Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen.

Transkriptio

1 MATERIAALIHALLINTO TP PRUUKIN KOULUN AV-LAITTEET TARJOUSPYYNTÖ Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne Pruukin yhtenäiskoulun AV-laitteista asennuksineen tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on ( Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Hankinnan sisältö ja laajuus Kyseessä on Pruukin yhtenäiskoulun AV-laitteiden toisen vaiheen toimitus ja laitteiden paikoilleen asennus käyttökuntoon, pakkausjätteet poisvietynä. Toisen vaiheen varusteluun kuuluu Interaktiivinen projektoritila, iso auditorio, pieni auditorio, liikuntasalin kiinteä varustus, voimistelu- /tanssisali, info-näytöt ja IP-kuvansiirto. 3.1 Tuotemäärittelyt ja hinnat Tarjous tehdään käyttäen tarjouspyynnön tilakohtaista tarjouslaskentapohjaa, liite 3. Tekstissä on annettava tieto kaikkien liitteiden tuoteluetteloissa mainittujen laitteiden erittelyn edellyttämiin kohtiin, koskien teknillisiä, toiminnallisia ja rakenteellisia vaatimuksia. Tarjottujen tuotteiden on täytettävä vähintään liitteessä 3 annettujen esimerkkituotteiden vähimmäisvaatimukset, muuten tarjous hylätään puuttellisena. Liitteessä olevat arvot ovat noin arvoja ellei muuta ole ilmoitettu. Hinnat annetaan tuoteyksikköä kohden, ilman arvonlisäveroa. 3.2 Takuu Tarjottujen laitteiden tarkka takuuaika on ilmoitettava tarjouksessa. Takuuajan tulee olla vähintään 24 kuukautta. Takuuaika alkaa siitä päivästä, jona tilaaja on vastaanottanut ja hyväksynyt tavaran. 3.3 Asennus Työ käsittää Pruukin yhtenäiskoulun AV-järjestelmien asennukset käyttökuntoon. Tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Liitteenä hankintaohjelma, liite 4, tilojen AV- tasokuvat, liite 5 ja AV-kaaviot, liite 6. Laitteiden toimintakokeet suoritetaan tilaajan läsnä ollessa toimittajan ilmoitettua laitteiden olevan toimintakunnossa. Tällöin edellytetään, että laitteet on asennettu oikein lopullisille paikoilleen, ohjelmat asennettu ja koetestattu sekä säädöt ja viritykset tehty. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, SEINÄJOKI p (vaihde) 1

2 Laitteistot ovat kolme (3) kuukautta tilaajan koekäytössä, jonka jälkeen suoritetaan varsinainen vastaanottotarkastus. Vastaanotto edellyttää, että laitteet ovat toimineet asianmukaisesti ilman laitteista ja ohjelmista johtuneita häiriöitä. Kun vastaanottaja on hyväksynyt laitteet ja asennukset, toimittaja laatii laitteiden toimivuudesta ja asennuksista todistuksen, jonka allekirjoittavat tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilö, työn vastuullinen työnjohtaja ja vastaanottajan edustaja. AV-laitetoimittajalla tulee olla työmaalla vastuullinen työnjohtaja. Tilaaja velvoittaa AV-toimittajan käyttämään asennuksissa vain ammattitaitoista henkilökuntaa. Aputyövoiman/aliurakan käyttö vaatii tilaajan hyväksynnän. Tarjoajan on ilmoitettava ennen asennustöiden aloittamista työn suorittavien henkilöiden nimet, työnjohtajan ja vähintään kahden asentajan. 3.4 Käytönopastus Tarjoukseen tulee sisältyä riittävä käytönopastus henkilökunnalle sekä laitekohtaiset suomenkieliset käyttö- ja huoltoohjeet. 3.5 Esitemateriaali Suomenkieliset esitteet tarjotuista tuotteista on liitettävä mukaan tarjoukseen. Esitteet annetaan vain niistä tuotteista, joita tarjous koskee. Tarjottavien tuotteiden tulee olla uusia. 3. Optio Optiona on annettava hinta pääaulan AV-laitteista ja asennuksista, tarjouslaskentapohja, liite Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjouksessa tulee olla kaikki pyydetyt selvitykset, tarjouslaskentapohja, liite 3, vähimmäisvaatimukset, liite 2 ja tarjoajan kelpoisuuden arviointilomake, liite 1 asianmukaisesti täytettynä. Tarjoaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen sekä liiketoiminnan harjoittamisoikeus. 2

3 Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista, vähimmäisvaatimukset, liite 2. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta sekä työntekijöiden asianmukaisesta työterveyshuollosta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja toimittaa tilaajalle ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa -palvelusta. 6. Alihankinnat Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan toimittajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Tarjoajan on ilmoitettava suunnitellut alihankkijat. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. 7. Hinta Tarjouksessa on ilmoitettava hinta tuoteyksikköä kohden nettona ilman arvonlisäveroa, tarjouslaskentapohja, liite 3. Laskentapohjien kaavoja ei saa muuttaa. Hintaan on sisällytettävä mahdolliset pakkaus-, kierrätys-, rahti, vakuutus- ja muut maksut. Matka- ja majoituskustannuksia tai muuta siihen liittyvää ei korvata. Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä. 8. Toimitusehto- ja aika Toimitusehto on TOP Seinäjoki, Pruukin koulu, Törnäväntie 26, Seinäjoki, toimitettuna perille ja toimintakuntoon asennettuna ja pakkausjätteet poisvietynä, Finnterms Toimitusaika on ilmoitettava viikon tarkkuudella. 9. Ympäristöasiat 10. Osatarjoukset Tarjoajan on ilmoitettava, miten se huomioi ympäristöasiat toiminnassaan. Lisäksi on ilmoitettava, miten toimittaja jatkossa kehittää toimintansa ympäristömyönteisyyttä. Osatarjouksia ei oteta huomioon. 3

4 Tarjouksia vaihtoehtoisista tuotteista ei oteta huomioon. Tarjous voidaan antaa tuotekohtaisesti vain yhdestä tuotteesta, tarjouksia vaihtoehdoista ei oteta huomioon. 11. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, jälkikäteen kun asennus on valmis ja laitteet testattu. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluessa laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja mahdollinen teksti Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: Seuranta ja raportointi Toimittajan tulee antaa pyydettäessä veloituksetta raportit toteutuneesta myynnistä ja laitteiden asennuksista. 13. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. 14. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus/tilaus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Tavarat yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 15. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 4

5 16. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos tavara poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu tavaran ominaisuuksista, sisällöstä tai laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että tavara on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen, on tavaran toimittajalla. Toimittaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön tilaajien kanssa laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Toimittajalta odotetaan aktiivista otetta laadun ja toiminnan kehittämisessä. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Sanktion täyttymisen ehdoista neuvotellaan yhteyshenkilöiden välityksellä kunkin tapauksen kohdalla 17. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. JYSE 2014 Tavarat-ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 18. Kartelliehto Toimittaja vahvistaa toimitussopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli toimittaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee toimittajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi toimittajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 19. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 20. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteise- 5

6 na salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 21. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla osoitteeseen Tarjous on jätettävä viimeistään virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "Pruukin koulun AV/15163". Tarjouksen liitteet tulee olla sähköisessä muodossa. Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään klo mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan viimeistään osoitteessa Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1: Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Liite 2: Vähimmäisvaatimukset Liite 3: Tarjouslaskentapohja Liite 4: Hankintaohjelma Liite 5: AV-tasokuvat Liite 6: AV-kaaviot 6