VIRTAIN KAUPUNKI PL 85 34800 VIRRAT TARJOUSPYYNTÖ VIRTAIN KAUPUNGIN JA RUOVEDEN KUNNAN TIETOVERKON PALVELUISTA 1. HANKINTARENGAS JA YHTEYSHENKILÖ Hankintayksikkö Virtain kaupunki Tietohallinto Virtaintie 26 34800 VIRRAT Y-tunnus: 0206333-9 Henna Viitanen Hallintojohtaja 0447151213 henna.viitanen@virrat.fi Tekninen yhteyshenkilö: Heikki Liski Tietohallintopäällikkö 0447151226 heikki.liski@virrat.fi Hankintayksikkö Ruoveden kunta Ruovedentie 30 34600 Ruovesi Y-tunnus: 0152842-1 2. HANKINNAN KOHDE Hankintayksikkö pyytää tarjousta alla olevista hankintakokonaisuuksista (1-2) seuraavasti: 1. DSL liittymät 2. Alueverkkoliittymät Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa hankinnan kohdetta. Sisäverkon aktiivilaitteet ja palomuuripalvelu eivät kuulu tämän hankinnan piiriin.
2 (8) 3. HANKINTAMENETTELY Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tarjouskilpailu avoimella hankintamenettelyllä, johon kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus nro. 2016-024875 Hilma-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) päivämäärällä 14.10.2016. 4. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on 4- vuotta alkaen sopimuksen allekirjoittamishetkestä. Lisäksi hankintayksikkö varaa oikeuden lunastaa yhden (1) optiovuoden. Mahdollisen option käytöstä sovitaan erikseen vähintään 6 kk ennen sopimuksen päättymistä. Mikäli optiovuosi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin myös optiovuoden ajan. Hankintayksikkö päättää mahdollisen option käytöstä. 5. OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjoaja voi tarjota joko yhtä tai molempia hankinnan kohteita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 6. TARJOUSHINNAT Tarjottavien tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä (liite4 hintaliite) Hintaliitteessä esitettyjä tuotteita on tarjottava. Mikäli kaikkia tuotteita ei ole tarjottu, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hintojen tulee olla kiinteinä voimassa ensimmäisen vuoden ajan. Tarjotut hinnat eivät saa nousta sopimuskauden aikana. Tämän jälkeen hintoja voidaan tarkistaa enintään kerran vuodessa. Esitykset muutoksista ja selvitys kustannuskehityksen ja hinnanmuutoksen syistä on esitettävä kirjallisesti vähintään kuusi (6) kuukautta ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa.
3 (8) Tilaajan on hyväksyttävä ne ennen kuin uudet hinnat voivat astua voimaan. Hinnankorotus ei voi ylittää 3 %:ia vuodessa. 7. TOIMITUSEHTO JA AIKA TOP (toimitettuna perille) Virtain kaupunki ja Ruoveden kunta 4 viikon kuluessa tilauksesta, silloin kun tilauksen arvo on vähintään 500 euroa (alv. 0 %). Tuotteet toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Tuotteet voi toimittaa aikavälillä 9-15 arkisin. 8. MAKSUEHTO Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto tavaran/palvelun hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta lukien. Viivästyskorko voi olla enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. 9. LASKUTUS Virtain kaupunki ja Ruoveden kunta ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle Tarjoajalle. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmaista mahdollisuutensa sähköiseen laskutukseen. Laskutus-, pakkaus-, ja toimistokuluja ei hyväksytä. 10. TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste ja voidaan sulkea pois sellaiset tarjoajat, joita koskee 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Mikäli tarjoaja käyttää tai aikoo käyttää palvelussaan alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa ja mainittava käytetyt/ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Alihankkijaa koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankintasopimuksessa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman tilaajan suostumusta.
4 (8) Tarjoajan täytyy toimittaa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tarjouksen mukana. Todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Tarjouksen tulee sisältää seuraavat selvitykset: Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat rahoituksellisuuteen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset: Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. Yrityksen luottokelpoisuuden tulee olla hyvä. Tätä ominaisuutta arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa ehdokkaan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on toimitettava tilinpäätösasiakirja edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla tarjoajan laatimalla selvityksellä. Hankintayksiköllä on oikeus pyytää selvennyksiä tai tarkennuksia tarjoajan kelpoisuuteen liittyvistä seikoista. Tarjoajalla tulee olla riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pidetään kahta (2) vastaavankokoista referenssitoimitusta. Referenssit eivät saa olla viittä (5) vuotta vanhempia. Referensseistä on annettava tarjouksessa seuraavat tiedot: Asiakas, toimituksen koko euroina, toimitusvuosi ja asiakkaan yhteyshenkilö.
5 (8) 13. TARJOTTAVALLE PALVELUILLE ASETETUT VAATIMUKSET Tarjottavan tuotteen tulee täyttää seuraavat ehdottomat vaatimukset. Mikäli tarjottu tuote ei täytä kaikkia asetettuja vaatimuksia, tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. (Liite 1. Ehdottomat vaatimukset) 14. HANKINTAMENETTELYN VAIHEET, HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Hankintayksikkö sulkee päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste ja voidaan sulkea pois sellaiset tarjoajat, joita koskee 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta tavaroilta/palveluilta edellytetään. Mikäli tarjoaja ei täytä kaikkia ehdottomia vaatimuksia tai ilmoittaa tiedot virheellisinä tai selvitys puuttuu, johtaa se tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen on myös vastattava tarjouspyynnön ehtoja ja muotovaatimuksia. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa. Tarjouspyynnön mukana olevia tarjouslomakkeita on käytettävä.
6 (8) Tarjousten hintavertailu Tarjousten hintavertailussa huomioidaan ne tarjoukset, jotka ovat täyttäneet tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset ja ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin tarjous. Tarjousten hintavertailussa huomioidaan internet-liittymien sekä DSL-liittymien osalta ainoastaan palvelutason (liite 2) I hinta. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 3.11.2016 mennessä sähköisesti osoitteeseen tietohallinto@virrat.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite tarjouspyynnön nimi on näyttävä viestin otsikossa. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksistä ja vastauksista laaditaan yhteenveto. Yhteenveto on nähtävissä Virtain kaupungin internet-sivuilta osoitteesta: www.virrat.fi/hankinnat 9.11.2016. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on ottanut huomioon myös mahdollisiin kysymyksiin annetut vastaukset tai tarjouspyyntöön tehdyt korjaukset. 15. TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta sisäänjättöpäivästä lukien. 16. SOPIMUSEHDOT Valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään kirjallinen sopimus. Julkisista hankinnoista annetun lain (HankL 348/2007) 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja, JIT2015. Ehdot löytyvät osoitteesta: http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs166
7 (8) 17. HANKINTAPÄÄTÖS JA SEN TIEDOKSIANTO Kukin hankintayksikkö tekee itse omalta osaltaan hankintapäätöksen Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. 18. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan. Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisältäisi liikesalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (asianosaisjulkisuus). JulkL 11 kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on kuitenkin annettava. 19. TARJOUSTEN SISÄLTÖ JA JÄTTÖAIKA Sitovat suomenkieliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa allekirjoitettuna kahtena kappaleena suljetussa kirjekuoressa viimeistään 30.11.2016 klo 14:00 osoitteeseen: Virtain kaupunki PL 85, 34801 VIRRAT Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Tarjouspyyntö Virtain kaupungin ja Ruoveden kunnan tietoverkon palveluista.
8 (8) Lisäksi tulee kirjallisesti lähetettävään tarjoukseen liittää muistitikku, johon tarjousaineisto on tallennettu yleisesti käytetyillä MS Officen sovelluksilla tai PDF-tiedostoina. Mikäli kirjallinen tarjous ja sähköinen tarjous eroavat sisällön osalta toisistaan, kirjallisen tarjouksen sisältö on ratkaiseva. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta, ei makseta erillistä korvausta tarjoajalle. 20. ALLEKIRJOITUKSET Virtain kaupunki 21. LIITTEET Liite 1 Ehdottomat vaatimukset Liite 2 Palvelutasoluokat Liite 3 Verkkodokumentaatio (yleiskuva) Virrat Liite 4 Hintaliite Liite 5 Toimipisteluettelo