Mallit raporteista, joilla löydetään vastaavat tiedot kuin palkkojen katseluoikeuksilla

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (10) Mallit raporteista, joilla löydetään vastaavat tiedot kuin palkkojen katseluoikeuksilla 1. Tarve: Tilikauden maksetut eurot ja palkan muutokset Maksetut palkat -raportille saadaan näkymään maksetut eurot palkkalajeittain ja maksupäivittäin. Raportti esittää tiedot ansaintakuukauden mukaan, joten jos palkkaa selvitettäessä tiedetään henkilölle maksetun esim. takautuvia korvauksia, kannattaa raportti ajaa useammalta kuukaudelta. Raportin muuttujanäytössä voidaan määritellä haettavaksi vain yhden työntekijän tai yhden maksupäivän tietoja. Kaikki rajaukset voidaan tehdä myös jo valmiiksi ajetulla raportilla. Palkan muutokset (esim. henkilökohtaisen palkanosan muutos) saadaan Maksetut palkat -raportilta: - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja lisätään Maksupäivä - muuttuja - Suodatetaan näkymään halutut palkkalajit (hierarkia päällä / pois) - Huom.! raportilla on piilotettuna tunnuslukuna määrä, joka saadaan esiin suodattamalla - Siirrytään päivätasoiselle raportille: Kuva 1 Maksetut palkat: Siirtyminen päivätason tietoon - Päivätason tiedoista nähdään, että henkilökohtainen palkanosa on noussut

2 Valtiokonttori Ohje 2 (10) Kuva 2 Maksetut palkat: Henkilökohtaisen palkanosan nousu Tarve: Virkavapaudet ja sairausajan palkat Poissaolojen maksutiedot nähdään Maksetut palkat -raportilta. Hierarkiatason 12 (maksettu palkka) alla ilmoitetaan osapalkalliset ja palkattomat poissaolot, kun taas hierarkiatason 15 (palkallinen poissaolo) alla ilmoitetaan täydellä palkalla maksetut poissaolot. Poissaolojen palkkaus saadaan raportilta seuraavasti: - Ajetaan raportti ja avataan Palkkalaji-hierarkia halutulle tasolle: Kuva 3 Maksetut palkat: Poissaolojen palkkaus, hierarkia päällä - Vastaavasti poissaoloja voidaan hakea ilman hierarkiaa, palkkalajeittain:

3 Valtiokonttori Ohje 3 (10) Kuva 4 Maksetut palkat: Poissaolojen palkkaus, ei hierarkiaa Poissaoloista saadaan tietoa myös omalta Poissaolot - raportilta. Raportilla esitetään mm. poissaololaji, poissaolon alkupäivä ja sen kokonaispituus (piilotettu tunnusluku): Kuva 5 Poissaolot: Poissaolojen perustiedot 3. Tarve: HTV-raportti Palkkajärjestelmän HTV-raporttia ei ole kaikilta osin ylläpidetty, joten paras tieto saadaan HTV seurantakohteittain -raportilta seuraavasti: - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja valitaan näyttöön halutut seurantakohteet:

4 Valtiokonttori Ohje 4 (10) Kuva 6 HTV seurantakohteittain: Yhden henkilön HTV, marraskuu Tarve: Palkkalaskelmien näkeminen / Henkilöstön kysymykset palkkalaskelmasta Palkkalaskelman tiedot nähdään Palkkaluettelolta (Rondo) tai Maksetut palkat -raportilta (ks. kohta 1). Raportilta saadaan maksetut eurot sekä ansainta- että maksupäivän mukaan. Seuraavalle raportille on suodatettu näkymään henkilön elokuussa ja lokakuussa ansaitsemat palkat. Raportilta nähdään mm. henkilölle kuukausittain maksettava palkka, palkaton poissaolo (asevelvollisuus) sekä palkalliset poissaolot (yht. 4 kpl) vastakirjauksineen. Lisäksi nähdään, että henkilön lokakuinen sairaus poissaolo on ollut palkanlaskennassa vasta marraskuussa. - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja lisätään Maksupäivä - muuttuja - Suodatetaan näkymään haluttu henkilö ja palkkalajit

5 Valtiokonttori Ohje 5 (10) Kuva 7 Maksetut palkat: Palkat tapahtumakuukausittain ja maksupäivittäin 5. Tarve: Ylitöiden tarkastaminen Maksetut ylityöt tunteineen nähdään Maksetut palkat -raportilta. Raportin määrä-sarake ei näytä kokonaissummaa, jos kentissä on eri muodoissa ilmoitettuja tietoja (esim. päiviä ja tunteja). Maksetut tunnit yhteensä saadaan esim. suodattamalla tietoja palkkalajien mukaan tai viemällä tiedot Exceliin, jossa taulukkoa voidaan muotoilla halutulla tavalla. - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja suodatetaan halutut henkilöt ja palkkalajit: Kuva 8 Maksetut palkat: Peruspalkat ja ylityöt heinäkuulta 2012

6 Valtiokonttori Ohje 6 (10) Toteutuneita ylitöitä voidaan tarkastella myös BI:n Ajanhallinnan raporteilta, joille tiedot päivittyvät lähdejärjestelmistä kerran vuorokaudessa. 6. Tarve: Yksittäisten lomarahojen ja -korvausten tarkastaminen, aiemmin maksettujen katsominen Kiekussa aiemmin maksetut lomarahat ja -korvaukset nähdään Maksetut palkat -raportilta. - Ajetaan raportti halutulta ajalta - Suodatetaan näkymään halutut henkilöt ja palkkalajit (esim. lomaraha 30010, lomakorvaus 30030, %-lomakorvaus 30040) Maksuun menevistä lomarahoista ja -korvauksista saadaan lisätietoa Palkeista. Palkeista saa pyydettäessä tietoa myös henkilölle muissa virastoissa maksetuista lomarahoista ja -korvauksista. 7. Tarve: Seurantakohteet ja niiden muutokset SAP HCM:ssä olevat sopimuksen seurantakohdetiedot nähdään Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelolta. Lopulliset seurantakohteet ja niiden muutokset nähdään Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportilta (Jakopalkkaraportointi -rooli) tai HTV ennuste seurantakohteittain (maksupalkat) -raportilta (HR-asiantuntija -rooli) Molemmilla raporteilla on mahdollista vertailla kahden eri kuukauden tietoja keskenään ja havainnoida sopimuksen seurantakohdetietoihin tehtyjä muutoksia. Havainnointia voi tehdä sopimuksen seurantakohteille lasketun henkilötyövuositiedon tai sopimukselle maksetun euromäärän mukaisesti. - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja valitaan näyttöön halutut seurantakohteet. - Suodatetaan halutut henkilöt (mahdolliset palkkalajit). - Lisätään Kal.vuosi/kk -dimensio (Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportilla)

7 Valtiokonttori Ohje 7 (10) Kuva 9 Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportti 8. Tarve: Takautuvat maksut, palkkakorjausten selvittäminen Ks. kohta 1. Maksetut palkat -raportilla tiedot esitetään ansaintakuukauden mukaan. Takautuvia maksuja tutkittaessa tulee raportille hakea tiedot tarpeeksi pitkältä ajalta ja lisätä raportille Maksupäivä - tieto. Takautuvan maksun huomaa siitä, että Tapahtumakuukausi poikkeaa Maksupäivän kaudesta (ks. kuva 7, Maksetut palkat: Palkat tapahtumakuukausittain ja maksupäivittäin). 9. Tarve: Tahti-tietojen tarkastaminen Tiettyjä Tahti-tietoja (esim. koko-osa-aikaisuuteen ja palvelussuhteen laatuun liittyviä tietoja) nähdään Maksetut palkat -raportilta tai Palkanlaskennan lähtötietojen raportilta. Mikäli Tahti-tiedoissa on paljon selvitettävää, tulee tilannetta ratkoa yhdessä Palkeiden kanssa. 10. Tarve: Luottamusmiespalkkion voimassaolo SAP HCM:ssä tallennetut luottamusmiespalkkiot voidaan hakea Palkkarakenne - raportilla. Raportille tulostuu luottamusmiespalkkion alku- ja loppupäivä sekä palkkion suuruus. Palkkarakenneraportin tiedot ovat ajohetkeä edeltävältä päivältä, joten sitä ei voi ajaa takautuvasti. Tietoja SAP HCM:ssä voimassa olevista palkkalajeista saadaan myös Ad hoc -raporteilta. - Lisätään näkymään Palkkalaji, Työntekijä ja Aikalajin voimassaolo alku sekä loppu.

8 Valtiokonttori Ohje 8 (10) Kuva 10 Palkkarakenne - Luottamusmiespalkkion voimassaoloaika ja määrä 11. Tarve: Lisäpalkkioiden tiedot milloin viimeksi ja kenelle Tiedot maksetuista lisäpalkkioista nähdään Maksetut palkat -raportilta. Raportin voi ajaa esim. vuoden alusta alkaen, edelliseen maksuun asti. Raportille voidaan helposti suodattaa vain halutut lisäpalkkio - palkkalajit. Kun Palkansaaja ja Maksupäivä - tiedot lisätään näkymään, saadaan näkymään viimeiset lisäpalkkiot ja henkilöt, joille niitä on maksettu. - Ajetaan raportti koko vuodelta ja lisätään Maksupäivä - muuttuja - Poistetaan palkkalajihierarkia käytöstä ja suodatetaan halutut palkkalajit Kuva 11 Maksetut palkat - Vuonna 2012 maksetut lisäpalkkiot, viimeisin Tarve: Kumulatiivinen palkkakertymä Helpoin tapa tarkastaa palkkakertymä on pyytää Palkeilta palkkatodistus halutulta ajalta. Myös Maksetut palkat -raportilta nähdään henkilölle esim. vuoden alusta nykyhetkeen maksetut palkat. Seuraavassa on kuvattu BI-raportti sekä sama asia palkkatodistukselta: - Ajetaan raportti halutulta ajalta ja lisätään Maksupäivä muuttuja - Suodatetaan näkymään haluttu työntekijä - Suodatetaan palkkalajihierarkiasta näkymään vain taso 12 (Maksettu palkka)

9 Valtiokonttori Ohje 9 (10) Kuva 12 Maksetut palkat - Henkilön palkkakertymä , hierarkia päällä - Hierarkia voidaan myös poistaa käytöstä, jolloin maksavat palkkalajit saadaan näkymään: Kuva 13 Maksetut palkat - Henkilön palkkakertymä , ei hierarkiaa - Sama kertymä palkkatodistuksella:

10 Valtiokonttori Ohje 10 (10) Kuva 14 Palkkatodistus - Henkilön palkkakertymä