Tarjouspyyntö 1 (7) KIVIAINESTEN HANKINTA Järvenpään kaupungin tekninen palvelukeskus pyytää tarjoustanne kaupunkitekniikan vastuualueen käyttämistä kiviaineksista puitejärjestelynä sopimuskaudelle 1.4.2014-31.12.2015. Kiviaineksia käytetään pääasiassa katujen rakennekerroksiin ja putkilinjojen, puistojen ja pihojen rakentamiseen, sekä katujen liukkauden torjuntaan. Arvio sopimuskaudella käytettävästä kiviaineksien määrästä on n. 50 000 tonnia (tn). Arvio perustuu aiempien vuosien käyttömääriin. Kaupunki ei sitoudu mihinkään tiettyyn kokonaisvolyymiin ostojen määrän tai arvon osalta, vaan hankinnat tehdään sopimuskaudella tarpeita vastaavasti. Sopimuskauden aikana on mahdollista, että kaupunki louhii ja murskaa kiviainesta omissa työkohteissaan. Murskauksesta saatu kiviaines hyödynnetään omissa rakennuskohteissa ensisijaisesti ennen ulkopuolista hankintaa. Materiaalimääristä ei ole tietoa. 1. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen Tarjouskilpailu suoritetaan avoimena menettelynä. Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus Hilma- julkaisujärjestelmässä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu Järvenpään kaupungin internet- sivuilla osoitteessa www.jarvenpaa.fi ->hallinto ja päätöksenteko -> julkiset hankinnat -> avoimet tarjouspyynnöt. Hankinnan arvo ylittää hankintalain 16 :n mukaisen EU-kynnysarvon. Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan voimassa olevaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki), Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007) sekä soveltuvin osin JYSE 2009 tavarat ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa), jotka ovat luettavissa kohdasta www.jarvenpaa.fi ->hallinto ja päätöksenteko -> julkiset hankinnat. 2. Tarjousten käsittely 2.1 Tarjousten käsittely, tarjoajan soveltuvuuden arviointi, tarjouksen kelpoisuus Myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään avaamattomina. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Järvenpään kaupunki Tekninen palvelukeskus Seutulantie 12, PL 41, 04401 Järvenpää Vaihde (09) 27 191 www.jarvenpaa.fi
Tarjouspyyntö 2 (7) Tarjoajien ja tarjousten arviointi toteutetaan seuraavasti: 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 2.2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava tarjouksen liitteenä pyydetyt asiakirjat ja/ tai selvitykset: 1. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, mikäli lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä 1) / 2) tai 3) toimitettava kaupparekisteriote tai toimitettava tiedot kuulumisesta ennakkoperintä-, työnantaja- sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, ellei tarjoaja kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. 2. Tarjoaja on huolehtinut verojen sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta toimitettava todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja /tai 1) / 2) tai 3) verovelkaa koskevasta maksusuunnitelmasta tai toimitettava työeläkekassan, vakuutusyhtiön/vakuutusyhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen ottamisesta ja niiden suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty tai 1) / 2) tai 3) yksityisenä elinkeinonharjoittajana toimivalla on oltava voimassaoleva yrittäjien eläkelain mukainen YEL- vakuutus 3. Tarjoajalla on voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden toimitettava vakuutusyhtiön/ vakuutusyhtiöiden todistukset toiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta
Tarjouspyyntö 3 (7) 4. Tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti toimitettava vahvistetut tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta tai vaihtoehtoisesti muut luotettavat selvitykset/ todistukset vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta, maksukyvystä ja kannattavuudesta. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on vähintään tyydyttävä A+ tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Tarjoajien, joiden luokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:stä, on toimitettava erikseen pyydettäessä kolmen (3) viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset, mikäli tarjoajalla on takanaan kolme tilikautta. Mikäli tarjoajalla on takanaan vähemmän kuin kolme tilikautta, on tarjoajan toimitettava erikseen pyydettäessä kaikilta tilikausilta vastaavat tiedot ja selvitettävä vakavaraisuutensa ja maksukykynsä muulla tilaajan hyväksymällä luotettavalla tavalla. selvitys (voi olla myös tarjoajan itsensä laatima) tarjoajan käytössä olevasta laadunhallinta- ja ympäristöjärjestelmästä sekä sen auditoinnista. 1) vaihtoehtoisesti RALA-pätevyystodistus 2) vaihtoehtoisesti RALA-perustietolomake 3) vaihtoehtoisesti tilaajavastuu.fi-yritysraportti 5. Tarjoaja käyttää alihankintatyötä tai hän tulee käyttämään sitä sopimuskauden aikana tai käyttää vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa tarjoajan allekirjoittama vakuutus siitä, että alihankkijat täyttävät kohdissa 1-4 vaaditut soveltuvuusehdot selvitys alihankintatyöhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. 6. Tarjouksen tekee työyhteenliittymä selvitys yhteenliittymän perustamisasiakirjoista, joista ilmenevät mm. vastuun jakautuminen työyhteenliittymän perustajien kesken toimitettava kaikki kohdissa 1-5 vaaditut todistukset jokaisesta työyhteenliittymän osakasyrityksestä erikseen Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta (3 kk) vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen tarjouksen liitteinä johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjousten käsittelyvaiheista. Lisäksi em. todistukset voidaan sopimusosapuoli velvoittaa toimittamaan tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä tarvittaessa sopimuskauden aikana.
Tarjouspyyntö 4 (7) Em. soveltuvuusehtojen täyttymättömyyden lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisin poissulkuperustein. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajalla on vastuu siitä, että se täyttää asetetut vaatimukset ja toimittaa annetussa määräajassa kaikki vaaditut selvitykset tai asiakirjat. 2.3 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus Toisessa vaiheessa tarkistetaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjoajien osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä mahdolliset liitetiedostot täytetty vaaditulla tavalla. Tarjoushinnat on ehdottomasti annettava liitteenä olevalla Tarjouslomakkeella. Muista tarjouslomakkeella mainitsemattomista tuotteista voi antaa tarjouksen erillisellä liitteellä. Näitä hintatietoja ei käytetä hintavertailussa. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Kaikkien liitteiden, hinnastojen ym. dokumenttien on oltava suomenkielisiä. Vieraskieliset sertifikaatit ja vastaavat todistukset on käännettävä suomen kielelle ja suomenkielinen käännös sekä kopio alkuperäisestä on liitettävä tarjoukseen. Muilla, kuin suomen kielellä tehdyt tarjoukset hylätään. Toimittajalla on velvollisuus pitää kirjaa toimittamistaan kiviainesmääristä. Määrätiedot kiviaineslajeittain toimitetaan tilaajalle pyydettäessä sopimuskauden aikana. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tässä tarjouspyynnössä ja sen liiteasiakirjoissa olevat ehdot. 2.4 Tarjouksen muut hylkäämisperusteet 2.5 Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön ehtoja vastaamattomat tarjoukset hylätään. Kaupunki pidättää lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään jätetyistä tarjouksista joko kokonaan tai osittain perustelluista syistä. Hylkäämisestä tehdään erillinen päätös perusteluineen, joka toimitetaan tarjouksen antajalle. Tarjousten vertailuun hyväksytään vain ne tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusehdot ja tarjoukset, jotka täyttävät tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut ehdot. 2.5.1 Osatarjous Osatarjouksia voi tehdä vain tarjouslomakkeella mainituista tuotteista. 2.5.2. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
Tarjouspyyntö 5 (7) 3. Hankinnan sisällön kuvaus: 3.1. Tuotteille ja toimitusprosessille asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset Tuotteet Tarjottavien kiviainesten laatu määräytyy Infra RYL 2006 yleiset laatuvaatimukset mukaan. Kiviainekset, jotka eivät täytä laatuvaatimuksia, on toimittajan vaihdettava. Toimittaja vastaa kaikista niistä kustannuksista, jotka aiheutuvat laadultaan puutteellisen kiviaineksen vaihtamisesta. Kiviainekset on oltava CE- merkittyjä. Toimitusprosessi Toimituksen yhteydessä on toimitettava kuormakirja, jossa on selvästi merkitty ajoneuvon paino tyhjänä, ajoneuvon paino kuormattuna sekä kuorman määrä. Lisäksi kuormakirjassa on oltava tieto, mistä kiviaines on kuormattu sekä kuormauspäivämäärä. Toimittajan on osoitettava tilaajalle viimeisin vaa alle tehty virallinen tarkastuspöytäkirja, joka ei saa olla yhtä (1) vuotta vanhempi. 3.2. Toimitusaika ja toimitusehto, viivästysseuraamukset Toimitusaika saa olla perille toimitettuna tilaajan osoittamaan paikkaan (TOP) enintään yksi (1) arkipäivä tilauksesta. Mikäli tilattua erää ei toimiteta yhdessä (1) työpäivässä on Tilaaja oikeutettu tekemään tilauksen kolmannelta osapuolelta. Tilaaja ei ole velvollinen ottamaan viivästynyttä toimitusta vastaan. Toimitusaika noudettuna on enintään yksi (1) arkipäivä vapaasti noutopaikalla. Erillisiä toimituslisiä tms. ei hyväksytä. 3.3. Hintojen ilmoittaminen ja voimassaolo Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina. Tarjouksessa tulee ilmoittaa erikseen yksikköhinnat perille toimitettuna (TOP) ja noudettuna. Hintoihin tulee sisällyttää materiaalien ja niiden irrotuksesta, kuormauksesta ja kuljetuksesta johtuvat kaikki kustannukset. Noutotaksan vertailua varten on tarjouslomakkeella ilmoitettava matka kilometreissä (km) noutopaikasta Järvenpäähän osoitteeseen Seutulantie 12, 04400 Järvenpää. Hintojen tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden ajan seuraavin poikkeuksin; mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, voidaan tuotteiden hintoja tarkistaa vastaavasti. Esitetyt hintavaraumat tarjouksessa tulkitaan tarjouspyynnön vastaisuudeksi. Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa tilaajalle ennen tuotteen toimitusten aloittamista tuotteesta selvitys tuotteen vaatimustenmukaisuudesta sekä käyttöturvallisuusohjeet ja - tiedote.
Tarjouspyyntö 6 (7) 3.4. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Maksuehto on 30 pv netto. Järvenpään kaupungilla on käytössä Basware Oy:n sähköinen laskujen kierrätysjärjestelmä. Laskutus tulee suorittaa ensisijaisesti verkkolaskuina tilaajan antamien laskutustietojen mukaisesti. Laskun tulee täyttää laskudirektiivin vaatimukset. Laskutus-, toimitus- tai muita erillisiä lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 4. Hankinnan ratkaisuperuste Tarjouskilpailun ratkaisuperuste on halvin hinta seuraavasti: Kiviaines perille toimitettuna Tarjoajat antavat lajikekohtaisen tarjoushinnan tarjouslomakkeen sarakkeeseen perille toimitettuna. Tarjouskilpailun voittaa tarjoaja, jolla on lajikkeelle tarjottu halvin yksikköhinta. Kiviaines noudettuna Tarjoajat antavat lajikekohtaisen tarjoushinnan tarjouslomakkeen sarakkeeseen noudettuna. Tähän hintaan lisätään kaupungin käyttämä kuljetuksen urakkataksa ( /tn/km). Noutopaikka määräytyy näin lasketusta halvimmasta hinnasta. Hankinnasta tehdään lajikekohtainen sopimus joko noudettuna tai toimitettuna toimittajan kanssa siten, että kuhunkin tulee valituksi vähintään yksi toimittaja. 5. Hankintapäätös ja hankintasopimus ja asiakirjajulkisuus Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintapäätös perusteluineen, joka annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Sopimus tehdään tarjousten perusteella tarjouspyynnössä esitetyt elpoisuusvaatimukset täyttävien toimittajien kanssa. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan, kun päätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus alkaa vasta, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Annetut tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia asianosaisille sen jälkeen, kun hankintapäätös on allekirjoitettu ja muille kuin asianosaisille, kun sopimusasiakirja on allekirjoitettu. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus.
Tarjouspyyntö 7 (7) 6. Sopimusasiakirjat Sopimusasiakirjat ja niiden keskinäinen etujärjestys määräytyy seuraavasti: 1. Hankintapäätös liitteineen 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. JYSE 2009 tavarat ja JYSE 2009 palvelut-ehdot 4. Tarjousasiakirjat liitteineen 7. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjoukset tulee jättää suljetussa kirjekuoressa 28.3.2014 klo 11.00 mennessä osoitteella: Järvenpään kaupunki/ Tekninen palvelukeskus PL 41(Seutulantie 12) 04401 Järvenpää Tarjouskuoreen on merkittävä tarjoavan yrityksen nimi ja viite Kiviainestarjous 2014. Tarjous tulee olla sitovasti voimassa kaikilta osin neljä (4) kuukautta ilmoitetusta tarjouksen sisäänjättöpäivämäärästä lukien. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa kohdassa 2.2 Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset vaaditut todistukset (liite 2). Tarjoajan on varmennettava tarjous allekirjoituksellaan. 8. Lisätiedot Hankintaa koskevat lisätietopyynnöt ja kysymykset toimitetaan 24.2.2014 klo 11.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjous.tekninen@jarvenpaa.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan viitteeksi: Lisätietopyyntö / Kiviaineshankinnat 2014. Vastaukset lisäkysymyksiin annetaan kaikille yhteisesti ja ne ovat nähtävillä kaupungin internetsivuilla osoitteessa www.jarvenpaa.fi ->hallinto ja päätöksenteko -> julkiset hankinnat -> avoimet tarjouspyynnöt 28.2.2012 mennessä. Järvenpään kaupunki Tekninen palvelukeskus Liite: Kiviainestarjouslomake (liite 1) Soveltuvuusvaatimuslomake (liite 2)