Rovaniemen Kehitys Oy Ainonkatu 1, 96200 Rovaniemi Toimisto 040 513 7890 rovaniemenkehitys@rovaniemi.fi TARJOUSPYYNTÖ Sapporon joulumarkkinoiden ja Tokion Midtownin järjestelytyöt, markkinointivideot sekä tapahtumien avausten ja toiminnan dokumentointi 1 Taustaa Rovaniemen Kehitys Oy osallistuu Suomen Japani instituutin kanssa Sapporon Joulumarkkinoille (German Christmas Market in Sapporo 2011) 26.11. 24.12.2012. Rovaniemi on mukana joulumarkkinoilla toista kertaa. Midtownin tapahtuman avajaiset ovat 24.11.2012 ja tapahtuma kestää joulukuun loppuun. Tapahtuma on tarkoitettu ainoastaan tuotteita ja elintarvikkeita myyville yrityksille. Matkailutuotteita tapahtumassa ei voi myydä. Sapporon joulumarkkinoita on järjestetty vuodesta 2002 lähtien. Kävijöitä on ollut vuosittain 600.000 800.000. Rovaniemi on varannut tapahtumaan myyntipisteen/kojun, jossa myydään paikallisia lappilaisia ja luontoon sekä jouluun liittyviä tuotteita. Tuotteet ilmentävät suomalaista joulua sekä Rovaniemeä Joulupukin virallisena kotikaupunkina. Myytäviä tuotteita ovat mm. puukot, porontaljat, Lapin nuket, käsityötuotteet, muotoilutuotteet, joulupukkiin liittyviä av ja kirjallisia tuotteita. 2 Hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta, ns. pienhankinta. Hankinnassa noudatetaan Rovaniemen Kehitys Oy:n hankintaohjeita. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoaja on huolehtinut Suomen lainsäädännön mukaisten ja/tai sijoittumismaansa verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta ja on merkitty ammatti ja elinkeinorekisteriin (Suomessa kaupparekisteriin), ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Mikäli tarjoaja on säännöllinen palkanmaksaja, tarjoajan tulee olla merkittynä työnantajarekisteriin. 1
Tilaaja tarkistaa edellä mainittujen soveltuvuusvaatimusten täyttymisen valitulta palveluntuottajalta ja pyytää toimittamaan vaatimusta koskevat selvitykset. 3 Tarjouspyynnön kohde Myynnin järjestelytyöt Palvelun tuottajan tulee kartoittaa ja koota Rovaniemen alueelta Sapporon joulumarkkinoille ja Tokion Midtowniin menevät tuotteet, laatia tuotteista kuvallinen tuotelistaus sekä laatia tuotteista hintalistaukset (netto ja myyntihinnat). Edelleen palvelun tuottajan tulee koordinoida tuotteiden lähettämisen ja tullauksen Sapporoon ja Midtowniin. Tuotteiden kuljetuksen ja tullauksen osalta yritys toimii koordinaattorina sekä alueen yritysten että huolintaliikkeen suuntaa. Huolintaliike vastaa käytännön kuljetuksesta ja tullauksesta. Palvelun tuottaja suunnittelee myyntikojun ulkoasun sekä tuotteiden myyntiin liittyvät ulkoasutekijät. Palvelun tuottaja valmistelee kojun myyntikuntoon yhteistyössä Sapporossa olevien yhteyshenkilöiden kanssa. Palvelun tuottaja toteuttaa tuotteiden myynnin seurannan. Palvelun tuottaja koordinoi kummankin tapahtuman lopettamiseen liittyvät toimenpiteet kuten myymättä jääneiden tuotteiden mahdollisen palautuksen tai varastoinnin. Palvelujen tuottaja toimii yhteyshenkilönä ja koordinaattorina Sapporossa ja Tokion Midtownissa toimiviin yhteyshenkilöihin. Markkinointivideot Palvelun tuottaja toteuttaa Sapporon joulumarkkinoita ja Midtownin tapahtumaa varten 3 4 minuutin mittaiset esittelyvideot. Esittelyvideoiden materiaalina voidaan käyttää aikaisemmin kuvattuja videoita. Esittelyvideoiden teemojen tulee liittyä Sapporon joulumarkkinoiden ja Midtownin tapahtumaan liittyviin teemoihin. Joulumarkkinoiden ja Midtownin tapahtuman avausten ja toiminnan dokumentointi joulukonseptin kehittämistä varten Palvelun tuottaja toteuttaa molemmista tapahtumista vähintään 4 minuutin mittaisen videon, jota käytetään jouluun liittyvän toiminnan edelleen kehittämiseen. Videon toteutukseen kuuluu videon storyboard, kuvaus, editointi ja musiikki. Raportointi Palvelun tuottaja tekee molemmista tapahtumista raportoinnin, jota käytetään hyväksi joulukonseptin edelleen kehittämisessä. Pyydämme tarjousta, joka sisältää palvelun tuottajan yllä luetellut työtehtävät German Christmas Market in Sapporo 2012 tapahtumassa ja Tokion Midtownin tapahtumassa. Tarjouksen tekijältä edellytämme: tietotekniikan ja digitaalisen esitystekniikan tuntemusta digitaalisen video ja kuvankäsittelytekniikan tuntemusta kommunikointikykyä o kielitaitona hyvä englanti 2
perustietämystä japanilaisesta kulttuurista jouluperinteen tuntemusta (sekä Japani että Suomi) muotoilualan tuntemusta 4 Suunnitelmat Tarjouksen tekijän tulee liittää tarjoukseensa tarjottavan työn kokonaissuunnitelma. Toiminnan tarkemmat sisällöt ja tavoitteet laaditaan yhteistyössä toimittajan ja tilaajan kesken kun hankintapäätös on tehty. 5 Hinnoittelu Tarjoajan tulee ilmoittaa ylläkuvatusta tehtävästä koostuva kokonaishinta työn menestykselliseen suorittamiseen (alv 0 %) edellä mainittuna ajankohtana ja sisältöihin vastaten. Hintaan tulee sisällyttää arvio kaikista erityisistä korvauksista ja kuluista (KSE 1995). Tarjouksessa annettua kokonaishintaa ei suunnittelu ja toteutusvaiheessa saa ylittää. Tarjouksen tekijä vastaa matka ja majoituskuluista ja ne tulee sisällyttää tarjouksen kokonaishintaan. 6 Maksuehto ja viivästyskorko Tarjoajan tulee tehdä esitys maksupostitaulukosta. Maksupostitaulukosta sovitaan tarkemmin sopimuksen teon yhteydessä. Maksuerät sidotaan tulosten hyväksymiseen. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. 7 Tarjouksen voimassaolo ja vastaanotto Sitovien tarjousten tulee olla voimassa 15.10.2012 saakka. Hankinnan kohteena olevan selvityksen tulee olla suoritettuna 31.1.2013 mennessä. Tilaaja varaa mahdollisuuden ostaa lisää työpanosta valittavalta palveluntuottajalta. 8 Tarjouksen jättö Aikaa tarjouksen jättämiselle on 2 viikko. Tarjoukset tulee jättää sähköpostitse torstaina 20.9.2012 klo 12.00 mennessä osoitteeseen juha.seppala@rovaniemi.fi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 3
9 Lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen Lisätietojen osalta pyydämme ottamaan yhteyttä: Rovaniemen Kehitys Oy:n toimitusjohtaja Juha Seppälä juha.seppala@rovaniemi.fi 0400 377595 10 Liitteet Tämän tarjouspyynnön ohessa toimitettavat liitteet ovat olennainen osa tämän tarjouspyynnön ehtoja. Ehdot sitovat tarjouksen antajaa, joten ne on otettava huomioon tarjousta annettaessa. Lopullinen hankintasopimus laaditaan liitteissä olevien ehtojen sekä tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Liitteet: Liite 1 Liite 2 Tarjouksessa huomioitavat muut ehdot Tarjousten valintakriteerit Liite 1 Tarjouksessa huomioitavat muut ehdot Ilmoitus ja hankintamenettely Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankinta tapahtuu tarjouskilpailun perusteella. Tarjouksista hyväksytään asiantuntisuudeltaan laadukkain ja kokonaistaloudellisesti edullisin esitettyjen valintakriteerien mukaisesti. Tarjousasiakirjoja ei palauteta. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kilpailuun osallistuneille kirjallisesti sähköpostilla. Oikeudet Toimeksiannon lopputulosten kaikki luovutettavissa olevat oikeudet jäävät tilaajalle ja tilaajan yhteistyökumppaneille. Tilaajalla on oikeus niin halutessaan ja haluamillaan ehdoilla siirtää sopimuksen mukaiset oikeutensa kolmannelle osapuolelle ketään muuta kuulematta. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta asiakirjat tulevat asianosaisille julkisiksi viimeistään, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Salassa pidettäviä asiakirjoja ovat kuitenkin muun muassa asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike ja ammattisalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa. Tämän vuoksi tarjoajaa pyydetään ehdottomasti ilmoittamaan ja yksiselitteisesti yksilöimään tarjouksessaan ne tiedot, joita tarjoaja pitää salassa pidettävinä ja joita sen mukaan ei saisi antaa kolmannelle osapuolelle. Tarjouksen hylkäämisperusteet Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä saamansa tarjoukset. Tarjous voidaan hylätä jos se on jätetty puutteellisena, myöhässä tai se ei vastaa esitettyä tarjouspyyntöä. Tarjous voidaan myös hylätä jos käy ilmi että vero, eläke tms. velvoitteita ei ole täytetty. 4
Sopimukset Hankinnasta tehdään erikseen kirjallinen sopimus Rovaniemen Kehitys Oy:n ja valitun toimittajan kesken. Osapuolten välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä sen jälkeen, kun hankintapäätös on saavuttanut lainvoiman. Sopimusehdot Sopimus tehdään olemassa olevien asiakirjojen perusteella ja niiden ensisijaisuusjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Tarjous Muut ehdot Tarjoaja ei voi tehdä alihankintoja ja yhteistyösopimuksia. Tarjouksen ja kaikkien asiakirjojen tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen liitteet Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot/liitteet: Työsuunnitelma, joka vastaa tarjouspyynnössä esitettyjä tavoitteita ja vaatimuksia Tarjouksen kokonaishinta (alv 0%). Maksupostitaulukko Liite 2 Tarjousten valintakriteerit Hankintapäätös perustuu tarjoajan kokemukseen ja asiantuntijuuteen sekä tarjouksen kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Hankintaan sovelletaan seuraavia valintakriteereitä: Hankinnan hinta painoarvo 50 pistettä Vertailuun mukaan otetuista tarjouksista maksimipistemäärän (50 pist.) saa edullisin tarjous. Muut vertailussa olevat tarjoukset pisteytetään seuraavasti: halvin hinta / vertailuhinta x max. pistemäärä = pisteet hankinnan hinnasta Laatu painoarvo 50 pistettä Tarjoajan asiantuntijuus ja kokemus, sisältäen seuraavat osatekijät: tarjottavan työn kokonaissuunnitelma tietotekniikan ja digitaalisen esitystekniikan tuntemus digitaalisen video ja kuvankäsittelytekniikan tuntemus kommunikointikyky o kielitaitona hyvä englanti perustietämys japanilaisesta kulttuurista jouluperinteen tuntemus (sekä Japani että Suomi) muotoilualan tuntemus 5