Tarjouspyyntö 24/2012/KG 1(12) TEOLLISTEN ELINTARVIKKEIDEN, TALOUS JA PAKKAUSTARVIKKEIDEN HANKINTA Pyydämme tarjoustanne teollisista elintarvikkeista, talous ja pakkaustarvikkeista Oulun kaupungille sekä sen hankintayhteistyökumppaneille (jäljempänä myös Tilaajat ) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintayksikkö ja hankintayksikön yhteistyökumppanit Sopimuskausi Oulun kaupungin hankintayhteistyökumppanit tämän kilpailutuksen perusteella solmittavaan hankintasopimukseen ovat Iin, Kempeleen, Limingan, Lumijoen, Muhoksen, Tyrnävän ja Utajärven kunnat sekä Kuusamon ja Pudasjärven kaupungit sekä Oulun seudun koulutuskuntayhtymä. Sopimuksen pääasialliset käyttäjät ovat ruokapalvelun yksiköitä. Myös muut Oulun kaupungin ja hankintayhteistyökumppaneiden yksiköt hyödyntävät sopimusta samoilla sopimusehdoilla satunnaisesti sopimuskauden aikana. Ii, Pudasjärvi, Utajärvi ja Vaala muodostivat 1.1.2010 alkaen Oulunkaaren seutukunnan perusterveydenhuollon yhteistoiminta-alueen. Oulu, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii muodostavat 1.1.2013 alkaen uuden Oulun kaupungin. Sopimus solmitaan ajalle 1.3.2013 31.7.2015 Optiokaudet ovat mahdollisia ajalle 1.8.2015 31.7.2016 sekä 1.8.2017-31.7.2018. Optiokauden käytöstä ilmoitetaan Oulun Konttori, hankintapalveluiden toimesta, viimeistään 6 kuukautta ennen kulloinkin edeltävän sopimuskauden päättymistä. Yleistä Hankinnasta on julkaistu HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) hankintailmoitus 9.11.2012. Tarjouspyyntö on julkaistu Oulun kaupungin verkkosivuilla 9.11.2012 (www.ouka.fi/tarjouspyynnot). Hankinnassa noudatetaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajien edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, etteivät tilaajat voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaajat voivat keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaajat pidättävät lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 2(12) Hankintamäärärahat Esimerkkituotteet Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3) Tarjousten hintavertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a) se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b) siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c) tarjouspyyntö ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen d) tarjottu tuote ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Liitteissä ilmoitetut kulutusmäärät ovat Oulun kaupungin ja yhteistyökumppaneiden arviokulutusmääriä 9 kk ajalta. Tilaajat eivät sitoudu mihinkään vähimmäistilausmääriin ja pidätämme oikeuden hankkia ainoastaan käytettävissä olevien määrärahojen salliman määrän. Tilaajat pidättävät oikeuden hankkia yksittäisiä erikoistuotteita myös suorahankintana. Tarjouspyyntöasiakirjoissa mainitut tuoteyksilöinnit ja valmistajien tuotemerkit ovat esimerkkejä. Muutkin mainittuja tuotemerkkejä ominaisuuksiltaan ja laadultaan vastaavat tuotteet otetaan huomioon. Niille elintarvikkeille, joille on ilmoitettu esimerkkituote, tulee ensisijaisesti tarjota ko. esimerkkituotetta, mikäli se löytyy tarjoajan valikoimasta. Mikäli mainittua esimerkkituotetta ei löydy valikoimasta, hyväksytään vertailuun vastaava tuote. Tarjoajan tulee ilmoittaa vastaavuudet erillisellä liitteellä (riittää yksi liite johon kerätty kaikki vastaavien tuotteiden tiedot) ja liitenumero tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite 2.) lisätiedot kohdassa. Vastaavan tuotteen osalta pitää kertoa mahdollisimman hyvin miltä ominaisuuksiltaan tuote vastaa tai ei vastaa esimerkkituotteen ominaisuuksia. Tilaajat pidättävät oikeuden pyytää tarvittaessa tarjoajalta veloituksettoman näytteen tuotteen vastaavuuden varmistamiseksi. Tuoteryhmät Tuotteet on jaettu kahteen ryhmään seuraavasti: Ryhmä 1. Teolliset elintarvikkeet Ryhmä 2. Talous ja pakkaustarvikkeet
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 3(12) Tuotteiden laatuvaatimukset Noudatamme toiminnassamme kouluruokasuosituksen mukaisia ravitsemuksellisen laadun kriteerejä varhaiskasvatus- ja koulusektorilla, soveltuvin osin myös seniorija henkilöstöruokailussa. Tarjottuja tuotteita on sopimustoimittajalta saatava koko sopimuskauden ajan tai vastaava tuote sopimushintaan. Tuotteille tarkemmin asetetut vaatimukset ilmenevät tarjouslomakkeelta (liite 2). Pakkauskoot Tarjouslomakkeella mainitut pakkauskoot ovat ohjeellisia ja pienet poikkeamat sallitaan. Tarjouslomakkeella tulee ilmoittaa lähin mahdollinen pakkauskoko yksiköittäin sekä myyntierän koko. Valitulta toimittajalta edellytetään valmiutta toimittaa myös purettuja myyntieriä. Kehitys- ja yhteistyö Valitulta toimittajalta edellytämme toiminnan kehittämiskykyä, joka pitää sisällä seuraavia kohtia: Valitun toimittajan tulee toimittaa neljännesvuosittain raportti ostetuista tuotteista koko hankintayhteistyön osalta Oulun Konttori hankintapalveluille. Lisäksi valitun toimittajan tulee voida toimittaa kuukausittain kunta- ja kuntayhtymäkohtaisia raportteja tilaajien tarpeeseen. Raportti tulee toimittaa Excel -muotoisena ja siitä tulee käydä ilmi ostettujen tuotteiden tuotekoodi, tuotenimi, mahdollinen tuotekuvaus, ostot euroina, ostot kiloina sekä ostot kappaleina sekä kuljetuskerrat. Valitun toimittajan kanssa tullaan järjestämään puolivuosittain tapaaminen Oulun Konttori, hankintapalveluiden sekä tilaajien edustajista koostuvan asiantuntijatyöryhmän kanssa, jossa käydään läpi sopimuskauden kulkua ja yhteistyön sujumista sekä yhteistyön kehittämistä. Valitun toimittajan tulee vuosittain järjestää asiakaspalvelukysely, jonka yhteenveto toimitetaan Oulun konttori hankintapalveluille, sekä kuntien ja kuntayhtymien ruokapalveluista vastaaville. Ryhmän 1. teolliset elintarvikkeet osalta valitun toimittajan tulee tilaajien niin pyytäessä voida toimittaa ravitsemuslaskentaa varten tuotteiden tarkat ravintotiedot Excel taulukko muotoisena. Tuote- sekä työmenetelmä koulutusta yhdessä tavaran valmistajan kanssa keittiöhenkilökunnalle sekä avainhenkilöille 1-2 kertaa vuodessa. Koulutusohjelma on sovittava kunkin kunnan kanssa erikseen.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 4(12) Hinnat ja alennukset Hintojen sitovuus Säännölliset palautekeskustelut käydään ruokapalvelupäälliköiden ja elintarviketyöryhmän kanssa joko yhteisesti sovitulla rytmillä tai tilaajan edustajan niin halutessa. Mikäli valittu toimittaja havaitsee sopimuskauden aikana tilaajan toiminnassa kehittämiskohtia esim. tilausmäärien ja -kertojen suhteen tai kuljetusreittien järkeistämisen suhteen, on näistä ilmoitettava kuntien ruokapalvelupäällikölle ja mietittävä yhdessä järkevämpi toimintatapa. Yhteistyötä tehdään myös kuntarajojen ylitse, eli mikäli samassa suunnassa sijaitsee yhteistyökumppaneita, joiden olisi järkevämpää yhtenäistää kuljetuspäivät ja -ajat, tulee ottaa yhteys molempien kuntien ruokapalvelupäälliköihin. Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä (euromääräisinä) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hinnat ilmoitetaan kahdella (2) desimaalilla. Tarjoushinnat ilmoitetaan tarjouslomakkeella (liite 1). Lomakkeella on kerätty kulutuslukuja eniten käytettyjen tuotteiden osalta. Hinnat ilmoitetaan ilman kuljetuskustannuksia. Kuljetuskustannukset ilmoitetaan tarjouksessa erikseen ilmoitettavalla kuljetusmaksulla / toimitus. Kuljetusmaksut ilmoitetaan kuntakohtaisesti tarjouslomakkeella (liite 2) sille varatulla välilehdellä. Tarjouspyynnön mukana toimipaikkaluettelo (liite 1.) jossa on ilmoitettu kuljetuskerrat / tilaava yksikkö sekä mahdollinen toimitusaikatoive. Tarjous tulee hinnoitella siten, että kaikki mahdolliset ennakoitavissa olevat korotustarpeet on huomioitu. Tarjouslomake täytetään ja palautetaan tulostettuna sekä cd-levyllä ja muistitikulla. Tilaaja ei sitoudu palauttamaan tallennusvälinettä. Laskentakaavojen käyttö tarjouslomakkeella on kielletty. Muille kuin nettohinnoitelluille tuotteille tulee antaa tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit toimittajan kulloinkin voimassa olevasta virallisesta hinnastosta ja hinnasto tulee liittää tarjoukseen. Alennusprosentit tuoteryhmittäin ilmoitetaan tarjouslomakkeen (liite 2.) alennukset välilehdellä. Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi toimittaa tarjouksen liitteenä nettohinnaston, josta alennukset on vähennetty, tämä on kuitenkin merkittävä tarjouslomakkeen (liite 2.) alennukset välilehdelle. Alennushinnastot toimitetaan sähköisesti cd-levyllä tai muistitikulla. Tarjouksessa ilmoitetut hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden sekä mahdolliset optiokaudet. Hinnantarkistuksiin on mahdollisuus kaksi (2) kertaa vuodessa alla olevan aikataulun mukaisesti siten, että ensimmäinen mahdollisuus hinnantarkistuksiin on syksyllä 2013. Hinnantarkistuksista tulee esittää asianmukainen selvitys hinnanmuutoksen syistä vähintään kaksi (2) kuukautta ennen hinnanmuutosten voimaantuloa, alla olevan aikataulun mukaisesti. Hintojen muutokset edellyttävät tilaajien hyväksymistä.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 5(12) Ilmoitus hinnantarkistuksista Hinnantarkistuksen voimaantulo 1.3. mennessä 1.5. 1.9. mennessä 1.11. Hinnantarkistusilmoitukset toimitetaan Oulun Konttori, Hankintapalveluille sekä kirjallisesti että sähköisesti. Ilmoitukseen liitetään asianmukaiset perusteet kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä sekä euromääräiset hinnanmuutokset tilaajien osto-ohje pohjalla joka toimitetaan sopimustoimittajalle sopimuksen synnyttyä. Mahdollisen korotusperusteen tulee olla toimittajasta riippumaton ulkoinen peruste ja tarjouksentekohetkellä ennakoimattomissa oleva tekijä. Hintoja voi korottaa enintään 4 % vuodessa. Mikäli muutoksista ei päästä yksimielisyyteen, tilaaja varaa oikeuden irtisanoa sopimus päättymään siten, että hankinnan kohteesta ehditään järjestää uusi tarjouskilpailu ja saada lainvoimainen hankintapäätös, kuitenkin enintään kuusi (6) kuukautta. Irtisanomisaikana noudatetaan ennen hinnantarkistamisehdotusta voimassa olleita hintoja. Sopimustoimittajan tulee sitoutua siihen, että sopimushinta ei missään tilanteessa ole korkeampi kuin mahdollisesti samanaikaisesti voimassa oleva julkinen kampanjahinta. Tilaukset ja tilausjärjestelmät Ryhmä 1. Teolliset elintarvikkeet Edellytämme valitulta toimittajalta sähköistä tilausjärjestelmää. Järjestelmän tulee olla yhteensopiva Aromi-ohjelmaan sekä Jamixin ohjelmiin siten, että tilaajien järjestelmään on siirrettävissä ajantasaiset tuotetiedot, hintatiedot, ravintoainelaskelmat sekä mahdollisuus tehdä tilaukset tilaajien järjestelmän kautta. Tarjouspyynnön liitteenä olevassa toimituspaikkaluettelossa (liite 1.) on ilmoitettu toimipaikkakohtaisesti käytössä oleva järjestelmä niiltä yksiköiltä keneltä tieto on ollut tarjouspyyntöä laadittaessa saatavilla. Ruokapalvelun yksiköt pyrkivät saamaan tilaukset kulkemaan omien toiminnanohjausjärjestelmiensä kautta ja valituilta toimittajilta edellytetään yhteistyökykyä ja valmiutta kehittää omia järjestelmiään tukemaan tilaajien tavoitteita ja järjestelmiä sekä niissä tapahtuvia muutoksia. Mikäli toimittajan järjestelmässä on mahdollista luoda tilauspohja sopimustuotteista kaikkien tilaajien käyttöön siten, että tilauspohjasta voi helposti poistaa ja siihen voi lisätä tuotteita helposti, tulee tästä ilmoittaa ja kuvata toiminta tarjouksessa ja sopimuksen synnyttyä toimittaja luo tilauspohjat kaikkien tilaajien käyttöön viivytyksettä.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 6(12) Mikäli toimittajan järjestelmässä on mahdollista määritellä sopimustuotteelle korvaava tuote, mahdollisen tuotepuutteen korvaamiseksi tulee tämä kuvata tarjouksessa ja ottaa käyttöön sopimuksen synnyttyä. Edellytämme toimittajalta kykyä ottaa vastaan tilauksia myös sähköpostin, puhelimen ja faksin välityksellä. Oulun kaupungilla ja yhteistyökumppaneilla, on käytössään sähköinen ostotilausjärjestelmä. Tilaaja edellyttää, että valittu toimittaja tuottaa pieniä yksiköitä varten liitteen 3 mukaisista tuotteista sähköisen tuoteluettelon sopimuskauden alkuun mennessä. Tuoteluettelo tuotetaan Oulun Konttorin hankintapalveluilta saatavien erillisten ohjeiden mukaisesti tai yhteistyössä Oulun kaupungin määrittelemän ulkopuolisen palveluntuottajan kanssa. Valitulta toimittajalta edellytämme mahdollisuutta joustaa juhlapäivien yhteyteen sattuvien tilauspäivien osalta yksikkökohtaisesti. Toimitusehdot Ryhmä 2. Talous ja pakkautarvikkeet Oulun kaupungilla ja yhteistyökumppaneilla, on käytössään sähköinen ostotilausjärjestelmä. Tilaaja edellyttää, että valittu toimittaja tuottaa hankintapäätökseen perustuvan sähköisen tuoteluettelon tämän kilpailutuksen myötä tehtävän sopimuksen mukaisista tuotteista sopimuskauden alkuun mennessä. Tuoteluettelo tuotetaan Oulun Konttorin hankintapalveluilta saatavien erillisten ohjeiden mukaisesti tai yhteistyössä Oulun kaupungin määrittelemän ulkopuolisen palveluntuottajan kanssa. Ryhmä 1. Teolliset elintarvikkeet: TOP Oulun kaupunki ja TOP yhteistyökumppanit. (Finnterms 2001). Toimitukset rullakoilla Kylmäketjun säilyvyys huomioiden Toimitettuna perille tilaajien nimeämään paikkaan esim. kylmiötuotteet kylmiöön toimitettuna Mikäli mahdollista, rullakot on pakattava siten, että raskaat ja isot tuotteet sijoitetaan alle ja kevyet päälle. Rullakoiden pakkausprosessi tulee kuvata tarjouksessa. Ryhmä 2. Talous ja pakkaustarvikkeet: TOP Oulun kaupunki ja TOP yhteistyökumppanit. (Finnterms 2001). Toimitettuna perille tilaajien nimeämään paikkaan Mikäli tässä tarjouskilpailussa valittava toimittaja toimittaa tilaajille muun sopimuksen perusteella muita elintarvikkeita, joista maksetaan kuljetusmaksu, toista kuljetusmaksua ei voida periä samassa toimituksessa tulevista tuotteista.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 7(12) Toimitusaika ja paikat Tarjouspyynnön liitteenä (liite 1.) oleva toimituspaikkaluettelo sisältää yksiköt joiden tieto on ollut saatavilla tarjouspyyntöä laadittaessa ja tarkoitettu ainoastaan helpottamaan tarjouksen tekemistä. Tarjouspyynnön liitteessä 1 toimituspaikat on ilmoitettu tilaajien toimitusaikatoiveet jotka ovat tilaajien toiminnan kannalta järkevimmät. Näiden pohjalta sovitaan, sopimuksen synnyttyä, kuntakohtaisesti yhteistyössä valitun toimittajan sekä tilaajien edustajan kanssa toimituspäivät ja ajat. Valitulta toimittajalta edellytetään joustavuutta toimitusaikojen osalta siten, että mahdollisuuksien mukaan lomien ja juhlapäivien johdosta aiheutuvat toimitusaikamuutokset ym. vastaavat voidaan tapauskohtaisesti sopia erikseen. Mahdollisista reittimuutoksista johtuvista toimitusaikamuutoksista on keskusteltava hyvissä ajoin niiden yksiköiden kanssa joita muutos koskettaa. Tilaajat pidättävät oikeuden hylätä toimitusaikamuutos jos se aiheuttaa kohtuutonta haittaa tilaavan yksikön toiminnalle. Virheelliset toimitukset Sopimustuotteen toimituskatkon aikana korvaava tuote tulee aina hyväksyttää tilaajilla. Sopimustuotteen toimituskatkon aikana korvaava tuote toimitetaan sopimustuotteen hinnalla tai korvaavan tuotteen hinnalla mikäli se on sopimustuotetta halvempi. Väliaikaisen toimituskatkon korvaavasta tuotteesta tulee toimittajan asiakaspalvelun olla yhteydessä suoraan tilaajan edustajaan ja sopia korvaavan tuotteen toimitus. Mikäli toimituskatko on pidempiaikainen ja koskee useampia hankintayhteistyön yksiköitä tulee korvaavasta tuotteesta ilmoittaa Oulun Konttori hankintapalveluille heti kun mahdollista ja sopia yhteisesti tilaajien osto-ohjeelle nostettava korvaava tuote. Edellytämme, että mahdollisista kuljetusten viivästymisistä ilmoitetaan viipymättä tilaajien edustajille jotta tilaajat voivat varautua mahdollisiin muutoksiin toiminnassaan. Mikäli toimitus viivästyy tilaajista riippumattomista syistä, edellytämme korvaavaa toimitusta mahdollisimman pian ja aina kuitenkin enintään 24 tunnin kuluessa yhteydenotosta. Mikäli toimittaja ei voi järjestää korvaavaa toimitusta ja tilaajin toiminta niin edellyttää, on tilaajilla oikeus hankkia tarvitsemansa tuotteet sieltä, mistä se on toiminnan kannalta mahdollista. Tässä tapauksessa toimittaja on velvollinen hyvittämään mahdollisen tuotteiden hinnan erotuksen tilaajille seuraavassa laskussa. Ensisijaisesti kuitenkin toimittajan tulee itse pystyä toimittamaan korvaavat tuotteet siten, että tilaajin toiminnalle ei siitä aiheudu kohtuutonta haittaa.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 8(12) Laskutus Maksuehdot Viivästyskorko Alihankkijat Osatarjoukset Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus on hyväksyttävästi suoritettu, tavara tarkistettu ja tilaajat ovat vastaanottaneet laskun. Laskutuslisää ei hyväksytä. Oikeat laskutus- ja toimitusosoitteet tulee tilausvaiheessa toimittajan toimesta varmistaa. Edellytämme yhtä laskua yhtä tilausta kohti. Mahdollinen toimituksesta aiheutuva kuljetusmaksu tulee veloittaa samalla laskulla jolla toimituksen sisältämät tuotteet on veloitettu. Oulun kaupunki ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymä ovat siirtyneet pelkästään verkkolaskujen vastaanottoon eikä paperilaskuja enää oteta vastaan. Molemmat tarjoavat ilmaisen sovelluksen verkkolaskujen tuottamiseen. Yhteistyökumppanit tulee laskuttaa ensisijaisesti verkkolaskuilla. 21 päivää netto, laskun saapumisesta Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Ryhmäkohtaiset (ryhmä 1 ja ryhmä 2) osatarjoukset hyväksytään. Vaihtoehtoiset tarjoukset Rinnakkaistarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä Mikäli tarjoaja haluaa tarjota samalle riville esim. eri valmistajien vastaavia tuotteita, voi tarjoaja tehdä rinnakkaistarjouksia täydentämällä halutun määrän tarjouslomakkeita. Rinnakkaistarjousten osalta tulee lomake täyttää aina kokonaisuutena ja ne verrataan omina tarjouksinaan hintavertailussa.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 9(12) Ympäristöystävällisyys Muut ehdot Oulun kaupunki on monen muun kaupungin ja kunnan tavoin sitoutunut kestävän kehityksen -ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Haluamme raaka-aineiden ja valmistusmenetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen (esim. Oulun kaupungin kestävä kehitys -ohjelma http://www.oulu.ouka.fi/ymparisto/keke/ ) mukaisia sekä suosimme toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, tavarat). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Tilaus 2. Sopimus 3. Tarjouspyyntöasiakirjat 4. JYSE 2009, tavarat 5. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjoukseen liitettävät selonteot Tarjouksen liitteenä tulee olla veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkemaksuista. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia laskettuna tarjousten jättöpäivästä. Mikäli tarjouksen tekijä on aikaisemmin toisen tarjouksen yhteydessä toimittanut Oulun Konttorin hankintapalveluille voimassaoloehdon mukaiset todistukset, uusia todistuksia ei edellytetä ja pyydämme ilmoittamaan siitä tarjouksessa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Päätöksentekoperusteet Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan ryhmäkohtaisesti hinnaltaan halvin seuraavasti laskettavan kokonaispistemäärän perusteella: Ostoskorin hinnan osuus on 90 %. Halvin tarjous saa pistemäärän 90 ja muiden hintapisteet lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti: Halvin tarjous x mainitut maksimipisteet. Vertailtava tarjous
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 10(12) Kuljetuskustannusten osuus on 10 %. Halvin tarjous saa pistemäärän 10 ja muiden pisteet seuraavan kaavan mukaisesti: Halvin tarjous x mainitut maksimipisteet. Vertailtava tarjous Mikäli joku tarjoaja ei katso kuljetusveloituksen veloittamista tarpeelliseksi ja kuljetusveloitusten osuudeksi tulee halvimman tarjoajan osalta 0, saa kyseinen tarjoaja 10 pistettä ja seuraavaksi halvin 9 pistettä, jonka jälkeen muiden hintapisteet lasketaan edellä mainitun kaavan mukaisesti siten, että mainitut maksimipisteet kohdassa kerroin on 9. Vertailujen perusteella hankintapäätöksen tekee Oulun Konttori liikelaitoksen johtaja. Tuotevertailu Tarjousvertailu lasketaan kilo, litra tai kappalehinta kerrottuna arviokulutuksella, sillä yksiköllä mitä tarjouslomakkeella on kullekin riville kulutusyksiköksi ilmoitettu. Niiden tarjottujen tuotteiden, joille ilmoitetaan litrahinta (esim. liemet) on ilmoitettava valmistajan saanto ko. tuotteelle pakkauksessa ilmoitetun annostelun mukaisesti. Kyseistä saantoa käytetään vertailussa kertoimena ko. tuotteen vertailuhintaa laskettaessa. Jos esim. litrasta tuotetta saadaan 30 litraa valmista tuotetta, lasketaan ko. riville vertailuhinta seuraavasti: 30 x ilmoitettu arviokulutusmäärä x litrahinta. Puuttuvia rivejä sallitaan 15 %, tarjoajan tulee lisätieto kohdassa ilmoittaa miksi ei tuotetta voi tarjota. Puuttuvalle riville lasketaan vertailuhinta kalleimman tarjotun rivihinnan mukaisesti. Mikäli puuttuvalle riville soveltuva tuote löytyy tarjoajan alennushinnastosta, on tilaajalla oikeus ottaa alennushinnaston mukainen hinta riville vertailuhinnaksi, mikäli se on kalliimpi kuin tarjottu kallein rivihinta. Mikäli tuotepuute on tilaajan kannalta kriittinen, on tilaajalla oikeus hylätä tarjous, tuotepuutteet pyritään kuitenkin selvittämään yhdessä tarjoajien kanssa ennen hylkäämistä. Tuotevertailu tehdään hankintayhteistyösopimuksen mukaisesti elintarviketyöryhmässä. Kuljetusmaksut verrataan siten, että tarjouslomakkeella (liite 2.) ilmoitettu kuntakohtainen kuljetusmaksu kerrotaan kuljetuskerroilla jotka on mainittu lomakkeella. Kaikkien kuntien kuljetusmaksut yhteensä muodostavat kuljetusmaksujen vertailuhinnan. Sähköinen tiedoksianto Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 2.) välilehdellä yhteystiedot, sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi.
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 11(12) Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Kysymykset ja vastaukset Mikäli tarjoaja huomaa tarjouspyynnössä epäselvyyksiä tai ristiriitoja, tai jokin tarjouspyynnössä esitetty asiasta on tulkinnanvarainen, on tarjoajan velvollisuus tuoda asia esille toimittamalla tarkentava kysymys Oulun Konttori hankintapalveluille. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja kommentit on toimitettava 21.11.2012 klo 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@ouka.fi. Viesti otsikoidaan kysymys Teolliset elintarvikkeet, Dnro: KONTTORI: 5907/2012 Vastaukset ja tarkennukset julkaistaan 30.11.2012 osoitteessa www.ouka.fi/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja kommentit sekä niihin annetut vastaukset ja tarkennukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tilaajat eivät vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjouksen toimittaminen Tarjoukset on toimitettava suljetussa kirjekuoressa 20.12.2012 klo 16.00 mennessä osoitteella: Oulun kaupunki Oulun Konttori / Kirjaamo PL 27, Torikatu 10 A 1. 1. krs 90015 OULUN KAUPUNKI Tarjouskuoresta tulee käydä ilmi tarjoajan yhteystiedot ja kuoreen tulee laittaa merkintä Teolliset elintarvikkeet, talous ja pakkaustarvikkeet, KONTTORI: 5907/2012., HANKINTAPALVELUT Katri Grönstrand hankinta-asiantuntija
Tarjouspyyntö 24/2012/KG 12(12) Tarjouspyynnön liitteet: Liite 1. Toimituspaikkaluettelo Liite 2. Tarjouslomake Liite 3. Teollisten elintarvikkeiden tuoteluettelotuotteet Ostaan Allekirjoitetun tarjouksen mukana palautettavat liitteet: Veroviraston todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista Työeläkekassan/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkemaksuista Tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomake täytettynä ja tulostettuna Rullakoiden pakkausprosessi kuvaus Tilausjärjestelmän kuvaus tilauspohjien sekä korvaavien tuotteiden osalta Mahdollinen Tuotteiden vastaavuuden kuvaus CD-levy tai muistitikku sisältäen Tarjouksen, Tarjouslomakkeen täytettynä, Alennushinnastot