Kieku hankkeen budjetti ja BI raporttien hyödyntäminen hankkeen talouden seurannassa

Transkriptio

1 Kieku hankkeen budjetti ja BI raporttien hyödyntäminen hankkeen talouden seurannassa Eila Parviainen Tilaisuus, Esittäjä

2 Kiekun budjettirakenne Hanke on jaettu neljään toimintokokonaisuuteen Projektikoodi ja Seuko1 tarkentavat toimintojen toimintojen sisältöjä Suoritteen avulla saadaan käyttöönottoerien kulut näkyviin erikseen Budjetin toteutumista seurataan BI raporttien avulla Projektipäälliköt raportoivat hankepäälliköille Hankepäälliköt raportoivat viikottain hankejohdolle Hankejohtaja raportoi kerran kk strategiselle ohjausryhmälle Tilaisuus, Esittäjä 2

3 Kieku hankebudjetti 2013 Suoritteet Toiminnot Vaihe 1 VM 1 VM 2 SM 2 Vaihe 2 Erä 1 Kieku-yhteiset xxxx xxxx xx xxx xx Kieku-käyttöönotot xxx xxx xx Kieku-tuotekehitys xx xx xx Tuotanto xxxx Yhteensä Tilaisuus, Esittäjä 3

4 Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä Käyttöliittymä Loppukäyttäjät pääsevät tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta Kieku-portaali (SAP EP) Ammattikäyttö SAP GUI Selain (Logica) Ammattikäyttäjien kirjautuminen - Analyysiraportointi tuotetaan BI-tietovarastossa. - Suunnattu laajalle käyttäjäjoukolle. - Tietojen lataus perusjärjestelmistä päivittäin. Tietovarastoraportointi (SAP BI ) - Operatiivinen raportointi suoraan perusjärjestelmistä. - Suunnattu ammattikäyttäjille (Palkeet, virastot) - Raportoitavat tiedot reaaliaikaisia. Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu Palvelusaikalaskenta

5 Kieku portaali - aloitusnäkymä BI-raportointi toimii Kieku-portaalin kautta. Kieku-portaali jakautuu välilehtiin. BI-raportointiin pääsee portaalista Raportointi -välilehdeltä. Muita portaalin välilehtiä ovat mm. Virkamies ja Esimies

6 Raportointi välilehden sisältö Näkymä rajautuu käyttäjän roolin mukaan. Tässä esimerkissä talousraportoinnin rooli BIraportoija / taloustiedon hyödyntäjä

7 Demo: Seuranta- ja vertailuraportti, suppea Raportin ajaminen, oletusnäkymä ja toiminnot

8 Demo: Raportti Seuranta- ja vertailuraportti suppea Seuranta- ja vertailuraportti suppea -raportti löytyy Talouden seuranta -välilehdeltä otsikon Sisäinen laskenta ja budjetin seuranta alta Raportti ajetaan nimen kohdalta hiirellä klikkaamalla

9 Demo: Raportin oletusnäkymä ja rakenne Raportti avautuu oletusnäkymään, jota kukin käyttäjä voi muokata työkalun ominaisuuksien ja raportin määritysten puitteissa Raportin vasemmalla olevassa sarakkeessa on raportin rakenne eli mitä tietoja on sarakkeilla ja riveillä. Vapaat ominaisuudet ovat tietoja (objekteja), joita raportin käyttäjä voi halutessaan tuoda raporteille, jolloin näkymä muuttuu 9

10 Demo: Navigointi raportilla Raporteilla voidaan navigoida - hiiren vasemmalla vedä ja pudota toiminnolla tai - hiiren oikealla esiin saatavalla kontekstivalikolla Vedä ja pudota toiminto: - kun vedetään hiiren vasemmalla objekti toisen objektin päälle, aiempi objekti korvataan. - kun halutaan lisätä objekti, vedetään hiiren oikealla niin että näkyviin tulee musta pystyviiva -> uusi objekti riveille, musta poikkiviiva -> uusi objekti sarakkeille - Jos taas objekti vedetään työalueen ulkopuolelle (kursori muuttuu x- merkiksi), objekti poistuu raportilta. - Kaikkien raportin sarakkeilla, riveillä ja vapaissa ominaisuuksissa olevien objektien paikkaa voidaan vapaasti vaihtaa ottamalla kiinni otsikon nimestä ja vetämällä hiirellä Kontekstivalikon käytössä ( hiiren oikea ) olennaista on, missä kohdassa raporttia kontekstivalikon ottaa esiin. Kontekstivalikon kohdan Muuta erittelyä alta löytyvät ne toiminnot, jotka on mahdollista kulloinkin suorittaa objektien siirtämiseksi raportilla.

11 Demo: Raportin yläpalkin toiminnot Paluu alkuun: Raportti palaa oletusnäkymään. Tätä käytetään silloin, kun on tehnyt useita navigointeja ja haluaa palata alkuperäiseen näkymään. Paluu edelliseen: Palataan yksi navigointiaskel taaksepäin Näytä: Pudotusvalikon oletusarvo Taulu tarkoittaa, että luvut näytetään taulukkomuodossa. Valintalistasta voi valita myös grafiikan tai grafiikan ja taulun yhdistelmän, mutta grafiikka ei oletusnäkymässä ole useinkaan käyttökelpoista sellaisenaan. Kirjanmerkki: Kun oletusnäkymää on muokattu ja muokattu näkymä halutaan säilyttää myöhempää käyttöä varten, voidaan se tallentaa Kirjanmerkin avulla. - Painetaan painikkeesta Kirjanmerkki ja lisätään selaimen Suosikkeihin. Jatkossa valmis näkymä, eli kirjanmerkki, joka talletettiin, on käytössä selaimen Suosikeissa. - Suosikeista kopioidun linkin voi myös tallentaa leikepöydälle muualle kopioimista varten (sähköposti, intranet jne.). Linkkien käytön edellytyksenä riittävät käyttöoikeudet

12 Demo: Raportin yläpalkin toiminnot Tulostusversio: Raportin voi tulostaa.pdf muodossa. Tätä voi käyttää myös, jos haluaa tallentaa tai arkistoida raportin.pdf muodossa. Pdf.muotoiseen raporttiin tulostuvat myös raportilla käytetyt rajaukset Vienti Exceliin: Raportilla näkyvän aineiston voi pudottaa exceliin ja jatkaa jatkojalostusta excelissä. Kun raportin aineisto on viety exceliin, on dynaamisuus BI järjestelmään kadonnut ja käytössäsi on normaali excel tiedosto ja excelin toiminnallisuudet (laskentakaavat, grafiikka jne.) Informaatio: Kyselyn tiedot ikkunaan kautta pääsee käsiksi raporttikohtaiseen käsikirja - Informaatio-painikkeen takana näkyy myös kyselyyn liittyviä tietoja, kuten viimeisin päivittäjä, tietojen päivitys ajankohta, suodatusarvot jne.

13 Demo: Tuntiraportointi

14 Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit Raportilla raportoidaan henkilöiden hyväksyttyjä ja toteutuneita tunteja ja palkan lisän määriä sekä lisäksi suoritteiden määriä seurantakohteittain ja palkkalajeittain kuukausi- ja /tai viikkotasolla. Vastaava raportti myös 3vko/vko jaksoille. Raportilta voi porautua suppeaksi rajatussa aineistossa päivätason tuntikirjauksiin. Kohdentamaton työaika ei näy raporteilla Raportti on käytössä esimiehillä, hr-asiantuntijoilla sekä talouden seurannassa (kullakin käyttäjäryhmällä hiukan eri muotoisena). Tiedot päivittyvät ajanhallinnasta BI-raportointiin päivän viiveellä.

15 Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit kk/vvvv Oletusnäkymä taloushallinnolle suunnatusta raportista Vapaiden ominaisuuksien avulla raportille voidaan tuoda mm. työntekijätason ja kaikki seurantakohteet.