TARJOUSPYYNTÖ SEINÄJOEN PRUUKINRANNAN ASUNTOMESSUT, VARTIOINTI JA JÄRJESTYKSENVALVONTA

Transkriptio

1 MATERIAALIHALLINTO TP As.messut vartiointi TARJOUSPYYNTÖ SEINÄJOEN PRUUKINRANNAN ASUNTOMESSUT, VARTIOINTI JA JÄRJESTYKSENVALVONTA Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne Seinäjoen asuntomessujen vartioinnista ja järjestyksenvalvonnasta tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu ( Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Hankinnan kohteena on Seinäjoen Pruukinrannan asuntomessujen vartiointi ja järjestyksenvalvonta. Tehtävät tulee hoitaa saumattomasti ja asiakaslähtöisesti. Messujen aikataulu - messut järjestetään Seinäjoella messut ovat päivittäin avoinna yleisölle klo messujen huoltoaika on päivittäin klo messuaikana voidaan järjestää VIP-tilaisuuksia klo lehdistöpäivä on , jolloin messut ovat avoinna klo messurakenteiden pystytys alkaa ja rakenteet ovat valmiina mennessä. - messurakenteet puretaan klo välisenä ai - kana. Messujen kävijämäärä on ollut viime vuosina noin vierasta. Tilojen mitoitusarvo on n vierailijaa / päivä. Asuntomessualueen vartiointi ja järjestyksenvalvonta Toimittaja vastaa henkilöstön työnjohdosta ja siitä, että tehtävään osoitetulla henkilöstöllä on tarvittava koulutus ja kokemus. Kaikilla järjestyksenvalvojilla pitää olla järjestyksenvalvojan kortti sekä kaikilla vartijoilla pitää olla voimassaoleva hyväksyntä vartijan tehtäviin, vartiointi- ja järjestyksenvalvontalain ja asetuksen mukaisesti. Toimittajalla tulee olla nimetty yhteyshenkilö, joka vastaa palvelukokonaisuudesta. Palkattavalla henkilöstöllä ei saa olla rikosrekisteriä, lisäksi henkilöstön tulee olla yleisolemukseltaan siistejä. Henkilöstö hyväksytetään tilaajalla ennen toiminnan aloitusta. Tilaaja ohjeistaa koulutuksella toimintaa kohteissa. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, SEINÄJOKI p (vaihde) 1

2 1. Vartiointi Messualueen vartiointiin tarvitaan kaksi vartijakoulutuksen saanutta vartijaa. - varusteena tulee olla yhtenäinen vartijan suojapuku, puhelinjärjestelmä; keskinäinen yhteydenpito radiopuhelimilla, ulkopuolinen yhteydenpito gsm-puhelimilla, sekä muut tehtävän vaatimat varusteet. Työjaksoon sisältyy kolme vaihetta: messujen pystytys, messut ja messujen purku. Vartiointi suoritetaan joka yö klo ajalla Vartiointiajat: - ennen messuja pystytyksen ajan , vartiointi klo 21 07, - messujen aukioloaikana vartijat liikkuvat messualueella messujen sulkeutumisen jälkeen koko yön ja tarkistavat, että alue on kunnossa ja ettei siellä liiku ulkopuolisia joilla ei ole kulkulupaa. Työaika on klo messujen jälkeen purkuaikana vartiointi klo tarjoukseen on hinnoiteltava kokonaishinta vartijoille kaikkine kuluineen sekä tarvittavine laitteineen ja varusteineen (kohta Hinta ja toimitusehdot) - hintaliitteellä on ilmoitettava myös yksikköhinta vartija/tunti (arkisin, lauantaisin, sunnuntaisin), mikäli vartijoita tarvitaan edellä mainittua enemmän tai vähemmän 2. Kiertävät järjestyksenvalvojat Messualueen järjestyksenvalvontaan messujen aukioloaikana tarvitaan kaksi järjestyksenvalvojan koulutuksen saanutta henkilöä. Järjestyksenvalvojat valvovat messualueella yleistä järjestystä ja turvallisuutta sekä opastavat messuvieraita ja työaika on messujen aukioloaikana klo tarjoukseen on hinnoiteltava kokonaishinta järjestyksenvalvojille kaikkine kuluineen sekä tarvittavine laitteineen ja varusteineen (kohta Hinta ja toimitusehdot) - hintaliitteellä on ilmoitettava myös yksikköhinta järjestyksenvalvoja/tunti (arkisin, lauantaisin, sunnuntaisin), mikäli järjestyksenvalvojia tarvitaan edellä mainittua enemmän tai vähemmän Järjestyksenvalvojilla on yhtenäinen asu, joka sovitaan yhteistyössä Suomen Asuntomessujen kanssa, puhelinjärjestelmä; keskinäinen yhteydenpito radiopuhelimilla, ulkopuolinen yhteydenpito gsm-puhelimilla sekä muut tehtävän vaatimat varusteet. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 2

3 4. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen sekä pyydetyn palvelun harjoittamiseen oikeuttava lupa. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. 5. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista palveluista. Vastaavilla toimituksilla tarkoitetaan suurten ulkoilmassa tapahtuvien yleisötapahtumien vartioinnin ja järjestyksenvalvonnan järjestämistä. Tarjoukseen on liitettävä referenssejä koskevat selvitys, (Liite 3) josta käy ilmi kävijämäärältään suurten ulkoilmassa tapahtuvien yleisötapahtumien vartioinnin ja järjestyksenvalvonnan toimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Kohteista on mainittava suorituspaikka, kesto, päivämäärä sekä työn tilaajan yhteystiedot (henkilö ja puhelinnumero) 6. Hinta ja toimitusehdot Tarvittavat palvelut on hinnoiteltava oheiselle hinnoitteluliitteelle (Liite 2) ja se on liitettävä mukaan tarjoukseen. Liitteessä on ilmoitettava nettohinnat ilman arvonlisäveroa ja hintaan on sisällytettävä kaikki palveluntuottamiseen liittyvät kustannukset, kuten esim. materiaali-, tarvike-, ja välinekustannukset sekä matkakulut Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen, mikäli niissä on tarjouspyynnön vastaisia ehtoja (esim. hinnanvaraumia ja poikkeavia maksuehtoja). 7. Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset, kuten vastuuvakuutus, joka kattaa tässä työssä tilaajalle, 3

4 kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Todistus vastuuvakuutuksesta on toimitettava tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista. Vastuuvakuutuksen on oltava riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden. 8. Alihankinnat Palvelukokonaisuuden tuottaminen alihankintana on mahdollista. Tarjoajan on ilmoitettava suunnitellut alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään tarjotun palvelukokonaisuuden tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. Tilaaja varaa mahdollisuuden pyytää alihankkijoista vastaavat kelpoisuutta koskevat selvitykset, joita tarjoajalta edellytetään. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. 9. Tilat, välineet, palveluvarusteet Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista tiloista, välineistä ja muista palveluvarusteista. 10. Osatarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 11. Laskutus ja maksuehdot Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja teksti Asuntomessut Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun. Verkkolaskutuksen ohjeet: 4

5 12. Salassapito ja tietojen luovuttaminen Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille 13. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan halvin. Tarjoajan vertailuhinta on vartioinnin ja järjestyksenvalvonnan kokonaishinta ja lisätuntien hinta yhteensä, liitteen 2 mukaisesti. 14. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. JYSE 2014 Palvelut yleiset sopimusehdot 4. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 15. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 16. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palve- 5

6 luntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Palveluntuottajalla ei ole velvollisuutta suorittaa tilaajalle korvausta mikäli sovittu palvelu/työvuoro tms. peruuntuu palveluntuottajasta riippumattomista syistä. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Sanktion täyttymisen ehdoista neuvotellaan yhteyshenkilöiden välityksellä kunkin tapauksen kohdalla. 17. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 18. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä- Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 19. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (348/07 ja 321/2010) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. JYSE 2014 Palvelut-ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 20. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteise- 6

7 na salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 21. Asianhoitaja Hankinta-asiantuntija Elisa Kilpiö, p Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Tiedekatu 2, 2.krs, PL 215, Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla osoitteeseen hankinta(a)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään virka-aikana (klo 15.45), varustettuna merkillä "Asuntomessut vartiointi/ Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään klo mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1: Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Liite 2: Hintaliite Liite 3: Referenssiluettelo Liite 3: Muut samanaikaiset tapahtumat Seinäjoella 7