Kruunusillat, viestintäpalvelut, kuvaus työn kokonaisuudesta

Transkriptio

1 Luonnos 1(5) Kruunusillat, viestintäpalvelut, kuvaus työn kokonaisuudesta 1 Kuvaus hankkeen viestinnästä Hankkeen onnistuneen läpiviennin edellytyksenä on oikea-aikainen ja täsmällinen viestintä, joka on aktiivista ja avointa. Hankkeelle haetaan viestintäkonsulttia viestintäkokonaisuuden tuottamiseen. Viestintäkonsultin tehtävänä on toimia projektin johdon apuna viestinnän suunnittelussa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Viestintäkonsultin tehtävänä on viestintä koko hankkeen ajan, aina esisuunnittelusta rakentamisen aikaisesta viestintä käyttöönottoon saakka. Viestintäkonsultti hoitaa myös operatiivisen viestinnän. Viestintäkonsultti raportoi suoraan projektin johdolle. Hanke on monitahoinen ja toimijoita on useita. Viestintäkonsultti osallistuu tarvittaessa hankeryhmän kokouksiin ja aina viestintäsuunnitelmaa ja käsiteltäessä. Viestintäkonsultti on myös Kruunusiltojen viestintäryhmän jäsen. Muihin ryhmiin konsultti osallistuu tarpeen mukaan. Projektin johto määrittää ja päättää osallistumisen. Kruunusillat -hanke on monivuotinen. Viestinnän tarve ja määrä vaihtelevat hankkeen eri aikoina. Viestintäkonsultin tulee huomioida tämä viestinnän resursoinnissa. Viestintätarpeet voidaan jakaa kolmeen ajallisesti erilaiseen kokonaisuuteen. 1. Viestintä ennen investointipäätöstä 2. Viestintä päätöksen jälkeen, suunnitteluvaiheessa 3. Viestintä rakennusvaiheessa Ensimmäisen ja toisen vaiheen viestinnässä korostuvat tiedottaminen ja hankkeen sisäinen viestintä. Tässä vaiheessa viestintä keskittyy muun muassa materiaalien tuottamiseen ja verkkoviestintään sekä sisäisen viestinnän toteuttamiseen. Viestintä on luonteeltaan avointa, neutraalia ja pääviesteihin keskittyvää. Tässä vaiheessa tehdään myös kriisiviestintäsuunnitelma sekä esimerkiksi mahdolliset viestintävalmennukset. Kolmannessa vaiheessa viestintä keskittyy toteuttamisen aikaiseen viestintään, eli katu- ja rakennussuunnittelun sekä rakentamisenaikaiseen viestintään. Tällöin korostuvat eritoten kansalaisviestintä (vuoropuhelu, työmaan aikaiset haitat, liikennejärjestelyt jne.), mediaviestintä (aikataulu, ajankohtaiset ym.) sekä tiivis sidosryhmäyhteistyö. Kolmas vaihe on huomattavasti kahta ensimmäistä vaihetta aktiivisempi. Tällöin käytetään kaikkia kanavia ja keinoja rinnakkain ja määrällisesti enemmän. Tämä vaatii viestintäkonsultilta selkeästi enemmän työpanosta. Hankkeen työkielenä on suomi ja materiaalit tulee tuottaa hyvällä suomen kielellä.

2 Luonnos 2(5) 2. Työmääräarviot Työn ensimmäisessä vaiheessa tuntimääräarvio on noin 50 tuntia kuukaudessa. Tiedottajan osuus on 35 tuntia ja projektipäällikön 15 tuntia. Toisessa vaiheessa tuntimääräarvio on suunnilleen sama kuin ensimmäisessä vaiheessa.

3 Luonnos 3(5) Työn kolmannessa vaiheessa tuntimäärät vaihtelevat noin välillä. Tiedottajan osuus on tuntia ja projektipäällikön tuntia. Nämä ovat vain arvioita ja määrät voivat vaihdella suurestikin eri vaiheissa. 3. Viestintäpalvelut Tarvittavat viestintäpalvelut pitävät sisällään esimerkiksi/ainakin seuraavanlaisia töitä: A) Viestintäsuunnitelma Hankkeen viestintäsuunnitelma täsmennetään ja tarkennetaan tiiviisti hankkeen eri vaiheissa. Se päivitetään noin 4 kertaa vuodessa. Viestintäsuunnitelma sisältää vähintään: lähtökohdat, tavoitteet, perusviestit, kohderyhmät, keinot, vastuut ja organisoinnin, aikataulun, tulosten mittaamisen ja toimenpidesuunnitelman. Suunnitelma tarkennetaan yhteistyössä projektin johdon kanssa. B) Kriisiviestintä Hankkeelle luodaan kriisiviestintäsuunnitelma ja -ohje. Viestintäkonsultin tehtävänä on luoda suunnitelma ja ylläpitää sitä. Konsultti vastaa myös mahdollisesta kriisiviestintäkoulutuksesta. C) Mediaseuranta ja -analyysit sekä mediasuhteet Viestintäkonsultin tehtävänä on mediasuhteiden hoito yhdessä hankkeen johdon kanssa. Mediasuhteiden hoitoon kuuluvat ovat muun muassa tiedotteet, artikkelit, tapaamiset ja tiedotustilaisuudet. Toimenpiteet määritellään viestintäsuunnitelmassa. Mediatiedotteita lähetetään aina kun hankkeessa tapahtuu median ja yleisön kannalta ajankohtaista. Myös kuulutusten hoitaminen kuuluu viestintäkonsultille. Artikkeleita tarjotaan sovittuihin lehtiin. Mediaa voidaan kutsua tutustumaan hankkeeseen. Tiedotustilaisuuksia järjestetään harkiten ja niistä sovitaan aina erikseen HKR:n viestintäosaston kanssa. Hanketta seurataan erillisen mediaseurannan avulla. Viestintäkonsultti seuraa mediaa ja tarvittaessa reagoi kirjoitteluun. Tarvittaessa voidaan teettää erillisiä media-analyysejä. D) Sidosryhmäyhteistyö Viestintäkonsultti hoitaa yhteistyössä projektin johdon kanssa suorat yhteydet hankkeen kannalta keskeisiin sidosryhmiin ja varmistaa tiedon kulun. Osana ulkoista viestintää, sidosryhmäviestintää sekä sisäistä viestintää otetaan käyttöön kohdennettu uutiskirje. Viestintäkonsultilla tulee olla valmiudet uutiskirjeen tuottamiseen, järjestelmän hankkimiseen ja käyttöön sekä lähetykseen. Viestintäkonsultti ylläpitää sidosryhmärekisteriä.

4 Luonnos 4(5) E) Verkkosivut ja sosiaalinen media Kaikkien hankkeiden nettisivut sijaitsevat Uutta Helsinkiä-verkkopalvelussa osoitteessa Viestintäkonsultti vastaa sivuston päivittämisestä ja ylläpidosta. Teknisestä ylläpidosta vastaa Lasipalatsi. Hanketiedotteet julkaistaan Kruunusillat -osion etusivulla ja Uutta Helsinkiä -verkkopalvelun ajankohtaisasioissa. Lisäksi hankkeesta voi kertoa vapaamuotoisemmin uutisosiossa, esimerkiksi työmaalla tapahtuu, merkittävä välietappi jne. Myös kuvia hankkeesta ja sen etenemisestä on hyvä viedä www-sivuille. Kruunusillat on harkitusti sosiaalisessa mediassa. Viestintäkonsultti määrittelee yhteistyössä hankkeen johdon ja HKR:n viestintäosaston kanssa sosiaalisen median kanavat. Konsultin tehtävänä on luoda, päivittää ja ylläpitää valittuja sosiaalisen median kanavia. F) Esittelymateriaalit Hanketta esitellään useissa eri yhteyksissä, myös ulkomailla. Viestintäkonsultin tehtävänä on esittelymateriaalin, kuten Power Point -esitysten ja esitteiden, tuottaminen. Tilaajan kanssa päätetään mahdolliset kieliversiot, jotka viestintäkonsultti hoitaa. G) Tilaisuudet, tutustumiset Hankkeeseen liittyy vuoropuhelu osallisten kanssa. Osana tätä on muun muassa kaikille avoimet yleisötilaisuudet. Viestintäkonsultin tehtävänä on hoitaa yleisötilaisuuksiin liittyvät käytännön järjestelyt. Toteutuksessa voidaan käyttää erillisiä vuorovaikutusasiantuntijoita. Hanke on kansallisesti merkittävä ja se kiinnostaa eri osapuolia. Viestintäkonsultin tehtävänä on järjestää ryhmille tarvittaessa tutustumiskäyntejä, esittely-, tiedotus- ja asukastilaisuuksia. He vastaavat myös medialle suunnattujen infojen järjestelyistä. Viestintäsuunnitelmaan sisällytetään vuosittaiset tapahtumat ja tilaisuudet. H) Ilmoitukset ja kuulutukset Viestintäkonsultin tehtävänä on kuulutusten ja lehti-ilmoitusten sisältöjen teko, taitto ja toimittaminen valittuihin lehtiin. I) Kuvapankki Hankkeen kuvat talletetaan yhteisesti määriteltyyn paikkaan, esimerkiksi ProjectWiseen ja osa julkiseen palveluun, esimerkiksi Flickriin. Viestintäkonsultin tehtävänä on kuvapankin ylläpito. Ja tarvittaessa myös kuvaus.

5 Luonnos 5(5) J) Ilme Kruunusillat -hanke noudattaa HKR:n ja Kruunusiltojen graafista ilmettä, jota voidaan kehittää hankkeen edetessä laajemmaksikin hankeviestinnän ilmeeksi. Viestintäkonsultin tehtävänä on huolehtia, että ohjetta noudatetaan ja tuottaa ohjeen mukaisia sovelluksia. K) Käännös- ja painopalvelut Hankeviestinnässä vähimmäisvaatimuksena on kielilain noudattaminen. Tiedotteet käännetään myös ruotsiksi, tarvittaessa englanniksi. Hankkeen www-sivut toteutetaan suomen, ruotsin ja englannin kielillä. Erillisten materiaalien yhteydessä päätetään aina tapauskohtaisesti kieliversiot. Viestintäkonsultin tehtävänä on hoitaa käännökset nimetyn käännöstoimiston kanssa. Painotuotteita tuottaessa viestintäkonsultti huolehtii painoyhteydet, tarkistukset ja painojäljen valvonnan nimetyn painotalon kanssa. L) Viestintävalmennus Hankkeessa toimiville asiantuntijoille voidaan järjestää media- ja kriisiviestintäkoulutusta. Koulutustarve- ja suunnitelma kirjataan viestintäsuunnitelmaan. Viestintäkonsultti voi toteuttaa itse koulutukset tai hankkia kouluttajan. Ulkopuolinen palveluntarjoaja hyväksytetään tilaajalla. M) Palaute ja vastineet Palautteiden käsittely tulee huomioida viestintäsuunnitelmassa. Lehdissä tai verkossa esitettyihin palautteisiin vastataan harkiten. Yleensä palaute tai vastine laaditaan projektinjohtajan nimissä. Viestintäkonsultti vastaa Kruunusiltoihin liittyvien palautteiden käsittelystä ja vastineiden hoitamisesta. O) Sisäinen viestintä Viestintäkonsultin tehtävänä on hoitaa hankkeen sisäistä viestintää ja edesauttaa tiedonkulkua. Viestintäkonsultin tulee käyttää hankkeessa yhteisesti hyväksyttyjä järjestelmiä. 6. Muut mahdolliset palvelut Sopimuskauden aikana voidaan käyttää myös muita viestintä- ja mainostoimistopalveluja, kuten copyn ja AD:n palveluja. Näistä sovitaan aina erikseen tilaajan kanssa.