Henkilöstövoimavarojen johtaminen, muutos ja henkilöstötilinpäätös Antti Syväjärvi Lapin yliopisto YTK antti.syvajarvi@ulapland.fi
Sisältö 1. HRM ja sen tausta 2. Muutos ja muutosjohtaminen 3. Henkilöstötilinpäätös Syväjärvi luennot 22.4.2010 2
1. HRM ja sen tausta HRM = henkilöstövoimavaran johtamista, jolla pyritään hallitsemaan yksilön ja organisaation tavoitteellista yhteistoimintaa (Armstrong 1999; Stone 2002) Mikrotason HRM, strateginen HRM ja kansainvälinen HRM eli 3- ulotteisuutta korostava luokittelu (Boxall & Purcell 2007) Kaikki 3-ulotteisen lähestymistavan HRM sisällöt ovat kytköksissä henkilöstön muodostamaan työyhteisöön, erityisesti mikrotaso! Strateginen HRM eli HRM osana organisaatioiden pitkää aikaväliä Kansainvälinen HRM eli HRM osana monimuotoista tulevaisuutta Mikrotason HRM: * liittyy henkilöstövoimavarojen toimenpiteisiin ja käytänteisiin * täsmentyy yksilöiden ja ihmisryhmien johtamiseen tilanteissa * vastaa osaltaan henkilöstön muutosdynamiikan hallintaan Syväjärvi luennot 22.4.2010 3
Henkilöstöjohtamisen taustalla kompetenssit Osaaminen projisoituu keskeisesti henkilöstövoimavaroissa Osaamista voidaan pitää HR:n kriittisenä osatekijänä Työyhteisössä osaaminen mm. ohjaa ihmisten käyttäytymistä ja yleistä organisaatiotoimintaa Johtamis- ja organisaatiotutkimuksessa osaaminen viittaa yleensä pätevyyteen eli kompetenssiin (mm. Stone 2002) Osaamisperustainen kompetenssi tarkoittaa osaamista, tietoja ja taitoja sekä tehtävän ja toiminnan hallintaa Henkilökohtaiset osaamisperustaiset kompetenssit ovat piirteitä tai ominaisuuksia, jotka voivat välittyä arvokkaina ja tehokkaina työsuoritteina Syväjärvi luennot 22.4.2010 4
Henkilöstöresurssin kapasiteetti Henkilöstön osaamisperustainen kompetenssi on kuin inhimillisen kapasiteetin mittari Henkilöstövoimavarat kulminoituvat yksilöllisinä, yhteisöllisinä ja organisatorisina haasteina Käsitteelliset lähestymistavat kuvaavat HR:n ja osaamisen yhteyttä; taustalla on monitieteinen lähestymistapa Resurssilähtöisesti osaamista voidaan täsmentää lähinnä mm. kvalifikaation, kompetenssin tai asiantuntijuuden käsitteillä Kompetenssi Asiantuntijuus Kvalifikaatio Syväjärvi luennot 22.4.2010 5
HRM ja kompetenssi Henkilöstö voi olla kriittinen menestystekijä organisaatiossa Johtamisella tulisi varmistaa organisaation inhimilliset voimavarat, jotka täyttää tarvittavan osaamisen kriteerit Tarvittava kompetenssi Hankittava kompetenssi Kehitettävä kompetenssi Nykyinen kompetenssi Uudistettava kompetenssi HRM toimilla huomioidaan kompetenssit organisaation eduksi (vrt. Harvard vs. Michigan koulukunnat) HRM ja osaamisen johtaminen selittävät inhimillisen resurssin arvoa Syväjärvi luennot 22.4.2010 6
Henkilöstövoimavarojen johtamisen sisältö Henkilöstöjohtamisen työyhteisölliset taustafilosofiat voidaan erotella kolmeen osaan: traditionaalinen, ihmissuhteinen ja inhimillisiä resursseja korostava näkemys Henkilöstövoimavarojen johtamisen perusaktiviteetit voidaan summata kahdeksaan osioon Järjestelmät Työsuojelu Kompensaatio Suunnittelu HRM Neuvottelu Organisointi Arviointi Kehittäminen (Syväjärvi 2005) Syväjärvi luennot 22.4.2010 7
HRM ja onnistumisen kriteerit Sitoutumisen ulottuvuus (henkilöstön asema) Kyvykkyyden ulottuvuus (kyvyt vs. tehtävät) Kustannustehokkuuden ulottuvuus (henkilöstökulut) Yhteisöllisyyden ja yhteensopivuuden ulottuvuus (itsenäinen vs. yhdessä) Mukautumisen ulottuvuus (joustavuus ja muutoskyky) Suoriutumisen ulottuvuus (tuottavuus, HCROI) Työtyytyväisyyden ulottuvuus (arvostus, mielekkyys) Motivaatiotason ulottuvuus (halu, kiintymys) Luottamuksellisuuden ulottuvuus (luottamus vs. epäluottamus) Syväjärvi luennot 22.4.2010 8
HRM ja tulevaisuus Diversiteetti ja differointi tuottavat henkilöstövoimavarojen johtamiseen haastetta HRM:n tila samanaikaisesti joko tuottaa uhkia ja tai antaa mahdollisuuksia organisaatiotoiminnalle Lähinnä ikääntyminen, globalisaatio, työn ja työelämän muutokset, teknologia, kestävä kehitys ja lokalisaatio mm. ovat tulevaisuuden keskeisiä muutosvoimia heijaste työyhteisöihin ja johtamiseen Resurssisidonnaisen tiedon ja sitä tukevien sähköisten järjestelmien merkitys korostuvat organisaatioissa Johtamisen ammattimaisuus korostuu, substanssitietous kuitenkin edelleen tarpeen Syväjärvi luennot 22.4.2010 9
HRM johtajan profiili? Tulevaisuuden henkilöstöjohtajan profiili on monimuotoinen Tulevaisuuden johtajalla (Kets de Vries & Florent-Treacy 2003): o strategista tietoutta, hyviä ihmissuhdetaitoja, fyysistä kestävyyttä, joustavuutta, turhautumisen ja epävarmuuden sietokykyä sekä kulttuurista ymmärtämystä Johtaja profiilissa 7xk eli asiantuntijuutta (Torrington 1994): o kosmopolitiikan, kulttuurin, kompensaation, kommunikaation, konsultoinnin, kompetenssin ja koordinoinnin alueilla Syväjärvi luennot 22.4.2010 10
2. Muutos ja muutosjohtaminen Muutos tilasta toiseen siirtymistä, vaikkakin pysyvä olotila (Spector 2009) Muutoksen suuruus ja merkittävyys vaihtelevat (vähittäin vs. radikaalisti) Muutoksen tekemistavat vaihtelevat (ennakoivasti vs. reagoivasti) Muutos sisältää riskejä ja on monipuolinen investointi Organisaatiossa on varsin paljon esimerkiksi henkilöstöä koskevia muutosparametreja Muutoksessa sisäinen ja ulkoinen toimintatila vaihtuvat osittain tai kokonaan Ilman toimijoiden muutosta ja sen hallintaa on vaikeaa jopa mahdotonta toteuttaa muutosta (Cameron & Quinn 2006) Syväjärvi luennot 22.4.2010 11
Muutostaustoja ja lähtökohtia esim. kunnat! Kuntien menoista käytetään 4% sadassa pienimmässä kunnassa ja 80% sadassa suurimmassa kunnassa Kuntien menoista vajaa 80% käytetään hyvinvointipalveluihin Lähes 2/3 kuntien menoista on sadan suurimman kunnan hyvinvointipalvelumenoja (tuottavuusohjelma 20 suurinta) Kuntien kustannuksista (omat ja ostetut palvelut) yli 60% on työvoimakustannuksia, hyvinvointipalveluissa osuus korkeampi Palvelujen turvaaminen edellyttää julkishallinnon paikallistoimijoiden (ts. kunnat) rakenteiden ja toimintaprosessien kriittistä arviointia
Miten työ on muuttumassa? Pysyvyys työssä Jäykkä työ Elinikäinen työpaikka Yksilöllinen työ Työ & koti erottuvat Ei-intensiivinen työ Fyysinen työ Jatkuva muutos työssä Joustava työ Epävarma työpaikka Tiimityö Työ & koti sekoittuvat Kiihtyvä työ Mentaalinen työ (Schaufeli 2009) Syväjärvi luennot 22.4.2010 13
Muutoksesta organisaatiossa Tärkein ulkoinen muutossyy liittyy toimintaympäristöön Sisäisistä tekijöistä keskeisimmät muutossyyt liittyvät organisaation kasvuun tai supistumiseen Muutostyyppejä: o hienosäätö, sopeutuminen, uudelleensuuntautuminen, uuden luominen ja muuttumattomana pysyminen Farias ja Johnson (2000) väittävät, että yli puolet merkittäviksi suunnitelluista muutoksista epäonnistuu Helppoa ja vaikuttavaa muutosta ei juurikaan ole Jokainen muutosprosessi kohtaa ongelmia! Syväjärvi luennot 22.4.2010 14
Perustehtävän kautta tapahtuva muutos usein hyväksyttyä Kuinka pysyvä/muuttuva perustehtävä on? Oma työ/perustehtävä? Miltä perustehtävän tulevaisuus näyttää? Kuinka tietoinen käsitys perustehtävästä on? Onko itsensä kehittäminen osa perustehtävää? Omat mahdollisuudet hoitaa perustehtävää? Hankkeet/projektit vs. perustehtävän hoitaminen? Perustehtävän hoitamista estäviä ja tukevia tekijöitä? Hyödyllisyyden teoria? Syväjärvi luennot 22.4.2010 15
Muutos esimiehen haasteena: toteuttamista johtavan esimiespiirteitä Oman henkilöstön ja toiminnan tunteminen Realismi Selkeiden päämäärien ja prioriteettien valinta Toiminnasta palkitseminen Jatkuvan toteutuksen seuranta Henkilöstön kapasiteetin vahvistaminen Oman itsensä tunteminen (Bossidy & Charan 2002) Syväjärvi luennot 22.4.2010 16
Muutoksen johtamisesta Keskustelua 1940-luvulta alkaen Ensimmäiset varsinaiset teoriat 1970-luvulla (Kurt Levin), jonka jälkeen lukuisia erilaisia teorioita Oleellisia ulottuvuuksia ovat: 1. Muutoksen johtamisen kohde 2. Muutoksen hallittavuus 3. Muutoksen ajallinen eteneminen 4. Muutoksen toteuttamistapa 5. Muutoksen kokemuksellisuus Mitä muutoksessa johdetaan? Miten muutosta hallitaan? Eriäviä mielipiteitä esiintyy! Syväjärvi luennot 22.4.2010 17
Muutosjohtamisen pääelementit Leadership and situations Change readiness Change communication Strategic change management CM Skills and learning capability People involvement Organizational structures Cultural flexibility Syväjärvi luennot 22.4.2010 18
Onnistunut työyhteisömuutos Mahdollisimman täydellinen sitoutumisen aste Luottamus pääoma (trust capital) on suuri Avoin kommunikaatiota sekä osallisuus Selkeät ja realistiset tavoitteet ja tehtävät (mm. toimijaroolit selvät, konfliktien funktionaalinen käsittely) Uskallus toimia yhdessä (mm. halu ottaa riskejä ja rohkeus tunnustaa tosiasiat) Rakenteet eivät ole esteenä (Krone ym. 2009) Ihmisiä ohjataan ja perehdytetään Edellytykset organisatorisille kokemuksille ovat olemassa Syväjärvi luennot 22.4.2010 19
Klassinen muutoskäyrä henkilöstölle Suuret odotukset Työmäärän ja monimutkaisuuden tajuaminen Paljon paremmin kuin aikaisemmin Muutoksen alkuvaihe ja toteutusvaihe? Syväjärvi luennot 22.4.2010 20
Muutos ja haasteet henkilöstölle Aito muutos organisoi henkilöstöä vertikaalisesti ja horisontaalisesti Henkilöstön osalta verkostoitumisen lisäpohjana moniammatillinen työtoiminta Henkilöstön osaaminen: substanssia ja yhteisöllistä osaamista tasapainoisesti Luottamus ja muutoskyky ovat keskeisiä haasteita henkilöstölle Alaistaidot ovat keskiössä yhtä lailla kuin johtaminen Muutoksen haasteena toimijaverkostoituminen; aito verkostoituminen ja integrointi osana muutosta Kohdata muutos emotionaalisesti ja rationaalisesti Syväjärvi luennot 22.4.2010 21
Henkilöstö muutostilanteessa Muutos syntyy yleensä kivusta, jolloin organisaation kannalta on tarve vaihtaa tilaa Johtajan huomioitava toimissaan, kuinka ihmiset käsittelevät muutosta päävaiheittain: shokki epäusko/hylkääminen työstäminen ja toiveen herääminen hyväksyntä ja sopeutuminen Johtamisella pyritään muutoksessa: edesauttamaan kollektiivista muutosta, suuntaamaan käyttäytymistä, rakentamaan muutosedellytyksiä ja ohjaamaan suoriutumiseen Johtamisen lähestymisstrategia muutoksessa on uutta rakentavaa, suunnittelevaa ja innovoivaa Syväjärvi luennot 22.4.2010 22
3. Henkilöstötilinpäätös Henkilöstötilinpäätös tekee tiliä eli selventää henkilöstön asemaa organisaatiossa Yhdistyy HRM kokonaisuudessa erityisesti arviointiin ja järjestelmiin Henkilöstötilinpäätös kuvaa organisaation inhimillistä kompetenssipääomaa ja henkilöstön rakennetta Henkilöstötilinpäätös auttaa arvioimaan organisaation nykytilaa ja tulevaisuutta Henkilöstötilinpäätös tukee päätöksentekoa ja henkilöstön kehittämistä Henkilöstötilinpäätös on virallinen asiakirja Syväjärvi luennot 22.4.2010 23
Henkilöstötilinpäätöksen rakenne HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS Strategia (henkilöstön asema, ydinosaamiset) Henkilöstökulut (palkkiot, kulut, jne.) Demograafiset tekijät (ikä, sukupuoli) Henkilöstön määrä (lkm, htv) Työsuhde (vakinainen, määräaikainen, osa-aik.) Työaika (normaali, lisä- ja ylityöt) Työsuojelu (turvallisuus, työkyky, työhyvinvointi) Kompetenssit (tutkinnot, osaamiset, jne.) Työyhteisö (vaihtuvuus, poissaolot, jne.) Verkostot (asiakkaat, kumppanit, jne.) Syväjärvi luennot 22.4.2010 24
Henkilöstötilinpäätöksen tunnuslukuja Euroja, prosentteja, lukumääriä, jne. Vertailuja, suhteutettuja jakoja, jne. Toimialle tyypilliset tuloksellisuusluvut Vuosiloma % ja lomarahat Sairauspoissaolot % ja päivien lkm Koulutus-, perehdytys- ja kehittämiskustannukset ja -% Vaihtuvuuskulut ja - % Henkilöstösosiaalisen toiminnan kustannusten % Ylityökustannukset Työkyvyttömyyseläkkeet ja tapaturmakustannukset Syväjärvi luennot 22.4.2010 25
Henkilöstötilinpäätös on strategiaa 1/2 Tilastointien sisältö tulisi yhdenmukaistaa niin, että kaikissa käytetään samoja luokitusperiaatteita Tilastoja kannattaa tarkentaa kuvin ja sanoin, jotta ne olisivat ymmärrettävissä Käytössä olevat laskentakaavat tulee esittää selkeästi; mitä on mitattu ja mitä peruslukuja on käytetty? Eri suuruisia kohteita ei saisi vertailla keskenään ilman suhteutettuja laskelmia Hyvää tietosuojakäytäntöä on noudatettava Johtamisen kannalta henkilöstötilinpäätös on innostava, joka johtaa analysoimaan, ideoimaan ja kehittämään Syväjärvi luennot 22.4.2010 26
Henkilöstötilinpäätös on strategiaa 2/2, eli on osa organisaation toimintastrategiaa eli suunnittelua, varautumista ja operatiivisuutta, on osa organisaation voimavarasuunnittelua, määrittelee kriittiset menestystekijät ja niiden arviointitekijät ja sitovat tavoitteet, haastaa hyvän johtamisen periaatteet, tuottaa keinoja henkilöstön pysyvyyden tueksi, osoittaa uuden henkilöstön rekrytointiperiaatteet,määrittelee tarvittava kompetenssia ja realistisesti todentaa epäkohdat sekä dokumenttina kuvastaa henkilöstön arvostusta. Syväjärvi luennot 22.4.2010 27
Kiitos! Syväjärvi luennot 22.4.2010 28