LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 37/13 1(5 ) ATERIATILAUSJÄRJESTELMÄ Tarjouspyyntöön liittyviä vaatimuksia Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä pyytää tarjoustanne ateriatilausjärjestelmästä. Järjestelmää tullaan käyttämään Länsi-Pohjan keskussairaalan ja Keroputaan sairaalan potilasateriatilauksiin. Kilpailutettava järjestelmä tulee korvaamaan tällä hetkellä käytössä olevan VAX-pohjaisen Safka-järjestelmän. Hankittavan järjestelmän vaatimusmäärittely on tarjouspyynnön liitteenä (liite 1). Pyydämme tarjoamaan optiona tuotetilausosiota. Tuotetilausosiolla osastoille voidaan tilata ravintokeskuksesta potilaiden käyttöön erilaisia tuotteita (esim. jogurtti, hedelmät, mehut), jotka eivät ole potilaskohtaisia. Option käyttämisestä tehdään erillinen päätös. Länsi-Pohjan keskussairaalan osastoilla on käytössä keskitetty ruokajakelu ja Keroputaan sairaalassa hajautettu ruokajakelu. Kilpailutettavaa järjestelmää tulee käyttämään noin 250 henkilöä osastoilta sekä noin 25 henkilöä ravintokeskuksesta. Aterioita tilataan kolme kertaa päivässä keskimäärin 200 potilaalle. Järjestelmän tulee olla integroitavissa Esko-sairauskertomusjärjestelmään, AIVOjakelujärjestelmään ja Oberon-potilashallintojärjestelmään. Tarjoajan on pystyttävä esittämään tarjouksen jättämisen jälkeen asiakkaan pyynnöstä 7 päivän sisään live-demolla, mikä tahansa tarjottu ominaisuus sekä todennettava valmius liittymiin, jos niin halutaan. Demo pidetään asiakkaan tiloissa suomen kielellä. Mikäli tarjoaja ei pysty esittelemään haluttua ominaisuutta, tarjous hylätään. Tarjoajan tulee nimetä hankkeelle omasta organisaatiostaan projektipäällikkö, joka vastaa tarjotun järjestelmän käyttöönotosta ja toimii yhdyshenkilönä asiakkaan suuntaan. Projektipäällikön ja muiden mahdollisten asiantuntijoiden kulujen tulee sisältyä tarjoukseen. Projektiin kiinnitettyjä asiantuntijoita ei voi vaihtaa ilman asiakkaan hyväksyntää. Tarjouksessa tulee olla uskottava projektisuunnitelma käyttöönottoprojektista. Toimittajan tulee huomioida, että asiakkaalla ei ole resursseja osallistua uuden järjestelmän määrittely-ja kehittelytyöhön.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 37/13 2(5 ) Ilmoitus- ja hankintamenettely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Hankinta- ja toimitusehdot sekä laskutus Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Tarjouspyyntö on saatavissa sähköisesti myös sairaanhoitopiirin internet-sivuilta osoitteesta: http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytyksiä suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouksessa ja muissa kaupan asiakirjoissa on oltava lain edellyttämät oikeudellisesti velvoittavat tiedot: yhtiön virallinen nimi, kotipaikka, osoite, kaupparekisterinumero, Y-tunnus sekä merkintä, että toimittaja on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- ja elinkeinorekisteriin. Lisäksi on toimitettava todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/- yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajalla tulee olla edellä mainitut lakisääteiset maksut ja verot maksettuina. Tarjoaja, joka ei täytä teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä tai joka ei vastaa tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Maksuehto on vähintään 21 päivää. Viivästyskorko on ilmoitettava. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Toimitukset vapaasti toimitettuna Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin toimipisteeseen. Muutoin hankinnassa noudatetaan julkishallinnon sopimusehtoja (JIT 2007). Muut ehdot Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, kääntäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 37/13 3(5 ) Osatarjous/vaihtoehdot Hankintakausi ja tarjousten voimassaolo Osatarjouksia ja vaihtoehtoja ei oteta huomioon. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri päättää lopullisen järjestelmäkokoonpanon tarjousten perusteella ja voi päätyä myös ratkaisuun olla tilaamatta mitään tarjottua järjestelmää. Tarjotun kokonaisuuden on oltava toimiva ja sen tulee sisältää kaikki tarvittavat ohjelmistot sekä lisenssit, vaikka niitä ei olisi tarjouksessa erikseen mainittukaan. Järjestelmätoimitus aloitetaan syksyllä 2013 ja järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä helmikuussa 2014. Tarjotut hinnat Hankintahinta on kiinteä. Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina euroina (ALV 0 %). Sitoumuksetta tehtyä tai valuuttakurssisidonnaista tarjousta emme ota huomioon. Hankinnan valintaperusteet Tarjouksessa on esitettävä kiinteä, valmiiksi laskettu kokonaishinta, joka sisältää kaikki tarvittavat ohjelmistolisenssit yms. (myös mahdolliset kolmannelta osapuolelta tulevat tuotteet) sekä kaikki käyttöönottovaiheen kustannukset. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää vuotuinen ylläpitomaksu. Tarjousten hintavertailussa käytetään vertailuhintaa, joka lasketaan kaavalla "kokonaishinta + 2 vuoden ylläpitomaksut". Hankintahintaan tulee sisältyä järjestelmien asennus, käyttöönotto ja koulutus. Hintaan tulee sisältyä suomenkielinen käyttöohjekäsikirja sekä suomen- tai englanninkielinen tekninen käsikirja. Tarjottujen ylläpitomaksujen hinnat tulee olla sitovia vähintään kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden ajan alkaen ohjelmiston käyttöönotosta. Jos hintoja muutetaan kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä tulee ilmoittaa kirjallisesti tilaajalle kolme (3) kuukautta ennen muutosta. Valintaperuste on kokonaistaloudellisesti edullisin, vertailuperusteina seuraavat tekijät: hinta 40 % o Laskentakaava: (halvin hinta/tarjottu hinta) x 40
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 37/13 4(5 ) hallinnointi, toiminnallisuus ja integroitavuus (liitteen 1 mukaisesti) 60 % o Laskentakaava: (saadut pisteet x 60)/maksimi pisteet (105 pst) Lisätiedot Osoitteessa http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html on tarjouspyyntösivu, jota tarjoajan on syytä seurata tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 10.10.2013 sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Ateriatilausjärjestelmä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen jättäminen Vastaukset on luettavissa 16.10.2013 mennessä verkko-osoitteessa http://www.lpshp.fi/fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Vain kirjallisesti annetut vastaukset tiedusteluihin ovat ostajaa sitovia. Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Sitova tarjous liitteineen on toimitettava 30.10.2013 klo 14:00 mennessä sähköpostin liitteenä osoitteeseen: hankintapalvelut@lpshp.fi otsikolla Ateriatilausjärjestelmä. Tarjous on jätettävä suomenkielisenä. Tarjous on jätettävä pyydetyssä muodossa ja määräajassa tullakseen huomioiduksi. Lähettäjä on vastuussa lähetyksen perille saapumisesta määräaikaan mennessä Hankintayksikkö pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 37/13 5(5 ) Hankintapäätöksen tiedoksianto Sopimuksen tekeminen Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystieto. Liite 2. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli tuotteen laatu, muut ominaisuudet tai muut hankintapäätökseen vaikuttaneet tekijät muuttuvat. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja Liitteet: Vaatimukset, liite 1 Toimittajaselvitykset, liite 2