Hankintayksikkö Kittilän kunta 99100 Kittilä Tekninen asianhoitaja Kotihoidonohjaaja Paula Niemelä paula.niemela@kittila.fi Hoivapalvelupäällikkö Katja Hietanen katja.hietanen@kittila.fi Kaupallinen asianhoitaja Vt. perusturvajohtaja Tuulikki Louet-Lehtoniemi tuulikki.louet-lehtoniemi@kittila.fi KOTIHOIDON ATERIAKULJETUKSET Kittilän kunta, sosiaali- ja terveystoimi, järjestää uuden tarjouskilpailun ateriakuljetusten tuottamisesta ajalla 1.4.2013 31.3.2016 Kittilän kunnan alueelle. 1. HANKINNAN KOHDE Hankinta koskee Kittilän kunnan kotipalvelun tukipalveluna järjestettävien aterioiden kotiinkuljetusta sivukyliin kolmena päivänä viikossa (ma, ke ja pe) sekä kirkonkylän alueen aterioiden kuljetusta kotona asuville sekä myös Pääskylänniemen vanhainkodille ja Metsolaan viikonloppuna ja arkipyhinä. Lämpimän aterian kuljetusmatka ei voi kestää 2 tuntia enempää (matka n. 50 60 km) Mikäli on tarvetta kuljettaa aterioita kauemmas, ne kuljetetaan jäähdytettynä. Ateriat haetaan terveyskeskuksen keittiöltä, Sairaalantie 2, 99100 Kittilä. Ateriat kuljetetaan sekä kylmä että kuumakuljetuksena, mikä edellyttää kuljettajalta aikataulussa pysymistä. Ateriat on pakattu kunnan ateriankuljetuslaatikoihin. Kuljetus alkaa Kittilän terveyskeskuksen keittiöltä ja päättyy, kun tyhjät aterialaatikot on palautettu takaisin keittiölle. Koteihin toimitettavien aterioiden määrä vaihtelee tilanteen mukaan. Asiakasmäärät ja heidän sijaintinsa voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Fax. 016-644 495
Samalla kun ateria viedään, se pitää joillakin henkilöillä avata pakkauksestaan ja auttaa ruokailu alulle. Kylmät ateriat on huolehdittava jääkaappiin. Mikäli sovittua asiakasta ei tavoiteta tai asiakkaan voinnissa huomataan jotain poikkeavaa, kuljettajan tulee olla välittömästi yhteydessä ilmoittamaamme numeroon, josta selvitetään tilanne. Asiakkaan poissa ollessa ruoka palautuu valmistuskeittiölle. Kuljetusta tarjoavan yrityksen on tehtävä elintarvikelain 14 :n mukainen ilmoitus elintarvikekuljetuksen toiminnan aloittamisesta, neljä viikkoa ennen toiminnan aloittamista, terveystarkastajalle. Tästä annettava todistus tulee olla tarjouksen liitteenä. Kuljetuskaluston tulee olla hygienialtaan ruokakuljetuksiin soveltuva. Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät kuljetusajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Elintarvikkeiden hygieeninen laatu ei saa vaarantua kuljetuksen aikana. Terveystarkastajan tulee tarkastaa kuljetukseen tarkoitetut ajoneuvot ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tuottaja toimittaa tilaajalle asiasta terveystarkastajan vahvistaman dokumentin. Tarjoaja huolehtii, että kuljetukset toimivat sovittuina aikoina. Kalustorikon tai muun esteen sattuessa tarjoaja vastaa kuljetuksen toimimisesta ajallaan. 2. HANKINTAMUOTO Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu 24.1.2013 Hilma palvelussa julkaistulla kansallisella hankintailmoituksella osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi, Kittilän internet sivuilla www.kittila.fi sekä sanomalehti Lapin Kansassa. 3. TARJOUKSET Tarjoukset tulee tehdä suomenkielisenä. Tarjoushinta ilmoitetaan / päivä, erillisellä hintaliitteellä (liite 1). Lisäksi tulee eritellä sivukylille jaettavien yli 2 tuntia kestävien kuljetusten lisäkilometrikustannukset. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamansa aineistoon selkeästi, Fax. 016-644 495
mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja merkittävä nämä asiakirjat salainen merkinnällä. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 4. TARJOUSTEN KÄSITTELY, VERTAILU JA VALINTAPERUSTEET Kittilän kunta hylkää tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Tarjousten käsittely on selostettu liitteessä 2. Hyväksytyksi tulee tarjous, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjouksen kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavasti: - hinta 80 % - toimintavarmuus 20 % Hinnan osuus (maksimi 80 pistettä) Hintaa vertaillaan siten, että kunkin tarjoajan hintaliitteessä ilmoittamat päivähinnat lasketaan yhteen ja näin saatua kokonaishintaa verrataan tarjoajien kesken. Lisäksi lisäkilometreistä annettu tarjous pisteytetään alla mainitulla tavalla. Halvin kokonaishinta saa 60 pistettä ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan: Halvin tarjous x 60 Vertailtava tarjous Halvin lisäkilometrihinta saa 20 pistettä ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan Halvin lisäkilometri x 20 Vertailtava tarjous Toimintavarmuuden osuus (maksimi 20 pistettä) ei on varakuljetusjärjestelmä kuljettajan poissa ollessa 0 5 varakuljetusjärjestelmä auton rikkoutuessa 0 5 käytettävän auton soveltuvuus ateriakuljetuksiin 0 5 yrittäjän aiempi kokemus ko. toiminnasta 0 5 yhteensä pistettä 0 20 Fax. 016-644 495
Varakuljetusjärjestelmät, käytettävän kaluston soveltuvuus käyttötarkoitukseen (kuljetuskaluston siisteys ja asianmukaisuus, ajoneuvon rekisteröintivuosi) ja yrittäjän aiempi kokemus on osoitettava riittävillä selvityksillä. 5. TARJOAJIEN KELPOISUUS Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, mikäli: - tarjoajan tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä - tarjoajan tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia täyttää sopimuksen velvoitteet - tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä liikenteen harjoittamiseen liittyvästä teosta, jota ei ole pidettävä vähäisenä, tai on ostoliikenteen harjoittamisessa syyllistynyt vakavaan sopimus- tai muuhun menettelyrikkomukseen - tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja 6. SALASSAPITO Palveluntuottajaa sitoo laissa säädetty salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. 7. SOPIMUS Tilaajaa sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Sopimukseen kirjataan sopimuksen irtisanomista ja purkamista koskevat ehdot. Sopimus tehdään ajalle 1.4.2013 31.3.2016. Lisäksi tulee 1 + 1 vuoden optio sopimuksen jatkamiselle. Optiovuoden käytöstä tilaaja ilmoittaa viimeistään 31.12.2015. Sopimus voidaan purkaa, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Palvelun tuottaja vastaa palvelun laadusta, asianmukaisista toimintavälineistä sekä kaikista toiminnassa mahdollisesti syntyvistä vahingoista. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden lisätä tai poistaa asiakaskohteita ilman, että sillä on vaikutusta palvelun hinnoitteluun, jos ajamiseen käytetty aika ei oleellisesti muutu. Oleellisista muutoksista tilaaja ja tuottaja neuvottelevat erikseen. Fax. 016-644 495
Ateriakuljetuspalvelujen ostoa koskevan sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijaosapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään ostajan kotipaikan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 8. LASKUTUS, MAKSUEHDOT JA HINTOJEN TARKISTUS Laskutus kuukausittain jälkikäteen. Maksuehto 21 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukainen. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Hinnantarkistusilmoitus on toimitettava tilaajalle viimeistään kuluvan sopimusvuoden elokuun loppuun mennessä. Hyväksyttävänä muutoksena voidaan pitää kustannusindeksin merkittävää muutosta (+/- 3 %). 9. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjouksen hintoineen on oltava sitovasti voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen jättöpäivästä. Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa 18.2.2013 klo 16.00 mennessä osoitteeseen: Kittilän kunta sosiaali- ja terveystoimi,,. Kirjekuoren päälle merkintä Tarjous kotihoidon ateriakuljetuspalveluista. Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. 10. TARJOUSASIAKIRJAT JA LISÄTIEDOT Tarjousasiakirjat liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksesta tulee ilmetä - palvelun tuottajan nimi ja yhteystiedot, jos kysymys on oikeushenkilöstä, - kuljetuksista vastaavan henkilön nimi. Tarjouksessa tulee esittää palvelun tuottajasta myös seuraavat tiedot ja selvitykset: 1) Valittavalla yrityksellä tulee olla toimintaa varten olla laadittuna omavalvontasuunnitelma. Lisäksi tarjouksesta tulee ilmetä, miten tarjoaja vastaa Maa- ja metsätalousministeriön asetuksiin eräiden elintarvikehuoneistojen elintarvikehygieniasta ja vastaa elintarvikekuljetuksia koskeviin vaatimuksiin 6 kuljetuslämpötilat, 19 elintarvikkeiden kuljetusta koskevat yleiset elintarvikehygieeniset vaatimukset ( 6 ja 19 liite 3). Fax. 016-644 495
2) Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (ei 3 kk:ta vanhempi) 3) Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen maksamisesta (ei 3 kk:ta vanhempi) 4) Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverollisten rekisteriin 5) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta ja keskeisistä työehdoista (jos palkattua työvoimaa) 6) Luettelo alihankkijoista, jos niitä käytetään kuljetuksissa ja alihankkijoiden arvioitu työn osuus kuljetusten suorittamisessa 7) Selvitys kuljettajien pätevyydestä ja soveltuvuudesta tehtävään. Palveluissa käytettäviltä työntekijöiltä edellytetään hyviä vuorovaikutustaitoja ja yhteistyötaitoja, täsmällisyyttä, huolellisuutta ja vastuullisuutta sekä lainsäädännön vaatimia edellytyksiä aterioiden kuljetuksiin (hygieniapassi). 8) Selvitys kuljettajan sijaisjärjestelyiden toteuttamisesta 9) Selvitys varajakelujärjestelmästä Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen ja maksujen suorittamista, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita kuljetuksissa, näitä koskevat samat säännöt ja velvollisuudet kuin tarjoajaa. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan tai jättää hankinnan kokonaan toteuttamatta. Tarjousasiakirjoja voi pyytää puhelimitse puh. 040 716 0245 tai sähköpostitse osoitteesta paula.niemela@kittila.fi. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset sähköpostitse osoitteeseen: paula.niemela@kittila.fi, katja.hietanen@kittila.fi. Hankintayksikkö ilmoittaa hankinnasta tehdystä päätöksestä sähköisesti. Ilmoittamalla sähköisen yhteystietonsa tarjouksessaan tarjoaja hyväksyy hankintapäätöksen sekä hankintaoikaisuohjeen ja valitusosoituksen lähettämisen sähköisesti. Fax. 016-644 495
KITTILÄN KUNTA Sosiaali- ja terveyslautakunta Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Hintalomake Tarjousten käsittelymenettely Maa- ja metsätalousministeriön asetus eräiden elintarvikehuoneistojen elintarvikehygieniasta Kuljetusreitit Fax. 016-644 495