Tarjouspyyntö 1 (8) 29.5.2015 Tilaaja: Sipoon kunta Kehitys- ja kaavoituskeskus PL 7 (Iso Kylätie 18) 04131 Sipoo PORVOONVÄYLÄN (VT 7) JA ERIKSNÄSINTIEN (MT 11687) PARANTAMINEN SIPOONLAHDEN KOHDALLA, YLEISSUUNNITELMAN PÄIVITYS Sipoon kunnan Kehitys- ja kaavoituskeskus pyytää tarjoustanne yleissuunnitelman laatimiseksi Sipoonlahden eritasoliittymän kohdalle. Hankinnan tausta ja tavoitteet Hankkeen kohteena on päivittää Sipoonlahden eritasoliittymästä jo aikaisemmin laadittua yleissuunnitelmaa ja suunnitella toimenpiteet, joilla Porvoonväylällä (vt 7) olevan Sipoonlahden eritasoliittymän sekä sen läheisyydessä olevan tie- ja katuverkon toimivuutta parannetaan. Lisäksi tavoitteena on, että eritasoliittymän yhteyteen suunnitellaan pikavuoropysäkit liityntäpysäköinteineen, kevyen liikenteen yhteyksineen ja vaihtopysäkkeineen. Kohteesta on vuonna 1996 valmistunut Uudenmaan tiepiirin teettämä yleissuunnitelma valtatien 7 ja Eriksnäsintien (Pt 11687) parantamisesta Sipoonlahden kohdalla. Työssä tutkitaan myös eritasoliittymän ympäristöön liittyvän maankäytön kehittämispotentiaali. Maankäyttöä alueelle suunnitellaan muun muassa Sibbesborgin osayleiskaavatyössä. Työ on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa alustavassa työohjelmassa (liite 1). Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on avoin, kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus TEM:n ylläpitämässä sähköisessä Hilma-ilmoituskanavassa (http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/) sekä Sipoon kunnan verkkosivuilla (http://www.sipoo.fi/fi/tarjouspyynnot). Sopimuskausi Sopimuskausi on määräaikainen. Se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Aikataulu Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset toimitettava viimeistään 12.6.2015 Vastaukset tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin viimeistään 23.6.2015 Tarjouksien viimeinen jättämispäivä 30.6.2015
Tarjouspyyntö 2 (8) Päätös valittavasta konsultista viimeistään elokuussa 2015. Työ voidaan aloittaa välittömästi tarjouksen tultua hyväksytyksi. Tilattavan työn osalta tavoiteaikataulu on seuraava: Suunnittelutyön on tarkoitus alkavan elokuussa 2015 Työn on tarkoitus olla kokonaisuudessaan valmis maaliskuussa 2016 Yhteydenpito ja lisätietoja Kunnan yhteyshenkilö tarjouspyyntöön liittyvissä kysymyksissä on yleiskaavapäällikkö Kaisa Yli-Jama, kaisa.yli-jama@sipoo.fi, puh. 09 2353 6702. Tarjouspyyntöä koskevat mahdolliset kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen kaisa.yli-jama@sipoo.fi viimeistään 12.6.2015 klo 15.00, jotta ehdimme toimittaa vastaukset kysymyksiin ennen tarjouspyynnön jättämisajan umpeuduttua. Määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin annetut vastaukset sekä tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset ja lisäykset julkaistaan viimeistään 23.6.2015 Sipoon kunnan verkkosivuilla osoitteessa http://www.sipoo.fi/fi/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee huomioida vastaukset sekä täsmennetyt tiedot tarjousta antaessaan. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun valintapäätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Asianosaisella ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Hinta ei kuitenkaan ole liike- ja ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen sisältö Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteenä oleva tarjouslomake sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjouksessa voidaan esittää tarkennuksia tai parannusehdotuksia alustavaan työohjelmaan. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajan kelpoisuusehdot. Liite 2 on tarjouslomake ja se on toimitettava hankintayksikölle täytettynä tarjouksen mukana.
Tarjouspyyntö 3 (8) Tarjouksen tulee sisältää ainakin seuraavat tiedot ja selvitykset: Tarjouksen hinta Tarjouksen hinta ilmoitetaan sitovana kokonaishintana. Kokonaishinnan tulee sisältää kaikki toimeksiantoon kuuluvat kustannukset ja työohjelmassa esitellyt työvaiheet mukaan luettuna kokouspalkkiot, raportointikustannukset sekä atk- ja matkakustannukset. Kokonaishinnan lisäksi tarjouksen tulee sisältää hinnat eriteltynä työvaiheittain, henkilötyökustannukset henkilöittäin veloitusperusteineen (sis. työtuntihinnat ja tuntimääräarvio) sekä muut työstä aiheutuvat kustannukset eriteltyinä matka-, raportti-, tms. kustannuksiin. Tarjouksesta tulee edellisten lisäksi selvitä hintaan sisältyvien kokousten lukumäärä sekä avainhenkilöiden työmäärän/palkkioiden osuus kokonaishinnasta. Kaikki hinnat tulee antaa sekä ilman arvonlisäveroa että arvonlisäverollisena. Tarjouksen kokonaishintaa käytetään tarjousten vertailussa. Tunti/yksikköhinnoittelua sovelletaan mahdollisiin lisä- ja/tai jatkotilauksiin (esim. ylimääräiset kokoukset). Hintaerittelyjä käytetään myös laadun arvioinnissa. Työohjelma Tarjouksen keskeinen osa on konsultin laatima ehdotus työohjelmaksi. Työohjelmasta tulee ilmetä muun muassa, miten työ aiotaan tehdä, työn sisältöön liittyvät ehdotukset ja työn suorittamistapa suunnitteluvaiheittain. Työohjelmassa on annettava selvitys työhön osallistuvasta henkilökunnasta laskutusluokittain, vastuuhenkilöt nimettyinä sekä arvioidut työmäärät/henkilö perusteluineen. Työohjelman sisältöä käytetään tarjousten vertailussa ja se saa sisältää vain tarjoushintaan kuuluvia tehtäviä. Työohjelmasta tulee ilmetä ainakin seuraavat asiat: työn organisointi ja resursointi hankkeeseen osallistuvien henkilöiden vastuualueet ja osaamiset työmääräarvio henkilöittäin ja tehtävittäin työn vaiheistus ja raportoinnin aikataulut työohjelmaan sisältyvien neuvotteluiden lukumäärä selvitysten ja tutkimustulosten sisällön, laajuuden ja havainnollisuuden luonnehdinta työmenetelmien kuvaus: selvitys käytettävistä atk-laitteistoista ja -ohjelmistoista sekä työssä hyödynnettävistä mallinnustyökaluista selvitys mahdollisista alihankinnoista ja siitä, miltä osin alihankkijoita tullaan työssä käyttämään tilaajalle jäävät tehtävät Yrityksen sekä työhön osallistuvien henkilöiden työreferenssit ja CV:t Työreferensseissä tulee näkyä henkilön rooli ja vastuu mainituissa referenssitöissä. Referensseistä pyydetään vain tämän työn kannalta relevantit aiemmat tehtävät
Tarjouspyyntö 4 (8) viimeisen kymmenen vuoden ajalta, maksimissaan 5 referenssiä/henkilö. Liite 3 on asiantuntijalomake ja se on toimitettava hankintayksikölle täytettynä tarjouksen mukana. Referensseistä arvioidaan hankkeiden vastaavuus, vaativuus ja laajuus. Mikäli tarjoaja käyttää työssään alihankkijoita, annetaan alihankkijoiden työreferenssit kuten tarjoajan ja sen henkilöstön osalta. Selvitykset tarjoajan kelpoisuudesta Tarjoajalta edellytetään, että se on suoriutunut yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Tarjoukseen tulee liittää selvitys siitä, että tarjoaja on suorittanut verot ja lakisääteiset maksut sekä ennakkorekisteriote, josta näkyy että yritys on merkitty ennakkorekisteriin. Kunta varaa oikeuden pyytää valittavaksi ehdotetulta tarjoajalta muuta taloudellista selvitystä ennen valintapäätöksen tekemistä. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjous on toimitettava 30.6.2015 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kaisa.yli-jama@sipoo.fi. Sähköpostin aiheena tulee olla Sipoonlahden eritasoliittymän yleissuunnitelma. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 31.8.2015 saakka ja valitun tarjouksen osalta siihen asti kunnes hankintasopimus on allekirjoitettu. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätös ja -sopimus Tarjousten avaaminen Tilaajat avaavat tarjoukset suljetussa avauskokouksessa. Kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden arviointi perustuu tarjoajan liitteellä 2 ja sen liitteissä antamiin tietoihin sekä muiden tarjouspyynnöllä vaadittujen tietojen täyttymiseen. Liite 2 on palautettava tarjouksen yhteydessä. Vaillinaisesti täytetty liite tai sen puuttuminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, joita koskee hankintalain (52 59, 63 ja 71 ) mukainen poissulkemisperuste.
Tarjouspyyntö 5 (8) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä sekä siinä mainittuja vaatimuksia. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous voidaan hylätä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä silloin, kun siihen ei sisälly pyydettyjä tietoja ja liitteitä. Tarjous voidaan myös sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle, mikäli se on selvästi alihinnoiteltu eli tarjouksessa ilmoitettu hinta ei ole uskottava suhteessa työohjelman sisältöön ja työryhmän kokoonpanoon (hankintalaki 63 ). Tarjoaja, joka ei täytä tarjouspyynnössä vaadittuja edellytyksiä, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Tarjousten vertailu Tarjoajien tulee antaa kaikki tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä 2 ja 3 pyydetyt tiedot, jotta tarjous tulee hyväksytyksi ja se voidaan ottaa mukaan vertailuun. Näiden pyydettyjen tietojen perusteella suoritetaan tarjousten vertailu. Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellinen edullisuus muodostuu laatu ja hintapisteiden yhteenlasketusta tuloksesta. Tarjousvertailussa työn hinta muodostaa 30 % ja työn laatusisältö 70 % kokonaispistemäärästä. Vertailussa korkeimman pistemäärän saanut tarjous katsotaan kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi. Mikäli useampi tarjoaja saa saman vertailuluvun, valitaan korkeammat laatupisteet saanut tarjoaja. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Hinta 30 % Vertailuhintana käytetään tarjouksen kokonaishintaa. Tarjouksessa esitetyn kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kustannukset. Työn kokonaishinta muodostaa vertailupisteistä maksimissaan 300 pistettä. Halvin tarjottu hintaa saa siten 300 pistettä ja muut hinnat saavat pisteet seuraavan kaavan mukaisesti: halvin hinta / vertailtava hinta x painoarvo (300). Laatu 70 % Työn laatusisältö muodostaa vertailupisteistä maksimissaan 700 pistettä. Pisteet muodostuvat alla olevassa taulukossa esitettyjen arviointitekijöiden ja niiden painoarvokertoimien pohjalta. Vertailussa lasketaan tarjoajan saamat yhteispisteet kaavalla vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä x painoarvo (700).
Tarjouspyyntö 6 (8) Laadun arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin tekijöihin ja perusteisiin: Työohjelma: Työryhmä: Referenssit: Toimintavarmuus: Työmäärä (h): Soveltuvuus ko. työtehtävään, kattavuus, lähestymistapa, menetelmät, raportointi- ja esitystapa, tiedon välittäminen tilaajan tarpeisiin ja tilaajalle jäävät tehtävät. Koko, kokoonpano, kokemus, työryhmän henkilöreferenssit vastaavista työtehtävistä ja tämän pohjalta tehty arvio työryhmän kyvyistä toteuttaa tarjouspyynnön mukaiset työt. Konsulttitoimiston ja työryhmään nimettyjen henkilöiden referenssit vastaavista hankkeista. Arvioitavia ominaisuuksia ovat mm. kohteen vastaavuus, vaativuus, erityisosaaminen, laajuus, tuoreus ja monipuolisuus. Tarjoajan näyttö vastaavien projektien läpiviemisestä, työryhmän koko ja mahdolliset nimetyt varahenkilöt, resursoinnin, osaamisen ja organisoinnin suhde vaadittuun tulokseen. Projektiin esitetty työtuntimäärä ja sen realistisuus (resursointi ja tuntijakauma). Hankintapäätös ja -sopimus Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava, kansallisen kynnysarvon (30 000 ) ylittävä hankinta. Hankinnasta päättää yleiskaavapäällikkö valintaryhmän esityksen pohjalta. Valintapäätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjoajille. Konsultin valinta pyritään tekemään elokuun loppuun mennessä. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen valintapäätöksen tiedoksi.
Tarjouspyyntö 7 (8) Sopimusperusteena ovat Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013). Suunnittelutyö voidaan käynnistää välittömästi hanketta koskevan sopimuksen tekemisen jälkeen valitun konsultin kanssa. Toimeksiannossa noudatetaan seuraavia sopimusasiakirjoja tärkeysjärjestyksessä: 1. Konsulttisopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous liitteineen 4. Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013 Toimintatavat Työn tilaajana toimii Sipoon kunta. Työn ohjausryhmänä toimii Sipoon kunnan, Uudenmaan ELY-keskuksen, Liikenneviraston ja HSL:n edustajista koostettava ryhmä. Valittavan konsultin tulee nimetä projektin ajaksi vastuuhenkilö, joka vastaa työn koordinoinnista konsultin puolesta. Konsultin tulee ilmoittaa tilaajalle välittömästi tarjouksen mukaiseen työryhmään kuuluvan työntekijän vaihtumisesta kesken projektin sekä hyväksyttää tämä kunnalla. Muut ehdot Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu määräajassa. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjousten käsittelyn ehtona on, että tarjoaja antaa tarjouksessaan vastaukset kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja toimittaa pyydetyt selvitykset ja todistukset tarjouksen yhteydessä. Kunta voi pyytää tämän lisäksi tarjoajaa toimittamaan tarvitsemiaan lisätietoja ja todistuksia. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä saamansa tarjoukset sekä tarvittaessa keskeyttää julkinen hankinta perustellusta syystä osittain tai kokonaan. Tällainen syy voi olla esimerkiksi, että tarjoukset eivät laadullisesti täytä tilaajan vaatimuksia tai tarjoushinnat ylittävät hankkeelle budjetoidut varat tai saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. Alihankkijan käyttö Alihankkijan käyttö on sallittua, mutta kaikki tarvittavat tiedot (kelpoisuusehdot ja yritysja henkilöreferenssit) tulee käydä ilmi jo tarjouksesta. Lisäksi tulee selvittää, mitkä työtehtävät kuuluisivat alihankkijalle. Alihankkijan vaihtaminen kesken projektin on hyväksytettävä kunnalla. Alihankkija ei voi siirtää omia töitään toiselle alihankkijalle.
Tarjouspyyntö 8 (8) Liitteet Liite 1. Liite 2. Liite 3. Liite 4. Alustava työohjelma Tarjoajan kelpoisuusehdot (täytettävä liite, joka liitettävä tarjoukseen) Asiantuntijalomake (täytettävä liite, joka liitettävä tarjoukseen) Valtatien 7 ja Eriksnäsintien (Pt 11687) parantaminen Sipoonlahden kohdalla, Yleissuunnitelma, Tielaitos/Uudenmaan tienpiiri, 1996 Sipoossa 29.5.2015 Kehitys- ja kaavoituskeskus Kaisa Yli-Jama Yleiskaavapäällikkö