Läpinäkyvyyttä tiketteihin tavoitteena tehokas palveluhallinta Esitys Kieku-käyttäjäfoorumissa Juha Koljonen, ICT-johtaja, Palkeet Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Sisällysluettelo Taustaa mitä tiketti tarkoittaa? Tiketit ja palveluprosessit - lähi-, seutu- ja kaukoliikenne Läpinäkyvyyttä tiketteihin Tapahtumanhallinta Ongelmanhallinta Kehitysehdotukset ja julkaisut Kehitysnäkymiä tavoitteena tehokas palveluhallinta Aikaa keskustelulle
Mitä tiketti tarkoittaa?
Visailua (Ratkaistuja Kieku-palvelupyyntöjä 2013-2014) (Käsittelyssä olevia Kiekukehitysehdotuksia 10/2014) 0,15 (Kieku tuen ja ylläpidon palvelupyyntöjä/kk/htv (2013-2014)) (Avoinna olevia Kieku-palvelupyyntöjä tapahtumanhallinnassa 10/2014
Tiketit ja palveluprosessit lähi- seutu ja kaukoliikenne Tapahtumanhallinta Palvelupyynnöt Virhehavainnot AT 1682 Ongelmanhallinta Juurisyyselvitystä vaativat virhehavainnot 75 Ratkaisu- ja julkaisunhallinta Kehitysehdotukset QC 569 Muutoshallinta Testaus ja tuotantoonsiirto
Tapahtumanhallinta Palkeiden Kiekuasiakasvirastojen palvelupyynnöt prosesseittain 2013 2014 Tulojen käsittely 14 % Menojen käsittely 5 % Tuotannon tuki ja ylläpito 20 % Maksuliike 5 % Kirjanpito 4 % Asiakastuki 0 % Palkanlaskenta ja palvelussuhteen hallinta Tuotannon tuki ja ylläpito Tulojen käsittely Menojen käsittely Maksuliike Kirjanpito Palkanlaskenta ja palvelussuhteen hallinta 52 % Asiakastuki
Tapahtumanhallinta Kieku asiakasvirastojen palvelupyynnöt Heha 2013 10/2014 Palvelussuhteen hallinta 4 % Lomasuunnittelu 9 % Raportointi 0 % Raportointi Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta Lomasuunnittelu Palkanlaskenta 87 %
Tapahtumanhallinta Kieku tuki ja ylläpito 2013-10/2014 järjestelmäalueittain SAP ERP PD 0 % SAP ERP LSO 0 % SAP PI 0 % SAP Portaali 6 % KVH SAP ERP HCM 18 % SAP ERP FICO 5 % KVH 48 % Ajanhallinta Palkat Palvelusaikalaskenta Vuosilomasuunnittelu BI raportointi BI raportointi 1 % SAP ERP FICO SAP ERP HCM Vuosilomasuunnittelu 3 % Palvelusaikalaskenta 0 % Palkat 7 % Ajanhallinta 12 % SAP ERP LSO SAP ERP PD SAP PI SAP Portaali
Tapahtumanhallinta Palkeiden Kiekuasiakasvirastojen avoimet palvelupyynnöt tiloittain, tilanne 10/2014 Kommentti vastaanotettu 8 % Muutosehdotus tehty 0 % Odottaa sisäistä toimenpidettä 9 % Odottaa toteutusta 17 % Osatehtäviä työn alla 5 % Odottaa päätöstä 2 % Uusi 2 % Odottaa kumppanin toimenpidettä 13 % Käsittelyssä 21 % Odottaa asiakkaan toimenpidettä 12 % Odottaa sovittua päivämäärä ä 11 % Uusi Käsittelyssä Odottaa asiakkaan toimenpidettä Odottaa sovittua päivämäärää Odottaa kumppanin toimenpidettä Odottaa päätöstä Odottaa toteutusta Odottaa sisäistä toimenpidettä Muutosehdotus tehty Kommentti vastaanotettu Osatehtäviä työn alla 10 Uusi 20 Käsittel yssä Odottavat tilat 30 Odottaa asiakkaan toimenpiteitä 32 Odottaa sovittua ajankohtaa 35 Odottaa kumppanin toimenpiteitä 36 Odottaa päätöstä 37 Odottaa toteutusta 38 Odottaa sisäistä toimenpidettä 50 Osatehtäviä työn alla 40 Kommentti vastaanotettu 20 Käsittel yssä 80 Ratkai stu 90 Suljettu
Tapahtumahallinnan palvelupyyntöjen seuranta asiakkaittain ja palveluryhmittäin
Ongelmanhallinta - tilannekuva Käyttövaltuushallinta 17 % Taloushallinto Liittymät 9 % 4 % Ajanhallinta 15 % Palvelussuhteen hallinta ja Palkat 55 % Odottaa sisäistä toimenpidettä 2 % Odottaa päätöstä 2 % Odottaa toteutusta 23 % Käsittelyssä 37 % Muutosehdotu s tehty 5 % Uusi 31 %
Ongelmanhallinnan tilannekuva - lokakuu Henkilöstö ja palkanlaskenta Ajanhallinta Taloushallinto: Hankinnasta maksuun Taloushallinto: Tilauksesta perintään Taloushallinto: Suunnitelmista tuloksiin Taloushallinto: Kirjauksesta tilinpäätökseen Arviointiasteikko Osa-alue ei vielä tuotannossa Käyttövaltuushallinta Liittymät Suorituskyky ja tekniikka Tuotanto toimii odotusten mukaisesti, prioriteetin 3 ongelmia saattaa esiintyä Tuotanto ei toimi täysin odotusten mukaisesti, prioriteetin 2 ongelmia esiintyy. Tuotannossa merkittäviä prioriteetin 1 ongelmia. 11
Ongelmanhallinta - henkilöstöhallinnon tilannekuva lokakuu 2014 Portaali SAP HCM BI-raportointi Palkat BI-raportointi Ajanhallinta Henkilötiedot (Master) Sopimus Palkka Poissaolo Työhistoria Osaaminen Suoriutuminen Koulutus Budjetoitu toimi Välitaulu Verot, ay:t, ulosotot, vuokrat, maksut Henkilötiedot (Palkanlaskenta) Palveluaikalaskenta Vuosilomasuunnittelu Seurantakohteet Taloushallinto Työvuorosuunnitelma Työaikakirjaukset Tulkitut tuntitapahtumat Palkanlaskenta Maksutapahtumat Tiliöidyt, kohdistetut tapahtumat Kertaluonteiset tapahtumat Tekijä 12 Satunnaiset maksettavat Satunnaiset palkasta perittävät PSR Pankki Tahti Verot KEVA Ulosotto Muut sidosryhmät
Ongelmanhallinta Ajanhallinnan Top 5 ongelmaa, lokakuu 2014 Prosessin tilanne <väri> Prosessin 4 vaikuttavinta ongelmaa ID Ongelma Juurisyy Ongelman status ja ratkaisuaikataulu Prioriteetti (vaikuttavuus) Raportoineet virastot Onko Kieku - laajuinen? ME 3781 AI535663 INC2181947 Työajanlaskenta, kun henkilön sopimus vaihtuu kesken jakson. Järjestelmässä on virhe eli järjestelmä ei laske henkilön työaikaa oikein, jos sopimus vaihtuu kesken laskentajakson. Kieku 8.00= >8.1 Pioriteetti 1 = 72 Kyllä ME 4158 Ajanhallinnan pakollisuustarkistukset. Ajanhallintaan tarvitaan tiettyjä pakollisten tietojen tarkistuksia (perusvalidointisäännöt kuten toimintayksikkö, toiminto ja muut mahdolliset tarkistukset). Kieku 8.00 => 9.00 Pioriteetti 1 = 72 Kyllä Tilaisuus, Esittäjä 13
Asiakkaiden kehitysehdotuksista Asiakkaiden kehitysehdotuksia *) QC:llä 569 kpl (10/2014) 120 100 80 60 40 Uusia 2013 Toteutettu 2013 Uusia 2014 Toteutettu 2014 20 0 Q1 Q2 Q3 Q4 *) ei sis. käyttöönottojen tai tuotekehitysprojektien muutosehdotuksia
Esimerkkejä asiakaskohtaisten kehitysehdotuksien raportoinnista http://www.valtiokonttori.fi/fi- FI/Virastoille_ja_laitoksille/Kiekun_kayttoonotto_valtionhallinnossa/Kiekun_kehitta minen/virastoilta_saapuneet_kehitysehdotukset/virastoilta_saapuneet_kehitysehdo tukset
Kehitysnäkymiä Tapahtumanhallinta Yli 1kk vanhojen palvelupyyntöjen ja virhehavaintojen tehotarkkailu Mittaroinnin kehittäminen, palvelutasojen katselmointi Ongelmanhallinta Mittaroinnin kehittäminen Raportoinnin kehittäminen Muutosehdotukset Asiakaskohtaisten muutosehdotusten käsittelyprosessin kehittäminen Julkaisujen laadun kehittäminen Raportoinnin kehittäminen
Aikaa keskustelulle!!