HANKINTAMENETTELYT Bio- ja ympäristötieteiden laitos 19.8.2014
Säädökset ja perusteet Laki julkisista hankinnoista (luku 2 6, julkisoikeudellinen laitos) Yliopistolaki (luku 6 48-49, ohjaus ja rahoitus) Laki Hansel Oy:stä ( 3, myös yliopistot voivat käyttää) Yliopiston omat ohjeistukset: Hankintapolitiikka (hallitus) Euromääräiset hankintavaltuudet (hallitus) Yksityiskohtaiset hankintaohjeet (hallintojoht.) Johtosääntö Yliopiston strategia Laatua ja Liikettä Ympäristöasiat, Green Office-ympäristömerkki Ympäristöasiat Jyväskylän yliopisto yksi hankintayksikkö
Hankinnat Hankintapolitiikan mukaan: Hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden palvelujen ja oikeuksien ostamista ja vuokraamista niihin liittyvine suunnittelu-, valmistelupäätöksenteko ja seurantatoimintoineen. Hankintoina käsitellään kaikki muut menot paitsi palkkausmenot Hankintalajit 1. Kaikkia yksiköitä koskevat hankinnat Yleensä Hanselin tai yliopiston oma puitejärjestely, keskitetty, Yliopistopalvelut tekee 2. Yksikkökohtaiset hankinnat Erillishankinnat, yksiköt tekevät (esim. tutkimuslaitteet, palveluhankinnat) Yleisimmin kansallisia hankintoja (30 000-207 000, alv 0) tai alle 3. Sisäiset hankinnat Ei kilpailutusta (Yliopistopaino)
HANKINTAPÄÄTÖKSEN TEKIJÄT ja EUROMÄÄRÄISET HANKINTAVALTUUDET Hallitus ( yli 2 000 000, alv 0 %) Rehtori ( 800 000-2 000 000, alv 0 % sekä tutkimusinfrastruktuurihankinnat, joiden arvo on yli 300 000, alv 0 %) Dekaanit (alle 300 000 alv 0 %) Laitoksen johtaja (alle 100 000 alv 0 %) Hallintojohtaja Yliopistopalveluiden hankinnat 30 000-800 000 Erillis- ja palvelulaitosten hankinnat 100 000-300 000 Useampaa kuin yhtä tiedekuntaa, erillis- tai palvelulaitosta koskevat hankinnat, joiden arvon enintään 300 000 Yliopistopalveluiden vastuualuevetäjä ( alle 30 000 alv 0 %)
Ennen ostamista Rahoituksen varmistaminen, huom! Rahoittajat Hankinnan kohteen tarkka määrittely aikataulu Hankinnan arvon laskeminen EU hankinta yli 207 000, alv 0%, määrämuotoinen Kansallinen hankinta 30 000 207 000, alv 0% Vähäinen hankinta Hankintaprosessin selvittäminen Riittävän ajan varaaminen prosessiin suunnitelmallisuus
Hankinnan arvo Yli 207 000, alv 0 % EU hankinta, määrämuotoinen, tarkat määräajat, yhteys Yliopistopalveluihin, HILMA ilmoitus pakollinen, Ted -tietokanta 30 000-207 000, alv 0 % Kansallinen hankinta, kilpailutus hankintalain mukaan, HILMA -ilmoitus pakollinen Alle 30 000, alv 0 % Kevyempi kilpailutus, sähköpostitse, Kirjallinen hankintapäätös yli 5 000 hankinnasta
Hankinnan arvo ja pilkkomiskielto Hankinnan arvon laskeminen Ilman arvonlisäveroa Mukaan optio- ja pidennysehdot sekä vaihtoehtojen ennakoidut arvot Hankinnan arvon pädettävä, kun hankintailmoitus julkaistaan Tavara- tai palveluhankinnassa lasketaan hankintaan tai sopimukseen kuuluvat osat (laite + huoltosopimus) Määräaikaiseen sopimukseen lasketaan sopimusajan kokonaisarvo ja toistaiseksi olevaan sopimukseen lasketaan kuukausiarvo neljältä vuodelta (48 kk) Mikäli arvo kynnysarvon tuntumassa, kilpailutus ylemmän säännösten mukaan Kokonaisuutta ei saa pilkkoa
Hankintaprosessi a Hankinnan tarpeen kartoitus, rahoitus, ajankäyttö Varattava riittävästi aikaa, EU hankinnassa tarjousaika HILMA:ssa väh. 45 vrk (toissijaiset hankinnat) Hankinnan arvon laskeminen Yli 30 000 hankintalain mukainen kilpailutus Pilkkomiskielto, laite+sopimukset+optiot Tietopyyntö, ei pakollinen Tietoja markkinoista, toimijoista, ei ole tarjouspyyntö
Hankintaprosessi Hankintamenettelyn valinta Tarjouspyynnön tekeminen, tärkein vaihe, vähimmäisvaatimukset ja valintaperusteet Avoin menettely yleisin (rajoitettu-, neuvottelumenettely jne) Mallipohjat. Valtuuksien mukainen allekirjoitus, Diaarinumero HILMA ilmoitus (yli 30 000 ), julkaisun jälkeen voidaan lähettää potentiaalisille tarjoajille Tarjousaika väh 2 vk, jos paljon laskettavaa väh.1kk tarjoukset pyydetään kirjaamoon
Hankintaprosessi a Tarjousten vastaanottaminen tarjousajan päätyttyä ja tarjousten avaaminen Avauspöytäkirja, mallipohja Tarjousten käsittely: 1. Onko tarjoaja tarjouspyynnön mukainen 2. Onko tarjous tarjouspyynnön mukainen 3. Täyttääkö tarjous tarjouspyynnön mukaiset vähimmäisvaatimukset 4. Vertailuun jos em. asiat täyttyvät Mitä selkeämmin tarjouspyyntö ja valintaperusteet on tehty sitä helpompi on vertailla
Hankintaprosessi x Hankintapäätös tehdään tarjouspyynnössä olevien valintaperusteiden mukaan Mallipohja, sama hyväksyjä kuin tarjouspyynnössä Hankintapäätös Lähetetään kaikille tarjoajille Sähköinen ilmoittaminen Valitusosoitus ja oikaisuohje mukaan (yli 30 000 ) Ennen sopimuksen tekemistä EU hankinnoissa pakollinen 21 vrk:n ja kansallisissa suositus 14 vrk:n odotusaika ennen tilausta tai sopimusta Kansallisissa hankinnoissa mahdollisuus tehdä oikaisu tai valitus 14 vrk:n kuluessa
Hankintaprosessi s Sopimuksen tekeminen ja/tai tilauksen tekeminen. Jos tarjouspyynnössä ei ole sopimuspohjaa, tarjouspyyntöön keskeisimmät sopimusehdot Mallipohja, sama hyväksyjä kuin tarjouspyynnössä Huolehditaan sopimuksesta koko elinkaaren ajan Asiakirjat myös kirjaamoon ja laskujen käsittelijöille/asiatarkastajille
Kansalliseen hankintaan kuluva aika Hankinnan valmistelu 0-1 vk Tarjouspyynnön tekeminen 1-2 vk Tarjousaika HILMA:ssa väh. 2 vk Tarjousten käsittely 1-2 vk Hankintapäätös 14 vrk aikaa tehdä oikaisu tai valitus Kokonaisaika n. 1-3 kk
Ilmoitusmenettely ja määräajat HILMA ilmoitusten keskeisimmät määräajat EU hankinnoissa myös jälki-ilmoitus EU hankintaan varattava vähintään 3-4 kuukautta
Tarjouspyyntö Mallipohjat käytössä hankintojen sivuilla Hankinnan kohteen määrittelyssä tärkeä osuus tuotteen/palvelun tuntevalla henkilöllä tai henkilöillä. Kaikissa tarjouspyynnöissä oltava: Hankintayksikön nimi, yhteystiedot, yhteyshenkilön nimi Hankinnan kohteen määrittely ja hankinnan kohteeseen liittyvät toiminnalliset ominaisuudet ja laatuvaatimukset riittävän yksityiskohtaisesti Tiedot hankittavista määristä ja yksiköistä Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asiakirjoista ja selvityksistä
Tarjouspyyntö Hankinnassa käytettävä tarjousten valintaperuste; halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus Jos käytetään valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, on ilmoitettava käytettävät vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys ja painoarvot Määräaika tarjouksen tekemiselle (kohtuullinen, ei yleinen loma-aika) ml. kellonaika
Tarjouspyyntö Osoite, johon tarjous on toimitettava (pyydetään myös sähköpostiosoite, johon voidaan hankintapäätös toimittaa) Tarjousten voimassaoloaika Tarvittaessa sähköistä huutokauppaa koskevat tiedot Painoarvot pakollinen EU hankinnoissa ja suositus kansallisissa hankinnoissa EU hankinnoissa viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen, kieli, jolla tarjoukset laaditaan
Tarjouspyyntö MUITA MAHDOLLISIA TIETOJA (tarjouspyyntömalleissa kaikki tiedot) Sallitaanko vaihtoehtoiset tarjoukset (+vähimmäisvaatimukset) Sallitaanko osatarjoukset? Osatarjousten oltava vertailukelpoisia! Poissulkuperusteita koskevat selvitykset Hintojen ilmoittamistapa Maksuehto Toimitusaika Toimitusosoite, toimitusehto, toimitustapa
Tarjouspyyntö Toimituksen valvontaan ja vastaanottoon liittyvät seikat Pakkaustoivomukset/-vaatimukset Hankintayksikön sopimusluonnos Ilmoitus julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen noudattamisesta JYSE 2014 Palvelut, Tavarat, JIT 2007 IT-ehdot Muut tarpeelliset selvitykset Raaka-aine- tai ennakkomaksun vakuuden laatu ja määrä ja voimassaolo
Tarjouspyyntö Tarvittavat tiedot hankintaprosessin kulusta, tarjousten käsittelystä, asiakirjojen julkisuudesta, lisätietojen antamisesta, informaatiotilaisuudesta sekä tietoturvaan ja muuhun turvallisuuteen liittyvistä seikoista Tarjouksen tekemisessä tarvittavat lomakkeet
VALINTAPERUSTEET Määritellään hankinnan kohteen mukaan Laitehankinnat Hinta, kokonaiskustannukset Tekniset ansiot tai toiminnalliset ominaisuudet Käytön soveltuvuus (ne seikat, jotka eivät ole vähimmäisvaatimuksissa) Liittyvät tuotteen tekniseen paremmuuteen toiseen tuotteeseen nähden Liittyvät tuotteen käyttöön soveltumiseen (liikuteltavuus, puhdistettavuus jne.) Erikoisolosuhteisiin soveltuva (tila, lämpö jne) Huoltopalvelujen saatavuus Toimitusaika (jos kiire) Käyttökustannukset (ilmoitettava arvioidut käyttömäärä) Ympäristöystävällisyys (energiatehokkuus, kierrätettävyys)
VALINTAPERUSTEET Laatu Laatu on yksilöitävä ja jaettava sellaisiin osatekijöihin, joita voidaan verrata Asiantuntijalausunnot mahdollisia Laadullisina perusteina ei saa olla: Toimittajan kokemus ko. asiakkaan palvelemisesta jatkuvuus, laatu, uskottavuus, yhteistyökyky, sopimusluonnos, soveltuvuus hankintayksikön tarpeisiin
VERTAILUPERUSTEET Vertailuperusteet Riittävän yksityiskohtaisia Ilmoitettava etukäteen (avoimuus) mitattavissa ja vertailtavissa olevia Hinta Laatu Suhteellinen painotus tulee ilmoittaa hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä Myös pisteytys Ei liikaa vertailuperusteita Vertailu tehdään tarjouksessa esitettyjen tietojen perusteella
Hankinnan toteuttaminen ja tiimin rakentaminen Talouspalvelut Hankintaprosessin ohjaus, tuki menettelyt, lomakkeet, Sähköinen hankintajärjestelmä Lakiasiat Sopimusasiat ja juridinen neuvonta Hankinnan kotipesä Tiedettävä mitä hankitaan, määrittelyvastuu hankinnasta, ylläpitovastuu Arkistointi Tärkeä asia IT-palvelut Liittymät ja rajapinnat (mukana määrittelyssä)
SÄHKÖINEN HANKINTAJÄRJESTELMÄ Yliopistolla käytössä Cloudia, määräaikainen sopimus Yliopistopalvelut käyttää Käyttäjän osattava hankintaprosessi Kilpailutus tehdään järjestelmässä, paperinpyöritystä vähemmän Ei poista kilpailutuksen tekemistä Hansel kilpailutus; Voittaja Visma Commerce, Cloudian valitus, MO käsittely, valitus KHO:ssa
Uusi Hankintadirektiivi Direktiivi hyväksytty parlamentissa 15.1.2014 ja neuvostossa 11.2.2014 TEM:n asettama työryhmä valmistelee uutta kansallista hankintalainsäädäntöä, jonka oltava valmis 2016 alkupuolella Muutoksia tulossa, mm. Lain soveltamisala, (A ja B listat; B-lista poistuu, Sidosyksikköhankinnat, laajenee 90-80 %) Muutoksia menettelyihin, määräaikojen lyhennysmahdollisuus Sähköinen kilpailutus pakolliseksi Hankintojen jakaminen osiin päinvastoin kuin nyt Tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistus Vertailuperusteet Sopimuksen muuttamisen rajat ecertis ecertificate - Internal Market and Services - Euroopan komissio Yhteinen hankinta-asiakirja (tarjoajan vaatimukset)
KIITOS LISÄTIETOJA Irja Rissanen, irja.rissanen@jyu.fi, puh. 7090 (hankintaprosessi) Visa Hiltunen, visa.hiltunen@jyu.fi, puh.3117 (palvelu- ja IT hankintojen lakiasiat) Anu Ikävalko (tavarahankinnan lakiasiat), anu.ikavalko@jyu.fi, puh. 4662