portaali Portaalin avulla esimies seuraa määräaikaisten palvelussuhteiden päättymistä, koeaikojen päättymistä ja uuden henkilön kehityskeskusteluajankohdan lähestymistä ilmoittaa itselleen sijaisen ilmoittaa uuden alaisensa perustiedot ja nimittämisesityksen vaatimat tiedot nimi, henkilötunnus virka/tehtävä, johon henkilö nimitetään virkasuhteinen/työsuhteinen vakinainen/määräaikainen kokoaikainen/osa-aikainen tehtävän vaativuustaso ja henkilökohtainen palkanosa ylläpitää alaisensa palkkaustietoja 30
Tietovarastoraportointi BI-raportointiin pääsee portaalista raportoinnin välilehdeltä, virkamiehen ja esimiehen portaalivälilehtien tapaan. Esimiehen raporttien lisäksi talousraportteja BI-järjestelmässä on saatavissa noin 25 erillistä taloustietojen raporttia Raportit liittyvät talousarviokirjanpitoon, liikekirjanpitoon, myyntiin, seurantakohteisiin, budjetointitietoihin ja valtuuksiin 31