Kieku-käyttäjäpäivä. Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Markku Kivioja, Valtiokonttori

Transkriptio

1 Kieku-käyttäjäpäivä Sähköisten lomakkeiden kehittäminen, Valtiokonttori

2 Kehittäminen miksi, miten, mitä? Järjestelmän hyödyntämisen tehostaminen Viraston toimintatavan tehostaminen Kokonaisprosessien sujuvoittaminen Tehokas organisointi, roolit ja osaaminen Kiekun mahdollistaman tuottavuushyödyn realisoiminen Tietosisällön laadun ja hyödyntämisen parantaminen Järjestelmän jatkokehitys Yhteisen ratkaisun kehittäminen Edellytykset prosessien tehokkuudelle Tehokkaita prosesseja tukevat palvelut Tiedon hyödyntämisen edellytykset

3 Kiekun sähköisten lomakkeiden lomakesalkku syksyllä 2016 Tuotannossa Valmistelussa Hylätty Odotuksia? Budjetoitu toimen luonti Palvelussuhteen luonti Palkkionmaksu Henkilökohtaisen palkanosan muutos Budjetoidun toimen kopionti Harkinnanvarainen virkavapaus UE-korvaushakemus lomake Tehtäväkohtaisen palkan muutos Irtisanoutuminen Osittainen virkavapaus UE- korvausten muutoshakemus Muu palkan muutos Uudelleen palkkaus? Palvelussuhteen tietojen muutos UE-terveydenhuollon korvauslomake Palkanlisien muutos? Ulkopuoliset palkkionsaajat (kansanedustajat ja ministerit) Muut Kiekun ulkopuoliset palkkionsaajat?

4 Henkilöstöhallinnon kehittämiskori Sähköiset lomakkeiden kehittäminen

5 Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Toteutus I julkaisuun Lisätään kutsumanimikenttä palvelussuhteen luonti -lomakkeelle 5886 Portaalissa uuden palvelusuhteen luontilomakkeen CATS tiedot voi ilmoittaa puutteellisena. Tuodaan toimintolajikenttään oletustieto (X901) kun täytetään CATSin työaikalomakkeen oletusarvon kustannuspaikkatietoa Selkeästi esille mikä lomakkeelle viimeiseksi työssäolopäiväksi..lähes aina palvelussuhde on virastossa päätetty päivää liian aikaisin Osasairausvapaa käsittely lomakkeella ei toimi (poistetaan). Täydennysosat menee väärin (vrt. Kelan päivärahapäätös + laskenta) Julkaisu Tuotantoon Kieku Kieku Kieku Kieku

6 Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Eroamispäivä on päivä, jolloin et enää ole viraston palveluksessa. Aikaisemmin ns. tooltip ratkaisu Teksti näkyviin kun vie kursorin kentän päälle Teksti näkyvissä n. 6 sekuntia Voi toistaa tekstin n*6 sekuntia

7 Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Palvelussuhteen luonti -lomake Status Tavoitejulkaisu Pitää olla mahdollisuus käsitellä tulevaisuudessa alkavia sopimuksia ja budjetoituja toimia uudessa organisaatiossa (esim. kun uusi yksikkö tulee voimaan lukien, niin lomakkeilla ei voi käsitellä asioita esim. elokuun alussa). Sähköposti ja Virtu-tunnus järjestelmästä lomakkeelle automaattisesti oletuksena jos on aikaisempi sopimus (vrt. nimi ja pankkitili) ja tarvittaessa muokkausmahdollisuus. Lomakkeella on jatkossa otettava pakollisena kantaa taustavirkaan Kyllä tai Ei valinnoilla. Nykyisin vain Kyllä vaihtoehto rastitettava ( ) 13.1 ( ) 13.1 ( )

8 Sähköisten lomakkeiden kehittäminen 5920 Yhdenjaksoinen valtion ja viraston palvelu tiedon tuominen taustatiedoista automaattisesti => Tavoitellaan toteutusta Uudelleen palkkaus - lomakkeen yhteydessä; tuotaisiin lomakkeelle infotietona, tooltipillä varustettuna. Edellisen sopimuksen palkkataulun palkkalajeista tulisi tieto lomakkeelle ja mahdollisuus kopiointiin uudelle sopimukselle. Palkkaustieto ei saa siirtyä virastosta toiseen. Haetaan muuta ratkaisua. Määräaikaisuuden perusteeseen voitava kirjoittaa myös peruste auki esim. kenen sijainen on. Lomakkeelle lisätään kenttä Kenen sijaisena ja tieto tallennetaan taustaan budjetoidun toimen sanallisen kuvaukseen (Toteutetaan). Lisättävä myös tulosteelle ja nimittämiskirjaan (Ei toteuteta, hoidetaan word tulosteella). Palvelussuhteen luonti -lomake Status Tavoitejulkaisu 13.1 ( ) Avoin 13.1 ( )

9 Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Palkkatietoihin pitäisi voida laittaa takuuosat, siirtolisät, siirtymälisät ja muut euromääräiset henkilökohtaiset osat eikä tarvitsisi ilmoittaa erikseen Palkeille. => Lomakkeella ei ole palkkalajien laskentaa. Entä palkkalajitiedot lomakkeelta ja laskenta taustassa - tekniset palkkalajit, apupalkkalajit ja niiden väliset riippuvuudet eli palkkalajit lomakkeelta ilman päättelyä? Ei sellaisenaan onnistuisi, vaan pitäisi lähteä rakentamaan lomakkeelle samaa logiikkaa kuin taustassa. Tästä looginen toive myös laskennan lopputulokseen kehitysehdotuksena - lisäisi monimutkaisuutta ja virheriskiä entisestään. Myös pelkästään taustassa tehdyt muutokset pitäisi pystyä huomioidaan. Ei toteuteta. Palvelussuhteen luonti -lomake Status Tavoitejulkaisu Ei toteuteta

10 Sähköiset lomakkeiden kehittäminen Harkinnanvarainen virkavapaus lomake ja Osittainen virkavapaus -lomake Harkinnanvarainen virkavapauslomake: Otettava selvästi kantaa Lepäävä Kyllä tai Ei -valinnat. Nykyisin on vain Kyllä-valinta rastitettavana Harkinnanvaraisten virkavapauksien jatkaminen puolesta, kun henkilö on lepäävä (virkavapaalla). Irtisanoutumisen ja Osittaisen virkavapautumisen ehtoon tehtiin korjaus siten, että puolesta tekeminen onnistuu myös tilanteessa, jossa käyttäjätunnus ei ole enää voimassa. Varmistetaan vastaava ratkaisu. Osa-aikaprosentin joutuu aina korjauttamaan, jos haluaa prosentiksi 50. Lomakkeella annetaan viikkotuntimäärä, josta prosentti muodostuu, taustassa annetaan prosentti. Lomakkeella pitäisi pystyä antamaan viikkotuntimäärä sekä prosentti. Harkinnanvarainen virkavapaus lomake: Toivottiin mahdollisuutta tehdä edes muutama päivä takautuvasti => Ei toteuteta. Status Tavoitejulkaisu 13.1 ( ) 13.1 ( ) 13.1 ( ) Ei toteuteta

11 Sähköiset lomakkeiden kehittäminen Budjetoidun toimen luonti lomake Irtisanoutuminen -lomake Status Tavoitejulkaisu 5947 Hakukentän toiminnan kehittäminen.=> Palkeet katsoo kaikki lomakkeet läpi ja listataan lomakkeittain erilaiset hakutavat. Tämän jälkeen katsotaan, mitkä osat SAPin standardia ja mitkä osat Kieku räätälöintejä. Sen jälkeen tehdään päätös mahdollisille käytettävyyden yhtenäistämisratkaisuille (xx.y.2017) Toimipaikkatiedossa voisi osoitteen perusteella tulla samalla myös kuntakoodi automaattisesti.=> Toimittaja tarkistaa ensiksi, onko osoite linkitetty kuntakoodiin. Ei toteuteta. Ei toteuteta. Irtisanoutumislomakkeelle erillinen peruste palvelussuhteen teknistä katkaisua varten, jos palvelussuhde täytyy päättää esim. työaikasäännön muuttuessa tai muusta syystä, johon ei liity nimittämistä uuteen virkaan. Ei toteuteta tässä vaiheessa, uusi peruste taustaan. Ei toteuteta tässä vaiheesa

12 Sähköiset lomakkeiden kehittäminen Tehtäväkohtaisen palkan muutos lomake Muu palkan muutos -lomake Status Tavoitejulkaisu 5947 Tehtäväkohtaisen palkan muutos lomake, loppupäivämäärä-kentässä olevaa tietoa ei voi muuttaa portaalilomakkeella. On toivottu tallennusmahdollisuutta loppupäivämäärä-kenttään jolloin tehtäväkohtaisen palkan muutos saataisiin määräajaksi voimaan. Avoin & Muu ratkaisu 5947 Muu palkan muutos -lomakkeella pitäisi voida poistaa palkkalajeja (esim. olosuhdelisä). Lisäksi pitäisi olla mahdollisuus tehdä palkan muutoksia määräaikaisesti antamalla lomakkeelle muutoksen loppupäivä, jonka jälkeen tiedot palautuisivat ennalleen. Palkkalajit ovat voimassa toistaiseksi. Avoin & Muu ratkaisu Henkilökohtaisen palkanosan muutos: Takautuvan korotuksen muutos mahdolliseksi lomakkeella. Voisiko olla vaikka 2kk takautuvasti?=> Ei toteuteta, ohjeistus ja asioiden ennakointi. Ei toteuteta

13 Sähköiset lomakkeiden kehittäminen Palkkion maksu lomakkeelle pitäisi olla mahdollisuus lisätä mihin palkkio liittyy. Tarvitaan selitekenttä SAP:iin ja tiedon olisi mentävä palkkalaskelmalle saakka (~palkkalajin selitteen 18 merkkiä + tooltip ym.). Palkkioiden maksu lomakkeella samalle päivälle samalla palkkalajilla annettu palkkio kirjoittaa aina edellisen päälle (ylikirjoitusongelma, tarkennettava koko ketju SAP-välitaulu-Palkat). => varoitus/käytön esto. Portaalin palkkion maksu lomakkeella pystytään jakamaan seurantakohteita. Asiakkaiden suunnalta toivottiin, että myös palkanlisien muutos lomakkeella voisi tehdä tiliöinnit eli seurantakohteet ja validointisäännöt olisivat käytettävissä myös tällä lomakkeella (huomioitava Palkat) => Ei onnistu integraatiossa. julkaisu Valmistelussa Valmistelussa Palkkion maksu -lomake Status Tavoite (xx.y.2017) 17.1 (xx.y.2017) Ei toteuteta

14 Sähköiset lomakkeiden kehittäminen Asianohjaus 2-mallissa henkilöstöasiantuntija saisi tehtävälistalleen ilmoituksen eiharkinnanvaraisten poissaolojen hyväksymisestä.=> Asiakkailla on tästä hyvin erilaisia toiveita osa asiakkaista toivoo ehdottomasti ilmoitusta (oikeellisuuden seuranta tehtävälistalla) ja osa ei missään tapauksessa (käyttäjärajapinnan hallinta suurissa virastoissa). Nyt ohjeistettu, että henkilöstöasiantuntija voi seurata näitä säännöllisesti BI-raportin kautta. Yhdellä sopimuksella useampi lomake kierrossa samaan aikaan.=> Toimintatapa-, integraatio- ja prosessinhallintariski => Ei toteuteta. Muut lomakkeisiin liittyvät kehitysehdotukset Status Tavoitejulkaisu Ei toteuteta Ei toteuteta

15 Ajatuksia loppuun. (EVAn raportti 2/2016: Taneli Tikka; Kun kone ottaa ohjat, ss )

16 Kiitos.