1. Kruunusillat, viestintäpalvelut

1(20) Hankintailmoitus 3.3.2015, osallistumishakemuksenne 1. Kruunusillat, viestintäpalvelut Helsingin kaupungin rakennusvirasto (HKR) pyytää tarjoustanne Kruunusiltojen viestintäpalveluista. Tavoitteena on solmia sopimus yhden viestintäkonsultin kanssa, joka hoitaa Kruunusiltojen tarvitsemat viestintäpalvelut koko hankkeen ajan. Sopimusaika on 2 vuotta, jota voidaan jatkaa yhdentoista (11) vuoden optiolla hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Päätös option käytöstä on tehtävä viimeistään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Kruunusillat on tällä hetkellä suunnitteluvaiheessa eikä rakentamispäätöstä siitä ole vielä tehty. Tarkoituksena on tehdä sopimus viestintäpalveluista, joiden tuottaminen kestäisi myös rakentamisen ajan aina käyttöönottoon saakka. Jos hanke viivästyy tai keskeytyy, on tilaajalla oikeus purkaa sopimus. 2. Hankintayksikkö, Diaarinumero ja asian valmistelija Helsingin kaupungin rakennusvirasto/katu ja puisto osasto. Diaarinumero: HEL 2015 002495 Asian valmistelija: projektinjohtaja Ville Alajoki

2(20) 3. Hankinnan sisältö Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin rakennusviraston (HKR) Kruunusiltojen viestinnässä tarvitsemat viestintätoimistopalvelut. Toimeksiantoihin sisältyy hankkeen viestintään liittyviä suunnittelu, valmistelu ja toteuttamistehtäviä. Esimerkkejä tehtävistä on kuvattu liitteenä olevassa tehtävänkuvauksessa (liite 7). HKR vastaa viestinnän strategisista linjauksista ja johtamisesta. Hankintayksikkö valitsee yhden kumppanin, jonka kanssa sopimus tehdään. Kruunusillat hanke on monivuotinen. Viestinnän tarve ja määrä vaihtelevat hankkeen eri aikoina. Viestintäkonsultin tulee huomioida tämä viestinnän resursoinnissa. Viestintätarpeet voidaan jakaa kolmeen ajallisesti erilaiseen kokonaisuuteen. 1. Viestintä ennen rakentamispäätöstä 2. Viestintä päätöksen jälkeen, suunnitteluvaiheessa 3. Viestintä rakennusvaiheessa Ensimmäisen ja toisen vaiheen viestinnässä korostuvat tiedottaminen ja hankkeen sisäinen viestintä. Tässä vaiheessa viestintä keskittyy muun muassa materiaalien tuottamiseen ja verkkoviestintään sekä sisäisen viestinnän toteuttamiseen. Viestintä on luonteeltaan avointa, neutraalia ja pääviesteihin keskittyvää. Tässä vaiheessa tehdään myös kriisiviestintäsuunnitelma sekä esimerkiksi mahdolliset viestintävalmennukset. Kolmannessa vaiheessa viestintä keskittyy rakentamisenaikaiseen viestintään. Tällöin korostuvat eritoten kansalaisviestintä (vuoropuhelu, työmaan aikaiset haitat, liikennejärjestelyt jne.), mediaviestintä (aikataulu, ajankohtaiset asiat ym.) sekä tiivis sidosryhmäyhteistyö. Kolmas vaihe on huomattavasti kahta ensimmäistä vaihetta aktiivisempi. Tällöin käytetään kaikkia kanavia ja keinoja rinnakkain ja määrällisesti enemmän. Tämä vaatii viestintäkonsultilta selkeästi enemmän työpanosta. Kruunusillat hankkeen työkielenä on suomi. Hankkeen toteuttajiin kuuluvilta avainhenkilöiltä odotetaan erinomaista suomen kielen taitoa. Myös materiaalit tulee tuottaa erinomaisella suomen kielellä.

3(20) 4. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettelynä käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntövaiheessa ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Kysymyksessä on EU kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus 3.3.2015 sähköisessä tietokannassa www.hankintailmoitukset.fi. Tähän tarjouspyyntöön voivat antaa tarjouksensa ne yritykset, jotka ovat edellä mainitun ilmoituksen perusteella jättäneet osallistumishakemuksensa 2.4.2015 klo 13:00 mennessä ja jotka on hyväksytty tarjoajiksi. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tämän tarjouspyynnön asiakirjat voi tulostaa Helsingin kaupungin rakennusviraston sivustoilta: www.hel2.fi/hkr/tarjouspyynnot/ Rakennusviraston avoimet tarjouspyynnöt Kruunusillat, viestintäpalvelut. Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi ja yhteystiedot verovirastolle sekä jatkossa neljännesvuosittain sopimuskauden aikana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y tunnus, tililaji ja euromäärä. 5. Hankinnasta tehtävä sopimus Tarjouskilpailun perusteella on tarkoitus solmia sopimus yhden viestintätoimiston kanssa. Valitun toimiston ja kaupungin välille syntyy sitova sopimus vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskausi on 2015 2017. Kahden ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen on mahdollisuus yksitoistavuotiseen optiokauteen (kokonaissopimusaika 2+11). Sopimus tehdään noudattaen konsulttitoiminnan yleisiä ehtoja (KSE 1995) rakennusviraston niihin 29.4.1999 tekemin muutoksin. Sopimusehdot on esitetty tarjouskirjeen liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa (Liite 1).

4(20) 6. Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet Tarjouskirje Tarjouksen tulee perustua tähän tarjouspyyntökirjeeseen sekä tarjouspyyntöasiakirjoihin, joista tarjouspyyntökirjeen liitteenä ovat seuraavat asiakirjat: puitesopimuksen luonnos pvm:ltä, (tarjouspyynnön liite 1) tarjouslomake (sisältöosa a), (tarjouspyynnön liite 2) avainhenkilöt (tarjouspyynnön liite 3) Referenssilomake (tarjouspyynnön liite 4) tarjouslomake (hintaosa b), (tarjouspyynnön liite 5) palkkiolaskelma (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 6) Viestintäpalvelujen tehtävänkuvaus (tarjouspyynnön liite 7) Kruunusiltojen viestintäsuunnitelmaluonnos (tarjouspyynnön liite 8) Kruunusiltojen hankekuvaus (tarjouspyynnön liite 9) Rakennusviraston 29.4.1999 tehdyt muutokset KSE 1995 ehtoihin (tarjouspyynnön liite 10) Muut tarjouksen tekemisessä tarpeelliset asiakirjat, joita ei tarjouspyynnön yhteydessä lähetetä: Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 1995

5(20) 7. Lisäkirjeet ja kysymykset tarjousaikana Tarjoaja voi esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä. Lisäksi tarjoaja voi esittää tehtäväksi tai tilaaja voi lähettää tarjouspyyntöasiakirjoja koskevia muutoksia tai lisäselvityksiä. Tarjoajan on tehtävä kysymykset ja lisäselvityspyynnöt kirjallisesti ja ne on lähetettävä sähköpostitse projektinjohtaja Ville Alajoelle ville.alajoki@hel.fi sekä viestintäpäällikkö Johanna Majamäelle johanna.majamaki@sito.fi 12.5.2015 mennessä. Sähköpostin aihekenttään tulee kirjoittaa Kruunusillat, viestintäpalvelut. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset tulee esittää suomen kielellä. Tilaajan toimesta tehtävät muutokset ja lisäselvitykset toimitetaan tarjoajille tarjouspyynnön lisäkirjeellä sähköpostilla viimeistään 15.5.2015. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan kootusti HKR:n sivuilla osoitteessa: http://www.hel.fi/hel2/hkr/tarjouspyynnot/ viimeistään 15.5.2015. Tarjouspyynnön saatuaan tarjoajan tulee välittömästi toimittaa tilaajalle edellä esitettyihin sähköpostiosoitteisiin tarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Kaikki yhteydenpito tilaajalta tarjoajalle päin tapahtuu yhteyshenkilön kautta. Suullisesti annetut selvitykset ja ilmoitukset eivät sido tilaajaa eivätkä tarjoajaa. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa lähetettyjen lisäkirjeiden vastaanottamisesta ja niiden huomioonottamisesta tarjouksessaan.

6(20) 8. Tarjouksen tekeminen Tarjous on annettava seuraavasti eriteltynä: Tarjouskirje ja sen liitteenä: a. Tarjouksen sisältöosa b. Tarjouksen hintaosa Tarjouksen sisältöosan tiedot tulee olla kahtena paperikopioina sekä Pdf muodossa USB muistitikulle tallennettuna. Jos sähköisen aineiston ja paperiversion välillä on eroavaisuuksia, noudatetaan paperiaineistoa. Tarjouksen hintaosan asiakirjojen on oltava tarjouksen muiden asiakirjojen mukana suljettuna omaan erilliseen kuoreensa, jonka päällä on merkintä ʺKruunusillat, viestintäpalvelut, tarjouksen hintaosaʺ. Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouskirje ja sen liitteet tulee allekirjoittaa. Tarjouskirjeessä tulee esittää seuraava: Tarjous on voimassa ja antajaansa sitova vähintään kuusi kuukautta viimeisestä mahdollisesta sisäänjättöpäivästä lukien. 9. Tarjouksen sisältöosa (a) Tarjouksen sisältöosan laatimisessa tulee käyttää tarjouspyynnön liitteenä olevia lomakkeita niiltä osin kuin lomake on annettu. Tarjouksen tulee sisältää laatuosan tarjouslomake liite 2 allekirjoitettuna ja alla olevien kohtien mukaiset asiakirjat ja suunnitelmat. Avainhenkilöt (liite 4). Tarjoajan on nimettävä Kruunusillat, viestintäpalveluihin käytössä olevat avainhenkilöt tehtävittäin eriteltyinä sekä heidät varahenkilönsä: Projektipäällikkö Tiedottaja

7(20) Nimettyjen henkilöiden tulee kuulua hankinnan toteuttajiin. Nimetyillä henkilöillä tulee olla erinomainen suomen kielen taito, joka ilmoitetaan liitteenä olevalla referenssilomakkeella. Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjouskirjeeseen tulee sisältyä tai liittää seuraavat tarjousten vertailua varten tarvittavat tiedot: Avainhenkilöiden referenssit (liite 4) Avainhenkilöistä (myös varahenkilöt) ilmoitetaan tehtävä, kokemusvuodet sekä referenssit vastaavassa (projektipäällikön/tiedottajan) roolissa tehdyistä töistä viimeisten kymmenen (10) vuoden ajalta. Alihankkijoiden henkilöstö pisteytetään samoilla kriteereillä tavoin kuin päätarjoajan henkilöstö. Tehtävissä töiden pohjana ovat viestintäsuunnitelmaluonnos ja hankesuunnitelma (liitteet 8 ja 9: Hankekuvaus ja Viestintäsuunnitelma). Tehtävä nro. 1: Kruunusillat hankkeen sisäisen viestinnän case Kruunusillat hankkeelle on tehty alustava viestintäsuunnitelma. Sisäinen viestintä on olennainen osa hanketta ja sen onnistumista sekä sujuvuutta. Tahoja on useita ja kaikilla on roolinsa viestinnässä. Case: Suunnitelmaratkaisuun on tullut merkittävä muutos. Miten varmistetaan, että tieto kulkee sisäisesti oikeille tahoille? Miten dokumentoidusti varmistetaan, että tieto on lähtenyt ja saavuttanut eri tahot? Mitä tiedotetaan ja miten? Tehtävässä tulee kuvata toimintamalli, miten tässä tilanteessa toimitaan, mitä keinoja ja kanavia käytetään, ja miten hankkeessa vastaavanlaisissa tilanteissa vastaisuudessa toimitaan. Työssä tulee itse muodostaa skenaario tilanteesta ja perustella valittu linja. Arvioinnissa tullaan huomioimaan hankkeen haastavuus ja sekä miten valittu skenaario kuvastaa organisaation monitahoisuutta. Tehtävässä tulee antaa myös kehitysideat sisäiseen viestintään. Suunnitelman laajuus on enintään 5 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 5 ensimmäistä sivua. Tehtävän tulee sisältää ainakin: Valittu skenaario, perustelut Toimintamallin kuvaus

Ratkaisuehdotus Kohderyhmät Valitut keinot ja kanavat Muut kehitysideat sisäiseen viestintään TARJOUSPYYNTÖ 8(20) Tehtävä nro. 2: Kruunusiltojen työmaalla tapahtuneesta erityistilanteesta johdettu Action Plan Case: Kruunusiltojen työmaalla Korkeasaaressa on kaadettu vanhoja, arvokkaita puita. Työ aiheuttaa kaupunkilaisten keskuudessa mielipidemyrskyn muun muassa sosiaalisessa mediassa ja kaupunkia vaaditaan raivokkaasti vastuuseen. Tehtävänä on suunnitella Action Plan ulkoiseen viestintään. Jos toimintasuunnitelma riippuu tarjoajalle tuntemattomasta reunaehdosta, tarjoajan tulee valita skenaario ja laatia suunnitelma sen mukaisesti (Action Planissa ei pidä jättää avoimeksi kohtia perustellen ettei tiedetä tai tunneta kaikkia vaikuttavia seikkoja, vaan tällöin tulee tehdä perusteltu oletus ja kuvata se). Työssä tulee itse muodostaa skenaario tilanteesta ja perustella valittu linja. Työssä on myös määriteltävä, miten varaudutaan vastaisuudessa vastaavanalaisiin tilanteisiin. Suunnitelman laajuus on enintään 4 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 4 ensimmäistä sivua. Action plan tehtävän tulee sisältää ainakin: Valittu skenaario, perustelut Etenemispolku, miten toimitaan Roolit ja vastuut sekä osapuolet Kohderyhmät Keinot ja kanavat Miten varustaudutaan vastaavanlaisten tilanteiden varalle jatkossa, kehitysehdotukset Tehtävä nro. 3: Kruunusillat hankkeen uutiskirje Case: Kruunusillat hanke viivästyy vuodella. Tehtävänä on luoda tilannekuva ja sen perusteella suunnitella uutiskirje, jossa kerrotaan hankkeen viivästymisestä ja sen vaikutuksista. Miten ja miksi on päädytty ja jouduttu tähän tilanteeseen. Työssä tulee kiinnittää huomiota myös visuaalisuuteen luonnoksella. Uutiskirjeen laajuus on taitettuna enintään 5 sivua (A4, yksipuoleinen). Laajuuden ylittyessä tilaaja ottaa arvioinnissa huomioon vain 5 ensimmäistä sivua.

9(20) Uutiskirje tehtävän tulee sisältää: Kohderyhmät: uutiskirjeen kohderyhmät tulee valita ja viesti on kohdennettava valituille kohderyhmille Artikkelien näkökulmat: kiinnostavuus, sisällön ja näkökulman valinnat, haastateltavat Sisältö: tekstin uutismaisuus, selkeys ja ymmärrettävyys Visuaalisuus: ilme, kuvitus, kartat 10. Tarjouksen hintaosa (b) Tarjouksen tulee sisältää tarjouksen tarjouslomake (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 5) sekä palkkiolaskelma (hintaosa), (tarjouspyynnön liite 6) Tarjouksen hintaosan tarjouslomakkeella (liite 2) tulee ilmoittaa: 1. Henkilötyön hinta (alv. 0 %) Tehtävässä käytettävän henkilöstön henkilöstöryhmittäiset tuntiveloitushinnat. Tarjoushinta muodostuu siten, että tuntiveloitushinnat kerrotaan annetuilla tuntimäärillä ja nämä summat lasketaan yhteen (liitteen 6 mukaisesti). Tarjouslomakkeissa olevat tilaajan ilmoittamat tuntien määrät ovat ohjeellisia tilaajan arvioita, eivätkä ne sido tilaajaa. Tarjouslomakkeella ilmoitettuja määriä käytetään tarjouksen vertailuhinnan muodostamiseen. Mahdollisten alikonsulttien palkkioiden tulee sisältyä konsultin tarjoukseen ja niiden laskutus tapahtuu konsultin kautta. 11. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee laatia suomen kielellä ja kirjallisena. Tarjouksessa tulee olla tarjoajan allekirjoitus. Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksen on oltava perillä kokonaisuudessaan Helsingin kaupungin rakennusvirastossa 25.5.2015 klo 13.30 menneessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjouksentekijän tulee ottaa huomioon, että postin jakelu postilokerosta rakennusvirastoon voi kestää enemmän kuin yhden vuorokauden.

10(20) Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa, johon on merkitty tunnus ʺKRUUNUSILLAT, VIESTINTÄPALVELUT, TARJOUSʺ osoitteeseen: Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Tarjoukset PL 15002 00009 HELSINGIN KAUPUNKI Käyntiosoite: Helsingin kaupunki Rakennusvirasto Kasarmikatu 21, 1 krs, Sisääntuloaula, Vahtimestaripiste 00130 HELSINKI Tarjous voidaan lähettää joko postitse tai jättää vahtimestaripisteeseen määräaikaan mennessä. Telefaksilla tai sähköpostilla jätettyä tarjousta ei hyväksytä kaksiosaisen tarjouksen takia. 12. Tarjousten käsittely Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tilaaja on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajan esittämiä muita ehtoja ei hyväksytä, vaan tarjous hylätään. Osatarjousta tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta pois tarjouspyynnön vastaisena. Tilaaja ilmoittaa hylkäämisestä ensi tilassa tarjouksen tekijälle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, kun peruutusta koskeva kirje tai sähköposti on saapunut tilaajalle ennen avaustilaisuutta. Mikäli peruutus toimitetaan sähköpostina, skannatun allekirjoitetun peruutuskirjeen tulee olla sähköpostin liitetiedostona.

11(20) Myöhästyneet tarjoukset hylätään ja ne säilytetään avaamattomina ja palautetaan, kun valitusaika on kulunut umpeen. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin jälkeen tarjousten käsittelyssä pisteytetään ensin tarjouksen sisältöosa. Sisältöosan pisteytyksen jälkeen avataan hintatarjoukset ja todetaan tarjouskilpailun lopputulos. 13. Tarjouksen valinta ja vertailuperusteet (osat a ja b) Voittava tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Laadun painoarvo on 60 % ja hinnan 40 %. Tarjouksen laatuvertailu Tarjousten laatuvertailussa käytetään alla esitettyjä arviointikohtia. Tarjoukset pisteytetään seuraavan mukaisesti. Laadullisten tekijöiden maksimipisteet voivat olla 60p. Tekijä Pisteet LAATU Viestinnän projektipäällikkö 20 Tiedottaja 10 Työ 1: Case sisäinen viestintä 10 Työ 2: Action plan 10 Työ 3: Uutiskirje 10 YHTEENSÄ 60

12(20) Projektipäällikkö, kokemusvuodet ja kokemus vastaavista toimeksiannoista, 20 p Kokemusvuodet projektipäällikön tehtävästä hankeviestinnän alalla. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Täyttää kriteerit Erinomaisesti 10 yli 10 vuoden kokemus projektipäällikkönä infrahankkeen rakentamisen aikaisesta viestinnästä. Hyvin 7 vähintään 6 vuoden kokemus projektipäällikkönä infrahankkeen rakentamisen aikaisesta viestinnästä. Tyydyttävästi 5 vähintään 4 vuoden kokemus projektipäällikkönä hankeviestinnän alalta. Välttävästi 2 vähintään 2 vuoden kokemus projektipäällikkönä hankeviestinnän alalta Huonosti 0 alle kahden vuoden kokemus projektipäällikön tehtävistä hankeviestinnän alalta. Referenssit viestintätehtävistä. Pisteytys tapahtuu ottaen huomioon referenssikohteiden tuoreus, laajuus ja sisältö seuraavan taulukon mukaisesti. Referenssihankkeeksi lasketaan hanke, jossa henkilö on toiminut rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä vähintään kahden vuoden ajan. Hankkeen ei tarvitse olla päättynyt. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ Täyttää kriteerit Erinomaisesti 10 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään kahdessa rakennuskustannuksiltaan yli 100 milj. :n infrahankkeessa (tie, rata tai vesiväylä) rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä. Hyvin 7 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. :n infrahankkeessa (tie, rata tai vesiväylä) rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä. Tyydyttävästi 5 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana

13(20) vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. :n rakentamishankkeessa rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä. Välttävästi 2 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 5 milj. :n rakentamishankkeessa rakentamisen aikaisen viestinnän projektipäällikkönä. Huonosti 0 Ei ole kokemusta. Tiedottaja, kokemusvuodet ja kokemus vastaavista toimeksiannoista, 10 p. Kokemusvuodet tiedottajan tehtävästä hankeviestinnän alalla. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet TIEDOTTAJA Täyttää kriteerit Erinomaisesti 5 yli 6 vuoden kokemus tiedottajana infrahankkeen rakentamisen aikaisesta viestinnästä. Hyvin 4 vähintään 3 vuoden kokemus tiedottajana infrahankkeen rakentamisen aikaisesta viestinnästä. Tyydyttävästi 2 vähintään 3 vuoden kokemus tiedottajana hankeviestinnän alalta. Välttävästi 1 vähintään 2 vuoden kokemus tiedottajana hankeviestinnän alalta. Huonosti 0 alle kahden vuoden kokemus tiedottajan tehtävistä hankeviestinnän alalta. Referenssit viestintätehtävistä. Pisteytys tapahtuu ottaen huomioon referenssikohteiden tuoreus, laajuus ja sisältö seuraavan taulukon mukaisesti. Referenssihankkeeksi lasketaan hanke, jossa henkilö on toiminut rakentamisen aikana tiedottajana vähintään kahden vuoden ajan. Hankkeen ei tarvitse olla päättynyt. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet TIEDOTTAJA Täyttää kriteerit Erinomaisesti 5 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään kahdessa rakennuskustannuksiltaan yli 100 milj. :n infrahankkeessa (tie, rata tai vesiväylä) tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. Hyvin 3 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj.

14(20) :n infrahankkeessa (tie, rata tai vesiväylä) tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. Tyydyttävästi 2 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 50 milj. :n rakentamishankkeessa tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. Välttävästi 1 On toiminut viimeisen viiden vuoden aikana vähintään yhdessä rakennuskustannuksiltaan yli 5 milj. :n rakentamishankkeessa tiedottajana hankkeen rakentamisen aikana. Huonosti 0 Ei ole kokemusta. Tehtävä nro. 1: Sisäinen viestintä, Kruunusillat hankkeen sisäisen viestinnän case, 10 p Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Jokaisesta osa alueesta voi saada 0, 1 tai 2 pistettä. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet Sisäisen viestinnän case Osa alue: Skenaario Erinomaisesti 2 Skenaario vastaa erinomaisesti hankkeen monitahoisuutta. Se on todenmukainen ja siinä on huomioitu hyvin hankkeen haasteellisuus. Hyvin 1 Skenaario on esitetty hyvin, mutta siinä ei ole täysin ymmärretty hankkeen monitahoisuutta tai haasteellisuutta. Osa alue: Toimintamalli ja ratkaisuehdotus Erinomaisesti 2 Toimintamalli ja ratkaisuehdotus pohjautuvat skenaarioon ja ovat johdonmukaisia. Ne ovat oivaltavia ja huomioivat hankkeen tilanteen ja tahot erityisen hyvin. Osa alue on kuvattu yksityiskohtaisesti ja laajasti. Hyvin 1 Toimintamalli ja ratkaisuehdotus on hyvä, mutta se ei huomioi hankkeen tilannetta eikä tahoja erityisen hyvin tai ei ole erityisen idearikas. Osa alue: Kohderyhmät Erinomaisesti 2 Kohderyhmät on eritelty hyvin ja niiden tarpeet on huomioitu erityisen hyvin ja kokonaisvaltaisesti. On ymmärretty erinomaisesti hankkeen eri osapuolet ja niiden roolit.

15(20) Hyvin 1 Kohderyhmät on huomioitu hyvin. Niiden tarpeiden huomioiminen on kuitenkin jäänyt hieman vaillinaiseksi tai hankkeen eri osapuolia ja niiden rooleja ei ole tunnistettu riittävästi. Osa alue: Keino ja kanavavalikoima Erinomaisesti 2 Keino ja kanavavalikoima on erittäin kattava ja tehtävään hyvin valikoitu sekä hankkeen luonteen huomioiva. Keinot ja kanavat on eritelty ja niiden rooli ja merkitys on kuvattu erityisen hyvin. Hyvin 1 Keino ja kanavavalikoima ei ole riittävän laaja tai se jää puutteelliseksi hankkeen erityspiirteiden kannalta. Osa alue: Kehitysehdotukset Erinomaisesti 2 Kehitysehdotukset ovat toteuttamiskelpoisia ja erityisen idearikkaita. Niissä huomioidaan erityisesti hankkeen sekä organisaation roolit. Hyvin 1 Kehitysehdotukset ovat toteuttamiskelpoisia, mutta eivät tuo riittävästi lisäarvoa hankkeelle. Tehtävä nro 2: Kruunusiltojen työmaalla tapahtuneesta erityistilanteesta johdettu Action Plan, 10 p Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Jokaisesta osa alueesta voi saada 0, 1 tai 2 pistettä. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet Action Plan Osa alue: Etenemispolku Erinomaisesti 2 Etenemispolku on esitetty loogisesti ja ideoivasti. Se nojaa hyvin skenaariossa esitettyihin valintoihin. Siinä on huomioitu erityisen hyvin tapauksen vaikutukset. Roolit, vastuut ja osapuolet on kuvattu selkeästi ja kattavasti. Hyvin 1 Etenemispolku on kuvattu tavanomaisesti. Se nojaa pääosin skenaarion valintoihin. Roo

16(20) lit, vastuut ja osapuolet on kuvattu. Osa alue: Kohderyhmät Erinomaisesti 2 Kohderyhmät on kuvattu selkeästi ja kattavasti, ja niiden tarpeet on huomioitu erityisen hyvin ja kokonaisvaltaisesti Hyvin 1 Kohderyhmät on tunnistettu vaillinaisesti tai niiden tarpeita ei ole huomioitu riittävästi. Osa alue: Keinot ja kanavat Erinomaisesti 2 Keino ja kanavavalikoima on erittäin kattava ja tehtävään hyvin valikoitu sekä hankkeen luonteen huomioiva. Keinot ja kanavat on eritelty ja niiden rooli ja merkitys on kuvattu erityisen hyvin. Hyvin 1 Keino ja kanavavalikoima on laaja, mutta jää puutteelliseksi hankkeen erityspiirteiden osalta. Osa alue: Kehitysehdotukset Erinomaisesti 2 Uudenlaisia ehdotuksia on tuotu ideoivasti esille. Varautuminen vastaaviin tilanteisiin jatkossa on suunniteltu erittäin hyvin. Hyvin 1 Kehitysehdotuksia on esitetty hyvin ja varautuminen vastaaviin tilanteisiin jatkossa on kuvattu jokseenkin hyvin.

Kruunusillat hankkeen uutiskirje 10 p TARJOUSPYYNTÖ 17(20) Tehtävä pisteytetään seuraavien kriteerien mukaisesti. Osa alueista voi saada 0, 1 tai 2 pistettä, paitsi visuaalisuudesta voi saada 0, 2 tai 4 pistettä. Arviointitekijä Pisteet Kriteerit ja perusteet Uutiskirje Osa alue: Kohderyhmät Erinomaisesti 2 Kohderyhmät ja niiden tietotarpeet on huomioitu erityisen hyvin ja kokonaisvaltaisesti. Hyvin 1 Kohderyhmät on huomioitu, mutta niiden tietotarpeet on huomioitu vain kohtalaisesti. Osa alue: Artikkelien näkökulmat Erinomaisesti 2 Näkökulmat ovat esiintuovia, kiinnostavia ja ajankohtaisia. Artikkeleissa on kiinnitetty hyvin huomiota vaikutuksiin ja perusteluihin. Haastateltavat on taitavasti valittu ja artikkelien aiheet ovat perusteltuja. Hyvin 1 Näkökulmat ovat tavanomaisia. Artikkelien aiheet ovat perusaiheita. Perustelut ja vaikutukset on tuotu esille. Haastateltavat on valittu hyvin. Osa alue: Artikkelien sisältö Erinomaisesti 2 Sisältö on selkeä ja uutismainen. Oikea viesti välittyy lukijalle. Kieli on ymmärrettävää, rikasta ja ammattimaista. Hyvin 1 Sisältö on selkeä ja uutismainen, mutta siitä ei välity oikea viesti. Kieli on ymmärrettävää ja ammattimaista. Osa alue: Visuaalisuus Erinomaisesti 4 Uutiskirje on toteutettu visuaalisesti erinomaisesti. Kokonaisuus on tasapainoinen, laadukas ja miellyttävä. Kuvitus ja grafiikka ovat huolellisesti mietittyjä ja informatiivisia. Hyvin 2 Uutiskirje on toteutettu visuaalisesti hyvin. Kokonaisuus on tasapainoinen. Kuvitus ja grafiikka ovat informatiivisia.

18(20) Laatupisteet = projektipäällikön pisteet + tiedottajan pisteet + viestintäsuunnitelman pisteet + Action Planin pisteet + uutiskirjeen pisteet. Tarjouksen hintavertailu Tarjoushinnan suurin mahdollinen pistemäärä on 40 p. Tarjousten vertailussa käytetään vertailuhintaa (liitteet 5 ja 6) ilman arvonlisäveroa. Tarjoushinta lasketaan: (Halvin tarjous/annettu tarjous) kertaa 40 vertailupistettä. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja laadun perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupistemäärä = laatupisteet + hintapisteet Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100. Korkeimman vertailupistemäärän saanut tarjous on edullisin. Korkeimman yhteispistemäärän saanut tarjous valitaan. 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Tilaaja harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajilla on kuitenkin oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytettävästä hintatiedosta tai muusta tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla.

15. Sopimuskatselmus TARJOUSPYYNTÖ 19(20) Ennen sopimuksen allekirjoitusta pidetään hyväksytyn tarjoajan kanssa sopimuskatselmus, jossa käydään läpi tarjoukseen liittyvä sisällöllinen aineisto sekä muut sopimuksen edellyttämät asiat. 16. Hankintapäätös Tilaaja lähettää tekemänsä hankintapäätöksen tarjoajille sähköpostitse. Hankintapäätökseen sisältyvät tiedot kilpailusta ja tarjousten arvioinnista, päätöksen perustelut sekä valitusosoitus ja oikaisuohje muutoksenhakua varten. 17. Sopimuksen syntyminen Tilaajan tekemä hankintapäätös ei merkitse vielä sopimussuhteen syntymistä. Tilaajaa sitova sopimus syntyy vasta varsinaisen sopimusasiakirjan allekirjoittamisella.