TARJOUSPYYNTÖ TIETOHALLINNON ASIANTUNTIJAPALVELUISTA Julkaistu 8.9.2015
Taustaa Rajat ylittävä yhteistyö Euroopan unionin ulkorajoilla, ja siten myös Suomen, Ruotsin, Norjan ja Venäjän välillä, siirtyy ohjelmakaudella 2014 2020 Euroopan naapuruusinstrumentin (European Neighbourhood Instrument - ENI) piiriin. Suomessa ENI CBC -ohjelmia on kolme: Kaakkois-Suomi - Venäjä CBC Kolarctic CBC Karelia CBC CBC-ohjelmien tavoitteena on vahvistaa alueiden välistä yhteistyötä ja lisätä hyvinvointia ohjelmaalueilla rajat ylittävän yhteistyön kautta. CBC-ohjelmista myönnetään rahoitusta hankkeille, joita toteutetaan päätoteuttajan ja yhden tai useamman partnerin toimesta. Partnereita voi olla kahdesta tai useammasta ohjelma-alueisiin kuuluvista maista. Hankinnan kohde ja tavoitteet Kaakkois-Suomi Venäjä ENPI, Karelia ENPI ja Kolarctic ENPI ohjelmien yhteishankintana toteutetaan ohjelmatoiminnan hallinnointiin sopivaa tietojärjestelmää (Programme Management System, PROMAS) Microsoft SharePoint 2013 alustalle ja sitä tullaan käyttämään pilvipalveluna. Järjestelmän määrittely ja kilpailutus on tehty vuosina 2013 2014 ja järjestelmän toteutus on aloitettu kehitysympäristössä vuoden 2014 lopulla. Järjestelmän testausvaihe alkaa lokakuussa 2015 ja päättyy viimeistään 1.3.2016, jolloin tietosisältö toiminnollisuuksineen siirretään tuotantoympäristöön. Etelä-Karjalan liiton rajaohjelmien yksikkö (myöh. tilaaja) hakee testausvaiheeseen Microsoft SharePoint sovellukset hyvin hallitsevaa tietohallinnon asiantuntijaa työskentelemään yhteistyössä ohjelmahallinnon kehittämistiimin kanssa. Asiantuntijapalvelu hankitaan ostopalveluna ja tarjotun palvelun tulee ajallisesti kattaa järjestelmän testausvaihe kokonaan. Hankittava asiantuntijatyö sisältää tietojärjestelmän toimintojen testausta (kahdeksan eri käyttäjäryhmää, joille luodaan testitapaukset) ja testaustulosten raportoinnin tilaajalle. Lisäksi työhön sisältyy tilaajan tarpeisiin vastaavan SharePoint sovelluksella myöhemmin toteutettavan Intranetin vaatimusmäärittelyn laatiminen. Asiantuntijatyöhön tulee varata arviolta vähintään 80 tuntia, jonka ylittävästä työmäärästä on sovittava tilaajan kanssa erikseen. Tarkempi työsuunnitelma laaditaan toimeksiannon alkaessa. Työ veloitetaan toteutuneiden ja raportoitujen tilaajan hyväksymien työtuntien perusteella jälkikäteen. 2
Työhön valitulle asiantuntijalle annetaan tarpeelliset tiedot järjestelmätestausta ja Intranet vaatimusmäärittelyä varten asiantuntijapalvelun toimitussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Valittavalta asiantuntijalta edellytetään myös matkustusvalmiutta järjestelmän kehittämiskokouksiin Lappeenrannan ulkopuolelle (mahdollisesti 1-2 matkaa). Ohjelman virallinen kieli on englanti. Valittavalta asiantuntijalta edellytetään vähintään hyvää englanninkielen kirjallista ja suullista osaamista. Hankintamenettely Hankinta ei ylitä EU-kynnysarvoa. Tarjouspyyntö julkaistaan ENPI CBC ohjelman kotisivulla osoitteessa www.southeastfinrusnpi.fi Tarjouksen sisältö Kuvaus tarjoajasta, osaamisesta ja kokemuksesta vastaavanlaisista toimeksiannoista sekä yhteystiedot. Työhön osoitettavan henkilön esittely. Alihankkijoita ei hyväksytä. Tarjouksessa tulee ilmoittaa kokonaishinnan lisäksi tuntihinta sekä mahdollisesta matkustamisesta aiheutuvien kulujen veloitusperuste. Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne liittämällä mukaan seuraavat asiakirjat: o Kaupparekisteriote o Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus o Todistukset eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta o Tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta tai sitä vastaava muu selvitys Tarjoajan tulee olla maksanut kaikki Suomen lainsäädännön mukaiset verot, lakisääteiset sosiaaliturvamaksut ja eläkemaksut sekä olla merkittyinä ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin sekä työnantajarekisteriin ennakkoperintälain sitä vaatiessa. 3
Tarjousten kelpoisuustarkastelu Tarjousten avausten jälkeen ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden taloutta koskevien tietojen perusteella ei voida arvioida selviävän tarjouspyynnössä kuvatuista velvoitteista. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos: o Pyydettyjä selvityksiä ei ole liitetty tarjoukseen. o Tarjoajan ei voida arvioida suoriutuvat sopimusvelvoitteista riittämättömän koulutuksen/osaamistason takia. Tarjousten arviointi Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin käyttäen seuraavia kriteerejä: Tarjouksessa ilmoitettu kokonaishinta 50 % (enintään 50 pistettä) Osaaminen ja kokemus vastaavanlaisista toimeksiannoista 40 % (enintään 40 pistettä) o Koulutus/pätevyys tietotekniikan alalta ja Microsoft SharePoint sovellusten hallinnasta enintään 25 pistettä o Kokemus Sharepoint tuotteiden käyttöönotosta ja käytöstä alle 2 vuotta 5 pistettä o Kokemus Sharepoint tuotteiden käyttöönotosta ja käytöstä yli 2 vuotta 15 pistettä Sitoutuminen toimeksiannon kokonaiskestoon 10 % (enintään 10 pistettä) Tarjousten jättäminen Tarjouksen tulee olla voimassa kaksi (2) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä lukien ja se on toimitettava yhtenä kappaleena paperille tulostettuna ja allekirjoitettuna suljetussa kirjekuoressa 25.9.2015 klo 12 mennessä. Kuoreen merkintä Tietohallinnon asiantuntija. Toimitusosoite: Kaakkois-Suomi Venäjä CBC ohjelma Kauppakatu 40 D, 1.krs 53100 Lappeenranta 4
Lisätiedot Mahdollisiin lisätietotiedusteluihin vastataan yhteisesti kaikille tarjoajille. Lisätietojen tiedusteluaika päättyy 17.9.2014 klo 15.00. Lisätiedot tulee pyytää sähköpostitse osoitteesta enpi@ekarjala.fi. Tiedusteluja tehtäessä tulee käyttää otsikkoa Tietohallinnon asiantuntija. Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin julkaistaan ENPI CBC ohjelman kotisivulla viimeistään 22.9.2015. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat siltä osin kuin ne eivät ole lain mukaan salassa pidettäviä tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Muut ehdot Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja pidättää oikeuden jättää hyväksymättä mitään tarjouksia. Hankinnassa sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa JYSE 2014 file:///c:/users/loisasa/downloads/jyse_2014_palvelut.pdf Sopimusehdot Hankintayksikkönä on Etelä-Karjalan liiton rajaohjelmien yksikkö. Hankintaa koskeva sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erillisen sopimuksen allekirjoittamisella. Hankintalain mukaisesti hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan kun on kulunut 21 päivää siitä, kun tarjoaja sai tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. 5