19.10.2012 1 (15) KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN Tarjouspyyntö 14.9.2012 PALVELUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ KYSYMYS 1 We can offer our suggestion with purchased/perpetual/owned licenses and with leased licenses. The RFP document clearly states that ONE option must be selected. Is it acceptable, if we are submitting the same offer twice, but with different licensing/purchase options or are we restricted to submit only one offer? VASTAUS KYSYMYKSEEN 1 Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton voi tarjota jommallakummalla seuraavista tavoista tai kummallakin seuraavista tavoista (tämä on eri asia kuin vaihtoehtoiset tarjoukset): - TAPA 1: Tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton kokonaispalveluna (SaaS). Järjestelmän on oltava käytettävissä 24/7 (24 tuntia vuorokaudessa ja 7 vuorokautta viikossa). - TAPA 2: Tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton niin, että ostaja hoitaa sovellukselle laitealustan sekä ylläpidon käyttöjärjestelmätasolle. Tässä tavassa tarjouksen hintaan lisätään ostajan käyttämän konesalipalvelutoimittajan veloittama hinta alustan ylläpidosta. HUOM! Jos tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton kummallakin tavalla, tulee tarjoajan toimittaa kaksi tarjousta liitteineen, joista toinen koskee TAPAA 1 ja toinen TAPAA 2. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. MUITA KUIN SUOMENKIELISIÄ TARJOUSASIAKIRJOJA EI HUOMIOIDA. TÄMÄ TARKOITTAA SITÄ, ETTÄ MYÖS KAIKKIEN TARJOUKSEN LIITTEIDEN ON OLTAVA SUOMENKIELISIÄ. KYSYMYS 2 Hinnoittelusta: Meneekö lisenssien / käyttöoikeuksien lukumäärä ja hintavertailu seuraavan esimerkin mukaisesti? Esimerkin perusteella on vaikea saada selvää siitä, mitä kysymyksellä tarkalleen ottaen tarkoitetaan. Hinnoittelutaulukon osalta JOKAINEN HINTA- JA MUU KOHTA ON EHDOTTOMASTI TÄY- TETTÄVÄ. Onko jokaiseen lukumäärään (1-25, - 10001-) annettava summa? Kyllä on, koska muuten tarjous hylätään.
19.10.2012 2 (15) Jos käyttöoikeushinnoittelu sisältää lisenssienhinnan ja ylläpidon (palvelutuen), niin pitääkö ne kuitenkin eritellä lisenssihinnassa, palvelutuessa ja lisenssien ylläpidossa? Esimerkiksi: Jos tarjoajalla palvelun tukikustannukset sisältyvät lisenssien kustannuksiin, niin tarjoaja ilmoittaa tällöin palvelun tukikustannuksien hinnaksi 0,00 euroa/kuukausi. Jos tarjoaja jättää palvelun tukikustannusten hintakohdan täyttämättä, joudutaan tarjous hylkäämään. Voidaanko antaa toisenlaista hinnoittelumallia kuin mikä on kuvattu tarjous_hinnoittelu excelissä? Esimerkiksi modulikohtaisia lisenssejä? Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAK- KEESSA HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUKSEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEEN TÄYTETTY HINNOIT- TELUTAULUKKO (erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoittelutaulukon hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ TARJOUS- JA HINNOITTE- LULOMAKKEESSA ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Tarkoittaako rajaton loppukäyttäjälisenssi sitä, että yhdellä lisenssillä rajaton määrä henkilöitä pääsee järjestelmään (tässä ongelmaksi tulee se, miten voidaan identifioida mitä tietoja kenellekin näytetään) vai sitä, että tietyille käyttäjille on mahdollista osoittaa read-tyyppinen lisenssi, jolla voi tehdä hakuja tietyillä oikeuksilla sekä myös luoda työpyyntöjä? Rajaton määrä loppukäyttäjiä eli tiketin tekijöitä. Loppukäyttäjä näkee vain omat tietonsa (järjestelmään syöttämänsä tiedot ja niiden käsittelyn). Loppukäyttäjä voi tehdä työpyyntöjä ja seurata niiden tilannetta.
19.10.2012 3 (15) VASTAUS KYSYMYKSEEN 2 Vastaukset kysymysten lomassa punaisella tekstillä. KYSYMYS 3 Jos tarjotaan SaaS-palveluna (palvelimet ja niiden käytönhinnat toimittajan tarjouksessa mukana), niin pitääkö palvelimen vaatimusmääritykset silti antaa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 3 Jos tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton TAVALLA 1, ei tarjouksessa tarvitse eikä kannata ilmoittaa tarkkoja tietoja palvelimen/palvelimien osalta. Jos tarjoaja tarjoaa palvelunhallintajärjestelmän ja sen käyttöönoton TAVALLA 1, niin hankintayksikkö ei tarvitse palvelimen/palvelimien vaatimusmäärityksiä, mutta palvelun käytettävyysehdot (linjanopeus, työaseman vaatimukset, jne.) käydään tarvittaessa läpi sopimusneuvotteluissa. KYSYMYS 4 Voisiko saada ominaisuusvertailun excelin avoimemmaksi (osa kysymyksistä ei näy kokonaan loppuun asti esim. ID:69)? Tai kun antaa vastausta, niin sekään ei näy järkevästi. VASTAUS KYSYMYKSEEN 4 Ominaisuusvertailutaulukosta on tehty kaksi uutta versiota, jotka löytyvät seuraavasta Internetosoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Kaikissa ominaisuusvertailutaulukon eri versioissa sisältö on sama, joten tarjoaja voi päättää sen, minkä version tarjoaja täyttää tarjoustaan varten. KYSYMYS 5 Kysymyksiä ominaisuusvertailun excelistä: ID25: Sisäverkon ulkopuolelta tulevissa käyttäjissä mahdollisuus federoida oikeuksia (ADFS). Mitä tarkoitetaan oikeuksien federoinnilla ADFS:ään liittyen? Oikeuksia voi federoida ADFS:n avulla. ID52: Palvelupyynnön luonnin ajastus (esimerkiksi 1.1 luo määritellyn palvelupyynnön). Mihin viitataan merkinnällä 1.1? Merkinnällä 1.1 viitataan päivämäärään 1. tammikuuta.
19.10.2012 4 (15) ID80: Järjestelmä tukee prosessia, joka vastaa ITIL viitekehyksessä kuvattua Versionhallintaa. Viitataanko tässä ITIL 2011 editionin Palvelutransition Jakelun- ja käyttöönoton hallinta tehtäviin ja toimintoihin? Kyllä. ID82: Työnkulkuun tulee voida sijoittaa käytännössä rajoittamaton määrä elementtejä (ainakin: hyväksyntä, tehtävä, ehtolause, viesti ja ajastin). Voisitteko antaa esimerkin tämän osalta? Mitä haetaan esimerkiksi rajoittamattomalla määrällä ehtolauseita? Esimerkiksi yhdessä työnkulussa voi olla useita peräkkäisiä hyväksyntäkiertoja sekä useita eri asioista riippuvaisia ajastuksia. ID83: Järjestelmän tulee mahdollistaa työnkulun haarautuminen Työnkulun tulee sisältää mahdollisuus palauttaa työnkulku aiempaan elementtiin sekä palauttaa työnkulkuun liittyvät arvot em. elementtiä vastaavaan tilanteeseen. Mitä tarkoitetaan työnkulun palauttamisella aiempaan elementtiin ja näiden arvojen käsittelyllä? Esimerkiksi joku työnkulussa tehtävä muutos voi aiheuttaa työnkulun palautumisen uudestaan hyväksyjälle. ID85: Työnkulkujen tulee sisältää versionhallinta (ainakin samanaikaisesti: julkaistu versio ja muokattavana oleva versio). Voisitteko antaa esimerkin, mitä haetaan julkaistulla ja olemassa olevalla versiolla liittyen juuri työnkulkuun? Esimerkiksi jos työasematilausprosessi muuttuu ja hyväksyminen siirtyy esimieheltä yksikön johtajalle. Pitää olla mahdollisuus rakentaa taustalla uusi työnkulku prosessille, testata sitä, julkaista sekä tarvittaessa palata vanhaan työnkulkuun. ID86: Työnkulku tulee voida käynnistää erillisten käynnistysehtojen perusteella. Haetaanko käynnistysehdoilla jotain automaattisia toiminteita, joita voidaan parametroida järjestelmätasolla? Yksinkertainen esimerkki voisi avata tahtotilan. Työnkulku voi käynnistyä esimerkiksi web-lomakkeen täyttämisellä (esimerkiksi tilauslomake). Toinen työnkulku voi käynnistyä esimerkiksi lähettämällä sähköposti johonkin tiettyyn osoitteeseen. Kolmas työnkulku voi käynnistyä, jos tietyllä tavalla luokiteltu tiketti luodaan. ID103: Rakenneosien, prosessien ja prosessivaiheiden tietojen perusteella voidaan koostaa mittaritietoa ilman, että tämä tieto täytyy koodata osaksi em. prosessia, tallentaa rakenneosan- tai prosessin lomakkeelle tai niiden taustalla olevaan tietorakenteeseen. Minkälaisesta koodauksesta tässä on kyse? Voisiko tästä esittää yksinkertaisen esimerkin. Moniulotteisia raportteja ja näkymiä pitää voida luoda asiakkaan pääkäyttäjän osaamisella. Ilman ohjelmointi- tai tietokantaosaamista.
19.10.2012 5 (15) ID108: Toimittajalla tai päämiehellä on olemassa oleva konfiguroitava moduuli kaksisuuntaiseen tiedonvälitykseen Elisa OC järjestelmää varten. Tarkoitetaanko OC:llä Elisan contact center järjestelmää? Mitä haetaan kaksisuuntaisella integraatiolla? Onko taustalla kyseessä kuluttajille suunnattava palvelu? Kyllä tarkoitetaan. Kaksisuuntaisuudella tarkoitetaan mahdollisuutta toimittaa Elisan järjestelmästä puhelinnumerotieto palvelunhallintajärjestelmään, missä tunnistetaan sen perusteella käyttäjä. Kyseessä ei ole kuluttajille suunnattu palvelu. ID109: Toimittajalla tai päämiehellä on olemassa oleva konfiguroitava moduuli kaksisuuntaiseen tiedonvälitykseen MS SCCM järjestelmää varten. Mitä haetaan kaksisuuntaisella integraatiolla? Mitä tietoa tarvitaan SCCM-järjestelmään palvelunhallintajärjestelmästä? Kaksisuuntaisella tiedonvälityksellä tarkoitetaan, että esimerkiksi työasematiedot voidaan siirtää SCCM järjestelmästä tulevaan palvelunhallintajärjestelmään. Jos halutaan siirtää joku lisätietokenttä esimerkiksi koneen omistajasta SCCM järjestelmään, tämän on oltava mahdollista. ID110: Toimittajalla tai päämiehellä on olemassa oleva konfiguroitava moduuli kaksisuuntaiseen tiedonvälitykseen MS AD järjestelmää varten. Mitä haetaan kaksisuuntaisella integraatiolla? Kaksisuuntaisella integraatiolla tarkoitetaan mahdollisuutta noutaa AD:stä esimerkiksi henkilötiedot ja toisaalta siirtää sinne tietoa palvelunhallintajärjestelmästä, jos tällainen tarve ilmenee. VASTAUS KYSYMYKSEEN 5 Vastaukset kysymysten lomassa punaisella tekstillä. KYSYMYS 6 Voiko sama toimittaja tarjota muita vaihtoehtoja, esim. useampaa eri teknologiaa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 6 Ks. vastaus kysymykseen 1. KYSYMYS 7 Voiko projektiresursseiksi tarjota vaihtoehtoisia henkilöitä, esim. kaksi projektipäällikköä ja useampi tekninen asiantuntija? VASTAUS KYSYMYKSEEN 7 Ei voi. KYSYMYS 8 Onko määritelty ja mahdollista saada nähtäväksi palvelunhallintaprosesseja?
19.10.2012 6 (15) VASTAUS KYSYMYKSEEN 8 Palvelunhallinta on käytössä kaikkien Seutukeskus Oy Hämeen Internet-sivuilla (www.seutukeskus.fi) mainittujen palvelujen osalta. Palvelujen määrä voi kasvaa tulevaisuudessa. Päätasolla Seutukeskus Oy Hämeen palveluprosessit on esitelty yrityksen Internet-sivuilla ja tarkemmin palveluprosessit käydään läpi sopimusneuvotteluissa. Ks. myös :n Internetsivut (www.kuntapro.fi). KYSYMYS 9 Voiko toimittaja missään vaiheessa esittää omia muutoksia JIT sopimusehtoihin? VASTAUS KYSYMYKSEEN 9 Ei voi. Mahdollisiin lisenssisopimuksiin voidaan tarvittaessa soveltaa toimittajan vakiopohjaa, mikäli sopimusneuvotteluissa sille ei ilmaannu estettä. KYSYMYS 10 Miten järjestelmän käyttäjämäärän on odotettu kehittyvän? Esim. ensimmäisessä käyttöönotossa 50 tikettien käsittelijää, vuoden 2013 aikana 50 lisää tms. VASTAUS KYSYMYKSEEN 10 Ensimmäisessä käyttöönotossa noin 100 käyttäjää ja seuraavan vuoden aikana kasvua noin 50 käyttäjää. Tilanne voi vaihdella, tämä on paras arvio tällä hetkellä. KYSYMYS 11 Tarjouksen antaminen kohdassa sanotaan, että "Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä ja ominaisuusvertailutaulukko täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi." Onko niin, että tarjouksen mukaan ei haluta/saa laittaa näiden vaadittujen dokumenttien lisäksi tuote-esitteitä, palvelukuvauksia jne. tarjousta tukevaa materiaalia? VASTAUS KYSYMYKSEEN 11 TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelutaulukko ja ominaisuusvertailutaulukko ovat täydellisesti täytetyt. Sellaisen tarjousmateriaalin toimittaminen, jota ei ole vaadittu toimittamaan, aiheuttaa kokemuksemme mukaan suuren riskin siitä, että tarjous joudutaan hylkäämään. KYSYMYS 12 Saako projektihenkilöiden osaamista kuvaavaa kohtaa täydentää erikseen liitetyillä CV:llä?
19.10.2012 7 (15) VASTAUS KYSYMYKSEEN 12 Saa, mutta se ei ole suositeltavaa. KYSYMYS 13 Voiko projektipäälliköksi ja/tai tekniseksi asiantuntijaksi esittää useampaa henkilöä, joista sitten myöhemmässä vaiheessa nimetään varsinainen projektiorganisaatio? VASTAUS KYSYMYKSEEN 13 Ks. vastaus kysymykseen 7. KYSYMYS 14 Jos toimittaja ei suostu kaikkiin esitettyihin ehtoihin ja sanktioihin, onko näistä mahdollista neuvotella vielä ennen sopimuksen tekoa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 14 Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Jos toimittaja ei suostu kaikkiin esitettyihin ehtoihin ja sanktioihin, ei toimittajan kannata tehdä tarjousta. KYSYMYS 15 IPR-asioista: mihin dokumentaatioon ja räätälöinteihin ostajalle jää pysyvä käyttöoikeus? VASTAUS KYSYMYKSEEN 15 Kaikkiin niihin, jotka ostaja ostaa toimittajalta erillisellä veloituksella eli jotka eivät sisälly tarjottuun kiinteään pakettihintaan. KYSYMYS 16 Hinnoittelun vertailussa käytetään 500 nimetyn/yhtäaikaisen käyttäjän määrää. Onko oletettavissa, että käyttäjämäärä nousee noin suureksi? Jos on, niin millä aikavälillä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 16 Nimetyissä lisensseissä 500 lisenssiä ja kelluvissa lisensseissä 50 lisenssiä ovat lukuja tarjousvertailua varten, eli ostaja ei sitoudu kyseisiin lisenssimääriin. 500 yhtäaikaista käyttäjää ei ole näköpiirissä seuraavan kahden vuoden aikana, mutta tilanne voi muuttua.
19.10.2012 8 (15) KYSYMYS 17 Kun tarjottavan tuotteen lisensointimalli sisältää vain nimettyjä käyttäjälisenssejä miten käsitellään hinnoittelu nimettyjen ja yhtäaikaisten käyttäjien osalta? Tarjouspyynnössä: "Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä." Ja "Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisten ja sisältöisten tuotteiden ja palvelujen kustannuskomponentit ovat veloituksettomia." VASTAUS KYSYMYKSEEN 17 HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAK- KEESSA HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUKSEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEEN TÄYTETTY HINNOIT- TELUTAULUKKO (erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoittelutaulukon hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ TARJOUS- JA HINNOITTE- LULOMAKKEESSA ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Hinnoittelutaulukko: Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Jos tarjoajan veloitus jostain kohdasta on 0,00 euroa, niin tällöin tarjoajan on täytettävä kyseiseen kohtaan luku 0 (sama koskee henkilötyöpäivien lukumääriä ja prosenttilukuja). Ks. vastaus kysymykseen 2. KYSYMYS 18 Hinnoittelutaulukon kohta "Lisenssien ylläpito". Miten tähän tulee vastata, jos: Lisenssien ylläpito sisältyy käyttäjälisenssin hintaan? Lisenssien ylläpitomaksu on sidottu ostettujen lisenssien määrään? VASTAUS KYSYMYKSEEN 18 Esimerkiksi: Jos tarjoajalla lisenssien ylläpitokustannukset sisältyvät lisenssien kustannuksiin, niin tarjoaja ilmoittaa tällöin lisenssien ylläpitokustannusten hinnaksi 0,00 euroa/kuukausi. Jos tarjoaja jättää lisenssien ylläpitokustannusten hintakohdan täyttämättä, joudutaan tarjous hylkäämään. KYSYMYS 19 Tarjoajan tulee ilmoittaa "Rajattoman loppukäyttäjälisenssin kustannukset". Mikä on arvio tästä rajattomasta loppukäyttäjien määrästä ja sen kehityksestä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 19 Arvio kahden vuoden aikajänteelle on toistaiseksi korkeintaan 30 000, mutta kuntasektorin muutokset voivat aiheuttaa muutoksia myös tähän.
19.10.2012 9 (15) KYSYMYS 20 Hinnoittelutaulukon kohta "Palvelun tukikustannukset". Miten tähän tulee vastata, jos palvelun tukikustannukset ovat sidottu käyttäjien määrään tai muulla tavalla käytön laajuuteen? VASTAUS KYSYMYKSEEN 20 HUOM! HINNAT TULEE EHDOTTOMASTI ILMOITTAA TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAK- KEESSA HINNOILLE VARATUISSA KOHDISSA. TARJOUKSEN EI TULE SISÄLTÄÄ MITÄÄN MUITA HINTATIETOJA KUIN TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKKEEN TÄYTETTY HINNOIT- TELUTAULUKKO (erikseen ilmoitettavat hintatiedot, joita ei ole sisällytetty hinnoittelutaulukon hintoihin, ovat suurin yksittäinen tarjousten hylkäämiseen johtava tekijä). TARJOUKSESSA EI TULE MISSÄÄN KOHDIN MAINITA MUISTA HINTAEHDOISTA KUIN MITÄ TARJOUS- JA HINNOITTE- LULOMAKKEESSA ON MAHDOLLISTETTU. TARJOUKSEEN EI SAA LIITTÄÄ MITÄÄN OMIA HINTAEHTOJA/HINTAVARAUMIA. Tarjoajan tulee ilmoittaa palvelun tukikustannusten hinta euroa/kuukausi tarjouspyynnön liitteineen mukaisesti. Tarjoajan on itse määriteltävä se, miten se hinnoittelee hinnoittelutaulukkoon käyttäjien määrään sidotun palvelun tukensa siten, että ostajalle palvelun tukikustannusten kuukausihinta on vakio riippumatta käyttäjien määrästä. KYSYMYS 21 Mitä eroa on "Palvelun tukikustannuksilla" ja "Sovellusylläpitokustannuksilla"? VASTAUS KYSYMYKSEEN 21 Palvelun tuki: tukipalvelu, eli mistä saadaan apua ongelmatilanteisiin. Sovellusylläpito: Sovellus pidetään tukikelpoisena, eli välttämättömät päivitykset, mahdollisesti versiopäivitykset (lisenssien versiopäivitykset lisenssien ylläpidossa), mahdollinen pienten muutosten toteutus. Ks. hinnoittelun täyttöohje tarjouspyynnön liitteestä numero 2. KYSYMYS 22 Miten Tilaaja määrittelee kustannukset: "palvelun tukeen liittyvät kustannukset" ja "sovellusylläpitoon liittyvät kustannukset"? VASTAUS KYSYMYKSEEN 22 Ks. vastaus kysymykseen 21. KYSYMYS 23 Lisenssien ylläpitokustannuksissa mainitaan, että tulee sisältyä versiopäivitykset. Tarkoitetaan tällä oikeutta päivittää uudempaan versioon vai myös versiopäivityksiin liittyvää työtä?
19.10.2012 10 (15) VASTAUS KYSYMYKSEEN 23 Annettuun hintaan tulee sisältyä kaikki lisenssien ylläpitoon (mukaan luettuna versiopäivitykset) liittyvät kustannukset sekä ylläpitoon liittyvät matka-, työ-, päiväraha- ja majoitus- ym. kustannukset sekä palaverit ja muut kustannukset. Sekä oikeus päivittää uudempaan versioon että versiopäivityksiin liittyvä työ. KYSYMYS 24 Hinnoittelutaulukko sisältää useita "muut kustannukset" tyyppisiä kohtia, muttei tarjoa mahdollisuutta kertoa, mitä nämä muut kustannukset ovat. Onko mahdollista liittää selitys? VASTAUS KYSYMYKSEEN 24 On mahdollista, mutta ei suositeltavaa, koska selitys aiheuttaa kokemuksemme mukaan suuren riskin siitä, että tarjous joudutaan hylkäämään. Ajatus on, että muut kustannukset ovat marginaalisia. Muut kustannukset käydään tarvittaessa läpi sopimusneuvotteluissa. KYSYMYS 25 Ominaisuusvertailutaulukko Onko taulukosta mahdollista saada myös lukitsematon versio vaatimusten työstämisen helpottamiseksi? Jos on, niin tämä tulisi saada mahdollisimman pian, jotta siitä olisi hyötyä. VASTAUS KYSYMYKSEEN 25 Ks. vastaus kysymykseen 4. KYSYMYS 26 Onko sarakkeen G Mahdollinen esimerkki ominaisuuden toiminnasta vaikutusta tarjousten pisteytykseen? Missä tilanteissa tämä esimerkki tulisi antaa, ja milloin se ei ole niin välttämätöntä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 26 Mahdollinen esimerkki ominaisuuden toiminnasta -sarake ei vaikuta pisteytykseen, ellei sitten toimittajan sarakkeessa ilmoittama tieto ole ristiriidassa toimittajan Toteutettavuus-sarakkeessa ilmoittaman tiedon kanssa. Toimittajan täytyy kyetä itse arvioimaan milloin se antaa esimerkin. Jos asia on toimittajan mielestä riittävän selkeä ilman esimerkkiä, niin sitten esimerkkiä ei tarvita.
19.10.2012 11 (15) KYSYMYS 27 Termien ristiriita vaatimuksessa numero 22. Käyttäjä voi räätälöidä, kun termi räätälöinti on määritelty tehtäväksi, jota asiakas ei itse voi suorittaa (vaan tarkoitetaan toimittajan tekemää syvällistä asiantuntemusta vaativaa työtä). Mitä tarkoitetaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 27 Käytetty virheellistä termiä, oikea termi on muokata. Vaatimuksessa numero 21 räätälöitävissä on virheellinen termi, oikea termi on muokattavissa. KYSYMYS 28 Vaatimus 24 Käyttäjä pääsee järjestelmään sisäverkon ulkopuolelta on riippuvainen asiakkaan infraratkaisusta, mikäli toimittaja ei tuota järjestelmää kokonaispalveluna. VASTAUS KYSYMYKSEEN 28 Ostajan infraratkaisu sallii sen, että järjestelmään tullaan myös sisäverkon ulkopuolelta. KYSYMYS 29 Työnkulkuun liittyvät pakolliset vaatimukset 80-83: Voisiko näihin vaatimuksiin liittyen saada käytännön esimerkin kenen tulee voida tehdä ja mitä? Kenen tulee voida muuttaa työn kulkua ja missä laajuudessa? Mitä tarkoitetaan elementin arvojen palauttamisella aiempaan tilanteeseen? VASTAUS KYSYMYKSEEN 29 Vaatimus numero 80, esimerkki: Järjestelmään voi rakentaa sovelluskehityksen versiohallinnan seurannan ja työnohjauksen. Vaatimus numero 81, esimerkki: Samanaikaisesti voi työasemaan (rakenneosa) olla sovellustilaus sekä laitetilaus ja ne kulkevat eri työnkululla (eri tilaukset). Ks. vaatimusten numerot 82 ja 83 osalta vastaukset muualta tästä dokumentista. KYSYMYS 30 Tarjouspyynnön kohta 6: "Selvyyden vuoksi kuitenkin todetaan, että ohjelmistolisenssien osalta voidaan tarvittaessa soveltaa kunkin tarjoajan valmisohjelmiston vakiolisenssiehtoja (mikäli sopimusneuvotteluissa sille ei ilmaannu estettä)". Tämä muotoilu jättää paljon tulkintavaraa ja periaatteessa tilaaja voi mielivaltaisesti hylätä tai hyväksyä toimittajan vakiolisenssiehdot. Voitteko tarkentaa mitkä asiat vakiolisenssiehdoissa eivät ole tilaajan kannalta hyväksyttävissä?
19.10.2012 12 (15) VASTAUS KYSYMYKSEEN 30 Asiaa on mahdoton tarkentaa yksiselitteisesti etukäteen (tilaajan ei ole kuitenkaan tarkoitus toimia mielivaltaisesti). Joka tapauksessa vakiolisenssiehdot eivät saa olla ristiriidassa JIT-ehtojen kanssa. KYSYMYS 31 Tarjouspyynnön kohdassa 19 sanotaan: "Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä ja ominaisuusvertailutaulukko täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun." Ominaisuusvertailutaulukon kohdassa 62 kuitenkin mainitaan: "Kuvaus portaalista liitettävä tarjoukseen." Ilmeisesti portaalin kuvaus vaaditaan siis yllä olevien dokumenttien lisäksi kaikilta tarjoajilta? VASTAUS KYSYMYKSEEN 31 Kyllä, kuvaus portaalista on liitettävä tarjoukseen. KYSYMYS 32 Hinnoittelulomakkeella pitää arvioida asiakkaan työn määrä. Kuinka suuri on asiakkaan oma projektiryhmä? Toisin sanoen montako henkilöä asiakkaalta osallistuu palvelun ja prosessien määrittelyyn tms. työhön? Samoin voitteko kuvata oman käyttäjäorganisaation tarkemmin? Näillä tiedoilla on iso merkitys käyttöönottoprojektin työmäärien arvioinnissa. VASTAUS KYSYMYKSEEN 32 Ostajan projektipäälliköllä on käytettävissään kokonaistyöajastaan noin 20 % tähän projektiin. Ostajan pääkäyttäjällä on käytettävissään kokonaistyöajastaan noin 30 % tähän projektiin. Lisäksi ostajalta seuraavat henkilöt osallistuvat projektiin oman toimensa ohella mahdollisuuksien mukaan: asiakaspalvelun edustaja, talouspalvelujen edustaja ja henkilöstöpalvelujen edustaja. KYSYMYS 33 Hinnoittelulomakkeella on omat kohtansa lisensseille, palvelun tuelle, lisenssien ylläpidolle ja sovelluksen ylläpidolle. Missään ei ole kuitenkaan tarkasti määritelty kunkin kohdan sisältöä ja kattavuutta. Otsikko "lisenssien ylläpito" ei ole mikään yksikäsitteinen termi, jolloin asiakas ja toimittaja voivat tulkita sen täysin eri tavalla. Voitteko määritellä yksityiskohtaisesti mitä tarkoitetaan sopimusmielessä ja palvelun kattavuuden näkökulmasta hinnoittelulomakkeen termeillä "lisenssi", "palvelun tuki", "lisenssien ylläpito" ja "sovelluksen ylläpito"? VASTAUS KYSYMYKSEEN 33 Ks. vastaus kysymykseen 21.
19.10.2012 13 (15) KYSYMYS 34 Liittyen edelliseen kysymykseen. Tarjouspyynnön hinnoittelun täyttöohje -kohdassa on kuvattu "palvelun tuki", "lisenssien ylläpito" ja "sovelluksen ylläpito" hankinnan optioiksi. Mikäli lisenssien hinta pitää sisällään ainoastaan käyttöoikeuden lisensseihin, miten palvelun tuottaminen, ylläpito ja tuki voivat olla optioina? Jos toimittaja tarjoaa järjestelmän tavalla 1 (saas-palvelu), on mahdotonta irroittaa palvelun tuottamista, ylläpitoa ja tukea pois toimituksesta. Tämä on täysin ristiriitaista esitettyjen sopimusehtojen kanssa. Voiko hankintayksikkö selventää ja tarkentaa hinnoitteluperiaatteita ja vertailuhinnan laskentaa näiltä osin? VASTAUS KYSYMYKSEEN 34 Ne ovat optioina TAVASSA 2. Palvelun tukikustannusten hintakohta, lisenssien ylläpitokustannusten hintakohta ja sovellusylläpitokustannusten hintakohta on ehdottomasti täytettävä (riippumatta siitä, millä tavalla järjestelmän tarjoaa). KYSYMYS 35 Tarjouspyyntö / liite 4 / alustava projektisuunnitelma: "Käyttöönoton alustavan projektisuunnitelman osalta arvioidaan alustavan projektisuunnitelman tehtäväluettelon ja -kuvauksen kattavuutta, alustavan projektisuunnitelman mukaisen toimitusprojektin toteutuskelpoisuutta sekä alustavan projektisuunnitelman mukaisten resurssi- ja työmäärien realistisuutta. Alustavan projektisuunnitelman on noudatettava käyttöönottoaikataulua". Mitkä ovat edellä mainittujen arviointikriteereiden keskinäiset painoarvot projektisuunnitelman pisteytyksessä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 35 Käyttöönoton alustava projektisuunnitelma pisteytetään siten, että parhaimmaksi arvioitu tarjous saa 15 pistettä, ja muut tarjoukset pisteytetään suhteessa parhaan pistemäärän saaneeseen tarjoukseen. KYSYMYS 36 Liitteenä olevan tavoiteaikataulun mukaan toimittajavalinta olisi pitänyt tapahtua jo syyskuussa. Mikä on hankintayksikön arvio valintapäätöksen tekemiselle ja toimitussopimuksen allekirjoittamiselle? Voidaanko toteutusprojektin aikataulu sovittaa vastaamaan hankinnan päivitettyä aikataulua? VASTAUS KYSYMYKSEEN 36 Aikataulun mukaan hankintamenettely on aloitettu syyskuussa ja toimittajan valinta on tavoitteena tehdä joulukuun alussa. KYSYMYS 37 Ominaisuusvertailutaulukon pisteytys. Taulukon selityksessä mainitaan: "jos toteutettavuus on E (ei toteutettavissa) niin annetaan nolla pistettä tai tarjous hylätään (riippuen vaaditusta ominaisuudesta)".
19.10.2012 14 (15) Tulkitsemmeko oikein, että jos "E" on pakollisen vaatimuksen kohdalla, tarjous hylätään. Jos "E" on vapaaehtoisen vaatimuksen kohdalla tarjousta ei hylätä, mutta kyseisestä kohdasta ei saa pisteitä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 37 Kyllä, tulkitsette oikein. KYSYMYS 38 Ominaisuusvertailutaulukon kohta 79: Voisitteko selventää käytännön esimerkin avulla, missä tilanteessa tarvitaan sopimukseen rakenteellisuutta? VASTAUS KYSYMYKSEEN 38 Sopimuksen rakenteellisuudella tarkoitetaan esimerkiksi palveluaikaa, mikä voi eri palveluille olla erilainen. Nämä tiedot on oltava mahdollisuus purkaa järjestelmään. KYSYMYS 39 Ominaisuusvertailutaulukon kohta 86: Voisitteko selventää, millaisessa tilanteessa työnkulku täytyy käynnistää jonkin ehdon perusteella? VASTAUS KYSYMYKSEEN 39 Työnkulku voi käynnistyä esimerkiksi, jos tiettyyn osoitteeseen lähetetään sähköposti tai jos tietyllä tavalla luokiteltu tiketti luodaan. KYSYMYS 40 Ominaisuusvertailutaulukon kohta 113: "Järjestelmään pitää pystyä tunnistamaan asiakkaan omaan AD:een kirjautunut käyttäjä automaattisesti". Voisitteko selventää, mitä tällä vaatimuksella tarkoitetaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 40 Käytännössä tässä tarkoitetaan loppukäyttäjäportaalia. Sen pitää tunnistaa loppukäyttäjä. KYSYMYS 41 Ominaisuusvertailutaulukon kohdat 119-122: Voitteko kuvata kustakin integraatiosta, mitä tietoa ja missä tilanteissa pitää siirtää kumpaankin suuntaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 41 Ks. vastaukset muualta tästä dokumentista.
19.10.2012 15 (15) KYSYMYS 42 Jos järjestelmä tarjotaan SaaS palveluna, voiko järjestelmään tallennettava data sijaita Suomen rajojen ulkopuolella? VASTAUS KYSYMYKSEEN 42 Tikettidata sisältää henkilötietoja, joten sitä ei saa viedä EU:n ulkopuolelle ilman jokaisen osallisen henkilön kirjallista lupaa. Toisin sanoen datan pitää sijaita EU-alueella. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista.