Virtain kaupunki TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Virtaintie Virrat

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ: VIRTAIN KAUPUNGIN KULJETUKSET HANKINTAYKSIKKÖ VIRRAT HANKINNAN KOHDE pyytää tarjoustanne seuraavista Virtain kaupungin kuljetuksista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti: Hankinnan kohde 1: Toimintakeskuskuljetukset Hankinnan kohde 2: Ikäihmisten kuljetukset Päiväkeskukselle ja vanhainkotiin Hankinnan kohteiden sisällöt on kuvattu ja hankinnan kohteille asetetut vaatimukset on esitetty liitteessä 1. Tarjottavien palveluiden tulee olla tämän tarjouspyynnön ja liitteiden mukaisia. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa hankinnan kohdetta. Kuhunkin hankinnan kohteeseen valitaan palveluntuottaja halvimman hinnan perusteella. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrät kuljetettavista, ajat sekä kuljetusreitit ovat tämän hetkisen tilanteen mukaisia, ja ne saattavat muuttua kuljetustarpeen muuttuessa. ei sitoudu tiettyyn määrään kuljetuksia. Hankintamenettely ja noudatettavat säädökset Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta avoimella hankintamenettelyllä, johon kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-palvelussa sekä Virtain kaupungin internetsivuilla Sopimuskausi ja optio Sopimuskausi alkaa Sopimukset ovat voimassa asti. Sopimusta voidaan jatkaa kahdella yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella (yhteensä 3+1+1). Optiokauden käytöstä päättää Tilaaja. Päätös option käytöstä tehdään erikseen viimeistään 4 kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Meneillään olevan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistuksen myötä sopimuksen kattamien palvelujen järjestäjäksi voi sopimusaikana tulla tilaajan sijaan tai sen puolesta osittain tai kokonaan, välittömästi tai välillisesti joku muu taho. Tällaisessa tapauksessa tilaajalla on oikeus siirtää sopimus osittain tai kokonaan järjestämisvastuussa olevalle taholle. Tilaajalla on lisäksi oikeus tällaisessa tapauksessa irtisanoa sopimus päättymään kuuden kuukauden irtisanomisajalla joko osittain tai kokonaan. Laskutus ja maksuehto Palveluntuottaja laskuttaa kaupunkia kuukausittain jälkikäteen toteutuneiden ajomäärien ja hyväksytyn tarjoushinnan mukaan. Laskut toimitetaan viimeistään ajokuukautta seuraavan kuukauden

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) puoliväliin mennessä (15. päivä). Laskun liitteenä tulee olla kuitit tai riittävät muut selvitykset ajojen toteutumisesta. suosii sähköisiä ostolaskuja. Laskutusosoitteemme ovat: Operaattori: CGI Oy Välittäjän tunnus on Mikäli Teillä ei ole sähköistä laskutusvalmiutta, vastaanotamme paperiset ostolaskut seuraavaan osoitteeseen: Rahatoimisto/Ostolaskut PL VIRRAT. Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen. VARAJÄRJESTELYT JA VASTUU VARAJÄRJESTELMÄN KUSTANNUKSISTA Palveluntuottaja on velvollinen häiriötilanteessa (esim. rikkoutunut auto tai sairastuminen jne.) järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset kattavalla varajärjestelyllä siten, että toimitusvarmuuden on oltava 100 %. Varajärjestelyn on oltava käytettävissä koko sopimuskauden ajan. Varajärjestelyn on toimittava siten, että kuljetukset eivät merkittävästi jää aikataulustaan. Kuljetukset on hoidettava kaikkina määritettyinä päivinä. Palveluntuottaja vastaa varajärjestelyn aiheuttamista kustannuksista, Tilaajalle ei saa aiheutua lisäkustannuksia. Palveluntuottajan tulee tarvittaessa häiriöiden välttämiseksi ilmoittaa Tilaajalle, että kyseisen päivän kuljetukset hoidetaan varajärjestelyin. Virtain kaupungilla ei ole varajärjestelmää kuljetuksiin. Tarjouksen yhteydessä on annettava selvitys häiriötilanteisiin varautumisesta siten, että yllä olevat vaatimukset täyttyvät. OSATARJOUKSET, VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET JA TARJOAMINEN YHTEENLIITTYMÄNÄ Osatarjoukset huomioidaan siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai molempia hankinnan kohteita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon tarjouskilpailussa. Tarjoajalla on oikeus muodostaa tarjousyhteenliittymiä. Kaikki yhteenliittymän jäsenet ovat yhteisvastuussa tarjouksestaan. Yhteenliittymän käyttö ei saa olla kilpailulain vastaista (948/2011). TARJOUSHINNAT Kuljetusten hinnat tulee ilmoittaa euroina/kilometri (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee antaa tarjouspyynnön liitteellä 2. Tarjoajan on hinnoiteltava ne hankinnan kohteet, joita tarjous koskee. Molempien hankinnan kohteiden reitit alkavat siitä, kun ensimmäinen asiakas on noudettu kyytiin ja päättyy siihen kun asiakas on jätetty kuljetettavaan kohteeseen (toimintakeskukselle, päiväkeskukselle tai kotiinsa). Kuljetusreitit suunnitellaan yhteistyössä Tilaajan edustajan ja valitun toimijan kanssa. Hintojen tulee olla kiinteinä voimassa saakka. Mikäli optio päätetään käyttää, hintaa voidaan tarkistaa enintään kerran vuodessa. Hinnantarkistus on perusteltava yksityiskohtaisesti kustannuslajeittain. Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä hinnankorotusta ja irtisanoa sopimus 6 kk:n

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) irtisanomisajalla. Mikäli hinnantarkastuksen määrästä ei päästä yhteisymmärrykseen ja tilaaja irtisanoo sopimuksen, on palveluntuottaja velvollinen jatkamaan palvelua samalla hinnalla irtisanomista seuraavan 6 kuukauden ajan. Hinnankorotus ei voi ylittää 2 %:ia vuodessa. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjous tulee tehdä kohteittain liitteenä 2 olevilla tarjouslomakkeilla. Kullekin hankinnan kohteelle tulee täyttää erillinen lomake. Tarjous tehdään suomen kielellä. TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMMÄISVAATIMUKSET Valitun toimijan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset liitteen 3 mukaisesti ja muut tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset. Todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Kaupparekisteriote Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai muista keskeisistä työehdoista Todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta Tiedot alihankkijoista ja tiedot ryhmittymästä Ajoneuvolle asetetut vähimmäisvaatimukset: 1. Ajoneuvojen yhteisenä vähimmäisvaatimuksena huomioidaan niiden käytöstä aiheutuvat energia- ja ympäristövaikutukset lain ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa ( /1509) mukaisesti. Kuljetuksissa käytettävillä ajoneuvoilla on oltava mahdollisimman vähäiset ympäristövaikutukset. 2. Kaluston on täytettävä vähintään Euro II -luokan päästötasot ja kaluston ikä saa olla sopimuskauden alkaessa enintään 15 vuotta. Lisäksi tarjouksen tulee sisältää: 1. kopio voimassa olevasta joukkoliikenneluvasta tai taksiluvasta (tai selvitys, että tarjoajalla on luotettavalla todennäköisyydellä mahdollisuus saada lupa ennen sopimuskauden alkua) 2. Kuvaus käytettävästä kalustosta (ajoneuvojen koko, ikä, kaluston kuvaus) 3. Kuvaus varajärjestelmästä häiriötilanteissa (toimitusvarmuuden turvaaminen). TARJOUSTEN VERTAILU Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa (myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon) ja jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tarjouslomakkeeseen ei pidä lisätä mitään tarpeetonta, varsinkaan tarjouspyynnön kanssa ristiriidassa olevia asioita (esim. hinta- ym. varaumia). Tarjouksen tekijälle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjousten hintavertailu Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjousten vertailuperusteena on halvin hinta. Tarjouskilpailu ratkaistaan erikseen kunkin hankinnan kohteen osalta halvimman hinnan perusteella. Hintavertailu tehdään liitteellä 2 annetuilla tarjoushinnoilla (euroa/kilometri). TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA Tarjousten tulee olla sitovina voimassa saakka. TARJOUSPYYNTÖÄ KOSKEVAT KYSYMYKSET Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköisesti osoitteeseen sari.hellsten@virrat.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Kuljetukset: kysymykset on näyttävä viestin otsikossa. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksistä ja vastauksista laaditaan yhteenveto. Yhteenveto on nähtävissä Virtain kaupungin internet-sivuilta osoitteessa viimeistään Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on ottanut huomioon myös mahdollisiin kysymyksiin annetut vastaukset tai tarjouspyyntöön tehdyt korjaukset. TARJOUSTEN JÄTTÖAIKA Sitovat suomenkieliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa allekirjoitettuna kahtena kappaleena suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 12:00 osoitteeseen: PL 85, VIRRAT Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Kuljetustarjous. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tilaajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tämän tarjouspyynnön ehtoja. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta, ei makseta erillistä korvausta tarjoajalle.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) SOPIMUSEHDOT Valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään kirjallinen sopimus. Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Siltä osin kuin toisin ei ole sovittu, sopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Ehdot löytyvät osoitteesta: Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuskauden aikana voi tapahtua sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan liikennöintitarpeen järjestämiseen. Muutoksista neuvotellaan sopijapuolten kesken, jonka jälkeen tarjousmenettelyn tuloksena laadittua sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. HANKINTAPÄÄTÖKSEN TIEDOKSIANTO Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999), jos hankintayksikkö on mainitun lain 4 :ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia. Jos Tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää hankinta- tai julkisuuslain määritelmien mukaisesti liike- tai ammattisalaisuuksia, Tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö arvioi perustelun hyväksyttävyyden. ALLEKIRJOITUS, Sari Hellsten hyvinvointijohtaja LIITTEET Liite 1 Hankintakohteiden kuvaukset Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset