TTY-säätiö Tarjouspyyntö 1 (8) HR-tietojärjestelmäkokonaisuus Toimintayksiköt TTY-säätiö (Tampereen teknillinen yliopisto, TTY) PL 527 33101 Tampere (TaY) 33014 (TAMK) Kuntokatu 3 33520 Tampere Yhteyshenkilö Hanna Rinne Tampereen teknillinen yliopisto Yleistä toimintayksiköistä ja yhteishankinnasta Tampereen teknillinen yliopisto, ja Tampereen ammattikorkeakoulu (jäljempänä: Tampere3, Tilaaja) hankkivat yhteishankintana HRtietojärjestelmäkokonaisuuden sekä sen vaatiman käyttöpalvelun. Korkeakoulujen yhdistyminen sopimuskauden aikana on mahdollista, ja tämän vaatimille muutoksille varataan sopimuskauden aikana mahdollisuus. Tavoitteena on, että kolmen korkeakoulun muodostama uusi yliopistokonserni aloittaa toimintansa 1.1.2018. Tilaaja toimii nopeasti muuttuvassa ympäristössä, jossa muutokset henkilöstöasioiden sisällössä ja palkanlaskennassa aiheuttavat muutoksia hankittavan järjestelmän toiminnallisuudelle. Tämän tarjouspyynnön liitteenä olevat toiminnan kuvaukset on laadittu vuoden 2016 aikana kirjoittamishetkellä vallinneen tilanteen mukaisesti. Tarjousta laadittaessa on varauduttava siihen, että toiminta voi muuttua ja kehittyä myös tämän hankintaprosessin aikana, järjestelmän käyttöönottokaudella ja pian sen jälkeen. Tarjoajan tulee varautua lähettämään jokaiselle tilaajalle oma lasku hankinnasta. Hankinnan kohde Tavoitteena on hankkia parhaiten sopiva kokonaisratkaisu Tampere3 korkeakoulujen henkilöstöprosessien tarpeiden ja toiminnallisuuksien tukemiseen ja palkanlaskentaan siten, että I-vaiheen pakolliseksi määritellyt osat ovat tuotannossa 1.1.2018. Tampereen ammattikorkeakoulu (TAMK) ottaa järjestelmän käyttöön 1.5.2019. Tampere3 yhdistymisen etenemisaikataulu voi vielä muuttua, mikä voi vaikuttaa hankinnan toteutusaikatauluun ja siirtää käyttöönottoa. Tarjoajan on kuitenkin varauduttava tiukimpana aikatauluvaihtoehtona siihen, että ensimmäisen vaiheen käyttöönotto on 1.1.2018. Tietojärjestelmäkokonaisuudella hoidetaan Tilaajan henkilöstöasiat ja palkanmaksu voimassa olevien työehtosopimusten sekä muiden säädösten mukaisesti. Kokonaisuus toteuttaa Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä.
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 2 (8) Hankinnan tavoitteena on nykyaikainen ja ominaisuuksiltaan hyvin testattu sekä hyvin tuettu järjestelmäratkaisu, jonka tulee olla teknisesti luotettava. HRtietojärjestelmäkokonaisuudella on riittävät referenssit tarjouspyyntöä vastaavissa kohteissa. Hankinnan kohteena on HR-tietojärjestelmäkokonaisuus, joka ostetaan palveluna. Hankinta sisältää määrittelyjen tarkennukset, teknisen toteuttamisen, konversiot, integraatiot, rajapintojen ja liittymien toteutuksen, testauksen, käyttöönoton, ylläpidon sekä palkkalaskelmien tulostus- ja välityspalvelun. Kaupan kohteeseen kuuluvat myös järjestelmän toimituksessa syntyvät dokumentit. Palvelu on loppukäyttäjän käytettävissä valinnan mukaan suomeksi ja englanniksi yhden portaalin kautta. Kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu liitteessä Hankekuvaus. Tarjoajan pitää tarjota palvelukokonaisuutta, joka sisältää kohteen kuvauksessa (liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus) mainitut prosessit. Optioiden tarjoaminen ei ole edellytys tarjouksen hyväksymiselle, eikä niitä huomioida tarjousvertailussa. Järjestelmäkokonaisuuden tulee tukea henkilöstöhallinnon sähköisiä prosesseja sekä niiden kehittämistä Tampere3 -kokonaisuudessa. Täten tekninen toimintavarmuus ja kokonaistaloudellisuus ovat edellytyksenä hankinnalle, eikä osatarjouksia hyväksytä. Tarjoaja voi tehdä lisäksi tarjouksen liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus mainituista optioista, joiden käyttämisestä Tilaaja päättää myöhemmin sopimuskaudella. Optiot tulee hinnoitella siten, että hinnoissa on otettu huomioon kunkin option toteutuksesta aiheutuvat kokonaiskustannukset; käyttöönottokustannukset ja vuosikustannukset viideltä (5) vuodelta. Sopimuskausi Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana. Toimittaja sitoutuu tuottamaan palvelua vähintään viiden (5) vuoden ajan tuotantokäytön aloittamisesta. Tilaajan irtisanomisaika on kuusi kuukautta ja tilaaja sitoutuu käyttämään palvelua 31.12.2020 asti. Toimittajan irtisanomisaika 24 kuukautta. Käyttöönottoprojektin tulee käynnistyä heti hankintapäätöstä seuraavan odotusajan päätyttyä. Palvelulta vaadittavien ominaisuuksien (I-vaihe, ks. Hankinnan kohteen kuvaus) tulee olla valmiina 1.7.2017. HR-tietojärjestelmän I-vaiheen tulee olla valmis rinnakkaiskäyttöön nykyisten järjestelmien kanssa 1.10.2017 mennessä. Myös tarvittavat rajapinnat ja liittymät pitää olla käytössä 1.10.2017. Tuotantokäytön tulee alkaa 1.1.2018. II-vaiheen tuotantokäyttö alkaa hyväksyttävän projektisuunnitelman mukaisesti viimeistään 1.1.2019 ja III-vaiheen tuotantokäyttö 1.5.2019. Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa kirjallinen ESPD-dokumentti (Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja), tarjouspyynnön liite 11.
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 3 (8) Euroopan unionin uudet julkisia hankintoja ja käyttöoikeussopimuksia koskevat direktiivit ovat astuneet voimaan 18.4.2016 alkaen. Direktiivin 2014/24/EU mukaisesti tarjoaja voi osoittaa soveltuvuutensa yhteisellä eurooppalaisella hankinta-asiakirjalla, ESPD-todistuksella. ESPD-todistus on vakiomuotoinen asiakirja, jolla tarjoaja vakuuttaa, ettei sitä rasita hankintalainsäädännössä tarkoitettu poissulkemisperuste ja että se täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. Tarjouspyynnön liitteenä on word -muotoinen versio ESPDlomakkeesta, jonka tarjoaja täyttää ja lopuksi liittää tarjouksen liitteeksi. ESPD dokumentin IV osassa on esitetty tarjoajan soveltuvuutta, taloudellista tilannetta ja rahoitusasemaa sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia. Osiossa pyydetyt selvitykset (mm. referenssit, vastuuhenkilöiden cv:t) liitetään tarjoukseen. Tarjoajan soveltuvuus edellyttää myös tilaajavastuuvelvoitteiden täyttymistä. Jos tarjoajaorganisaatiolla on työntekijöitä työ- tai virkasuhteessa, sen on noudatettava ko. alalla tarjoajan sijoittumismaassa voimassa olevaa työehtosopimusta tai mikäli työehtosopimusta ei ole, kohtuullisia työehtoja. Tarjoajalla on oltava työntekijöilleen myös tarjoajan sijoittumismaan lainsäädännön mukaiset vakuutukset. Tarjoajan on järjestettävä heille asianmukainen työterveyshuolto. Valitulta toimittajalta tullaan varmistamaan näiden velvoitteiden täyttyminen ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä ja kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä lukuun ottamatta englannin kielisiä tietoturvavaatimuksia. Hankintamenettelyssä ja asiakirjoissa käytetään suomen kieltä. Koko hankinta- ja käyttöönottoprosessi toteutetaan suomen kielellä. Tarjouksen sisältö Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 10, Hintalomake. Tarjoukseen tulee liittää ehdotus projektisuunnitelmaksi (kts. liite 8). Tarjoaja vastaa käyttöönottoprojektin toteutuksesta ja Tilaajan rooli rajoittuu pääosin vastausten antamiseen, ohjaukseen ja testaukseen. Projektisuunnitelma, joka sisällöltään on selkeästi ristiriidassa edellä kuvatun vastuunjaon kanssa tai sisältää oleellisia puutteita vaadittuihin asioihin nähden, voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen tekemisen tueksi on laadittu tarjouksen kansilehti liite 19, joka tarjoajan on täytettävä, allekirjoitettava ja liitettävä tarjoukseensa. Kansilehdellä on lueteltu mm. kaikki tarjouksen pakolliset liitteet ja tarjoajan tulee merkitä kansilehdelle sanottujen liitteiden numerot ja sijainti tarjouksessaan.
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 4 (8) Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Optioiden, liite 5, alustavat vaatimusmäärittelyt eivät vaikuta pisteytykseen, mutta ne pyydetään ilmoittamaan mahdollista option hankintapäätöstä varten. Tarjouksessa tulee olla yrityksen yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot sekä selkeästi ilmoitettuna sähköpostiosoite, johon hankinnasta tehtävä hankintapäätös halutaan toimitettavan. Tarjousten käsittely Tarjousten käsittely vaiheittain: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. Todetaan tarjouskilpailun voittaja. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Saaduista tarjouksista vertaillaan ne, joiden tarjoajat täyttävät soveltuvuutta koskevat ehdot ja vähimmäisvaatimukset ja jotka ovat sekä muodollisesti että sisällöllisesti tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Järjestelmäkokonaisuuden laatu 60 % Arvioidaan järjestelmäkokonaisuuden toiminnallisten ja teknisten ominaisuuksien soveltuvuus Tilaajan tarpeisiin ja sen käytettävyys. Kriteerin painoarvo on yhteensä 60 %. a) Toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet painoarvo 40 % Toiminnallisesta ja teknisestä ominaisuudesta, jota ei ole merkitty pakolliseksi ja joka on valmis 6 kuukautta ennen tuotantokäytön alkua, saa 10 pistettä pai-
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 5 (8) notettuna kertoimella 1 tai 2. Ominaisuuden merkityksellisyys Tilaajalle määrittää ominaisuudesta saatavat pisteet. Pisteytettävien ominaisuuksien on sisällyttävä toimitusprojektin hintaan. Pisteet painotetaan seuraavasti: Vertailussa paras tarjous (eniten pisteitä saanut) saa 40 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä * 40. b) Käytettävyysarviointi painoarvo 20 % Järjestelmän käytettävyys tullaan arvioimaan liitteenä olevan käytettävyystestauksen testaussuunnitelman (liite 9) mukaisesti. Vertailussa paras tarjous (eniten pisteitä saanut) saa 20 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä * 20. 2. Kokonaiskustannukset 40 % Arvioinnissa otetaan huomioon hankintahinta, järjestelmäkokonaisuuden käyttöönotosta (mm. konvertoinnit, koulutus, tilaajan ympäristöön sovittaminen) aiheutuneet kustannukset sekä viiden vuoden käyttökustannukset. Kriteerin painoarvo on 40 %. Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 10) perusteella. Vertailussa lopulliselta vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut saavat pisteitä seuraavasti: halvin hinta / vertailtava hinta * 40. Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan hinnat optioista, mutta niitä ei oteta hintavertailuun mukaan. Tarjouksen kokonaispisteet saadaan kohtien 1 ja 2 pisteiden summana. Eniten pisteitä saanut tarjoaja voittaa. Tarjousten toimittaminen ja lisätiedot Sitovat kirjalliset tarjoukset tulee jättää allekirjoitettuina kahtena (2) kappaleena suljetussa kuoressa 9.11.2016 klo 12.00 mennessä alla olevaan osoitteeseen. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota.
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 6 (8) TTY-säätiö (Tampereen teknillinen yliopisto) PL 527 33101 Tampere Tarjouksen toimituspaikka henkilökohtaisesti tuotaessa on: TTYn päärakennuksen info Korkeakoulunkatu 10 33720 Tampere Kuoressa tulee olla merkintä Tarjous/Tampere3 HR-tietojärjestelmäkokonaisuus Myös tarjoajan nimi on oltava kuoressa. Postin tai lähetin välityksellä toimitettavat tarjoukset ovat lähettäjän vastuulla. Tarjousten tulee olla perillä ilmoitetussa osoitteessa ennen tarjousajan päättymistä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Sähköpostitse tai faxilla toimitettua tarjousta ei hyväksytä. Hankinnassa noudatettavat lait ja ehdot Tarjoaja voi tehdä tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä. Suomenkieliset kysymykset tulee toimittaa osoitteeseen tampere3-hankinnat@tut.fi, viimeistään 25.10.2016 klo 11.00. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi puheluihin ei voida vastata. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan HR-tietojärjestelmä-kokonaisuus. Annettavat lisätiedot pyritään julkaisemaan viimeistään 28.10.2016 hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa http://www.tampere3.fi/tietoa-meista/tampere3-hankinnat/hr-jarjestelma Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tai muutettuja tietoja tarjousta antaessaan. Vastaukset kaikkiin kysymyksiin kootaan siten, että kysyjiä ei voi tunnistaa. Hankintailmoitus on toimitettu Hilma-hankintailmoituskanavaan 17.10.2016 TED-järjestelmässä tehtävää ilmoittamista varten. Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus Hilmassa 29.6.2016 numerolla 2016-017114, mikä mahdollistaa lyhyemmän tarjousajan käyttämisen. Tarjoajan tulee varautua tarjousten käsittelyn yhteydessä tehtävään käytettävyystestaukseen 11.11. 9.12.2016 välisenä aikana. Tarjousten tulee olla voimassa 28.2.2017 saakka. Osatarjouksia ei oteta huomioon.
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 7 (8) Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinnassa noudatetaan seuraavia säännöksiä ja sopimusehtoja: - laki julkisista hankinnoista (348/2007) - hankinta-asetus (Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614) - julkisista hankinnoista annettua direktiiviä (2014/24/EU) - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 - julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) - JIT 2015 liite 1 - JIT 2015 liite 5 - JIT 2015 Palvelut verkon kautta Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden olla perustellusta syystä hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Lisäksi sillä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tampere3-yhdistymisen etenemisaikataulu voi vielä muuttua, mikä voi vaikuttaa hankinnan toteutusaikatauluun ja siirtää käyttöönottoa tai keskeyttää hankinnan. Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Tarjousasiakirjat tulee laatia siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia sisältävät asiat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 19. Tarjoushintaa koskeva tiedot ovat aina julkisia. TTY-säätiö (Tampereen teknillinen yliopisto) (valtakirjalla TaY:n ja TAMK:n puolesta) Tarjouspyynnön liitteet: Mika Hannula Rehtori Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus Liite 2 Toiminnalliset vaatimukset Liite 3 Tekniset vaatimukset Liite 4 Tietoturvavaatimukset Liite 5 Optiot Liite 6 Liittymät ja rajapinnat Liite 7 Konversiosuunnitelma Liite 8 Projektisuunnitelman ohjeistus Liite 9 Käytettävyystestauksen testaussuunnitelma Liite 10 Hintalomake Liite 11 ESPD-dokumentti Liite 12 Referenssilomake Liite 13 Sopimusluonnos Liite 14 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) Liite 15 JIT 2015 Yleiset ehdot, Liite1 Yleiset sopimusehdot Liite 16 JIT 2015 Palvelut, Liite 5 Erityisehtoja palveluista
TTY-säätiö Tarjouspyyntö 8 (8) Liite 17 Liite 18 Liite 19 JHS174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus, liite1 JIT 2015 Palvelut verkon kautta Tarjouksen kansilehti