1(8) Porvoon kaupungin markkinointiviestintäpalvelut 2013 Porvoon kaupunki pyytää tarjoustanne koskien kaupunki- ja matkailumarkkinoinnin suunnittelua ja toteutusta. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä Porvoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.porvoo.fi>hallinto>hankinnat>tarjouspyynnöt nimikkeellä Porvoon kaupungin markkinointiviestintäpalvelut 2013. Hankinnan kuvaus Aikataulu Osatarjous Vaihtoehtotarjoukset Alihankkijat Tarjoajan kelpoisuus Hankinnan kohteena on Porvoon kaupungin kaupunki- ja matkailumarkkinoinnin suunnittelu ja toteutus vuonna 2013. Kaupunkimarkkinointi käsittää asumisen markkinoinnin, tonttimarkkinoinnin sekä kaupungin rekrytointimarkkinoinnin. Matkailumarkkinointi käsittää alueen matkailumarkkinoinnin mukaan lukien Kulttuuri- ja kongressikeskus Taidetehtaan markkinoinnin. Porvoon kaupunki- ja matkailumarkkinoinnista vastaa Porvoon kaupungin matkailutoimisto. Markkinoinnin kokonaisvuosibudjetti on noin 250 000 euroa sisältäen suunnittelun, tuotannon sekä markkinointitoimenpiteet. Päätös hankinnasta pyritään tekemään niin, että sopimus tulee voimaan viimeistään 15.2.2013. Ei oteta huomioon. Ei oteta huomioon. Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja tuloksesta kuin omastaan. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 (Tarjoajan kelpoisuus) tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1 (tarjouslomake) täyttyvätkö seuraavat, ehdottomat vaatimukset: selvitys siitä, että tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin
2(8) todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että mahdollista verovelkaa koskevat maksusuunnitelma on tehty todistukset eläkevakuutuslain ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja selvitys siitä, että mahdollisia erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista todistus siitä, että tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Vertailuperusteet Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. 1. Ehdotus siitä, miten Porvoon kaupunki- ja matkailumarkkinointia tulee kehittää ja toteuttaa yhtenäisesti (20%) 2. Markkinointiviestinnän case: Porvoon alueen kokous- ja tapahtumakohteiden markkinointikonsepti ja markkinointisuunnitelma (30%) 3. Tarjoajan referenssit (30%) 4. Tarjouksen suullinen esittely (20%) Tarjouksen suulliseen esittelytilaisuuteen kutsutaan kolme tai neljä (3-4) vertailukohdista 1-4 parhaat pisteet saanutta tarjoajaa. Lopullinen valinta tehdään kohtien 1-4 yhteispisteiden perusteella. Kussakin vertailukohdassa paras tarjoaja saa maksimipisteet ja muut tarjoajat suhteessa vähemmän. Tullakseen huomioiduksi tarjous on laadittava tämän tarjouspyynnön asiakohtia noudattaen. Tiedot ilmoitetaan liitteellä 1 (tarjouslomake). Tarjouksen sisältö ja arviointikriteerit 1. Ehdotus kaupunki- ja matkailumarkkinoinnin kehittämisestä (20%) Ehdotus siitä, miten kaupunki- ja matkailumarkkinointia kehitetään ja toteutetaan yhtenäisesti niin, että myös aiemmin toteutettu markkinointi huomioidaan ja markkinointi on kustannustehokasta? Tarjoukseen tulee liittää ehdotukset keskeisimmistä toimenpiteistä ja keinoista, mutta ei kuitenkaan yksityiskohtaista markkinointisuunnitelmaa. Porvoon markkinointiin kuuluu matkailumarkkinointi- ja kaupunkimarkkinointi. Kaupunkimarkkinoinnin teemoja ovat mm. asumisen ja tonttien markkinointi, kaupungin rekrytointitarpeet sekä Porvoonjoen Länsirannalla sijaitsevan Taidetehtaan markkinointi. Taidetehdas on uusi Porvoon matkailun kärkituote. Taidetehtaan graafinen ilme sekä internet-sivustot uudistuvat maaliskuussa 2013 (työ on jo tilattu) Aiemmin toteutettuja markkinointitoimenpiteitä, materiaaleja sekä muita lisätietoja on tuotu esiin tarjouspyynnön lopussa. Parhaaksi arvioitu ehdotus (X) saa 20 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät (Y) suhteutetaan siihen kaavalla Y/X*20.
3(8) 2. Markkinointiviestinnän kampanja -case: Porvoon alueen kokous- ja tapahtumakohteiden markkinointikonsepti ja markkinointisuunnitelma (30%) Tarjouksessa tulee esittää keväällä 2013 toteutettava markkinointiviestinnän kampanja -case. Kampanjan teemana on alueen kokous- ja tapahtumakohteiden markkinointi. Konsepti- ja markkinointisuunnitelman kokonaisbudjetti on noin 50 000 euroa sisältäen tuotannon ja median.. Taidetehtaan B2B-markkinoinnin osuus 20 000 euroa, sisältyy tähän budjettiin. Kampanjan kohderyhmänä ovat yrityksen, yhdistyksen tai muun organisaation kokousten ja tapahtumien järjestämisestä vastaavat henkilöt (B2B). Muita markkinointiviestintää täydentäviä jo suunniteltuja toimenpiteitä ovat mm. tutustumismatkat alueen tarjontaan, sähköpostimarkkinointi (Apsis Newsletter Pro), Kongressimessut huhtikuussa 2013 Helsingissä alueen yrittäjien kanssa, hakukoneoptimointi ja www.visitporvoo.fi -sivuston hyödyntäminen (noin 200 000 eri kävijää vuonna 2012) sekä mediayhteistyö. Nämä toimenpiteet rahoitetaan eri budjetista kuin tämän em. kampanjan budjetti. Alueen vahvuuksia ovat yrittäjälähtöisyys, monipuoliset ja persoonalliset kohteet ja palvelut sekä uuden Taidetehtaan tarjoamat puitteet. Lisäksi sijainti lähellä pääkaupunkiseutua on tärkeä etu. Taidetehtaan kotisivut www.taidetehdas.fi sekä graafinen ilme uusiutuvat alkuvuoden 2013 aikana. (tämä työ on tilattu erikseen ja on jo käynnissä). Matkailutoimisto ei itse paketoi tai myy matkoja, vaan sen tavoitteena on kokous- ja tapahtumamatkojen myynnin kasvattaminen myyntikanavissa ja kohteissa eri markkinoinnin keinoin. Markkinointia tehdään yhdessä alueen yrittäjien kanssa. Alueella toimii useita tapahtuma- ja kokousmatkojen yrittäjiä ja matkanjärjestäjiä ja alueen tarjonta on esitelty www.visitporvoo.fi sivuston Porukalla Porvoossa osiossa. Taidetehtaan myynnistä vastaa kaupungin omistama yhtiö Event Factory Oy. Lisäksi useat ei-porvoolaiset matkanjärjestäjät Suomessa ja ulkomailla myyvät matkoja ja kokouksia Porvooseen. Kampanja tulee voida kohdistaa sellaisenaan myös kotimaisille toimijoille. Suunnitelman pitää sisältää kokous- ja tapahtumakohteiden markkinointiviestinnän a) konseptisuunnitelman ja b) markkinointisuunnitelman. Markkinointisuunnitelmasta tulee ilmetä suunnittelun lisäksi tuotanto-, media ja toimenpidekustannukset Markkinointiviestinnän kampanja -case arvioidaan seuraavilla kriteereillä: a) Markkinointikonseptin idea, alueen vahvuuksien kiteytys b) Markkinointisuunnitelman laatu: markkinointikeinot ja niiden perustelu, kampanjan mittaaminen, visuaalinen ilme, yrittäjien näkyvyys ja mahdollisuudet kasvattaa budjettia yhteismarkkinoinnin avulla sekä toimenpiteiden ja aineiston pitkäaikainen hyödyntäminen c) www.visitporvoo.fi sivuston sekä sähköisten kanavien hyödyntäminen
4(8) d) Kustannusten järkevä suhde: suunnittelu-tuotanto-toimenpiteet Parhaaksi arvioitu case (X) saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät (Y) suhteutetaan siihen kaavalla Y/X*30. 3. Tarjoajan referenssit (30%) Tarjoukseen tulee liittää kuvaus vähintään kahdesta, mutta enintään kolmesta referenssikohteesta sekä niiden sisältö ja tulokset. Tiimin osaamisen osalta arvioidaan tiimin kokemuksen määrää, laatua ja monipuolisuutta. Referenssiksi hyväksytään vuonna 2009 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimuksen mukaiset toteutukset. Tarjoajan tulee nimetä tiimi ja sen jäsenet. Sekä tiimin että sen jäsenten osaamista arvioidaan seuraavasti: kokemus ja näytöt brändäyksestä ja identiteetin rakentamisesta kokemus ja näytöt monikanavaisesta markkinoinnista kokemus ja näytöt verkkosivustojen kehittämisestä ja markkinoinnista online-medioissa kokemus ja näytöt alue- ja matkailumarkkinoinnista kokemus ja näytöt visuaalisesta suunnittelusta Parhaaksi arvioitu referenssikokonaisuus (X) saa 30 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät (Y) suhteutetaan siihen kaavalla Y/X*30. 4. Työn esittely ja haastattelu (20%) Tarjouksen suullinen esittely (Power Point esitys vai vastaava) sekä haastattelu (3-4 tarjouksen laatinutta mainostoimistoa), esityksen ja haastattelun kesto on 30 minuuttia/yritys. Kriteerinä käytetään valittujen toimenpiteiden esittelyn laatua, ytimekästä perustelua sekä tiimin asiakaskommunikointitaitoja. Parhaaksi arvioitu case (X) saa 20 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät (Y) suhteutetaan siihen kaavalla Y/X*20. Tarjousten arviointi Tarjousten arviointi toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
5(8) Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin tarjous ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Kolmannessa vaiheessa 1. ja 2. vaiheen läpäisseet tarjoukset vertaillaan ilmoitetun vertailuperusteen mukaisesti ja niistä 3-4 tarjouksen laatinutta mainostoimistoa pyydetään tapaamiseen, jossa ne esittelevät case-esimerkin sekä vastaavat lisäkysymyksiin. Kaupunki asettaa työtä varten tarvittavan työryhmän, joka osallistuu projektityöhön valittavan toimittajan kanssa. Päätöksenteko Hankintapäätös lähetetään tarjoajille tiedoksi sähköpostitse. Sähköpostiosoite tulee ilmoittaa liitteellä 1 (tarjouslomake). Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta, edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Laskutus Sopimusehdot Porvoon kaupungin laskutusohjeet löytyvät osoitteesta www.porvoo.fi>hallinto>talous>laskutus. Jollei tässä tarjouspyynnössä sen liitteissä tai liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa ei muuta mainita, hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2010 (Palvelut). Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: tämä tarjouspyyntö liitteineen julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2012, Palvelut) tarjous liitteineen Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on siitä erikseen mainittava. Liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erilliselle liitteelle ja merkittävä selvästi. Luottamuksellisuus Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä noudatetaan. Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Tarjouksen tulee olla perillä 22.1.2013 kello 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteessa hankintapalvelut@porvoo.fi. Aihekenttään: Tarjous: Porvoon kaupungin markkinointiviestintä 2013.
6(8) Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Yhteydenotto Tarjouksen tekemistä varten mahdolliset lisätiedot tulee kysyä sähköpostilla, osoitteella outi.leppala@porvoo.fi viimeistään 10.1.2013. Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan tarjouspyyntöön mahdollisesti tekemät tarkennukset julkaistaan osoitteessa www.porvoo.fi/fi/hallinto/hankinnat/tarjouspyynnot/ kysymyksia_ja_vastauksia_tarjouspyynnoista 15.1.2013. Palveluntarjoajan tulee tarkistaa 15.1.2013 jälkeen em. osoitteesta, onko mahdollisilla kysymyksillä ja vastauksilla tai tilaajan tarkennuksilla vaikutusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Outi Leppälä matkailupäällikkö Liitteet 1. Tarjouslomake Aiemmin toteutettuja markkinointitoimenpiteitä ja aineistoja Matkailutoimiston kotisivut http://www.visitporvoo.fi/ Vuonna 2012 toteutettuja markkinointitoimenpiteitä http://www.visitporvoo.fi/fi/extramenu/ammattilaiset Vuoden 2013 Kaupunkiopas, Porvoo linkki: http://www.visitporvoo.fi/easydata/customers/porvoonmatkailu2/files/porvoo_tietoa/esitteet/pdfversiot/final_porvoo_suomi2013.pdf Taidetehtaan kotisivut www.taidetehdas.fi Kaupunkimarkkinointia vuonna 2012 Unelmat on tehty asuttaviksi kampanjatiedote: http://www.porvoo.fi/fi/porvoo-tietoa/uutiset/?itemid=11141&a=viewitem www.porvoo.fi/unelmat www.porvoo.fi/rekry http://www.porvoo.fi/fi/kompassi Ekotehopäivä http://www.porvoo.fi/fi/ekotehopaiva/ekotehopaiva_13102012
Liite 1. 1(2) TARJOUSLOMAKE Porvoon kaupungin markkinointiviestintäpalvelut Tarjoajan nimi: Y-tunnus: Postiosoite: Postinumero ja toimipaikka Puhelinnumero: Sähköposti: (Hankintapäätös lähetetään tiedoksi tähän osoitteeseen!) Päiväys: Allekirjoitus: Nimenselvennys: Menettelyn yksinkertaistamiseksi Porvoon kaupunki ei tässä hankintaprosessin vaiheessa pyydä toimittamaan todistuksia ja muita selvityksiä, jotka koskevat kohdassa 1 (Tarjoajan kelpoisuus) tarkoitettuja tietoja. Porvoon kaupunki varaa oikeuden pyytää nähdäkseen seuraavat todistukset ja selvitykset hankintaprosessin myöhemmässä vaiheessa, kuitenkin viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. 1. Tarjoajan kelpoisuus 1 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin 2 Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin 3 Tarjoaja on merkitty työnantajarekisteriin 4 Tarjoaja on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5 6 Tarjoaja on maksanut verot tai sillä on verovelkaa koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu Tarjoajalla on eläkevakuutustodistus tai vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma, jota on noudatettu 7 Tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät Täyttyy Ei täyty Työhön sovellettava työehtosopimus tai keskeiset työehdot:
Liite 1. 2(2) TARJOUSLOMAKE Tarjoajan referenssit Täyttyy Ei täyty Referenssiksi hyväksytään vuonna 2009 tai sen jälkeen hyväksytysti toimitetut vaatimusten mukaiset toteutukset. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus vähintään kahdesta (2), mutta enintään kolmesta (3) referenssikohteesta sekä niiden sisältö ja tulokset. Tarjoajalla on kokemusta ja näyttöä brändäyksestä ja identiteetin rakentamisesta, monikanavaisesta markkinoinnista, verkkosivustojen kehittämisestä ja markkinoinnista online-medioissa, alue- ja matkailumarkkinoinnista sekä visuaalisesta suunnittelusta. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lyhyt kuvaus em. kokemuksesta.