Kouvolan kaupunki Talousarvion laadintaohjeet vuodelle 2016 Kaupunginhallitus 18.5.2015
Sisällysluettelo 1. Taloudellinen tilanne... 1 2. Vuoden 2016 talousarvion laadinta... 1 2.1. Talousarvion sitovuustaso... 1 2.2. Talousarviorakenne... 2 2.3. Talousarviolaadinnan kehys... 2 2.4. Toimialakohtainen kehys... 3 2.5. Investoinnit... 3 2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu... 4 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut... 4 3. Strategiset tavoitteet... 5 4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi... 6 4.1. Henkilöstösuunnittelu... 6 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat... 7 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut... 7 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake... 7 5. Sisäiset ja keskinäiset erät... 8 6. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake... 8 7. Konserniyhteisöt... 9 8. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu... 9 Liitteet Liite 1 Talousarvio- ja henkilöstösuunnitelmalomake Liite 2 Investointiesityslomake Liite 3 Investointiesityslomake, tietojärjestelmät Liite 4 Tehtävänkuvaus henkilöstösuunnitteluun Liite 5 Lakkautettavat virat lomake Liite 6 Uudet virat ja tehtävät -koostelomake
Vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016 2018 taloussuunnitelman laadintaohjeet Talousarvion laadintaohjetta noudatetaan vuosien 2016 talousarviota ja vuosien 2016-2018 taloussuunnitelmaa tehtäessä. Ohje koskee toimialoja ja liikelaitoksia sekä konserniyhteisöjä niitä mainitussa kohdassa. Ohjeessa annetaan kaupunkitasoinen kehys, toimialakohtainen toimintakatteen kehys, liikelaitoksien valtuuston nähden sitovat erät sekä liikeylijäämä ja toimintakate ohjeellisena noudatettavaksi. Kaupunkiorganisaatiossa mahdollisesti tapahtuvien muutoksien vaikutuksista tehdään kehykseen ja ohjeisiin niiden edellyttämät muutokset. Tarkentavia operatiivisia ohjeita annetaan myöhemmin ja talousarvioaikataulua päivitetään tarvittaessa. Tässä ohjeessa on yhtenäistetty talous-, henkilöstö- sekä strategisen suunnittelun ohjeet. Toimialojen, palveluketjujen ja liikelaitosten tiedot talousarviokirjaa ja henkilöstösuunnitelmaa varten kerätään samalla lomakkeella. Aiemmasta poiketen toimialat, palveluketjut ja liikelaitokset käsittelevät toimielimissään yhteisen talous- ja henkilöstösuunnitelman vuosille 2016-2018. Näin pyritään varmistamaan, että talous- ja henkilöstösuunnittelu ovat yhdenmukaisia. Talous- ja henkilöstösuunnitelma tulee käsitellä myös toimialan yhteistyöryhmässä yt-lain mukaisesti. 1. Taloudellinen tilanne Kouvolan kaupungin talouden ongelmana on edelleen noin 10 milj. euron menojen ja tulojen epätasapaino. Vuoden 2014 tilinpäätöksen jälkeen taseessa on kertynyttä ylijäämää yhteensä 3,4 milj. euroa. Vuoden 2014 tuloksen muodostumiseen positiiviseksi vaikuttivat poikkeukselliset kertaluonteiset satunnaiset erät. Vuoden 2015 alijäämä on talousarvion mukaisesti 11,9 milj. euroa, jolloin kumulatiivinen alijäämä vuoden 2015 lopussa tulisi olemaan noin 8,5 milj. euroa. Investointitaso on ollut poistoihin nähden liian korkea, jonka johdosta toiminnan rahavirta ei kata investointien rahoitusta. Investoinnit on saatava pysyvästi taloutta kestävälle tasolle, jonka vuoksi vuonna 2014 on aloitettu investointien pitkän aikavälin suunnitelman laatiminen vuosille 2015-2030. Suunnitelman tarkoituksena on määritellä linjaukset palvelutuotannon käytössä olevista rakennuksista sekä tulorahoituksella katettavan investointitason määrittäminen. Kuntalain 65 :n mukaan kunnan taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen enintään neljän vuoden pituisena suunnittelukautena, jos talousarvion laatimisvuoden taseeseen ei arvioida kertyvän ylijäämää. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, taloussuunnitelman yhteydessä on päätettävä yksilöidyistä toimenpiteistä (toimenpideohjelma), joilla kattamaton alijäämä katetaan valtuuston erikseen päättämänä kattamiskautena (alijäämän kattamisvelvollisuus). 2. Vuoden 2016 talousarvion laadinta 2.1. Talousarvion sitovuustaso Käyttötalousosassa sitovuustaso kaupunginvaltuustoon nähden on toimialan toimintakate sekä toimialan toiminnalliset tavoitteet (strateginen palvelusopimus). Lautakuntien talousarviot esitetään talousarviossa tiedoksi palveluketjuittain. Investointiosan sitovuustaso on kunkin hankkeen hyväksytty kokonaiskustannusarvio. Jos investoinnin toteutuminen kohdistuu kahdelle tai useammalle suunnitteluvuodelle, ilmoitetaan investoinnin kokonaiskustannusarvio ja sen jaksotus suunnitteluvuosille. Hankintamenon jaksotus voidaan tarkistaa kokonaiskustannusarvion rajoissa. Alle miljoonan euron ns. pienten perusparannuskohteiden osalta sitovuus on vuositasolla myönnettyjen määrärahojen kokonaismäärä. Investoinniksi katsotaan yli 30 000 euron hankinnat, joita käytetään palvelutuotannossa useana tilikautena ja jotka kirjataan vaikutusaikanaan suunnitelman mukaan poistoina kuluksi, poikkeuksena pysyvien vastaavien sijoitukset sekä maa- ja vesialueet, joista ei kirjata poistoja. Liikelaitosten osalta noudatetaan Kuntalain 87 a :n määräyksiä, joiden mukaan liikelaitoksia sitoo valtuustoon nähden korvaus peruspääomasta sekä valtuuston liikelaitoksille asettamat tavoitteet. Liikelaitoksen johtokunta asettaa sitovat tavoitteet kuntalain 13.2 :n mukaisesti. Hallintosäännön mukaisesti valtuusto päättää investointien osalta liikelaitosten investointibudjetin sisällöstä johtokuntien sijaan. 1
Kuva 1. Kaupunkikonsernin ohjaus 2.2. Talousarviorakenne Talousarviorakenteessa noudatetaan Kuntaliiton talousarviosuositusta kunnille ja kuntayhtymille. Kunnan palvelutuotanto jaetaan rahoitustavan perusteella budjettirahoitteisiin ja kohderahoitteisiin tehtäviin. Kohderahoituksella tarkoitetaan tehtävän rahoittamista pääosin tulorahoituksella, joka muodostuu luovutettujen palvelujen ja muiden hyödykkeiden vastikkeena saaduista myynti- ja maksutuloista tai avustuksena, tukena tai korvauksena määrättyjen tehtävien suorittamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin. Kohderahoitteisia tehtäviä ovat taseyksiköt sekä liikelaitokset Kaupungin talousarvio- ja suunnitelma Budjettirahoitteiset tehtävät Kohderahoitteiset tehtävät Konsernipalvelut Hyvinvointipalvelut Tekniikka ja ympäristöpalvelut Talousarviosidonnaiset tuottajat (taseyksiköt) Ksao Talousarviosta erillään olevat tuottajat (liikelaitokset) Tekninen tuotanto Tilaliikelaitos Kuva 2. Budjetti- ja kohderahoitteiset yksiköt talousarviossa 2.3. Talousarviolaadinnan kehys Kaupunkitasoinen kehys taloudelliseen tasapainoon pääsemiseksi vuosien 2016 2018 aikana esitetään taulukossa 1. Kaupunkitasoinen kehys taloudelliseen tasapainoon pääsemiseksi vuosien 2016 2018 aikana perustuu kunnallisveron 0,50 prosenttiyksikön nostoon vuonna 2016, jolloin kunnallisveroprosentti nousisi 21,00 prosenttiin. Arvioita tarkistetaan, jos verotuloennusteet muuttuvat. Valtionosuuksien arvioinnissa on käytetty pohjana vuoden 2015 valtionosuuspäätöksiä, vähennetty päätetyt leikkaukset vuodelle 2016 sekä lisätty arvioitu indeksikorotus 0,5 %. Valtionosuusarvioihin tehdään muutoksia, kun uuden hallitusohjelman vaikutukset selviävät sekä tarvittaessa saataessa tarkempia arvioita vuoden 2016 osalta. Vuoden 2016 kehyksen laadinnassa toimintakatteen kasvuksi on määritetty -0,4 prosenttia vuoden 2015 alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Tämä edellyttää suuria muutoksia toiminnan ja palveluiden osalta vuodelle 2016. Suunnitelmavuosien osalta kasvuprosentiksi on määritetty 1,1 prosenttia vuosittain. 2
Taulukko 1: Kaupunkitason kehys Kaupunki sis. liikelaitokset Tuloslaskelma 1000 e TP 2014 TA 2015 TS 2016 TS 2017 TS 2018 Toimintakate -487 379-495 136-493 200-498 397-503 646 Verotulot 322 188 333 220 345 500 346 000 355 200 Valtionosuudet 163 961 163 000 165 000 167 000 169 000 Rahoitustulot ja -menot 6 746 7 100 7 040 6 540 5 780 Vuosikate 5 515 8 184 24 340 21 143 26 334 Poistot ja arvonalentumiset -23 019-20 104-20 500-20 500-21 000 Satunnaiset erät 25 728 Tilikauden tulos 8 224-11 920 3 840 643 5 334 Tilikauden yli/alijäämä 8 327-11 920 3 840 643 5 334 Kertynyt yli-/alijäämä 3 408-8 512-4 672-4 029 1 305 Kunnallisveroprosentti 20,00 20,50 21,00 21,00 21,00 Toimintakatteen muutos % 3,1 1,6-0,4 1,1 1,1 2.4. Toimialakohtainen kehys Taulukossa 2 on esitetty toimialojen talousarviokehys, joka annetaan toimintakatteen osalta, sisältäen kaikki kustannukset, noudatettavaksi talousarvion laadinnassa vuodelle 2016 sekä ohjeellisena vuosille 2017 2018. Toimialojen täytyy kuitenkin tarkastella kriittisesti sekä toimintatulojen että menojen arviointia. Liikelaitoksille annetaan ohjeellinen liikeylijäämän sekä toimintakatteen kehys, tulosbudjetissa liikelaitoksia sitoo valtuustoon nähden korvaus peruspääomasta, korkotulot ja menot sisäisestä anto- ja ottolainauksesta, investoinnit sekä rahoitusbudjetissa keskinäisen anto- ja ottolainauksen erät kuntalain 87 mukaisesti. Taulukko 2: Toimialakohtainen kehys 2016-2018 Kouvolan kaupunki 1000 euroa 2014/ 2015 2015/ 2016 2016/ 2017 2017/2018 Konsernipalvelut Toimintakate -28 542-28 769-28 700-28 987-29 277 0,8 % -0,2 % 1,0 % 1,0 % Hyvinvointipalvelut Toimintakate -480 143-481 131-480 000-484 800-489 648 0,2 % -0,2 % 1,0 % 1,0 % Tekn. ja ymp.palv. Toimintakate -9 696-12 239-11 000-11 110-11 221 26,2 % -10,1 % 1,0 % 1,0 % Peruskaupunki yht. Toimintakate -518 382-522 139-519 700-524 897-530 146 0,7 % -0,5 % 1,0 % 1,0 % Liikelaitokset KEHYS TA2016 Tilaliikelaitos Korvaus peruspääomasta -6 000-6 000-6 000-6 000-6 000 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Korkokulut lainosta kunnalle -263-150 -150-130 -120-43,0 % 0,0 % -13,3 % -7,7 % Pitkäaik.lainojen lyh. kunnalle -1 205-1 205-1 205-1 205-1 205 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Yli/-alijäämä 15 590 9 698 9 700 9 600 9 600-37,8 % 0,0 % -1,0 % 0,0 % Toimintakate 25 828 26 408 26 000 26 000 26 000 2,2 % -1,5 % 0,0 % 0,0 % Teknisen tuotannon Yli/-alijäämä 847 121 0 0 0-85,7 % -100,0 % Muutosprose ntit liikelaitos Toimintakate 1 372 596 500 500 500-56,6 % -16,1 % 0,0 % 0,0 % Liikelaitokset Korvaus peruspääomasta -6 000-6 000-6 000-6 000-6 000 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % yhteensä Liikeyli/-alijäämä 19 757 9 818 9 700 9 600 9 600-50,3 % -1,2 % -1,0 % 0,0 % Toimintakate 27 200 27 003 26 500 26 500 26 500-0,7 % -1,9 % 0,0 % 0,0 % Kaupunki yhteensä Toimintakate -491 181-495 136-493 200-498 397-503 646 0,8 % -0,4 % 1,1 % 1,1 % Tämän taulukon TP 2014 sarakkeen toimintakate ei sisällä vesihuoltoa (TP 2014 sis. vesihuollon -487 379). 2.5. Investoinnit TP2014 TA2015 Kouvolan kaupunki on aloittanut pitkän aikavälin investointisuunnitelman laatimisen vuosille 2015-2030. Suunnitelmassa otetaan huomioon taloudellinen tilanne, väestökehitys, palveluverkkoselvitys sekä palvelutuotannon tarpeet. Suunnitelman tarkoituksena on saada linjaukset siitä, mitkä kaupungin omistamat rakennukset jäävät palvelutuotannon käyttöön sekä päättää taso, jonka puitteissa investointeja vuositasolla keskimäärin tehdään. Tavoitteena on investointitaso, jossa tulorahoitus kattaa investoinnit pitkällä aikavälillä eli poistoilla pystytään rahoittamaan investoinnit. Suunnitelman periaatteet on hyväksytty kaupunginhallituksessa 17.3.2014 66. Pitkän aikavälin investointisuunnitelma valmistuu talousarvion laadinnan yhteydessä. KEHYS TS2017 KEHYS TS2018 3
Vuodelle 2016 on kehyksessä määritelty nettoinvestointitasoksi 20 milj. euroa, joka ei sisällä erillisinvestointeja (Ratamo-keskus ja kärkihankkeet 39,5 milj. euroa v. 2016). Investoinneiksi hyväksytään vain sellaiset hankkeet, jotka vähentävät menoja tai lisäävät tuottavuutta ja elinvoimaa. Pääsääntöisesti ei hyväksytä uusia investointeja, koska jo aikaisemmin aloitettuja keskeneräisiä investointeja tulee olemaan merkittävä osa investointeihin varatusta 20,0 milj. euron summasta. Investointiesitykset perusteluineen annetaan liitteenä nro 1 olevalla lomakkeella irtaimen omaisuuden, rakennusten sekä kiinteiden rakenteiden ja laitteiden osalta 31.5.2016 mennessä. Esitykset tehdään ainoastaan tällä lomakkeella. Rakennusinvestoinneissa ainoastaan uudet rakennukset sisältävät ensikertaisen kalustamisen, muutoin irtaimistosta täytyy tehdä erillinen investointiesitys. Lomakkeet palautetaan niissä olevan ohjeen mukaisesti tallentamalla ne alla olevassa kansiossa oleviin alikansioihin: K:\Yhteiset\Talous\Talousarviot\Talousarvio 2016\Investoinnit 2016. Kaupungin johtoryhmä suorittaa investointien karsinnan kesäkuussa toimialojen ja liikelaitosten tekemien esitysten perusteella. Toimialojen tulee ottaa kantaa, siihen miten toimintoja voidaan keskittää, tavoitteena tulla olla, että ulkopuolisilta vuokratuista tiloista luovutaan. Toiminnan kehittämistä tukevien tietojärjestelmien uusimista ja hankintaa koordinoi tietohallinnon ohjausryhmä, tietojärjestelmien investointihankintalomake on liitteenä numero 2. Taulukko 3: Investointikehys vuosille 2016-2019 TP 2014 ilman Kaupunki sis. liikelaitokset 1000 e TP 2014 vesih. TA 2015 TS 2016 TS 2017 TS 2018 TS 2019 Investoinnit netto 700-26 851-30 062-20 000-20 000-20 000-20 000 Ratamo-keskus -8 900-35 500-39 500-35 000 Kärkihankkeet -4 000-13 000-24 000-13 000 Investoinnit yhteensä netto 700-26 851-38 962-59 500-72 500-79 000-33 000 2.6. Rahoitus ja lainakannan kasvu Rahoitusosaan vaikuttavat suurimpina erinä toiminnan ja investointien nettorahavirtojen summat. Jos toimintakate kasvaa ja investointien määrä vähenee, rahoitustoiminnan rahan tarve pienenee samassa suhteessa. Rahoituskehys pohjautuu vuosikatteen kasvuun suunnittelukauden aikana, jolloin vuosikate kattaa korvausinvestoinnit ja ne pystytään rahoittamaan poistojen kautta. Lainamäärän kasvuun vaikuttavat erillisinvestoinnit eli Ratamo-keskus ja kärkihankkeet. Taulukko 4: Rahoituskehys 2016-2019 Kaupunki sis. liikelaitokset 1000 e TP 2014 TA 2015 TS 2016 TS 2017 TS 2018 Toiminta ja investoinnit Toiminnan rahavirta 15 897 6 575 24 340 21 143 26 334 Investointien rahavirta 700-38 962-59 500-72 500-79 000 Toiminta ja investoinnit, netto 16 597-32 387-35 160-51 357-52 666 Rahoitustoiminta Antolainauksen muutokset -18 443 53 Lainakannan muutokset -7 204 32 900 37 000 51 000 52 000 Muut maksuvalmiuden muutokset 7 792 Vaikutus maksuvalmiuteen -1 258 566 1 840-357 -666 Lainakanta 178 914 211 814 248 814 299 814 351 814 Lainakanta eur/asukas 2 069 2 490 2 903 3 512 4 135 Asukasluku 31.12. 86 477 86 034 85 698 85 380 85 081 2.7. Taloussuunnitelmavuosien luvut Toimialat esittävät taloussuunnitelmavuosien luvut tässä ohjeessa annetun kehyksen jakojen mukaisesti. Suunnitelmavuosien luvut esitetään samalla tasolla kuin talousarviokirjan muut tiedot. Talouden ja toiminnan tavoitteita on 4
syytä kuvailla myös alemmalla tasolla vaikkakin sitovuustaso säilyy ennallaan. Lautakuntakäsittelyjen ja talousarvioinfojen rooli talousarviovaiheessa korostaa kunnallisen päätöksenteon avoimuutta nykyisellä sitovuustasolla. 3. Strategiset tavoitteet Kaupunkistrategia ja sen toteuttamisohjelmat jalkautetaan taloussuunnittelussa. Toimialojen, toimielimien ja liikelaitosten tiekartat ja tavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategiasta. Kouvolan kaupungilla on strategian toteuttamisohjelmia noin kolmekymmentä. Niiden koordinointi ohjeistetaan erikseen. Tiekartat Tiekartta on kuvaus suunnittelukauden tavoitteista, toimenpiteistä ja mittareista. Tiekartta sisältää myös vaiheiden kuvauksen, jossa kerrotaan tarkemmin vastuut ja resurssit, sisältö sekä syntyvä asiakirja ja tieto. Toimiala- ja palveluketjukohtaiset tiekartat taloussuunnitelmavuosille 2016-2018 päivitetään IMS-ohjelmaan 31.8.2015 mennessä. Tavoitteet Tavoitteet tulee johtaa kaupunkistrategian päämääristä ja strategiavalinnoista sekä tiekartoissa kuvatuista toimenpiteistä. Tavoite on selkeästi määritelty, joko laadullisesti tai määrällisesti kuvattava tulos. Tavoitetta ei pidä sekoittaa vuosittaiseen käytännön toimenpiteeseen. Talousarviossa voi yhdellä strategiavalinnalla olla useampi tavoite. Tavoitteita asetettaessa pitää huomioida niiden toteutusmahdollisuudet. Kuva 3: Esimerkki tavoitteesta Mittarit Tavoitteille asetetaan toiminnan onnistumista kuvaavat mittarit, joilla seurataan miten tavoite on toteutunut. Tavoitteiden toteutumista voidaan mitata toteutumisasteella. Mittaamista suunniteltaessa on hyvä esittää ainakin kysymykset mitä, mistä, (kohderyhmä), millä ja miten mitataan. Mittareille annetaan tavoite- ja nykyarvot. Esimerkki: Asiakastyytyväisyysindeksi saadaan vuosittaisten asiakastyytyväisyyskyselyiden pohjalta. Asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat mm. palvelun laatu, oikea-aikaisuus, määrä, toimitusnopeus ja joustavuus. Riskit Tavoitteiden toteutumista vaarantavia riskejä tunnistetaan, analysoidaan ja niiden hallintatoimenpiteet dokumentoidaan. Riskeillä tarkoitetaan heikkouksia ja tapahtumia, jotka voivat vaarantaa toimintaa ja/tai tavoitteiden saavuttamista. Toimialojen riskit johdetaan kaupunkitason riskeistä. Riskit ja niiden vaiheiden kuvaukset (IMS) päivitetään talousarvion laadinnan yhteydessä 31.8.2015 mennessä. 5
Kuva 4: Kaupungin riskit Talousarviotavoitteet vuodelle 2016 viedään Opiferus-ohjelmaan, joka korvaa Ratsu-ohjelman. Opiferus-ohjeet löytyvät Kontista (Yhteiset ohjeet, tietojärjestelmäohjeet, Opiferus). Linkki: http://kontti.kouvola/index/yhteisetpalvelut/tietojarjestelmaohjeet_9/opiferus.html.stx Tavoitteille on määritelty yhteiset mittarit, omia mittareita voi ehdottaa. Ehdotukset käsitellään strategia- ja kehittämispalvelussa. Tarkista, onko mittari jo olemassa, esimerkiksi palautteiden määrä on sama asia kuin palautteet (kpl). Yhteiset mittarit löytyvät: http://kontti.kouvola/index/yhteisetpalvelut/tietojarjestelmaohjeet_9/opiferus.html.stx Mittariehdotukset on tehtävä Opiferukseen viimeistään 31.8.2015. 4. Henkilöstösuunnitelma ja henkilöstömenojen budjetointi 4.1. Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että kaupungin palveluja tuottaa riittävä määrä osaavaa henkilöstöä. Henkilöstösuunnitelmassa määritellään strategian ja toiminnan vaatima määrällinen ja laadullinen henkilöstötarve. Henkilöstösuunnitelman lähtökohtana tulee olla kaupungin strategia ja palvelustrategiset linjaukset, joissa otetaan kantaa siihen, mitä palveluita tuotetaan ja miten niitä tuotetaan. Toimintaympäristön muutokset edellyttävät palvelurakenteiden uudistamista. Henkilöstömäärää pyritään vähentämään parantamalla palvelutuotannon tuottavuutta ja tehokkuutta, kehittämällä työnjakoa, osaamista ja työhyvinvointia sekä ottamalla käyttöön sähköisiä palveluja. Ennakoivan henkilöstösuunnittelun merkitys korostuu entisestään tulevina vuosina. Henkilöstösuunnittelun avulla huolehditaan palvelutuotannon edellyttämän henkilöstön määrästä ja rakenteesta, turvataan riittävä osaaminen, ennakoidaan henkilöstökustannuksia sekä määritellään keinoja, joilla henkilöstövoimavaroja muodostetaan, vaalitaan ja johdetaan. Henkilöstösuunnittelun ydintä ovat henkilöstön määrän, laadun ja kohdentumisen määrittely tulevaisuuden tarpeita varten. Henkilöstön määrällä tarkoitetaan henkilöstön lukumäärää ja laadulla henkilöstön osaamista, koulutusta, henkilöstö- tai ammattiryhmää, työsuhteen muotoa ja muita vastaavia asioita. Kohdentumisen suunnittelu on ennakointia sen osalta, kuinka paljon eri tehtävissä, toiminnoissa tai yksiköissä tarvitaan henkilöstöä ja miten tarve mahdollisesti muuttuu. Henkilöstösuunnittelun avulla on tarkoitus ennakoida ja ohjata toimintaa niin, että oikeat henkilöstöresurssit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Henkilöstösuunnitelmalla luodaan pohjaa myös henkilöstön kehittämiselle. 6
Kaupunginhallitus päätti 9.9.2013 303 henkilöstövähennyksiä koskevan yhteistoimintamenettelyn aloittamisesta, jonka tavoitteena o38 600 henkilön vähennys vuoden 2013 alun tilanteesta vuoden 2014 loppuun mennessä. Henkilöstövähennyksissä on hyödynnetty päätöksen mukaan kaikkia käytettävissä olevia keinoja, joita ovat olleet mm. eläköityminen, määräaikaisten vähentäminen, muut yksilötason ratkaisut, organisaatiomuutokset ja toimintojen uudelleenjärjestelyt, ulkoistukset tai lakkautukset, palvelujen laatutason laskeminen, palveluverkkojen uudistaminen sekä irtisanomiset. Toimenpiteillä tavoiteltava nettosäästö on ollut vuositasolla noin 20 milj. euroa. Henkilöstötavoite ei toteutunut vielä vuoden 2014 loppuun mennessä, mutta se on toteutumassa vuoden 2015 aikana. Henkilöstömenojen hallinta on keskeistä myös jatkossa talouden tasapainottamisessa, mikä edellyttää tiukkaa henkilöstösuunnittelua. Henkilöstömäärän sopeuttamista jatketaan vuosien 2016 2018 aikana muun muassa hyödyntämällä eläke- ja muuta poistumaa sekä vähentämällä määräaikaista henkilöstöä. Eläköitymisen myötä vapautuvista viroista ja tehtävistä tulisi jättää täyttämättä 30 % valtuustokauden loppuun mennessä. Kaupungin henkilöstömenot on saatava suunnittelukaudella kestävälle perustalle. Henkilöstösuunnittelun tulee olla nykyistä strategiasidonnaisempaa siten, että kaupungilla on optimaaliset henkilöstörakenteet ja -mitoitukset. Kaupungin palvelumallin määrittelyn yhteydessä selvitetään asiakastarpeisiin perustuva palveluverkko ja uudet toimintamallit. Näillä ratkaisuilla on huomattava vaikutus henkilöstön määrään tulevina vuosina. Myös työtehtävien sekä työaikajärjestelmien ja työaikojen hyvällä suunnittelulla pyritään palvelujen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen järjestämiseen. Tavoitteena on nykyistä parempi osaamisen ennakointi ja sen täysimääräinen hyödyntäminen. Henkilöstön työhyvinvoinnin edistäminen ja sairauspoissaolojen hallinta on keskeistä myös talouden näkökulmasta. 4.2. Uudet virat ja tehtävät sekä lakkautettavat virat Uusien virkojen perustaminen ja uudet työsuhteiset tehtävät pitää arvioida nykyisessä taloustilanteessa erittäin kriittisesti. Esitykset uusista viroista ja tehtävistä vuodelle 2016 tulee tehdä omalla erillisellä lomakkeella ja määrärahojen on sisällyttävä talousarvioon annetun kehyksen puitteissa. Mikäli palkkausmäärärahat poistetaan toimialan omassa valmisteluprosessissa, tulee myös esitys kyseisestä virasta tai tehtävästä poistaa lomakkeesta. Kaikista toimialan esittämistä uusista viroista/tehtävistä vuodelle 2016 laaditaan myös tehtävänkuvauslomakkeet. Avoinna olevat virat, joita ei aiota täyttää, tulee esittää lakkautettavaksi. Lakkautettavaksi esitettävät virat merkitään erilliseen lakkautettavat virat -lomakkeeseen. Toimialoille lähetetään toukokuun aikana myös virkarekisteriraportti tarkistettavaksi. Henkilöstön nykytila kuvataan henkilöstösuunnitelmassa päivämäärän 1.6.2015 mukaisena. Henkilöstöpalvelut lähettää toimialoille raportin toimialan henkilöstöstä 1.6.2015 talous- ja henkilöstösuunnittelun tueksi 15.5.2015 mennessä. 4.3. Palkkausmäärärahat ja sivukulut Palkkamäärärahoihin hyväksytään 1,0 %:n korotusvaraus kesäkuun 2015 palkkatasoon nähden. Kuntaliiton ja Kevan tämänhetkiset ennusteet vuodelle 2016 ovat seuraavat: palkkaperusteinen eläkevakuutusmaksu (KuEL) 17,25 %, opettajien eläkemaksu (VaEL) 20,78 %, kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksu 2,08 %, työttömyysvakuutusmaksu 3,15 % ja muut sotu-maksut 0,7 %. Tässä vaiheessa varhaiseläkemenoperusteinen maksu (ns. varhe-maksu) voidaan arvioida kertomalla vuoden 2015 ennakkomaksu luvulla 1,02. Eläkemenoperusteinen maksuosuus voidaan alustavasti budjetoida kertomalla vuodelta 2014 perittävien eläkemenoperusteisten ennakkolaskujen yhteismäärä luvulla 0,97. 4.4. Talous- ja henkilöstösuunnitelmalomake Henkilöstösuunnitelmaosio kattaa sekä laadullisen että määrällisen osion. Lomakkeen sisältö on seuraava: Henkilöstön nykytilassa kuvataan palveluksessa olevan henkilöstön nykytila, ei vakanssien. Lukumääriin lasketaan kaikki 1.6.2015 päätoimisessa kokoaikaisessa tai osa-aikaisessa virka-/työsuhteessa olevat henkilöt, mutta ei kuitenkaan sivutoimisia työntekijöitä (esim. sivutoimiset tuntiopettajat). Henkilöstörakenne jaotellaan esimiehiin ja muuhun henkilöstöön. Esimiehiin lasketaan mukaan ainoastaan esimiestehtävissä toimivat. Päällikkö-nimikkeellä olevat asiantuntijat, jotka eivät ole esimiehiä, lasketaan muuhun henkilöstöön. Määräaikaisten ja palkkatuella työllistettyjen osalta 7
ilmoitetaan ainoastaan nykyinen (1.6.2015) henkilöstön lukumäärä. Eläke-/muu poistuma ilmoitetaan plusmerkkisenä, jotta laskukaavat toimivat oikein. Suunnittelukaudella toiminnassa tapahtuvien oleellisten muutosten ja kehittämiskohteiden vaikutukset henkilöstötarpeeseen ja -rakenteeseen -kohtaan kirjataan, millaisia haasteita henkilöstösuunnitteluun kohdistuu tulevaisuudessa. Keskeiset osaamistarpeet suunnittelukaudella -kohdassa tunnistetaan ja kirjataan strategisten painopisteiden ja toiminnallisten muutosten perusteella osaamis- ja henkilöstötarve eli millaista osaamista tarvitaan suunnittelukaudella. Lisäksi suunnitellaan, millä toimenpiteillä kyseistä osaamista lisätään. Osaamistarpeiden osalta on tärkeää nostaa esille ne keskeiset osaamiset, joita tulee kehittää suunnittelukaudella. Poistuva osaaminen -kohdassa arvioidaan, mitä osaamista poistuu (esim. eläköitymisen myötä) sekä mitä virkoja ja tehtäviä ei enää jatkossa täytetä. Lisäksi arvioidaan, mitä muuta sellaista osaamista tällä hetkellä on, jota ei enää jatkossa tarvita. Muut kehittämistoimenpiteet henkilöstöresurssien ja osaamisen varmistamiseksi -kohdassa esitetään rekrytointisuunnitelmat tarvittavan osaamisen saamiseksi (ml. mahdolliset rekrytointikampanjat) sekä kuvataan esimerkiksi sisäiset tehtäväjärjestelyt, uudelleensijoitukset, johtamisen ja esimiestyön kehittäminen sekä työhyvinvointia edistävät toimenpiteet, joilla turvataan riittävät henkilöstöresurssit ja osaaminen sekä varaudutaan tuleviin muutoksiin. Määrällinen henkilöstösuunnitelma -kohtaan eli arvioon tarvittavan henkilöstön määrästä henkilötyövuosina (htv) merkitään henkilöstön määrä henkilötyövuosina (brutto). Henkilötyövuosilaskennassa koko vuoden kokoaikatyössä oleva henkilö on yksi henkilötyövuosi (1 htv). Koko vuoden osa-aikatyössä (työaika 50 % täydestä työajasta) on puoli henkilötyövuotta (0,5 htv). Mikäli henkilö palkataan kesken vuoden esim. 1.8.2016 alkaen koko loppuvuodeksi kokoaikaiseen palvelussuhteeseen, muodostuu hänen työpanoksestaan 0,42 htv. 5. Sisäiset ja keskinäiset erät Toimialojen ja liikelaitosten väliset sisäiset ja keskinäiset eriä koskevat tiedot vuodelle 2016 pitää olla ilmoittaa taloussuunnitteluun 31.5.2015 mennessä, jonka jälkeen ne viedään keskitetysti taloussuunnitteluohjelmaan. Sisäisiin ja keskinäisiin eriin tehdään tarvittaessa muutoksia käyttösuunnitelman laatimisen yhteydessä. Sisäiset erät ovat kaupungin sekä liikelaitosten sisällä olevia eriä, keskinäiset erät ovat kaupungin ja liikelaitosten tai liikelaitosten välisiä eriä. 6. Talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake Liitteenä nro 1 on talousarvio- ja henkilöstösuunnittelulomake. Lomake täytetään toimialoittain ja palveluketjuittain. - Toiminnan kuvaus: kerrotaan mistä toiminnoista vastaa sekä perustehtävä - Oleelliset muutokset ja kehittämiskohteet suunnittelukaudella 2016-2018: esitetään toimialan suunnittelukauden tiekartta sekä sanallinen selvitys asiasta - Riskianalyysi: kerrotaan kaupunkitason riskeihin perustuen toimialan kannalta keskeisimmät riskit ja niihin varautuminen - Toiminnalliset tavoitteet: vuositavoitteiden taulukko tuotetaan Opiferuksesta - Talous: taulukko tuotetaan taloussuunnitteluohjelmasta - Henkilöresurssit: tuotetaan henkilöstöosion taulukosta määrällinen henkilöstösuunnitelma - Toiminnan volyymi: esitetään toiminnan merkittävimmät tunnusluvut - Henkilöstösuunnitteluosa ohjeen mukaisesti Lomakkeet liitteineen palautetaan aikataulun mukaisesti tallentamalla ne toimiala-kohtaisiin kansioihin: K:\Tyoryhmat\Talous\Talous ja henkilöstösuunnittelu\2016 8
7. Konserniyhteisöt Valtuusto päättää kuntalain 13 :n mukaan kunnan ja kuntakonsernin toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista sekä konserniohjauksen periaatteista. Valtuuston tulee asettaa konsernijohdolle konsernin asemaa sekä konsernin tulorahoituksen riittävyyttä ja rahoitusasemaa koskevat tavoitteet. Konsernijohdolle asetettuja tavoitteita ovat konsernijohdon raportoitava valtuustolle, krt/v konsernin toimintatulot toimintamenoista, % konsernin vuosikate poistoista, % konsernin korolliset lainat/asukas, euroa Konsernijohdon tavoitteiden laadintaa varten tarvitaan alustavat tiedot keskeisten konserniyhteisöjen (KSS Energiakonserni, Kouvola Innovation -konserni, Kouvolan Asunnot Oy, Kaakkois-Suomen Tieto Oy, Kouvolan Vesi Oy, Kouvolan Teatteri Oy ja Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä) talousarvioista vuodelle 2016 (tuloslaskelmamuodossa), lainakannan muutokset ja investoinnit (netto). Investoinneista tulee ilmoittaa kokonaismäärä rahoitusosuuksilla vähennettynä sekä eritellä merkittävimmät hankkeet. Edellä mainittujen keskeisten konserniyhteisöjen on toimitettava tiedot 30.9.2015 mennessä: asko.rautala@kouvola.fi. Talousarviossa valtuusto voi myös asettaa yhteisökohtaisia tavoitteita keskeisille konserniyhteisöille. Tavoitteet asetetaan yhdessä pohjautuen kaupunkistrategiaan, joka on hyväksytty valtuustossa 14.10.2013. Tavoiteasettelu voi koskea konserniyhteisön asemaa, toiminnan laajuutta, ja toimintaedellytyksiä (mm. investoinnit) tai palvelun laatua, hinnoitteluperiaatteita tai pääoman tuottovaatimuksia. Tavoiteasettelua koskevat neuvottelut käydään keskeisten konserniyhteisöjen hallitusten puheenjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa erillisen aikataulun mukaan syksyllä 2015. Valtuuston asettamat tavoitteet ohjaavat kaupungin edustajia konserniyhteisöjen toimielimissä. Tavoiteasettelu on luonteeltaan välillistä, omistajan tahdon esiin tuomista. 8. Alustava talousarvion laadinta-aikataulu 2015 Käsittely Tehtävä Helmi-maaliskuu Talous Kehyksen valmistelu Maaliskuu Kopa + toimialat Pitkän aikavälin investointisuunnitelman laadinta Maaliskuu Talous + toimialat Talousarvioseminaarien valmistelu Maaliskuu Toiminnanohjaus Kaupunkitason kokonaisvaltainen riskiarvio ja riskien hallintakeinot suunnittelukaudelle sekä suunnittelukauden tavoitteet ja toimenpiteet 24.3. Kp-jory Talousarviokehys ja laatimisohjeet 1.4. Jory Talousarviokehys ja laatimisohjeet 13.4. Kaupunginhallitus Talousarviokehys ja laatimisohjeet 24.4. Kaupunginvaltuusto Valtuustoseminaari, tulevaisuuden palvelumalli Huhti-toukokuu Tietohallinto + toimialat Tietohallinnon investointihankkeiden valmistelu 11.5. Kaupunginvaltuusto Valtuustoseminaari Vko 20 Henkilöstöpalvelut Henkilötason palkkalistojen toimittaminen toimialoille/liikelaitoksille 31.5. Toimialat + liikelaitokset Sisäiset ja keskinäiset erät valmiit 31.5. Toimialat + liikelaitokset Investointiesitykset valmiit Toukokuu Talous Poistoarviot talousarvioon Kesä-elokuu Toimialat + liikelaitokset Palveluketjujen ja liikelaitosten tiekartat sekä mittarit ja riskit suunnittelukaudelle Kesäkuu Jory Investointiehdotusten tasapainotus Elokuu Talous Kehyksen tarkistaminen verotulojen ja valtionosuuksien osalta Elo-syyskuu Toimialat + liikelaitokset Talousarviovuoden 2016 tavoitteet ja näitä koskevat riskit ja mittarit Syyskuu Omistajaohjaus Vuoden 2016 tavoitekeskustelut tytäryhteisöjen kanssa Syyskuu Lauta-/johtokunnat Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 25.9. Toimialat + liikelaitokset Toimialojen/liikelaitosten talousarvioesitykset valmiit 30.9. Tytäryhteisöt Tietojen toimittaminen omistajaohjaukselle Vko 40 Talous Talousarvioesitysten koonti ja yhteenveto Vko 40 Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtajan toimialakohtaiset budjettineuvottelut 6.10. Kaupunginvaltuusto Talousarvioseminaari 9.10. Kaupunginjohtaja Kj:n muutokset talousarvioesitykseen 6.10. KP-jory Talous- ja henkilöstösuunnitelmat 9.10. Jory Talous- ja henkilöstösuunnitelmat Vko 42 Kaupunginjohtaja Kj:n talousarvioehdotuksen julkistus 9
19.10. Talous ja rahoitus Talousarviokirja valmis 26.10. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely 9.11. Kaupunginhallitus Talous- ja henkilöstösuunnitelmien käsittely + veroprosentit 16.11. Kaupunginvaltuusto Veroprosentit 30.11. Kaupunginhallitus Talousarviokäsittely tarvittaessa 7.12. Kaupunginvaltuusto Talous- ja henkilöstösuunnitelmien hyväksyminen 14.12. Kaupunginhallitus Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet 31.12. mennessä Liikelaitoksen johtokunta Talous- ja henkilöstösuunnitelmien hyväksyminen Tammi-helmikuu Toimialat + liikelaitokset Käyttösuunnitelmien laatiminen Helmikuu Kopa + toimialat Tiekarttojen projektointi Kouvolan kaupunki Kaupunginhallitus Lisätietoja Talous- ja rahoitusjohtaja Tuukka Forsell Taloussuunnittelupäällikkö Hellevi Kunnas Henkilöstösuunnittelu Henkilöstöjohtaja Päivi Karhu Henkilöstösuunnittelupäällikkö Suvi Lantta Toiminnalliset tavoitteet ja riskiarviointi Strategia- ja kehittämisjohtaja Jyrki Harjula Vt. kehittämispäällikkö Heli Veripää Omistajaohjaus Kehittämispäällikkö Asko Rautala 10