HYVÄ POTKU PERUSPALVELULIIKELAITOS JYTAN VASTAANOTOILLA EIHÄN SIELTÄ SAA AJAN KUIN KAUSTISLAISET!

SISÄLTÖ 1 PERUSPALVELULIIKELAITOS JYTAN TERVEYSKESKUKSET... 3 2 POTKUA VASTANOTTOTYÖHÖN TÄMÄN PÄIVÄN TYÖT TÄNÄÄN!... 4 2.1 HYVÄ POTKU HANKKEEN TYÖRYHMÄ... 4 2.2 LÄHTÖTILANTEEN ONGELMAT... 4 2.3 TAVOITTEET TYÖSKENTELYLLEMME... 5 3 AIKATAULUSUUNNITELMA... 6 4 TOIMINNASSA TEHDYT MUUTOKSET... 7 5 TEHDYT MITTAUKSET JA TASAPAINOLASKELMA... 8 6 JATKOPOTKUA?... 11... 1 HYVÄ POTKU... 1 PERUSPALVELULIIKELAITOS... 1 JYTAN VASTAANOTOILLA... 1 EIHÄN SIELTÄ SAA AJAN KUIN KAUSTISLAISET!... 1 1 PERUSPALVELULIIKELAITOS JYTAN TERVEYSKESKUKSET... 3 2 POTKUA VASTANOTTOTYÖHÖN TÄMÄN PÄIVÄN TYÖT TÄNÄÄN!... 4 2.1 HYVÄ POTKU HANKKEEN TYÖRYHMÄ... 4 2.2 LÄHTÖTILANTEEN ONGELMAT... 4 2.3 TAVOITTEET TYÖSKENTELYLLEMME... 5 3 AIKATAULUSUUNNITELMA... 6 4 TOIMINNASSA TEHDYT MUUTOKSET... 7 5 TEHDYT MITTAUKSET JA TASAPAINOLASKELMA... 8 6 JATKOPOTKUA?... 12 2

1 Peruspalveluliikelaitos JYTAn terveyskeskukset Peruspalveluliikelaitos JYTA toimii Keski-Pohjanmaalla. JYTA järjestää alueensa sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelut. Sen piiriin kuuluvat Lestijokilaakson, Tunkkarin sekä Perhon terveyskeskukset. Lestijokilaaksossa on kolme terveyskeskuksen vastaanottoa: Kannus, Lestijärvi ja Toholampi. Tunkkarilla lääkärin vastaanottopalveluja tuotetaan Tunkkarin terveyskeskuksen tiloissa kaustislaisille, veteliläisille ja halsualaisille potilaille. Perholaiset potilaat käyvät Perhon terveyskeskuksessa. Kaikki mainitut kunnat ovat itsenäisiä kuntia, mutta terveyspalvelut on liikelaitostettu vuodesta 2009 alkaen muodostamalla JYTA, Jokilaaksojen peruspalveluliikelaitos. Yhteensä JYTA alueella kunnissa on asukkaita noin vajaa 20000. Molempien terveyskeskusten väestöpohja on noin 9000 asukasta. Lestijokilaakson terveyskeskuksessa lääkärin virkoja on 9 ja hoitohenkilökuntaa on yhteensä 8,5 sekä diabeteshoitajaa 2,5, sydänhoitaja ja hengityshoitaja 0,5. Fyysisesti henkilöstö on jakaantunut kolmeen toimipisteeseen Lestijokilaakson alueella. Tunkkarilla lääkärin virkoja on 9 ja hoitohenkilöstöä on 6 sekä diabeteshoitaja, sydänhoitaja ja hengityshoitaja 0,5. Kommentti [TjA1]: Laitoin asukkaat yhteen ja laskin Perhon mukaan, voiko alla olevan lauseen poistaa? Kommentti [PN2]: Korjasin, oli alun perin näin: Lestijokilaakson terveyskeskuksen asukasluku on noin 9000 asukasta, Tunkkarin saman verran, noin 9000. Molemmissa terveyskeskuksissa toimii vuodeosasto. Neuvolatyötä tehdään kaikissa toimipisteissä, samoin fysioterapiaa/kuntoutusta toteutetaan molempien terveyskeskusten 3

alueella. Laboratorio- ja röntgenpalvelut ovat käytettävissä myös molempien terveyskeskusten alueella. 2 Potkua vastanottotyöhön tämän päivän työt tänään! Syksyllä 2014 vastaanottojen ylilääkäri ja vastuulääkäri sekä osastonhoitajatulosyksikköjohtaja saivat kutsun/määräyksen osallistua Hyvä Potku hankkeeseen. Työtä on paljon, ja kutsun sisällön selvittyä koettiin tärkeäksi pyrkiä kehittämään vastaanottotyötä siten, että saisimme tehtyä työt ajallaan, vaikka resurssia ei enempää olekaan. Hyvä Potku hanke toteutui alueellamme 10.9.2014 13.5.2015 aikana. 2.1 Hyvä Potku hankkeen työryhmä Hyvä Potku hankkeeseen lähtivät mukaan ylilääkäri Seppo Tastula ja osastonhoitaja/tulosyksikköjohtaja Sirpa Riihola sekä sairaanhoitaja Sari Kinnunen Lestijokilaakson vastaanotoilta ja vastuulääkäri Pilvi Norrena sekä osastonhoitaja/tulosyksikköjohtaja Annika Ollikainen Tunkkarin terveyskeskuksesta. 2.2 Lähtötilanteen ongelmat 4

Kartoitimme ensimmäisen seminaarin aikana molemmissa terveyskeskuksissa koettuja ongelmia. Käytimme ns. kalanruotokaaviota apuna laittaaksemme erilaisia ajatuksia järjestykseen. Tämän avulla saimme seulottua pitkästä idealistasta ne, joihin haluaisimme keskittyä kehittämistyössä ja joiden pohjalta lähdemme jatkamaan. Kaikilla tuntui olevan kiirettä liikaa, työ tuntuu hallitsemattomalta ja on puuttunut työrauha. Etenkin lääkärin työ on ollut sirpaleista ja saman päivän aikana on ajanvarauskirjalla kirjava joukko erilaisia työaikalajeja, kuten puhelin-, paperi- ja päivystystyötä, hoidon tarpeen arvioaikaa sekä terveystarkastusaikaa. Lisäksi työtä keskeyttävät toistuvasti erilaiset konsultaatiot. Toisena isompana ongelmakokonaisuutena koettiin se, että potilaita on vastaanotoilla ns. väärillä ajoilla ja toiveena, että oikea potilas olisi oikeassa paikassa. Lisäksi potilaiden toistuvat yhteydenotot kuormittavat puhelinta. Potilasvirran ohjailussa kuormittuu erityisesti hoitajien työ. Paljon tunnutaan tekevän turhaa paperityötä ja myös hukkatyötä nähtiin olevan. Jossakin määrin terveyskeskuksissamme on toimintatavoissa eroja, ja tämänkin on teettänyt paljon turhaa lisätyötä, koska etenkin Lestijokilaakson alueella hoidamme samaa potilasta eri toimipisteissä. Kommentti [TjA3]: korjasin paikoissakin sanan 2.3 Tavoitteet työskentelyllemme Asetimme mitattavissa oleviksi tavoitteiksi T3 ajan lyhenemisen 7 päivään. Tämän vuoksi Lestijokilaaksossa tuli ajanvarauskirjat avata ainakin neljän viikon päähän, aiemmin niitä oli avattuna noin viikoksi. Mittaus toteutettiin vain syksyllä. Tunkkarin terveyskeskuksen alueella mittaus toteutettiin jatkuvana viikoittain tapahtuvana seuranta. Kommentti [TjA4]: jatkoin lausetta Työtyytyväisyyden lisääntymiseen haluaisimme panostaa: katsoimme tärkeäksi, että kaikkien ammattiryhmien työtyytyväisyys paranisi. 5

Puhelintyössä meillä tavoitteena oli mitattavissa oleva puheluiden vastaamisajan lyheneminen siten, että 85 % puheluista vastattaisiin 5 minuutin sisällä. 3 Aikataulusuunnitelma Osallistuimme ensimmäiseen Potku-seminaariin elokuun lopussa 2014 Pikku-Syötteellä. Lääkäreiden työajan seuranta ja kysynnän mittaus toteutettiin tämän ensimmäisen seminaari reissun jälkeen viikoilla 40 41. Mittarit näille kyselyille laadimme seminaari päivien aikana. Toteutimme myös saamaan aikaan henkilöstölle työtyytyväisyyskyselyn. Tämän ensimmäisen seminaarin jälkeen asioista käytiin lävitse koko henkilöstön kanssa erilaisissa kokouksissa tai osastotunneilla. Seuraava seminaari oli lokakuun lopussa, jota ennen olimme työstäneet edellä kerrottujen mittareiden tulokset auki. Näitä asioista pohdimme seminaarien aikana ja päädyimme toteuttamaan erilaisia muutoksia työyksiköissä. Aloimme seminaarin jälkeen toteuttaa muutoksia päivittäisessä toiminnassamme kuten olimme aikatauluja niille laatineet. T3 aloimme mitata heti näiden ensimmäisten seminaarien jälkeen. Olemme kokeilleet erilaisia menetelmiä eri yksiköissä, joilla lisätään kapasiteettia, vähennetään kysyntää sekä varaudutaan vaihteluun. Keskeinen muutos tapahtui vuoden 2015 alussa Lestijokilaakson terveyskeskuksessa, jossa keskitettiin virka-aikaan tapahtuva päivystystoiminta yhteen yksikköön. Tunkkarilla keskeisin toiminnan muutos oli konsulttilääkäri toiminnan aloittaminen vuoden vaihteen jälkeen. 6

Helmikuussa oli viimeinen seminaari. Toteutimme tätä ennen asiakkaille asiakastyytyväisyys kyselyn. Teimme keväällä 2015 myös uudet työaikaseurannat mittaukset lääkäreille sekä kysyntä kartoitettiin samalla. Toteutimme myös hoitajille työajan seurannan sekä työtyytyväisyys mittauksen samaan aikaan. 4 Toiminnassa tehdyt muutokset Päällimmäisenä ongelmana oli saada kysyntä ja toiminta tasapainoon vastaanottoaikojen riittävyyden varmistamisella ja kysynnän vähentymisellä. Myös vaihtelusta syntyviin muutoksiin oli löydettävä ratkaisuja sekä löytää arkipäivään keinoja työnhallintaan. Jonojen purkua meillä ei ollut, koska niitä ei ole. Kommentti [TjA5]: muokkasin tätä lausetta ja siirsin paikkaa Kapasiteettia lähdimme lisäämään ajatuksella, että hoidetaan potilaat oikean tyyppisillä ajoilla. Hoidon tarpeen arviointi ja vastaanotto aikojen määriin tehtiin muutoksia. Vähennettiin hta aikoja kahteen päivässä /lääkäri, josta tuli lisää vastaanottoaikoja Terveystarkastukset keskitettiin viikossa yhdelle päivälle, joten niitä saatiin määrällisesti enemmän kun hoitaja katsoi potilaan valmiiksi lääkärille. Lestijokilaaksossa saatiin käyntiin keskitetty päivystys ja ajat päivystykseen annetaan saman päivän aikana. Puhelinajanvaraukseen osallistuvat kaikki laajavastuiset hoitajat aamuisin. Viiden minuutin vastausprosentti nousikin Tunkkarilla tämän jälkeen 86 87 %. Myös reseptityökalun käyttöä on tehostettu ja nyt koetaan, ettei reseptejä jatkuvasti enää joudu varmistamaan onko niitä uusittu. Kysyntää vähentämään lähdimme ajatuksesta, että sähköisiä palveluita pitää käyttää enemmän. Konsulttilääkärin toiminta aloitettiin vuoden 2015 alkupuolella ja palaute siitä on ollut hyvää ja toiminta koetaan henkilöstön keskuudessa mielekkäänä. Konsulttilääkäri hoitaa kiireellisiä reseptejä, paperiasioita sekä häntä voidaan hyödyntää eri yksiköistä. 7

Hoitosuunnitelmia on laadittu muutamia, mutta niiden kohdalla ollaan vielä alkutekijöissä. Takaisinsoittoa on tarkoitus tulla markkinoimaan potilaille jatkossa erilaisten tiedotteiden välityksellä. Vaihteluun varauduimme varaamalle lääkäreille puskuripäiviä sairastumisten varalle. Nämä ovat löytäneet paikkansa toiminnassa. Lääkäreiden yhteismeetingeistä on ennen lomakausina supistettu 30min. 5 Tehdyt mittaukset ja tasapainolaskelma Aloitimme mittaukset selvittämällä T3 aikamme. Kannuksen terveyskeskuksessa T3-mittaus tehtiin vain viikoilla 39 40, jolloin ajanvarauskirjat avattiin tarkoituksella useammaksi viikoksi eteenpäin mittauksen tekemistä varten. Kun mittaus saatiin tehtyä, palattiin aiempaan toimintatapaan eli ajanvarauskirjat on avattu vain viikoksi eteenpäin. Tämän jälkeen ei ole nähty kannattavaksi mitata T3-aikaa uudelleen. T3-mittaukset aloitettiin heti alussa viikolla 38 Tunkkarin terveyskeskuksessa ja mittauksia on jatkettu viikoittain lukuun ottamatta muutamia viikkoja, jolloin mittauksesta vastuussa oleva on 8

ollut lomalla tai sairaana. Todellisuudessa ainoatakaan T3 = 0 ei siis ole vielä saavutettu. Alussa T3 oli matalampikin eli noin 10 12 päivän paikkeilla, joka alkuun raamitti asetettuja tavoitteita aika tiukallekin. Sittemmin T3 on ollut 13 29 päivän välillä. Satunnaiset T3 42 päivää ovat pääosin johtuneet siitä, että uusien ajanvarauslistojen avaaminen on viivästynyt. Jokunen loma-aika näkyy myös 42 päivän piikeissä. T3-aikaa on Tunkkarin terveyskeskuksessa mitattu sekä lääkäreiden että hoitajien osalta. Tunkkarissa ajanvarauslistat avataan kerrallaan 3 viikoksi eteenpäin eli vanhan listan vielä mennessä voi satunnaisesti olla tilanteita, että seuraava kuukausi on jo auki. Tasapainolaskurimittaukset suoritettiin samanaikaisesti molemmissa jokilaaksoissa, koska aikoja pystytään antamaan kummankin jokilaakson ajanvarauksesta kumpaankin 9

terveyskeskukseen. Kummassakin terveyskeskuksessa ensimmäinen tasapainolaskurin mittaus osin epäonnistui, koska emme osanneet ottaa huomioon sitä, että osa lääkäreistä tekee normaalia pitempää vastaanottoaikaa kokemattomuuden vuoksi. Tämä tuotti tasapainolaskuriin ylimääräistä kapasiteettia (Kannus 10 % ja Tunkkari 26%), vaikka todellisuus ei ehkä aivan näin ruusuinen ollutkaan. Laskurista saatiin kuitenkin paljon tärkeää tietoa tästä huolimatta irti. Tunkkarin terveyskeskuksessa laskurin aikana sattui sairauspoissaoloja ja muiden lääkärien ylitöillä tuntimäärällisesti päästiin suunniteltuun tasatilanteeseen, vaikkakin ylitöitä töissä oleville lääkäreille kertyi. Tuntimäärällisesti suunniteltuja tunteja oli vain yksi vähemmän kuin toteutuneita tunteja. Vain kuudelle potilaalle ei ollut antaa aikaa eli laskennallisesti Tunkkarin terveyskeskuksessa tarjonta vastaa kysyntää, mutta tarjonta jakaantuu epätasaisesti. Laskurista nähtiin, että nk. hoidon tarpeen arvio aikoja eli 1-3 päivän sisällä ajan tarvitseville (nk puolikiireelliset ajat) annettavia aikoja oli liikaa tarvitsijoihin nähden. Kiireettömille vastaanottoajoille sen sijaan oli suurempi tarve eli hta-aikoja käytettiin vastaanottoaikoina niiden suuren tarjonnan vuoksi. Paperitöihin kului 13 tuntia suunniteltua enemmän. Työtyytyväisyyttä mitattiin 20 kysymyksen kyselyllä mittausten alussa. Vastausvaihtoehdot pisteytettiin niin, että 1= täysin eri mieltä, 2 = jokseenkin eri mieltä, 3 = jokseenkin samaa mieltä ja 4 = täysin samaa mieltä. Tunkkarin terveyskeskuksessa kyselyn tulokset olivat pääasiassa oikein hyvät. Lääkärien osalta suurimmat kehityskohteet näkyivät kysymyksissä, joissa kiireen läsnäolo ja työrauhan puuttuminen vaikuttavat. Toisaalta ilmipiiri työpaikalla koettiin hyväksi. Kysely uusittiin keväällä viimeisen tasapainomittauksen aikana ja tulokset olivat jonkin verran parantuneet syksyisestä. Voidaan siis olettaa, että tehdyillä muutoksilla on ollut merkitystä ja kehityssuuntamme on oikea. 10

Tunkkarissa hoitajien kyselyssä vastaavat työn rasittavuutta kuvaavat kysymykset saivat samankaltaisia vastauksia kuin lääkäreillä. Kannuksessa työtyytyväisyyskysely tehtiin lääkäreitä ja hoitajia erittelemättä työyksikön pienemmän koon vuoksi. Kannuksessakin näkyi kuitenkin, että kaikesta kiireestä huolimatta ilmapiiri on hyvä. Asiakastyytyväisyyskysely toteutettiin samanaikaisesti molemmissa terveyskeskuksissa viikoilla 50 51/2014. Kannuksen terveyskeskuksessa ainoastaan yksi asiakas oli erittäin tyytymätön ajan saannin joustavuuteen eli pääasiassa potilaat olivat erittäin tai melko tyytyväisiä terveyskeskuksen toimintaan. Myös Tunkkarin terveyskeskuksessa potilaat olivat pääsääntöisesti erittäin tai melko tyytyväisiä, mutta tyytymättömiä oli suhteessa hiukan enemmän kuin Kannuksessa. Tunkkarissa kyselyyn vastasi 62 potilasta eli vastausprosentti oli noin 13 %, Kannuksessa kyselyyn vastanneita potilaita oli 17. Kyselyssä tiedusteltiin myös sitä, kuinka nopeasti potilaiden mielestä tulisi vastaanotolle päästä kiireettömän vaivan vuoksi. Kannuksessa 17 % potilaista haluaisi saman päivän aikana, 59 % 1-3 päivän sisällä ja 17 % viikon sisällä. Yksi jätti vastaamatta kyselyyn. Tunkkarin terveyskeskuksessa 8.5 % potilaista 11

toivoisi pääsevänsä vastaanotolle samana päivänä, 46 % 1-3 päivän sisällä, 37% viikon sisällä ja 8.5% yli viikon sisällä. 6 Jatkopotkua? Helmikuussa 2015 oli viimeinen seminaari ja laadimme siellä uusia tavoitteita. Huomasimme kuitenkin, että laadimme liian tiukkaa aikataulua niiden toteuttamiseksi. Työ näiden tavoitteiden tulee jatkumaan vielä tämän hankeen loppumisen jälkeen. Näiden eri vaiheiden välillä sekä seminaarien välissä emme juuri ehtineet tavata Potku teamiä kokonaisuutena kun työskentelemme fyysisesti eri taloista. Seminaari reissuilla pidimme matkoilla palavereja, mutta jälkeenpäin ajateltuna olisimme voineet sopia heti alusta alkaen säännölliset palaveri ajat. Annika kokeili Äly Exceliä lääkäreiden ajanvarauskirjojen laadinnassa. Kokemus oli kuitenkin työläs ja aikaa vievää. Se hyöty mitä siitä olisi tullut, oli pienempi verrattuna sen työläyteen että ajan viemiseen. Ohjelmaa ei tälle hetkellä oteta käyttöön näiden saatujen kokemusten pohjalta. 12