Kieku-tietojärjestelmähanke 1 Kiekun infotilaisuus tietohallinnolle 27.5.2010 Lari Nikoskelainen ERP-hankepäällikkö
Kieku uusi toimintamalli valtion talous- ja henkilöstöhallintoon Uusi toimintamalli talous- ja henkilöstöhallintoon yhtenäiset prosessit yhtenäinen tietojärjestelmä yhtenäiset tietoratkaisut Koskee koko valtionhallintoa 70 000 virkamiestä noin 3 000 talous- ja henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjää pääkäyttäjät Palkeissa Kieku-tietojärjestelmähanke tilaaja Valtiokonttori toimittaja Logica 1.1.2014 mennessä
Mitä Kieku mahdollistaa? Yhtenäiset ja virtaviivaiset prosessit tehostaa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon toimintaa tukevat palvelukeskusmallia pohja työnjaolle viraston ja palvelukeskuksen välillä joustavuutta resursointiin tasalaatuinen palvelu Globaalisti käytössä oleva teknologia kehityt talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisena Tiedot talteen kerralla vähemmän virheitä korostaa tiedon omistajuutta Kieku-portaali itsepalvelun mahdollisuus silloin kun sitä tarvitaan suora pääsy tietoihin
Missä nyt ollaan menossa? Määrittelyt tehty Toteuttaminen aloitettu Testaus keväällä ja kesällä 2010 Suomen Akatemia ja Valtiokonttori 1.11.2010 Rajavartiolaitos 1.1.2011 SM:n hallinnonala 1.1.2012 Muut hallinnonalat 2012-2014
Kieku-tietojärjestelmän kokonaisuus Yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Tarpeiden yhdistäminen Henkilöstöhallinnon prosessit Taloushallinnon prosessit Kieku-tietojärjestelmä Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Kieku-tietojärjestelmä ja liittymät
Yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Ade Prima Eko b emeritt Ade a Eko Raindance a Prima d r Personec Meritt x a Raindance f Prima d Prima Ade Eko f x Raindance n Meritt f Meritt y Ade Eko b Ade Eko Prima z n Personec d Raindance x Prima smeritt x Raindance c Ade Eko n Ade Raindance Eko g Personec g b Personec Meritt b z Prima Ade g Eko c Prima d Meritt b Raindance Ade Eko zg Personec Ade aeko m Raindance g Prima a Prima b
Tarpeiden yhdistäminen Valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja työroolien yhtenäistäminen Yhteiset tarpeet Valtionhallinnon yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit Virastojen tarpeet Erittäin hyvin perustellut virastojen erityistarpeet
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun
Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun
Kieku-tietojärjestelmä (SAP SolMan, Control- M, valvontaratkaisut) Järjestelmän tuki Palkeet Service Desk (CA Service Desk Manager) Järjestelmän ylläpito Esimies Keskitetty käyttäjä hallinta ja kertakirjautuminen Henkilöstöasiainhoitaja Kieku-portaali Käyttöliittymät Virkamies Raportointi Tietovarastoraportointi Analyysi- ja vakioraportit (SAP BI) Ammattikäyttäjät SAP GUI Itseopiskelu ja käyttäjäohjeistus (SAP Productivity Pak) Perusjärjestelmä (SAP ECC) Perusjärjestelmä (Logica) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Integraatioalusta (SAP PI)
Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Tulojen käsittely Kassa (2011) Asiakasrekisteri (SAP AP) Myyntireskontra (SAP AR) Laskujen käsittely (SAP SD) Sisäinen laskutus (SAP SD) Massalaskutus Verkkokauppa Arkistointi Menojen käsittely Tilaustenhallinta (Tilha) Toimittajarekisteri (SAP AP) Ostolaskujen käsittely (Rondo ja SAP AP) Maksatus (SAP AP) Maksuunpano (Basware tai Opus Capita) Rondo Kirjanpito Liikekirjanpito (SAP GL) Talousarviokirjanpito (SAP FM) Suunnittelutiedot (SAP BI-IP) Käyttöomaisuus (SAP AA) Irtaimisto (SAP AA) Sisäinen laskenta Organisaatiorakenne (SAP EC-PCA) Kustannuslajilaskenta (SAP CE) Kustannuspaikkalaskenta (SAP CC) Seurantakohteet (SAP NGL) Projektit ja hankkeet (SAP PS) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC) Vakioraportit (SAP ECC) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää
Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Osaamisen hallinta Osaamisen hallinta (SAP PD) Osaamisen kehittäminen (SAP LSO) Palvelussuhteen hallinta Organisaatiohallinta (SAP OM) Henkilö- ja palvelussuhdehallinta (SAP PA) Palveluaikalaskenta (Logica Palveluaikalaskenta) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Vuosilomasuunnittelu (Logica Vuosilomasuunnittelu) Arkistointi Rondo Muu henkilöstöhallinto Palkanlaskenta (Logica Palkat) Rekrytointi (Heli) Matkahallinta (M2) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC, Logica) Vakioraportit (SAP ECC, Logica) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC, Logica) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää
Kieku-tietojärjestelmä ja liittymät Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Integraatioalusta (SAP PI) Integraatioalusta (VIA) Kaikille yhteiset Rondo M2 Tahti PSR Itella Verottaja Ay VTV Keskuskirjanpito Maksuliikenne Viraston omat substanssijärjestel mät Laiho Kota PMS WSS RVT Turva WebFocus Raisa/ Sara
Kieku-tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto Hankkeen vaiheistus Hankkeen aikataulu Vaiheen 1A aikataulu Hankkeen ja ensimmäisten käyttöönottojen organisointi
Hankkeen vaiheistus 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Vaihe 1 Vaihe IA Vaihe IB Vaihe 2 Vaihe IIA Vaihe IIA
Hankkeen aikataulu 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Toteutusprojekti Käyttöönotot VK:ssa, Suomen Akatemiassa ja RVL:ssä Käyttöönotot SM:n hallinnonalalla Käyttöönotot muilla hallinnonaloilla 2kk Osaamisenhallinnan käyttöönotot hallinnonaloilla ja virastoissa Konversio- ja liittymäsopimukset Käyttöpalveluprojekti Tuki ja ylläpitoprojekti Järjestelmän tuki ja ylläpito Kuuluu vaiheeseen 1 Kuuluu vaiheeseen 2 Tarkentuu myöhemmin
Vaiheen 1 A päävaiheet 2008 2009 2010 Suomen Akatemia, Valtiokonttori Rajavartiolaitos 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Vaihe 1 A Valmistelu Analyysi Määrittely Toteutus Toteutus Hyväksymistestaus Käyttöönottp Kelpuutus Testaus Koulutus Pilottien käyttöönottojen valmistelu
Toteutus Johtaminen Omistus ja ohjaus Hankkeen ja ensimmäisten käyttöönottojen organisointi VM:n Kieku-ohjausryhmä VK:n Kieku-ohjausryhmä Muutosjohtaminen PMO Taloushallinnon referenssiryhmä Hankejohto Käyttöönoton Käyttöönoton ohjausryhmä Käyttöönoton ohjausryhmä ohjausryhmä Henkilöstöhallinnon referenssiryhmä Kieku-käyttöönottopäällikkö Kieku-tietojärjestelmän toteutusprojekti Konversio- ja liittymäsopimukset Käyttöpalvelu ja tekniikka Käyttöönottavan Käyttöönottavan organisaation käyttöönottoprojekti Kiekun tuki ja ylläpito
Käyttöönottojen strategia Hankkeen vaiheistus ja kokonaisaikataulu
Hallinnonalojen sijoittuminen käyttöönottoaikatauluun 01/2011 Käyttöönotto 11/2010 1/2012 5/2012 9/2012 1/2013 5/2013 9/2013 1/2014 RVL VK, AKA SM VM PLM, YM, UM STM, OPM, VNK OM MMM TEM, LVM, TPK, EK KP-yksiköt, lkm 3 3 10 7 12 2 9 19 65 HTV 3791 12570 12454 3697 8195 9510 5184 11824 67 225 20
Kieku-tietojärjestelmähankkeen aikataulutetut käyttöönotot vaiheittain 2010 2011 2012 2013 2014 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 VK ja AKA RVL SM ja poliisit VM, Palkeet PLM, YM, UM STM, OPM, VNK OM MMM TEM, LVM, TPK, EK HT HT HT K K TT HT HT HT K K K K TT V V V V V V E E M M M T T T K K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT => 6 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja vastaanottotestaus Käyttöönoton valmistelu Tehostettu tuki Tekijän nimi 27.5.2010 21
Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Tietoturva Perustiedot Konversiot Liittymät Tekniikka * Vaiheiden kestot ohjeellisia 22
Mitä jos nykyjärjestelmä ei kestä Kiekun käyttöönottoon asti? VM: virastojen tulee pidättyä Kiekun prosessialueille kuuluvien erillisten tietojärjestelmähankintojen tekemisestä. Väliaikaisratkaisuja tulee etsiä pakottavissa tilanteissa palvelukeskuksen ja Valtiokonttorin avulla määräajaksi. Kieku on integroitu kokonaisjärjestelmä: siitä ei voi ottaa osia käyttöön erikseen. Yksittäisissä tapauksissa kirjanpitoyksikön käyttöönottoaikataulun aikaistamisesta voidaan neuvotella, mikäli muutos sopii Kieku-hankkeen aikatauluun ja ohjaavalle ministeriölle.
Ota yhteyttä www.kiekuhanke.fi kieku@valtiokonttori.fi Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen.