Naantalin kaupunki Rekisteriseloste

Transkriptio

1 Naantalin kaupunki Rekisteriseloste 1. Rekisterinpitäjä Naantalin kaupunginhallitus 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama Käsityöläiskatu 2, Naantali 3. Rekisterin nimi Palkka- ja henkilöstöhallinnon rekisteri 4. Henkilötietojen käyttötarkoitus 5. Rekisterin tietosisältö Työntekijöistä rekisterissä: - perustiedot -- nimi -- henkilötunnus -- osoite -- puhelinnumerot (koti / työ) -- sähköpostiosoite ( koti/työ) -- taloontulopäivä Rekisteriä käytetään: - palkkojen ja palkkioiden maksuun - työntekijöiden palvelussuhdetietojen ylläpitoon - työntekijöiden lomien ja muiden poissaolojen ylläpitoon - vakanssirekisterin ylläpitoon - luottamustoimiorganisaation, kokouspalkkiotapahtumien sekä luottamustoimissa toimivien henkiöiden tietojen ylläpitoon - esimiesten ja henkilöstöhallinnon raportointiin

2 - palvelussuhdetiedot -- alkupäivä -- päättymispäivä (jos määräaikainen) -- päättymissyy (jos määräaikainen) -- palvelussuhteen luonne -- kotikustannuspaikka -- esimies -- toimintayksikkö (KEVA) -- tehtävänimike -- tilastoryhmä -- tapaturmavakuutuskoodi -- lomaoikeuskoodi -- ammattiryhmä -- vakanssinumero (jos määräaikainen, ei välttämätön) -- kustannusten jakotiedot - palkkatiedot -- palkanmuutospäivä ja - syy -- tes-koodi -- hinnoittelutunnus -- työaikamuoto -- palkkaosuus% -- tunnit / viikko -- opv (opettajien opetusvelvollisuus) -- todelliset viikkotunnit (opettajilla) -- palkkatekijät ja niiden määrät ja eurot - eläketiedot -- eläkelaki ja muutospäivät -- palvelussuhteen laji (virka- / työsuhde) -- viran- / toimen kokoaikaisuus / osa-aikaisuus -- sisäinen luonne -- määräaikaisuuden peruste -- päivämäärä, jolloin viimeksi siirretty tietoja KEVAlle - ay-tiedot -- ammattiyhdistysliiton nimi ja liittymis- / eropäivä -- ammattiyhdistyksen jäsenmaksu% - verot- / pankkitiedot

3 -- verokortin mukaiset ennakonpidätystiedot -- palkkalaskelman ohjaustiedot ( paperinen / verkkopalkkalaskema) -- lomapalkan- ja lomarahan maksutapavalinnat -- pankkiyhteystiedot - ulosottotiedot - luontoisetutiedot Järjestelmän käyttäjätunnukset (henkilö- ja esimiesroolit) Esimieskoodit Tiedot lomaoikeuksista ja käytetyistä / säästetyistä lomista. Tiedot muista keskeytyksistä syykoodeineen ja päivämäärineen. Tiedot koulutuksista syykoodeineen ja päivämäärineen. Vakanssirekisterin tiedot - numero - muutospäivämäärä - nimi - toimi / virka - pää- / sivutoimi - perustamispäivä - päätöspäivä - voimaanastumispäivä - lakkauttamispäivä - tehtävänimike - hinnoittelutunnus - luonne - palvelussuhteen laji - kustannuspaikka - koko- / osa-aikaisuus - esimies - toimintayksikkö (KEVA) - tes-koodi - työaikamuoto - tapaturmavakuutuskoodi - viikkotunnit

4 - palkka% - lomaoikeuskoodi - tietoja (mm. kelpoisuusehdot) - lisätietoja (mm. vanhan järjestelmän aikaiset vakanssinumerot) Luottamustoimiorganisaatio: - toimielimet -- nimi ja tunnus -- perustamispäivä -- lakkauttamispäivä -- varsinaisten jäsenten lukumäärä -- varajäsenten lukumäärä -- tila (aktiivinen / passiivinen) -- päätoimielin Kokouspalkkiotapahtumat -- kokousten päivämäärät, kellonajat ja läsnäolleiden lukumäärä -- kokouksen osanottajat Luottamustoimiorganisaatiossa käytössä olevat toimet Palveluaikalaskentatiedot: - aikaisemmat palvelussuhteet (oma kunta / muut työnantajat) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Matkalaskut - matkojen päivämäärät, kilometrit ja muut kilometrikorvauksiin/matkalaskuun vaikuttavat tekijät Esimies tallentaa palvelussuhdetta koskevat tiedot Populuksen lomakkeilla. Henkilö voi itse tallentaa muuttuneita henkilötietoja: - nimi - osoite- ja puhelin- ja sähköpostitiedot - pankkitili Palkkasihteeri täydentää esimiehen toimittamia tietoja: - lomaoikeuskoodi - eläkelaki - ammattiryhmä - tilastoryhmä - tapaturmavakuutuskoodi

5 Vero- ja ay-tiedot henkilö toimittaa itse palkkatoimistoon palkkasihteerin tallennettaviksi. Vuoden vaihteessa palkkatoimisto tekee pyyntötiedoston verottajalle uusista voimaan tulevista verokorteista. Ulosottoviranomainen toimittaa maksukiellot palkkatoimistoon palkkasihteerin tallennettaviksi. Liittymillä tulevia tietoja: Titania -> palkkatapahtumia ( työaikakorvaukset) ProConsona -> palkkatapahtumia ja keskeytystietoja Hellewi -> palkkatapahtumia Flexim -> ruokailutapahtumia Palveluaikalaskentaan liittyvät tiedot henkilö toimittaa itse henkilöstöasiainhoitajalle tallennettaviksi. Vakanssirekisteritiedot ylläpidetään ja päivitetään vuosittaisen talousarvion henkilöstösuunnitelman pohjalta. 7. Tietojen säännnönmukaiset luovutukset Luottamustoimiorganisaation perus- ja kokoustiedot tallennetaan toimielinten sihteerien toimesta. Luottamustoimissa toimivien matkalaskut toimitetaan henkilöstöasiainhoitajalle tallennusta varten. Kirjanpito - palkka-ajon kirjanpitoaineisto CGI - palkkalaskelmat Titania - palvelussuhde- ja keskeytystietoja Ammattiyhdistykset - jäsenmaksutiedot neljännesvuosittain KEVA - palvelussuhteiden alkamis- ja päättymisilmoitukset neljännesvuosittain - eläkeansiot vuosittain Verohallinto - ansiotiedot vuosittain Ulosottovirasto

6 - tilitystiedot kuukausittain Työterveyshuolto - terveystarkastuksiin oikeutettujen henkilötiedot KuntaHR - henkilön nimi, organisaatiotieto, esimiestieto ja palsun päättymispvm sähköisten kehityskeskustelujen pitoa varten alkane sairauspoissaolon alku- ja päättymispäivämäärä MY Jobi - vakituisen henkilöstön vakanssiin liittyvät tiedot ja tehtäväkohtainen palkka 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ei siirretä 9 Rekisterin suojauksen periaatteet Populuksesta syntyvä 10 vuotta arkistoiva materiaali säilytetään cd-levyillä lukituissa tiloissa, kahdessa eri rakennuksessa. Populuksesta syntyvä 50 vuotta arkistoiva materiaali säilytetään lukitussa arkistossa paperisena. Alkuperäiset allekirjoitetut paperiset työsopimukset säilytetään palkkatoimiston lukitussa henkilöarkistohuoneessa. Tietokannat ovat palomuurilla suojatussa verkossa. Tiedot on varmistettu varmistuslaitteistolla. Varmistukset otetaan säännöllisesti. Palvelimet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain tarvittavilla henkilöillä. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilökäyttäjäroolilla pääsee katsomaan vain omia tietojaan ja esimiesroolilla alaistensa tietoja.

7