Osaamisen hallinta. Kiekun infotilaisuus

Transkriptio

1 Osaamisen hallinta Kiekun infotilaisuus

2 Sisältö Osaamisen hallinnan osa-alueet Pätevyydet - Pätevyyspuu - Profiilien ylläpitäminen - Vakioraportteja Suorituksen johtaminen Koulutuksen hallinta - Koulutuspuu - Koulutusilmoittautumisten ylläpitäminen - Kurssin jälkikäsittely ja koulutuspalaute - Vakioraportit

3 Osaamisen hallinnan osa-alueet Osaamisen hallinnan osa-alue koostuu seuraavista osioista - Osaamisen arviointi - Suorituksen johtaminen - Koulutuksen hallinta Optioina Kieku-tietojärjestelmässä ja otettavissa käyttöön toisistaan riippumatta

4 Pätevyydet Pätevyyspuu

5 Pätevyyspuun rakenne Pätevyyspuu sisältää organisaatiota parhaiten palvelevat osaamiset sekä niiden arvioinnissa käytettävät asteikot (organisaation osaamiskartta) Pätevyyspuuta käytetään viroille/tehtäville asetettujen vaatimusten ja henkilöiden osaamisten määrittelyssä Hierarkkinen rakenne, joka koostuu pätevyysryhmistä, pätevyyksistä ja niiden välisistä suhteista

6 Pätevyyspuun ylläpitäminen Pätevyysryhmän luonnin yhteydessä syötetään seuraavat tiedot: - Pätevyysryhmän nimi ja lyhenne; lyhenteen nimeämisessä noudatetaan määriteltyjä sääntöjä - Arviointiasteikko - Mahdollinen pätevyysryhmän kuvausteksti - Pätevyyden luonnin yhteydessä syötetään seuraavat tiedot: - Määritetään, mihin pätevyysryhmään pätevyys kuuluu - Pätevyyden nimi ja lyhenne; lyhenteen nimeämisessä noudatetaan määriteltyjä sääntöjä - Pätevyyden kuvausteksti - Voimassaoloaika, jos pätevyydellä on sellainen

7 Kieku-tietojärjestelmään määritelty pätevyyspuun rakenne Kieku-tietojärjestelmään on määritelty pätevyyspuun yleinen rakenne - Valtiokonsernin yhteiset osaamiset - Hallinnonalakohtaiset osat - Luvat ja pätevyydet (RVL, poliisi, tulli) - Virkaluettelo (RVL) - Arviointiasteikot ja niiden kuvaukset - Nimeämissäännöt

8 Kuva Kieku-tietojärjestelmän pätevyyspuusta

9 Pätevyydet Profiilien ylläpitäminen

10 Vaatimusprofiili Vaatimusprofiili ylläpidetään budjetoidulle toimelle tai toimelle Vaatimusprofiili sisältää osaamisen tavoitetilan Vaatimusprofiili muodostuu pätevyydestä, vaadittavasta tasosta ja voimassaoloajasta

11 Pätevyysprofiili Pätevyysprofiili ylläpidetään henkilölle Pätevyysprofiili sisältää henkilön osaamisen nykytilan Pätevyysprofiili muodostuu pätevyydestä, osaamistasosta ja voimassaoloajasta

12 Osaamisen arvioiminen Virkamies arvioi omaa osaamistaan viralle asetettuja vaatimuksia vasten Virkamies voi lisätä omaan profiiliinsa myös pätevyyksiä, jotka eivät ole viran vaatimusprofiilissa Virkamies lähettää oman arviointinsa esimiehelle hyväksyttäväksi (hylättäväksi, muutettavaksi) Virkamies ja esimies tekevät arvioinnin portaalissa

13 Pätevyydet Vakioraportteja

14 Raportit, esimerkkejä Profiilivertailu - Budjetoidun toimen vaatimusprofiilin ja virkamiehen pätevyysprofiilin välinen vertailu, vajeanalyysi - Analyysi - profiilit - Budjetoidun toimen vaatimusprofiilin katselu - Virkamiehen pätevyysprofiilin katselu Pätevyyksien haku - Haetaan henkilöitä, joilla on tietty pätevyys (ja osaamistaso) - Haetaan budjetoidut toimet, joilla on tietyt vaatimukset

15 Raportit, esimerkkejä Profiilivertailu: budjetoitu toimi /haltija - Organisaatioyksikön kaikkien budjetoitujen toimien ja niiden haltijoiden välinen profiilivertailu Vanhentuneet pätevyydet - Luettelo vanhentuneista tai vanhenemassa olevista pätevyyksistä Pätevyyksien yleistiedot - Luettelo organisaatioyksikön pätevyyksistä sekä osaamistason keskiarvo

16 Suorituksen johtaminen

17 Kieku-tietojärjestelmän toiminnallisuus Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa tavoite- ja kehityskeskusteluprosessiin - Lomakkeet - Sähköisen asianohjauksen virkamiehen ja esimiehen välillä - Lomakkeiden arkistoitumisen Suorituksen arvioinnin hyväksymistoimenpiteiden jälkeen henkilökohtaisen palkanosan muutoksen päivittymisen virkamiehen sopimustietoihin ja sopimukselta palkkajärjestelmään

18 Arviointilomakkeet Kieku-tietojärjestelmään on luotu seuraavat arviointilomakepohjat : 1. Tavoite- ja kehityskeskustelu 2. Suorituksen arviointi 3. Kehittymissuunnitelma arviointi (valinnainen) 5. Koulutuspalaute Pääkäyttäjä kopioi lomakepohjan, tekee viraston tarvitsemat muutokset kopioon ja vapauttaa sen käytettäväksi

19 Arviointiprosessin kulku Arviointiprosessin vaiheita kuvataan käsitteellä tila Tilat ja niiden järjestys on määritelty arviointilomakkeessa Tilan muuttamiseen oikeutettu rooli/henkilö on määritelty arviointilomakkeessa Arviointiprosessiin osallistuvat henkilöt/roolit on määritelty arviointilomakkeessa Tavoite- ja kehityskeskustelun, kehittymissuunnitelman ja suorituksen arvioinnin aloittaa esimies Osa-arvioijan käyttö mahdollista

20 Vakioraportit Arvioinnit - Analysoi arvioinnit Yhteenvedon laatiminen arvioinneista Arvioinnin tulostaminen Ranking-luettelot Analyysit Raportin vieminen Microsoft Exceliin

21 Koulutuksen hallinta Koulutuspuu

22 Koulutuspuu Koulutuspuu palvelee viraston koulutushallinnointitarvetta Koulutuspuussa voidaan hallinnoida viraston tarjoamat sisäiset ja ulkoiset koulutukset Koulutuspuu on hierarkkinen rakenne, joka koostuu kurssiryhmistä, kurssityypeistä, kursseista, koulutusohjelmatyypeistä, koulutusohjelmista ja niiden välisistä suhteista

23 Kieku-tietojärjestelmään määritelty koulutuspuun rakenne Kieku-tietojärjestelmään on määritelty koulutuspuun yleinen rakenne - Valtiokonsernin yhteinen koulutus - Hallinnonalakohtaiset puunhaarat Rakenne mahdollistaa käyttöoikeuksien antamisen yhteisiin koulutuksiin sekä hallinnonala-, toimiala- ja virastokohtaisiin koulutuksiin

24 Kieku-tietojärjestelmän koulutuspuun rakenne, kurssiryhmät

25 Koulutuspuun ylläpitäminen Kurssiryhmän avulla koulutuspuusta rakennetaan hierarkkinen - Kurssiryhmä voi olla esim. hallinnonala, virasto, koulutuslaji Kurssityyppi sisältää koulutuksen perustiedot, jotka siirtyvät oletusarvona varsinaisille koulutustilaisuuksille (kursseille) - Kurssityypin nimi, lyhenne, voimassaoloaika - Koulutustilaisuuden ohjelma ja sisällönkuvaus - Aikataulu - Osallistujamäärät

26 Koulutuspuun ylläpitäminen - Osallistujamäärät - Hintatiedot/henkilö (valinnainen) - Koulutuksen osaamisvaatimus - Koulutuksen osaamistavoite Kurssi on varsinainen koulutustilaisuus, jolle ilmoittaudutaan - Koulutuksen aloituspäivämäärä - Koulutuksen pitopaikka - Koulutuksen järjestäjä

27 Koulutuksen hallinta Koulutusilmoittautumisten ylläpitäminen

28 Ilmoittautuminen Virkamies ilmoittautuu koulutukseen portaalissa Esimies hyväksyy tai hylkää ilmoittautumisen portaalissa (asianohjaus) Koulutukseen osallistumisen kutsukirje lähtee automaattisesti ilmoittautuneen sähköpostiosoitteeseen Koulutusvastaava voi ilmoittaa virkamiehiä kurssille perusjärjestelmässä Varauksen voi tehdä alustavasti nimettömänä perusjärjestelmässä Kurssi näkyy virkamiehen kurssihistoriassa

29 Ennakkoilmoittautuminen Ennakkoilmoittautuminen (-varaus) tehdään kurssityyppiin Virkamies ilmoittautuu ennakkoon portaalissa Esimies voi tehdä virkamiehen puolesta ennakkovarauksen Koulutusvastaava voi ilmoittaa virkamiehiä ennakkoon perusjärjestelmässä Ennakkoilmoittautumisia voidaan seurata raporteilla koulutussuunnittelun yhteydessä

30 Peruutus Virkamies voi perua osallistumisensa kurssille portaalissa Esimies hyväksyy tai hylkää peruutuksen portaalissa Koulutusvastaava voi perua osallistumisen perusjärjestelmässä Peruutuskirje lähetetään virkamiehen sähköpostiosoitteeseen

31 Koulutuksen hallinta Kurssin jälkikäsittely Koulutuspalaute

32 Kurssin jälkikäsittely Kurssin jälkikäsittely sisältää seuraavat toimenpiteet: - Vahvistetaan henkilön osallistuminen koulutukseen - Arvioidaan, onko osallistuminen ollut hyväksyttävää - Siirretään koulutuksella saavutettu osaaminen (+taso) henkilön pätevyysprofiiliin - Kurssi voidaan historioida Jälkikäsittely voidaan tehdä vasta, kun kurssi on päättynyt Jälkikäsittelyn tekee koulutusvastaava perusjärjestelmässä

33 Koulutuspalaute Kieku-tietojärjestelmään on luotu arviointilomakepohja Pääkäyttäjä kopioi lomakepohjan, tekee muutokset kopioon ja vapauttaa sen käytettäväksi Kurssin käynyt antaa koulutuspalautteen portaalissa nimettömänä Koulutuspalautteen voi antaa vasta kurssin jälkeen Koulutusvastaava voi analysoida palautteita perusjärjestelmässä raportilla Analysoi arvioinnit

34 Koulutuksen hallinta Vakioraportit

35 Dynaaminen tietovalikko Kaikki koulutuksen hallinnan vakioraportit voi käynnistää dynaamisessa tietovalikossa Raportit on jaoteltu kolmeen ryhmään: - Osallistumiset - Kurssit - Resurssit

36 Ilmoittautumisiin liittyvä raportointi

37 Kursseihin liittyvä raportointi

38 Resursseihin liittyvä raportointi (valinnainen)