Hankinnan problematiikka

Transkriptio

1 Antti Kirmanen

2 Hankinnan problematiikka Toimittajan näkökulma Asiakkaan näkökulma 2

3 1. Ristiriita 3

4 Asiakas haluaa Onnistuneen projektin Ratkaisun ongelmaansa Tarpeensa täytettyä halvalla tai vähintään kiinteällä hinnalla vähällä omalla vaivalla 4

5 Toimittaja haluaa Onnistuneen projektin Liikevaihtoa = mahdollisimman paljon hyväkatteista työtä Lisätöitä Asiakassuhteen 5

6 2. Tarpeet 6

7 Asiakas Ei viitsi miettiä etukäteen mitä oikeasti haluaa Organisaation sisällä on usein erilaisia näkemyksiä Ei tiedä mitä haluaa Odottaa toimittajan ratkaisevan kaikki ongelmat (karrikoituna) Näitäkin konsultteja on, mutta eivät suoranaisesti ole IT konsultteja 7

8 Toimittaja Ei tiedä mitä tarjota. Käyttää aikaa selvitystyöhön Laskee tarjoukseen riskikertoimen 8

9 Hyvä tarjouspyyntö Sisältö Mitä ostetaan Keneltä ostetaan 9

10 Tarvitaanko tarjouspyyntöä? vai valita yhteistyökumppani Kustannusten arviointi tulee voida tehdä Yksi luotettava yhteistyökumppani alusta lähtien voi usein olla paras ratkaisu Varsinkin jos tarve ei ole selkeä Usein käytännön syyt johtavat tarjouspyyntöprosessiin

11 Tulkki eli neuvonantaja Projektiin otettava kolmannen osapuolen konsultti Asiakkaan edustaja ja neuvonantaja Tuntee rakennettavan järjestelmän tarpeet ja käytettävän teknologian Valvoo toimittajan ratkaisuja Laadunvalvoja Auttaa myös toimittajaa löytämään parhaat ratkaisut

12 Hyvä tarjouspyyntö Riittävästi ja avoimesti informaatiota, jotta tarjous voidaan jättää Tarjoajalle jätettävä vapausasteita Tämän perusteella voidaan arvioida toteutuskykyä Kuvaus kohteesta ja tarvittavista toiminnoista Nyky-ympäristön kuvaus Kohdeympäristö, vastuiden määrittely Mitä informaatiota on saatavana valmiina

13 Asiakkaan ja toimittajan rooli Asiakas kuvaa liiketoiminnan tarpeet Toimittaja etsii parhaan toteutustavan ja ehdottaa kuinka tarpeet täytetään Asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen ja toimialaosaaminen Asiakkaan ei tarvitse (ei saa) kuvata käyttötapauksia hiirenpainalluksen tarkkuudella Liiketoiminnan edustajille ei tarvitse avata teknisen toteutuksen yksityiskohtia Riittää että se toimii ja on ylläpidettävissä Teknisesti taitivimmilla henkilöillä joskus vaikea pysyä erossa tekniikasta

14 Tekninen toteutusympäristö Jos tiedossa mitä halutaan, kerro se niin tarkasti kuin voit kohtuudella Toimittajilla on omat osaamisalueensa ja teknologiansa jota preferoivat Olemassa oleva ympäristö määrittää paljon toteutuksesta

15 Tarjouspyynnön ei tarvitse sisältää Yksityiskohtaista määrittelyn arvausta ellei sitä ole tehty erittäin huolella Tällöin toteuttaja käytännössä jo valittu Ei esim. näyttökuvia Toteuttajan tulee useimmiten tehdä nämä uudestaan jotta heidän oma asiantuntemus saadaan käyttöön

16 Kenelle tarjouspyyntö Koko tai liikevaihto Projektiin kiinnitettyjen henkilöiden kokemus Mistä versioista ja millaisia asioita tehnyt Yritystason sertifioinnit Referenssit

17 Tarjouspyyntöprosessi Tee itsestäsi kiinnostava Vältä vastakkainasettelua Pelkkä paperilla lähetetty tarjouspyyntö kertoo vain osan Tapaa, keskustele, sparraa, anna lisätietoja Musta aukko, josta ei kuule mitään kysymälläkään ei lisää kiinnostavuutta

18 Projektiryhmä vai organisaatio Hankitaan Henkilöiden osaamista Henkilöiden sertifikaatit Henkilöiden referenssit Suuret organisaatiot voivat antaa laajan joukon referenssejä, mutta että saa osaajia omaan käyttöönne Henkilöittäkää tarjouspyyntö ja sitokaa henkilöt sanktioiden kautta itsellenne

19 Julkishallinnon tarjouspyyntöprosessi Perustuu hankintalakiin Soveltuvuus ohjelmistohankkeisiin vähintäänkin heikko 10 tarjoajaa, 10% mahdollisuus voittaa? -> kiinnostavuus Tarjouspyyntöihin vastaaminen erittäin työlästä Muotoseikat Hankintalaki tappanut julkishallinnon IT hankkeet

20 Hinnoittelumallit Toteumapohjainen Usein paras lopputulos Vaatii ehdottoman luottamuksen Kiinteähintainen Johtaa monimutkaiseen muutoksenhallintaan projektin aikana Toimittaja ei välttämättä halua toteuttaa parasta ratkaisua Tavoitehinta Jaettu riski Mahdollistaa joustavuuden tiettyyn rajaan asti Laatu vs. hinta tasapainoilu

21 Pilvipalveluiden hankinta

22 Pilvipalveluiden periaatteita Ennalta määritetty palvelukokonaisuus Palveluntarjoajan SLA Tietty teknologia Määritellyt ominaisuudet Määritelty toimitustapa Konfiguroitavissa, ei räätälöitävissä Bulkkipalvelua bulkkipalvelun hinnalla Reunaehdot hyväksyttävä, jotta pilvipalveluita voidaan ottaa käyttöön

23 Pilvipalveluiden hankinta 1. Alustavalinta 1. Asiakkaan yleensä tehtävä ensin valinta mitä palvelua haluaa hankkia, esim. Office 365 tai Google Docs 2. Palvelun periaatteet ja rajoitukset hyväksytään alustavalinnan yhteydessä 3. Luottamuskysymys 2. Toimittajavalinta 1. Kuka toimittaa käyttöönottoprojektin. 2. Kuka toimittaa jatkuvat palvelut 3. Onko nykyisillä palveluntarjoajilla intressejä siirtää palveluita asiakkaan haluamaan pilviratkaisuun

24 Yhteenveto Hankinta on yhteistyötä toimittajaehdokkaiden kanssa Älä kahlitse toimittajia vaan anna tilaa heidän asiantuntemukselle Arvioi asiantuntemuksen perusteella ei pelkästään tekninen asiantuntemus Hanki asiantuntemusta niille alueille mitä et itse osaa Halvin on harvoin halvin

25 p