Virtain kaupunki TARJOUSPYYNTÖ TUOREESTA RUOKA- JA KAHVILEIVÄSTÄ 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Virtain kaupunki pyytää sitovaa tarjoustanne tuoreesta ruoka- ja kahvileivästä Virtain kaupungin eri laitosten keittiöille tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti hankintakaudeksi 01.08.2015-31.07.2017 + mahdollinen optio 1 + 1 Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu 21.05.2015 ( www.hankintailmoitukset.fi) Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla http://www.virrat.fi/kaupunkipalvelut/hankinnat-ja-kilpailutus/avoimettarjouspyynnot/ Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Tarjousta pyydetään hankintakaudelle 01.08.2015-31.07.2017 + mahdollinen optio 1 + 1 3. Hankinnan sisältö ja laajuus Tuotelistaus/hinnoitteluliitteessä nro. 1 lueteltujen tuoreiden ruoka- ja kahvileipien toimitus Virtain kaupungin eri yksiköille. Liitteessä mainitut määrät ovat arvioituja vuosikulutusmääriä, jotka perustuvat aikaisempien vuosien kulutusmääriin. Ostaja ei sitoudu ostamaan ilmoitettua määrää tuotteita, vaan todellinen kulutus voi olla suurempi tai pienempi. Kulutusmäärät ilmoitetaan tarjoajalle ainoastaan tarjouksen tekemisen tueksi. Liitteellä annetut tuotteiden painot ovat ohjeellisia ja tarjous on annettava tuotteesta, jonka paino lähinnä vastaa pyydettyä.
Tarkemmat tuotemääritykset suola- ja kuitupitoisuuksineen on esitetty liitteessä nro 1. 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot Tarjoukset on hinnoiteltava liitteelle 1. Lomakkeen rivejä ei saa muuttaa, tarjousta voidaan täydentää lisäliitteellä. Tuotelistaus/hinnoitteluliite on toimitettava alkuperäisessä exeltiedostomuodossa. Tuotelistaus/hinnoitteluliitteen riveistä tulee olla tarjottuna hyväksytysti vähintään 85 prosenttia, jotta tarjous voidaan ottaa mukaan vertailuun. Jokaisesta tuotteesta on täydennettävä liitteellä pyydetyt tiedot. Tuotetietojen ilmoittamatta jättäminen tulkitaan vajavaiseksi tarjoukseksi ja tarjous hylätään kyseisen tuoterivin osalta. Samoin hylätään tarjous, joka ei täytä liitteellä olevia vaatimuksia. Hyväksytyt rivit ovat sellaisia, jolla tarjottu tuote vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia ja jonka tuote- ym. tiedot on annettu asianmukaisesti. Puuttuvien tai vaatimuksiltaan puutteellisten tuotteiden vertailuhinnaksi annetaan vertailua tehtäessä kalleimman tarjotun ja hyväksytyn tuotteen hinta. Liitteessä 1 ensimmäisessä sarakkeessa tähdellä merkittyjen tuotteiden tulee olla käyttöpäivän aamuna leivottuja, muiden aikaisintaan edellisenä päivänä. Tilaukset on toimitettava eri yksiköihin klo 8.00 mennessä. Toimituspäiviä tulee olla jokaisena arkipäivänä maanantaista perjantaihin. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien.
5. Tarjoajan soveltuvuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. 6. Hinnan ilmoittaminen Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamisoikeus. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointilomake täytettynä. Lomake, liite nro 2, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja toimittaa vuosittain tilaajalle 31.12 mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi palvelusta. Tarjouksessa on ilmoitettava hinta tuotekohtaisesti euroa per kilo ja euroa per kappale, nettona ilman arvonlisäveroa. Hintaan on sisällytettävä mahdolliset pakkaus-, kierrätys-, rahti ja vakuutusmaksut. Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä. Lisäksi tarjouksessa tulee ilmoittaa alennusprosentti hinnoitteluliitteen ulkopuolisista tuotteista tuoteryhmittäin. Hintojen tulee olla kiinteät yhden vuoden sopimuskauden alusta, jonka jälkeen osapuolilla on oikeus sopimuskauden aikana muuttaa
hintaa tavaran yleistä kustannuskehitystä vastaavasti korkeintaan kaksi kertaa kalenterivuodessa. Mahdollisella optiokaudella hintoja voidaan muuttaa samalla periaatteella. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle. Perusteltu hinnanmuutosesitys tulee tehdä kirjallisena kymmenen viikkoa ennen esitettyä hinnan voimaan astumista. JYSE 2014 ehtojen mukaisesti, mikäli hinnanmuutoksesta ei päästä yksimielisyyteen, sopijapuolilla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ennen uusien hintojen voimaantuloa. Irtisanomisaikana noudatetaan hintoja, jotka olivat voimassa ennen hinnanmuutosehdotuksen tekemistä. 7. Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on, liitteen nro 3 mukaisiin toimitusosoitteisiin (toimitettuna perille) Tilaukset on toimitettava toimitus osoitteisiin klo 8.00 mennessä. Liitteessä 1 tähdellä merkityt tuotteet tulee olla käyttöpäivän aamuna leivottuja, muut aikaisintaan edellisenä päivänä. 8. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjous voidaan antaa tuotekohtaisesti vain yhdestä tuotteesta, tarjouksia vaihtoehdoista ei oteta huomioon. 9. Laskutus ja maksuehdot Virtain kaupunki vastaanottaa ensisijaisesti verkkolaskuja. Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle. Maksut suoritetaan ainoastaan laskua vastaan. Maksuehdon tulee olla vähintään 21 netto. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Pientoimitus- ja laskutuslisiä emme hyväksy.
10. Seuranta ja raportointi Toimittaja antaa pyydettäessä raportit toteutuneesta myynnistä. 11. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. 12. Hankintapäätös, hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Valitun tarjoajan kanssa tullaan tekemään kirjallinen sopimus. Julkisista hankinnoista annetun lain (HankL 348/2007) 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Varaamme oikeuden käyttää lähiliikkeiden tuotteita pieninä määrinä erikoistilanteissa Jos hankintasopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Tavarat yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen
sopimus on allekirjoitettu. 13. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2012), Virtain kaupungin hankintasääntöä ja soveltuvin osin julkisten hankintojen sopimusehtoja (JYSE 2014 Tavarat). Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. 14. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan. Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisältäisi liikesalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (asianosaisjulkisuus). JulkL 11 kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oikeutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta
tekijästä on kuitenkin annettava. 15. Tarjouksen sisälle jättö Tarjous on toimitettava allekirjoitettuna suomenkielisenä suljetussa kirjekuoressa 12.06.2015 klo 14.00 mennessä. Virtain kaupunki, tekninen toimi PL 85, 34801 VIRRAT Kuoreen merkintä Tuore leipä Tarjoajien on toimitettava seuraavat asiakirjat tarjouksen yhteydessä: - täytetty tuotelistaus/hinnoittelu liite - selvitys tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta liitteineen, liite 2 Toimittaja, joka ei ole toimittanut yllä olevia asiakirjoja hyväksyttäväksi tai niitä ei voida hyväksyä puutteellisuuden vuoksi, hylätään.
VIRTAIN KAUPUNKI 11.05.2015 Reijo Kallio ma. tekninen johtaja Sirpa Mäkinen ruokapalvelupäällikkö TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Liite 1 Tuotelistaus/hinnoittelu Liite 2 Selvitys tarjoajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta Liite 3 Toimitusosoittee