Tarjouspyyntö 1 (16) 16.1.2015 Tarjouspyyntö: Dnro VLK 1806/2014 1 Yleistä Valkeakosken kaupunki (jäljempänä Tilaaja) pyytää tarjoajilta (jäljempänä Tuottaja) tarjouksia silmälääkäripalveluista sekä optikkopalveluista optikkoliiketuotteineen. Hankinnan päämääränä on tehdä hankintapäätös, missä valitaan a) yksi palveluntuottaja silmäsairauksien erikoislääkäripalvelujen tuottajaksi sekä b) yksi palveluntuottaja/tavarantoimittaja optikkopalvelujen sekä optikkoliiketuotteiden toimittajaksi. Hankinta on jaettu jäljempänä selvitettyihin palveluihin. Mahdolliset osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjota voi joko a) silmälääkäripalveluita (riippumatta optikkopalveluista/optikkoliiketuotteista) taikka b) optikkopalveluja optikkoliiketuotteineen (riippumatta silmälääkäripalveluista). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyyntö koskee (ks. tarkempi selvitys kohdasta 4) silmäsairauksien erikoislääkärikonsultaatiopalveluja alle kuluikäisille ja koululaisille, silmäsairauksien erikoislääkärikonsultaatiopalveluja diabeetikkojen silmänpohjakuvauksissa todettujen retinopatiaepäilyjen jatkotutkimuksia varten, silmäsairauksien erikoislääkärin määräyksen perusteella optikkoliikkeestä hankittavia silmälaseja/piilolaseja silmäsairaudesta johtuvaan heikkonäköisyyteen ja karsastukseen alle 16-vuotiaille lapsille, pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden silmälasien hankintoja, sosiaalitoimen maksusitoumuksilla toimeentulotukena myönnettäviä silmälasihankintoja sekä Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle erityistyölaseja työnäkötarkastuksineen ja optisesti hiottuja suojalaseja. Silmälääkärin palvelua edellytetään järjestettävän noin 45 viikkona vuodessa ja optikkopalvelua optikkoliiketuotteineen noin 50 viikkona vuodessa. Palvelu tulee antaa suomen kielellä. Puhelimitse tehtävät asiakaspalveluyhteydenotot, tilaukset ja reklamaatiot eivät saa ohjautua lisämaksulliseen puhelinpalveluun. Tuottajalla tulee olla riittävät ja asianmukaiset tila-, laite- ja henkilöstöresurssit tarjouspyynnössä pyydettyjen palvelujen tuottamiseen. Jäljempänä mainittavat lukumääräarviot antavat suuntaa tarjouksen tekemisen tueksi, mutta eivät ole sitovia. Tilaaja tosiasiallisesti hankkii palveluja ilmenevän tarpeen mukaisesti. Asiakaskunnasta johtuvista erityissyistä palvelu on järjestettävä Valkeakoskella, kuten jäljempänä tarkemmin määritellään. Tilaaja ei tässä tarjouspyynnössä sitoudu mihinkään suoritettavien hankintojen määriin, mutta tulee kuitenkin hankkimaan tämän tarjouspyynnön perusteella kaikki mainitse- TAI Henkilöstöhallinto PL 20
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 2 (16) 2 Hankintayksiköt 3 Hankintakausi mansa palvelut sopimuskumppanilta. Tilaaja pidättää kuitenkin oikeuden hankkia palvelua muulta toimittajalta erityisestä syystä yksittäistapauksissa. Hankinnassa toteutettava hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on ns. pienhankinta, mihin ei sovelleta hankintalakia. Hankinnasta ilmoittaminen tapahtuu Valkeakosken kaupungin kotisivuilla www.valkeakoski.fi. Valkeakosken kaupungin henkilökunnan näyttöpäätelasien ja optisesti hiottujen suojalasien osalta hankintayksikkö on Valkeakosken kaupungin hallintokeskus, muissa se on Valkeakosken kaupungin sosiaali- ja terveyskeskus. Hankinta koskee ajanjaksoa alkaen (noin) 4.3.2015 ja kestäen 31.5.2016 saakka. Aloittamisaika täsmentyy, kun tarjoukset saadaan käsiteltyä ja lainvoimainen päätös tehtyä, jonka jälkeen sopimus voidaan tehdä. 4 Hankittavan palvelun kuvaus ja sisältö Pyydämme tarjoustanne seuraavasti: 4.1) Lastenneuvolaikäisten ja koululaisten näköseulan edellyttämät silmäsairauksien erikoislääkärin tutkimukset vastaanottokäynteinä. Vuositasolla lastenneuvolaikäisiä 5 10 kpl ja koululaisten silmälääkärikonsultaatioiden määrä on arviolta 60 100 kpl. Ostopalveluun lähetetään lastenneuvola- tai kouluterveydenhoitajan lähetteellä. Asiakas (huoltaja) varaa itse ajan. Näköseulasta lähetetyille lapsille ja koululaisille tehdään aina silmälääkärintarkistus. Selvyyden vuoksi todettakoon Tilaajan tietävän, että lain mukaan optikko voisi tehdä tutkimuksen 8-vuotiaalle ja sitä vanhemmalle henkilölle, jolla ei ole todettuja silmäsairauksia. Tilaaja kuitenkin nimenomaisesti edellyttää tutkimuksien tekijäksi silmäsairauksien erikoislääkäriä. 4.2) Diabeetikkojen silmänpohjakuvauksissa todettujen retinopatiaepäilyjen jatkotutkimuksia silmäsairauksien erikoislääkärin vastaanottokäynteinä. Vuositasolla diabeetikkojen silmänpohjakuvausten jatkotutkimukseen liittyviä erikoislääkärikonsultaatioiden määrä on arviolta noin 40 50 kpl. Tarvittaessa asiakkaalle tulee tehdä lähete jatkohoitoon Tays:n silmäsairauksien yksikköön. Ostopalveluun lähetetään avosairaanhoidosta maksusitoumuksella. Asiakas varaa itse ajan. 4.3) Alle 16-vuotiaiden silmäsairaudesta johtuvan heikkonäköisyyden tai karsastavien lasten ja nuorten lasihankinnat.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 3 (16) Laseja hankitaan vuositasolla arviolta 0 2. Lapsen silmien hoito aloitetaan erikoissairaanhoidossa ja vasta toiset lasit korvaa perusterveydenhuolto. Tilaaja korvaa 10 euron osuuden sangoista. Linsseistä korvataan täysi hinta kevennyksineen ja erikoishiontoineen. Silmälasien sijaan Tilaaja korvaa piilolasit, jos siihen on erityinen peruste. Tuottajan pitää antaa piilolasien sovitus sekä käytönopastus. Piilolasien hoito- ja puhdistusaineet sisältyvät Tilaajan korvauksen piiriin vain piilolasien ensimmäisellä luovutuskerralla. Silmälääkärin tutkimusta Tilaaja ei korvaa. Tilaaja tekee maksusitoumuksen korvauksista tapauskohtaisesti. Silmä- ja piilolasien korvaamisen perusteena on silmälääkärin tutkimukseen perustuva arvio silmä- tai piilolasien tarpeesta ja silmä- tai piilolasimääritys. Karsastuksen ja amblyopian hoitoon tarkoitettujen silmälasien uusimisväli on alle 16-vuotiaille yksilöllisen harkinnan mukaan. Silmälääkärin resepti tulee toimittaa kuntoutustyöryhmälle hakemuksen liitteenä, ennen maksusitoumuksen antamista. Karsastuksen ja amblyopian hoitoon tarkoitettujen silmälasien uusimiset ovat perusterveydenhuollon vastuulla seuraavin perustein: todettu karsastus, jota hoidetaan silmälaseilla todetun amblyopian tai sen ilmeisen riskin hoitoon, kun o visusta ei saada mitattua: ansiometria 2D tai suurempi, hyperooppisemman silmän refraktio +3D tai suurempi, sylinteri +2D tai suurempi o visus saadaan mitattua ja selvä puoliero näöntarkkuudessa refraktiokorjauksella ylläpitohoito, kun amblyopia on hoidon avulla saatu korjattua diagnoosissa mainittava amblyopia-sana Refraktion mukaisia laseja ei korvata, jos visus laseilla tai laseitta on normaali, ikää vastaava (esimerkiksi 2-vuotiaalla 0.5, 3-vuotiaalla 0.6) eikä ilmeistä amblyopian riskiä ole. Silmälaseja ei korvata esimerkiksi myopiassa. 4.4) Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden silmälasien hankinnat. Hankinta käsittää tarvittavan optikon tai silmälääkärin tekemän tutkimuksen, linssit ja sangat sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Linssien kohdalla hyväksytään vakio/perustaso (yleensä ilman erikoiskäsittelyjä, ohennuksia, fototrooppisuutta tms., mutta niitä voidaan tilata silmälääkärin lausunnon perusteella erityisestä syystä). Sankojen kohdalla hyväksytään soveltuvat, enintään 40 euron (ALV 0 %) hintaiset sangat. Joskus kyseeseen voi tulla pelkkä rikkoutuneen silmälasin tai sen osan uusiminen. Silmälaseja hankitaan tarpeen mukaan, kaikkiaan arviolta 1 2 henkilölle vuodessa. Asiakkaat ovat lähinnä ikäihmisiä terveyskeskussairaalassa. Silmälasien hankkimisesta tehdään aina asiakaskohtainen erillinen päätös hoitavassa yksikössä, missä hoitava lääkäri arvioi tarpeen olevan hoidolli-
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 4 (16) sesti merkittävä ja että asiakas hyötyy silmälaseista. Hankintaa varten hoito-osastolta varataan aika asiakkaalle ja sovitaan menettely. Selvyyden vuoksi todettakoon, että asiakas voi aina omalla kustannuksellaan hankkia haluamiaan silmälaseja. 4.5) Tilaajan sosiaalitoimen maksusitoumuksilla toimeentulotukena myönnettävät silmälasihankinnat. Toimeentulotukena myönnettäviä silmälasihankintoja on vuositasolla arviolta 80 100 henkilölle. Hankinta käsittää asiakaskohtaisen maksusitoumuksen mukaisena optikon suorittaman näöntarkastuksen (tarpeen vaatiessa silmäsairauksien erikoislääkärin), peruskehykset, perustasoiset yksi- tai moniteholinssit töineen sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Tilaaja sitoutuu maksamaan Tuottajalle vain hinnaltaan edullisimman ratkaisun, jolla tarvittava voimakkuus ja linssityyppi voidaan toteuttaa. Maksusitoumus tai tilaus ei oikeuta valitsemaan fototrooppisia linssejä eikä linssien lisäkäsittelyä, ohentamista, keventämistä, pintakäsittelyä tms. peruslinssien käyttöominaisuuksia parantavia maksullisia lisätoimenpiteitä. Lisäkäsittelyjä voidaan korvata kuitenkin silloin, jos niihin on silmäsairauksien erikoislääkärin arvioima lääketieteellinen peruste. Sangoista tilaaja sitoutuu maksamaan enintään 40 euroa (ALV 0 %). Tuotteiden ja palvelujen hankintaa varten asiakkaalla tulee olla Valkeakosken kaupungin antama maksusitoumus tai lähete. 4.6) Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle hankittavat erityistyölasit. Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle hankitaan vuositasolla noin 20 erityistyölasit ja 0 1 kpl optisesti hiotut suojalasit. Erityistyölasit Tarjousten perusteella tehtävä hankintapäätös käsittää lasien hankkimiseksi tehtävät työnäöntarkastukset, työt, varastovahvuuksilla olevat linssit ja peruskehykset. Sankojen osalta arvioitu hintaluokka on 40 euroa (ALV 0 %), mutta Tilaaja ratkaisee hankittavista sangoista korvaamansa euromäärän vasta tarjouskilpailun perusteella. Samoin erikoiskäsittelyiden, kuten mm. heijastuksen eston ja kovapinta, korvaamisen Tilaaja ratkaisee vasta tarjouskilpailun perusteella. Tilaaja maksaa myös silmälääkärimaksun, jos optikolla ei asiakkaan perussairauden tai muun syyn vuoksi ole oikeutta määritellä erityistyölasien tarvetta. Erityistyölaseilla tarkoitetaan näyttöpäätetyössä tarvittavia, valtioneuvoston päätökseen 1405/1993 ja näyttöpäätedirektiivin EU 90/270/EEC perustuvia silmälaseja. Työnäkötutkimuksella tarkoitetaan erityistyölasien tarpeen arvioimiseksi tehtävää näkötutkimusta. Työturvallisuuslain (738/2002 15 :n 2 mom) mukaan työnantajan on hankittava ja annettava työntekijän käyttöön apuväline tai muu varuste, silloin kun työn luonne, työolosuhteet tai työn tarkoituksenmukainen suorittami-
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 5 (16) nen sitä edellyttävät ja se on välttämätöntä tapaturman tai sairastumisen vaaran välttämiseksi. Valtioneuvoston näyttöpäätetyöstä antaman päätöksen (1405/1993) mukaan työnantajan tulee järjestää näöntarkastus ja hankkia työntekijälle tarpeen vaatiessa näyttöpäätetyöhön sopivat erityissilmälasit kun merkittävä osa työstä tehdään näyttöpäätettä käyttäen ja kun tavanomaiset silmälasit eivät ole riittävät työpaikan ergonomisten korjaustoimenpiteidenkään jälkeen. Työnantaja päättää, paljonko työnantaja korvaa silmälasien kehyksistä tai linssien erikoiskäsittelyistä (Näyttöpäätetyö, Työsuojeluhallinto 2013). Työterveyshuollon neuvottelukunnan ohjeen "Työterveyshuolto näyttöpäätetyössä" mukaan VNp:n 1405/1993 tarkoittamat erityiset työlasit ovat sellaiset silmälasit, jotka poikkeavat yleiskäyttöön tarkoitetuista silmälaseista tavallisesti voimakkuuden, linssityypin tai linssien poikkeavan asennuksen suhteen. Silmälasit, jotka eivät poikkea yleiskäyttöön tarkoitetuista laseista, eivät ole VNp:n 1405/1993 tarkoittamat erityistyölasit, vaikka niitä käytettäisiin ainoastaan työtehtävissä. Optikon tai silmälääkärin työterveyshuollolle lähettämästä lausunnosta on käytävä ilmi millä tavalla erityistyölasit eroavat yleislaseista. Erityistyölasit ovat yleensä tarpeen vain ikänäköisille työntekijöille, joiden näkemisiin liittyviä ongelmia ei voida ratkaista työpisteessä ergonomian keinoin. Ennen erityistyölasien hankintaa työterveyshuollon tulee selvittää työpisteen ergonomia ja pyrkiä muuttamaan työpiste työntekijälle sopivaksi. Erityistyölasit, kuten muutkin erityisapuvälineet, tulee uusia tarvittaessa näön tai työn asettamien näkövaatimusten muuttuessa. Erityistyölasien tarve tulee arvioida jokaisella uusimiskerralla erikseen. Tilaaja kustantaa näyttöpäätetyötä tekevälle työntekijälleen erityistyölasit, kun työergonomia on saatettu kuntoon, mutta työntekijä ei siitä huolimatta tule työssään toimeen yleislaseillaan. Tilaaja kustantaa työntekijänsä erityistyölasit mikäli optikon tai silmälääkärin lausunnosta selvästi ilmenee, että tavanomaiset yleiskäyttöön tarkoitetut silmälasit eivät ole työhön sopivat ja että työntekijä tarvitsee toiset, erilaiset silmälasit näyttöpäätetyöhön. Erityistyölasit poikkeavat yleislaseista tavallisesti voimakkuudeltaan, linssityypiltään tai linssien asennukseltaan. Työfysioterapeutti tekee tarvittavat mittaukset etäisyyksistä ja laatii lähetteen (mittauslomakkeen) optikolle erityistyölasien tarpeen arvioimiseksi. Työtekijä varaa ajan optikolle ja antaa lähetteen asioidessaan optikolla. Mikäli optikon suorittamassa työnäöntarkastuksessa todetaan selkeä tarve erityistyölaseille, ne tehdään työntekijälle. Epäselvissä tapauksissa optikko päättää erityistyölaseista neuvoteltuaan lähetteen antaneen työfysioterapeutin kanssa. Työntekijä toimittaa työnäkötarkastuksen tiedot työterveyshuoltoon ja optikkoliike huolehtii asiakkaan tutkimuksista. Lasien valmistamisesta asiakaskohtaisine jälkitöineen ja laskuttaa työntekijän työpaikkaa. Samaa menettelyä noudatetaan laseja uusittaessa.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 6 (16) Erityisen tarpeen edellyttäessä (mm. hammashuollossa toimiville henkilöille) voidaan hankintaan lisäksi sisällyttää sivusuojat roiskesuojina, mikäli siten voidaan kohtuullisella luotettavuudella saavuttaa riittävä suojaustaso ja näin menettelemällä ei tarvita varsinaisia optisesti hiottuja suojalaseja. Hankintaa varten työntekijän esimies tekee hankinnasta päätöksen ennen kuin työntekijä varaa ajan optikolle. Selvyyden vuoksi todettakoon, että a) erityistyölasit eivät voi olla työntekijän ensisijaiset käyttölasit, b) työntekijän pääasiallisten käyttölasien tulee olla ajan tasalla ennen kuin tilaaja kustantaa erityistyölasien hankinnan sekä c) Tilaaja kustantaa pääsääntöisesti vain optikon suorittaman tutkimuksen, mutta myös silmälääkärimaksun, jos optikolla ei ole asiakkaan perussairauden tai muun syyn vuoksi oikeutta määritellä erityistyölasien tarvetta. Optisesti hiotut suojalasit Jos silmälaseja käyttävän työntekijän työssä on usein ja säännöllisesti silmälasien rikkoutumisen ja silmien vahingoittumisen riski tai silmiin saattaa roiskua tartuntatautiriskin sisältäviä eritteitä, tekee esimies kirjallisen riskiarvion kyseisestä työstä ja tarvittaessa ohjaa työntekijän työterveyshuollon työfysioterapeutin vastaanotolle. Työfysioterapeutti arvioi tilanteen, tarkistaa työpisteen, tekee työnäkemisen parantamiseksi tarpeelliset ergonomiset järjestelyt ja kirjaa tiedot lähetelomakkeeseen sekä ohjaa työntekijän optikolle erityissuojalasien hankkimista varten. Hankintaa varten työntekijän esimies tekee hankinnasta päätöksen ennen kuin työntekijä varaa ajan optikolle. Hankintapäätös käsittää optisesti hiottujen lasien hankkimiseksi tehtävät näöntarkastukset, työt ja suojalasit sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Tilaaja maksaa myös silmälääkärimaksun, jos optikolla ei asiakkaan perussairauden tai muun syyn vuoksi ole oikeutta määritellä erityistyölasien tarvetta. Työntekijä toimittaa työnäkötarkastuksen tiedot työterveyshuoltoon ja optikkoliike huolehtii asiakkaan tutkimuksista, lasien valmistamisesta asiakaskohtaisine jälkitöineen ja laskuttaa työntekijän työnantajaa (Tilaajaa). Samaa menettelyä noudatetaan uusittaessa suojalaseja. 4.7 Palvelulta ja tarjoajalta edellytettävät vaatimukset Optikkopalvelut ja optikkoliiketuotteet Tuottajalla tulee olla Valkeakoskella vähintään yksi optikkoliike ja siihen tulee päästä julkisilla kulkuvälineillä. Liikkeen aukioloaika tulee olla ma pe noin klo 10 17. Toimitiloihin tulee olla liikuntarajoitteisille esteetön kulku (vähäinen este voidaan hyväksyä, jos paikalla henkilökuntaa joka voi auttaa asiakkaan liikkeeseen/ulos) ja enintään 150 metrin etäisyys invapysäköintiä varten.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 7 (16) Silmälasien linssien ja piilolinssien on oltava tunnettuja kestäviä ja laadukkaita vakiotuotteita. Kehyksien mallistossa on sopimushintaluokkien sisällä oltava eri-ikäisille ja eri sukupuolta oleville kohtuulliset valikoimat kestäviä ja laadukkaita vakiotuotteita nähtävissä liikkeessä. Tällä tarkoitetaan lasten malliston olevan noin 10 20 lasten sankamallia ja vähintään 40 aikuisten sankamallia. Silmälaseille edellytetään 2 vuoden takuuta ja elinikäistä huoltotakuuta (ei koske normaalin käytön kulumia), mikä tarkoittaa mm. sankojen taivutusta ja ruuvien kiristystä jne. Takuuaikainen huolto tulee tapahtua tuotteen käyttötarpeeseen nähden kohtuullisessa ajassa. Optikolle (näöntutkimus, piilolasisovitus, työnäkötutkimus ja heikkonäköisten palvelut) pääsy, ajanvarauksesta vastaanotolle, saa enintään kestää yhden viikon, kuitenkin kesällä 1. kesäkuuta 15. elokuuta välisenä aikana enintään kolme viikkoa. Optikkopalvelun tulee lisäksi sisältää silmälasien säätelyn, sovittamisen sekä toimivuuden asiakkaalle, piilolasien kaikkinaisen sovituksen asiakkaalle mahdollisine kokeilupiilolaseineen, asiakkaan informaation vastaanotto- ja omaksumiskykyyn suhteutettuna riittävä käytön ja hoidon ohjeistamisen. Silmälasien toimitusaika tilauksesta saa tavanomaisien linssien kohdalla kestää enintään 2 viikkoa ja erikoislinssien kohdalla enintään 4 viikkoa. Vähintään yhdeltä kokoaikaisessa työssä olevalta optikolta edellytetään lisäkoulutus toimimaan työterveyshuollon työnäkemisen asiantuntijana. Silmäsairauksien erikoislääkärinpalvelut Näöntarkastus Tuottajalla tulee olla Valkeakoskella vähintään yksi vastaanottotila ja se voi olla mm. optikkoliikkeen yhteydessä. Tilaan tulee päästä julkisilla kulkuvälineillä. Vastaanottoja tulee olla saatavissa ma pe noin klo 10 17. Tiloihin tulee olla liikuntarajoitteisille esteetön kulku (vähäinen este voidaan hyväksyä, jos paikalla henkilökuntaa joka voi auttaa asiakkaan liikkeeseen/ulos) ja enintään 150 metrin etäisyys invapysäköintiä varten. Silmäsairauksien erikoislääkärille pääsy, ajanvarauksesta vastaanotolle, saa enintään kestää neljä viikkoa, kuitenkin kesällä 1. kesäkuuta 15. elokuuta välisenä aikana enintään kuusi viikkoa. Erityistyölaseja/näyttöpäätelaseja hankittaessa työnäkemisen asiantuntijakoulutuksen saanut optikko suorittaa työnäöntutkimuksen sekä tarvittaessa silmänpaineen mittauksen. Muille tehdään tavanomainen optikon suorittama näöntutkimus, mikäli riittävät tiedot eivät jo ole mahdollisessa silmälääkärin tutkimuksessa kirjattu. Tarpeen vaatiessa optikko ohjaa asiakkaan tässä tarjouskilpailussa Tilaajan sopimuskumppaniksi tulleelle silmäsairauksien erikoislääkärille.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 8 (16) Hinnoista Silmäsairauksien erikoislääkäri tutkii koululaisten näköseulasta kouluterveydenhoitajan lähettämät oppilaat, tilaajan tässä tarjouspyynnössä selvittämät muut asiakkaat maksusitoumuksilla, kuin myös muut tässä tarjouspyynnössä tarkoitetut optikon silmälääkärille lähettämät asiakkaat. Muiden kuin takuukorjauksien osalta ilmoitetaan tarjouslomakkeella korjaustyön hinta. Korjausta vaativan kehyksen varaosien ja työn kokonaishinta ei saa ylittää tarjouspyynnössä mainittuja uuden kehystuotteen enimmäishintoja. Tilaaja suorittaa maksun laskun perusteella, kun se on asiakkaalle annetun maksusitoumukseen mukainen. Tilaaja suorittaa maksun enintään tarjouspyynnössä mainittujen enimmäissummien mukaisina (mm. kehykset) ja enintään tarjouspyynnön mukaisille linsseille (lisäkäsittely vain jos perusteena lääkärin määräys). Tilaaja sallii sen, että asiakas omalla kustannuksellaan hankkii sopimuksesta poikkeavia tuotteita suorittaen hinnan erotuksen. Tällöin Tilaajalle toimitettavasta laskusta tulee ilmetä millä hinnalla tarjouspyynnön mukainen vastaava tuote olisi ollut tarjota asiakkaalle ja Tuottaja voi laskuttaa Tilaajalta enintään sen hinnan. Erityistyölasien linssien hintaan voidaan sisällyttää kova ja heijastamaton pinnoite sekä tarpeelliseksi katsottaessa lisäksi yksinkertainen 1,50 ohennus. Kyseeseen tulee asiakaskohtaisen arvion perusteella joko 1-teholasit, syväterävät taikka toimistomoniteholasit. Peruslinsseillä (varastolinsseillä) tarkoitetaan ison valmistajan valikoimaa (+/-6, cyl 2). Jos kyseessä on erityisen suuri linssivoimakkuus (+/-5) voimakkaampi sovitaan ohennus tai materiaali erikseen. (Tai alennus normaalihintaisista.) Optisesti hiotuissa suojalaseissa sovitaan menettely erikseen, mutta kyseeseen tulee asiakaskohtaisen arvion perusteella joko 1-teholasit tai monitehot. Tuotteiden ja palvelujen hankintaa varten asiakkaalla tulee olla Valkeakosken kaupungin antama maksusitoumus tai lähete. Kaupunki sitoutuu maksamaan toimittajalle vain hinnaltaan edullisimman ratkaisun, jolla tarvittava voimakkuus ja linssityyppi voidaan toimittaa. Maksusitoumus tai tilaus ei oikeuta tekemään linssien lisäkäsittelyä, ohentamista, keventämistä, pintakäsittelyä tms. käsittelyä, jolla voidaan parantaa peruslinssien käyttöominaisuuksia. Mahdolliset lisäkäsittelyt korvataan vain lääketieteellisin perustein silmälääkärin määrääminä.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 9 (16) Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden, toimeentulotukiasiakkaiden ja henkilökunnan silmälasikehyksistä Tilaaja arvioi sitoutuvansa maksamaan enintään 40 euroa/kpl (sisältäen arvonlisäveron), joten tarjousta jättäessään optikkoliiketuotteita tarjoava Tuottaja sitoutuu pitämään kohtuullisen määrän näitä tuotteita valittavissa. Silmäsairaudesta johtuvien karsastavien ja heikkonäköisten lasten silmälasikehyksistä vastaava enimmäiskorvaus päätetään tapauskohtaisesti. Silmälasikehyksistä kaupunki sitoutuu maksamaan työntekijöidensä erityistyölasien osalta enintään tarjousten käsittelyvaiheessa määriteltävän euromäärän/ kpl. 5 Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset palvelun tuottamiseen. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoajan on toimitettava/ pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi todistuksia. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla 2 kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. (HUOM: Tarjouksen liitteeksi edellytetyt todistukset/selvitykset ilmenevät liitteestä Tarjouslomake. Tarjouspyynnön liitteeksi ei pidä oheistaa muuta aineistoa, jota ei pyydetä ja joka ei välittömästi liity kilpailutukseen.) Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai muuhun vastaavaan ammatti- tai elinkeinorekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Ennakkoperintärekisterin tulee olla voimassa maksupäivänä. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja lakisääteisten vakuutusmaksujen (työeläke- ja tapaturmavakuutusmaksujen) maksamisesta. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva potilasvahinkovakuutus ja riittävä toiminnan vastuuvakuutus, joka kattaa tässä hankinnassa tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Tarjoaja vakuuttaa, että tilaajavastuulain edellyttämät soveltuvuutta koskevat ehdot täyttyvät. Tarjoaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan tilinpäätöstiedot edelliseltä tilikaudelta tai uuden yrityksen kohdalla antamaan selvityksen tilaajan hyväksymällä tavalla. Tarjoajan luottotietojen tulee olla häiriöttömät. Hankintayksikkö voi kuitenkin hyväksyä tarjoajan, mikäli sen luottotiedoissa oleva häiriömerkintä on vähäinen. Tarjoaja sitoutuu
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 10 (16) pyydettäessä toimittamaan luottotietolaitoksen (Suomen Asiakastieto Oy tai D&B Finland) lausunnon. Tarjoajalla tulee olla yksityisestä terveydenhuollosta annetun lain 4 :n mukainen lupa palvelujen antamiseen ja 5 :n mukaisesti hyväksytty vastaava johtaja, mikäli lainsäädäntö niin edellyttää. 6 Hankinnan muut ehdot 6.1 Alihankkijoiden käyttö Tarjouksessa on yksilöitävä palveluntuottajan käyttämät alihankkijat. Kunkin alihankkijan suorittamat osuudet ja työt on selvästi ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Sopimuskumppanina tilaajalle toimii vain tarjouksen jättänyt taho. Palveluntuottajan käyttämien alihankkijoiden tai vuokraamiensa työntekijöiden tulee täyttää pätevyyttä, ammattitaitoa ja kokemusta koskevat edellä kuvatut vähimmäisvaatimukset. Mahdollisia alihankkijoita ei voida sopimuskauden aikana vaihtaa ilman hankintayksikön lupaa. Mikäli sopimusaikana ilmenee tarvetta vaihtaa alihankkijoita, on vaihtoehtoisen alihankkijan oltava osaamiseltaan ja palvelukyvyltään alkuperäistä vastaava. Hankintayksikkö ei voi estää alihankkijan vaihtamista mikäli edellä mainittu ehto täyttyy ja hinnoittelu pysyy alkuperäisenä. 6.2 Vaitiolovelvollisuus ja korvausvelvollisuus sekä ammattieettiset velvollisuudet Tuottaja sitoutuu toimimaan voimassa olevien lakien ja kulloinkin voimassa olevien viranomaismääräysten mukaisesti sekä noudattamaan terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattieettisiä velvollisuuksia. Tuottajaa sitoo terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain, julkisuuslain, potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain ja muidenkin lakien mukainen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Toiminnassa mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen osalta sovelletaan potilasvahinkolakia. 6.3 Palvelun laadun seuranta ja reklamaatiot Tuottaja vastaa siitä, että palvelu on laadultaan ajantasaista ja kilpailukykyistä. Tuottaja huolehtii siitä, että palvelu toteutetaan kaikilta osin sitä ohjaavaa lainsäädäntöä noudattaen ja että palvelu on tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaista koko sopimuskauden ajan. Sopimuskauden aikana ilmenevät puutteet sovitusta tasosta tulee korjata välittömästi. Mahdolliset reklamaatiot Tuottajan toiminnasta käsitellään ja ratkaistaan yhteistyössä Tuottajan ja Tilaajan kesken.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 11 (16) Tuottaja vastaa työntekijänsä antamasta hoidosta suoraan potilaalle ja vastaa mahdollisista hoidon aikana sattuneista potilasvahingoista ja hoidon laatuun liittyvistä reklamaatioista ja avustaa potilasta potilasvahinkotapauksissa. Tuottajan edellytetään tavoittelevan toiminnassaan edistyksellisyyttä omassa osaamisessaan ja apuna käytettävissä laitteissa, korkeaa ammattietiikkaa sekä kokonaisvaltaisesti hyvää asiakaspalvelua ja kehittää niitä aktiivisin tavoin (voi sisältää mm. täydennyskoulutuksia, asiakaspalautejärjestelmiä ja laadunvarmistusohjelmia). 6.4 Ekologisuuden ja kestävän kehityksen näkökulmat Tuottaja vastaa siitä, että ottaa huomioon omassa toiminnassaan ympäristönäkökulmat. Optikkoliikkeen tulee ottaa vastaan asiakkaan käytetyt ja tarpeettomaksi tulleet silmälasit ja Tuottaja huolehtii niiden tarkoituksenmukaisen kierrättämisen (mm Vision For All, Lionsien silmälasien kierrätys, Suomen World Vision). Optikkoliike huolehtii omassa toiminnassaan ja hankinnoissaan siitä, että ekologisuutta ja kestävän kehityksen mukaisia periaatteita huomioidaan (mm. toimintaprosessissa huolehditaan yksittäisen asiakkaan eri käyntien yhdistämistä mahdollisuuksien mukaisella tavalla hoidettavaksi vähillä käyntikerroilla, ei-allergisoivien kehysten tarjoaminen sekä silmälasien linssien valmistuksessa veden käyttöön liittyvät kysymykset). 6.4 Sosiaalisen vastuun näkökulmat Optikkoliike vastaa siitä, että toimitettavat tuotteet, käsittäen niiden jalostamisen vaiheet, ovat peräisin sosiaalisesti vastuullisista alkuperistä. Tämä tarkoittaa tuotantoketjussa ihmisoikeuksien noudattamista (mm. ILO:n yleissopimukset, YK:n lasten oikeuksien sopimukset) sekä työelämän perusoikeuksien noudattamista (mm. vähimmäispalkka, työajat, tuotantomaan lainsäädännön noudattaminen, yleiset ympäristö-, terveys- ja turvallisuusvaatimukset). Tilaaja lisäksi toivoo Tuottajan voivan mahdollisuuksien mukaan tarjota esimerkiksi nuorelle työntekijälle kesätyöpaikan. Muuta työllistämistä edistämään voi yritys myös selvittää mahdollisuuksia saada työttömän työnhakijan palkkaukseen tukea Työ- ja elinkeinotoimistosta haettavan palkkatuen kautta. Työttömiä varten on myös käytössä alle 30-vuotiaille Sanssi-kortti ja yli 30-vuotiaille Duuni-kortti. 7 Hinnoitteluperusteet ja kaupalliset ehdot 7.1 Hinnat Hinnat tulee ilmoittaa liitteellä 1. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina nettohintoina. Muulla tavalla ilmoitettuja hintoja ei oteta huomioon. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelusta veloitettavat kustannukset kuten verot ja maksut, eläke- ja sosiaaliturvamaksut. Erillisiä laskutus-, toimitus- tai muita lisiä ei hyväksytä. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa koko sopimuskauden.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 12 (16) 7.2 Laskutus Mikäli viranomaisten määräämien palveluntuottajan suoritettavaksi tulevien välittömästi hankintahintaan kohdistuvien julkisten verojen ja maksujen suuruus ja kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, palveluiden hinnat muuttuvat vastaavasti. Sopimuksen solmimisen jälkeen sopimuskautena Tuottaja voi laskuttaa Tilaajaa ainoastaan enintään sopimushinnoilla. Erikseen merkitään, että mikäli sopimuskauden aikana Tuottajalla on kaikille asiakkailleen tarjoama kampanjahinta, jossa hinnat ovat Tilaajan ja Tuottajan välistä sopimusta alemmat, voi Tuottaja laskuttaa kampanjan aikana tilatuista laseista enintään halvimman hinnan mukaisesti. Tuottaja laskuttaa palvelut ja tuotteet kuukausittain jälkikäteen. 7.3 Maksuehto ja viivästyskorko Maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain (633/1982) mukainen. 8 Hankinnan muut ehdot Sopimuksen piiriin valittujen Tuottajien tulee aloittaa hyväksytyn tarjouksen mukainen toiminta sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen maaliskuussa 2015, mikäli sille ei palvelun tilaajan taholta ole sopimus- tai muita esteitä. Tuottaja ei ole työ- tai virkasuhteessa Tilaajaan. Sopimusaikana voidaan neuvotella muutoksista, jotka oleellisesti vaikuttavat sopimuksen alkuperäiseen sisältöön, jos muutokset johtuvat viranomaisten määräysten muuttumisesta tai ennalta arvaamattomista tekijöistä. Sopimusehtoja voidaan myöhemmin täsmentää kirjallisilla asiakirjoilla edellyttäen, että ne eivät ole ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä mainittujen hankinnan ehtojen kanssa. Siltä osin kun hankinnan ehtoja ei ole määritelty tässä tarjouspyynnössä hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (palvelutoiminnan osalta JYSE 2014 Palvelut ja tavaroiden osalta JYSE 2014 Tavarat). 9 Tarjous Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin tarjoajan kelpoisuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja ehtoja. Valkeakosken kaupungilla on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja sitoutuu kaikkiin esitettyihin vaatimuksiin ja ehtoihin. Tarjous ja siihen liittyvät liitteet tulevat olemaan osa palveluntuottajan kanssa tehtävää sopimusta. Tarjoukseen tulee sisällyttää seuraavat asiat ja liitteet, joiden päiväys saa olla enintään 2 kk tarjouksen päiväyksestä:
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 13 (16) Kaupparekisteriote tai muu vastaava selvitys vastaavaan rekisteriin kuulumisesta ja verohallinnon antama todistus muihin rekistereihin kuulumisesta. (YTJ-tuloste riittää; Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmä.) Mikäli ei kuulu johonkin em. rekisteriin, tulee itse laadittu selvitys liittää rekistereihin kuulumattomuudesta. Verohallinnon todistus verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta (YTJ:n kautta tehty verovelkarekisterin tuloste riittää, jos ei ole verovelkaa) sekä eläkevakuutusyhtiön tai työeläkekassan antama todistus eläkevakuutuksen voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. Mikäli em. suorituksissa on velkaa (mm. verovelkaa), tarvitaan ao. velasta todistus ja maksusuunnitelma. Itse laadittu selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Vakuutusyhtiön todistus voimassaolevasta potilasvakuutuksesta. Vakuutusyhtiön todistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta. Itse laadittu selvitys Tuottajan käyttämistä alihankkijoista, jos niitä käyttää, mutta selvitystä ei tarvita, jollei käytä alihankintaa. Mielellään toimiluvan kopio. Tiivis kuvaus tila-, laite- ja henkilöstöresursseista (käsittäen selvityksen palvelutuotantoon osallistuvan henkilöstön koulutuksesta ja ammattipätevyydestä) Huolella täytetty Tilaajan laatima tarjouslomake hintatiedoin ja allekirjoituksin. Muut erikseen tarjouspyynnössä pyydetyt todistukset, selvitykset tms. Tarjouksen on oltava voimassa 15.6.2015 saakka. Tarjous on laadittava suomen kielellä. Osatarjouksia ei huomioida muulla tavalla esitettynä, kuin tässä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. 10 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten vertailu ja arviointi tehdään seuraavasti: - tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen, - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, - tarjousten vertailu. 10.1 Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen ja tarjoajan poissulkeminen Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain (vrt. L julkisista hankinnoista 348/30.3.2007) 71 todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 10.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja siinä esitettyjä vaatimuksia, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 14 (16) 10.3 Tarjousten vertailu ja valintaperusteet Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuhinta arvioidaan seuraavan hintakorin perusteella: Silmälääkäripalvelut Hintojen vertailua varten lasketaan hankittavalle palvelulle hintakorin arvo siten, että 33 % painoarvo on DM-jatkotutkimuksilla, 60 % tulee alle kouluikäisten ja koululaisten näköseulasta lähetettyjen tutkimuksista ja 7 % toimeentulotukiasiakkaiden tutkimuksista. Esimerkki: Tuottaja tarjoaa palvelua siten, että kaikki muut tutkimukset on hinnoiteltu 50 euron hintaisiksi, paitsi koululaisten näköseulasta kouluterveydenhoitajan lähetteellä tulevat 40 euron hintaisiksi. Hintakorin arvo on tässä esimerkissä seuraava: 33 % x 50 + 60 % x 40 + 7 % x 50 = 44,10. Optikkopalvelut optikkoliiketuotteineen Hintojen vertailua varten lasketaan hankittavalle palvelulle hintakorin arvo siten, että 45 % painoarvo on toimeentulotuella hankittavien 1-tehoperussilmälaseilla näöntutkimuksineen töineen perussangoilla, 30 % painoarvo on toimeentulotuella hankittavien moniteholinsseillä joissa on perussangat käsittäen näöntutkimukset ja työt, 10 % painoarvo henkilökunnan erityistyölasihankinnoista syväterävällä linssillä kovapinnoitteella ja heijastuksenestolla työnäöntutkimuksineen sekä töineen perussangoilla, 6 % painoarvo on henkilökunnan erityistyölasihankinnoista toimistomoniteholinsseillä kovapinnoitteella ja heijastuksenestolla työnäöntutkimuksineen sekä töineen perussangoilla ja 4 % painoarvo on henkilökunnan erityistyölasihankinnoista yksiteholinsseillä kovapinnoitteella ja heijastuksenestolla työnäöntutkimuksineen sekä töineen perussangoilla. Esimerkki: Tuottaja tarjoaa palvelua siten, että näöntutkimus ja työnäöntutkimus kuuluvat aina hintaan ja samoin perussangat ja työt. 1-teholinssit tarjotaan hintaan 65 euroa ja moniteholinssit hintaan 100 euroa, syväterävät työnäkölasit kovapinta&heijastuksenestokäsittelyin hintaan150 euroa, toimistomoniteholinsssit kovapinta&heijastuksenestokäsittelyin hintaan 140 euroa ja 1-tehotyönäkölasit kovapinta&heijastuksenestokäsittelyin hintaan 85 euroa. Hintakorin arvo on tässä esimerkissä seuraava: 45 % x 65 + 30 % x 100 + 10 % x 150 + 6 % x 140 + 4 % x 85 = 86,05. 11 Hankintapäätös ja sopimuksen syntyminen Hankinnasta päättää sosiaali- ja terveysjohtaja, paitsi henkilökunnalle hankittavien lasien osalta päätöksen tekee henkilöstöpäällikkö. Palvelun ostajaa ja tarjoajaa sitova tämän tarjouspyynnön mukainen palvelun tuottamista koskeva sopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 15 (16) Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä (tuolloin mahdollisesti kesken olevat kuitenkin loppuun vieden). 12 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 13 Asiakirjojen julkisuus 14 Muut ehdot 1. Hankintasopimus. 2. Tarjouspyyntö. 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE 2014 PALVELUT (version päiväys heinäkuu 2014) sekä Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa JYSE 2014 TAVARAT (version päiväys heinäkuu 2014). 4. Tarjous liitteineen. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan julkisuuslakia (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/21.5.1999). Tarjouskilpailuun viranomaisille toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisilla, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisilla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Valkeakosken kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Hinnat eivät kuulu liikesalaisuuksien piiriin. Valkeakosken kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Valkeakosken kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 15 Tarjouksen toimittaminen Suomenkielinen allekirjoitettu tarjous liitteineen on toimitettava viimeistään ke 11.2.2015 klo 15.00 suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki Kirjaamo (kaupungintalo) PL 20 37601 Valkeakoski Tarjouskuoreen ja tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: Tarjous: Näönhuoltopalvelut
Valkeakosken kaupunki Tarjouspyyntö 16 (16) Tarjouksen toimittaminen annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjousta ei voi toimittaa sähköpostilla. 16 Henkilökunta-alennus Halutessanne voitte tarjota Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle sopimusalennusta tämän tarjouspyynnön mukaisen hankintakauden ajaksi. Antakaa se yhden sivun erillisellä vapaamuotoisella liitteellä. Henkilökunta voi osoittaa palvelussuhteensa esittämällä voimassa olevan henkilökuntakortin. Kaupunki on paikkakunnan suurin työnantaja, henkilökuntaa on noin 1 200. Tämä mahdollinen sopimusalennus ei vaikuta tarjouskilpailuun. Henkilökuntaalennustarjouksenne pyydetään sulkemaan tarjouskuoren sisälle pantavaan erilliseen kuoreen (avataan vasta kun tarjousten vertailu on tehty). Valkeakoski 26.1.2015 Leena Niittymäki sosiaali- ja terveysjohtaja Liitteet Sopimusluonnos (Liite 1) Tarjouslomake (Liite 2) JYSE 2014 Palvelut (ei oheistettu, noudettavissa kaupungin palvelimelta) JYSE 2014 Tavarat (ei oheistettu, noudettavissa kaupungin palvelimelta) JYSE-sopimusehdot noudettavissa mm. Valkeakosken kaupungin internetistä osoitteesta http://www.valkeakoski.fi/portal/suomi/kuntainfo_ja_hallinto/tarjouspyynnot/?bid=10447&area=81.
Sopimusliite 1 (6) (tarjouspyynnön liite 1) Hallintokeskus/henkilöstöhallinto 26.1.2015 LUONNOS Sopimus Tuottajan ja Valkeakosken kaupungin välillä koskien silmälääkäripalveluja / optikkopalveluja optikkoliiketuotteineen 1. Sopijaosapuolet TUOTTAJA: TILAAJA: Valkeakosken kaupunki (0157568-2) sosiaali- ja terveyskeskus / hallintokeskus; henkilöstöhallinto PL 20 37600 Valkeakoski. 2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Tällä sopimuksella sovitaan Tilaajan ja Tuottajan kanssa seuraavista: [ ] Silmäsairauksien erikoislääkärin konsultaatiopalveluja - alle kouluikäisille ja koululaisille (näköseulasta), sekä - alle 16-vuotiaille lapsille, kun kyse on hankittavista silmälaseista/piilolaseista silmäsairaudesta johtuvaan heikkonäköisyyteen ja karsastukseen, sekä - pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden silmälasien hankintoihin, tarvittaessa, sekä - sosiaalitoimen maksusitoumuksilla toimeentulotukena myönnettäviä silmälasihankintoja varten, tarvittaessa, sekä - koskien Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle erityistyölaseja, tarvittaessa. [ ] Optikon palveluja ja optikkoliikkeen tuotteita - alle 16-vuotiaille lapsille hankittavia silmälaseja/piilolaseja silmäsairaudesta johtuvaan heikkonäköisyyteen ja karsastukseen, sekä - pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden silmälasien hankintoihin, sekä - sosiaalitoimen maksusitoumuksilla toimeentulotukena myönnettäviä silmälasihankintoja, sekä - Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle erityistyölaseja työnäkötarkastuksineen ja optisesti hiottuja suojalaseja. Tämän hankintasopimuksen tarkoituksena on sopia ehdoista, joiden mukaisesti Tuottaja tarjoaa Tilaajan silmälääkäripalveluja tai optikkopalveluja optikkoliiketuotteineen tarjouspyynnön mukaisesti. Sopimus perustuu kilpailutuksen pohjalta tehtyyn hankintapäätökseen. Asiakkaan oikeus hankintaan osoitetaan Tilaajan kulloinkin antamalla maksusitoumuksella. 3. Sopimuksen laajuus ja laatu Sopimus käsittää seuraavaa: a) Alle kouluikäisten ja koululaisten näköseulan edellyttämät silmäsairauksien erikoislääkärin tutkimukset vastaanottokäynteinä.
Sopimusliite 2 (6) (tarjouspyynnön liite 1) Hallintokeskus/henkilöstöhallinto 26.1.2015 LUONNOS Ostopalveluun lähetetään lastenneuvola- tai kouluterveydenhoitajan lähetteellä. Asiakas (huoltaja) varaa itse ajan. b) Alle 16-vuotiaiden silmäsairaudesta johtuvan heikkonäköisyyden tai karsastavien lasten ja nuorten lasihankinnat. Lapsen silmien hoito aloitetaan erikoissairaanhoidossa ja vasta toiset lasit korvaa perusterveydenhuolto. Tilaaja korvaa erikseen sovittavan määrän sangoista. Linsseistä korvataan täysi hinta kevennyksineen ja erikoishiontoineen. Silmälasien sijaan Tilaaja korvaa piilolasit, jos siihen on erityinen peruste ja Tuottajan pitää antaa piilolasien sovitus sekä käytönopastus. Piilolasien hoito- ja puhdistusaineet sisältyvät Tilaajan korvauksen piiriin vain piilolasien ensimmäisellä luovutuskerralla. Silmälääkärin tutkimusta Tilaaja ei korvaa. Tilaaja tekee maksusitoumuksen korvauksista tapauskohtaisesti. Silmä- ja piilolasien korvaamisen perusteena on silmälääkärin tutkimukseen perustuva arvio silmä- tai piilolasien tarpeesta ja silmä- tai piilolasimääritys. Karsastuksen ja amblyopian hoitoon tarkoitettujen silmälasien uusimisväli on alle 16- vuotiaille yksilöllisen harkinnan mukaan. Silmälääkärin resepti tulee toimittaa kuntoutustyöryhmälle hakemuksen liitteenä, ennen maksusitoumuksen antamista. Karsastuksen ja amblyopian hoitoon tarkoitettujen silmälasien uusimiset ovat perusterveydenhuollon vastuulla seuraavin perustein: todettu karsastus, jota hoidetaan silmälaseilla todetun amblyopian tai sen ilmeisen riskin hoitoon, kun o visusta ei saada mitattua: ansiometria 2D tai suurempi, hyperooppisemman silmän refraktio +3D tai suurempi, sylinteri +2D tai suurempi o visus saadaan mitattua ja selvä puoliero näöntarkkuudessa refraktiokorjauksella ylläpitohoito, kun amblyopia on hoidon avulla saatu korjattua diagnoosissa mainittava amblyopia-sana. Refraktion mukaisia laseja ei korvata, jos visus laseilla tai laseitta on normaali, ikää vastaava (esimerkiksi 2-vuotiaalla 0.5, 3-vuotiaalla 0.6) eikä ilmeistä amblyopian riskiä ole. Silmälaseja ei korvata esimerkiksi myopiassa. c) Pitkäaikaisen laitoshoidon asiakkaiden silmälasien hankinnat käsittäen tarvittavan optikon tai silmälääkärin tekemän tutkimuksen, linssit ja sangat sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Linssien kohdalla hyväksytään vakio/perustaso (ilman erikoiskäsittelyjä, ohennuksia, fototrooppisuutta tms.). Sankojen kohdalla hyväksytään soveltuvat, enintään 40 euron hintaiset sangat. Joskus kyseeseen voi tulla pelkkä rikkoutuneen silmälasin tai sen osan uusiminen. Hankintaa varten hoito-osastolta varataan aika asiakkaalle ja sovitaan menettely. Selvyyden vuoksi todettakoon, että asiakas voi aina omalla kustannuksellaan hankkia haluamiaan silmälaseja. d) Tilaajan sosiaalitoimen maksusitoumuksilla toimeentulotukena myönnettävä silmälasihankinta käsittää optikon suorittaman näöntutkimuksen (tarvittaessa silmätautien erikoislääkärin), sangat ja linssit töineen sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Tilaaja sitoutuu maksamaan Tuottajalle vain hinnaltaan edullisimman ratkaisun, jolla tarvittava voimakkuus ja linssityyppi voidaan toteuttaa. Maksusitoumus tai tilaus ei oikeuta valitsemaan fototrooppisia linssejä eikä linssien lisäkäsittelyä, ohentamista, keventämistä, pintakäsittelyä tms. peruslinssien käyttöominaisuuksia parantavia maksullisia lisätoimenpiteitä. Lisäkäsittelyjä voidaan korvata kuitenkin silloin, jos niihin on silmäsairauksien erikoislääkä-
Sopimusliite 3 (6) (tarjouspyynnön liite 1) Hallintokeskus/henkilöstöhallinto 26.1.2015 LUONNOS rin arvioima lääketieteellinen peruste. Sangoista tilaaja sitoutuu maksamaan enintään 40 / kpl (sis. alv). Maksusitoumusta varten tarvitaan laskelma valituista linsseistä ja sangoista ja siihen merkintä onko kyse edullisimmasta ratkaisusta, jolla tarvittava voimakkuus ja linssityyppi voidaan toteuttaa. Jos kyse ei ole edullisimmasta ratkaisusta, tulee lisäksi ilmoittaa mikä on edullisimman vaihtoehdon hinta. Tuotteiden ja palvelujen hankintaa varten asiakkaalla tulee olla Valkeakosken kaupungin antama maksusitoumus tai lähete. e) Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle hankittavat erityistyölasit Työnantajan on hankittava ja annettava työntekijän käyttöön apuväline tai muu varuste, silloin kun työn luonne, työolosuhteet tai työn tarkoituksen-mukainen suorittaminen sitä edellyttävät ja se on välttämätöntä tapaturman tai sairastumisen vaaran välttämiseksi (TyöturvallisuusL 738/2002 15 2.mom.). Kun merkittävä osa työstä tehdään näyttöpäätettä käyttäen, tulee työnantajan järjestää näöntarkastus ja hankkia työntekijälle tarpeen vaatiessa näyttöpäätetyöhön sopivat erityissilmälasit milloin tavanomaiset silmälasit eivät ole riittävät työpaikan ergonomisten korjaustoimenpiteidenkään jälkeen (Valtioneuvoston päätös näyttöpäätetyöstä 1405/1993). Työpaikkakohtaisesti päätetään paljonko työnantaja silmälasien kehyksistä tai linssien erikoiskäsittelyistä korvaa (Näyttöpäätetyö, Työsuojeluhallinto 2013). Erityistyölasit tulee uusia tarvittaessa näön tai työn asettamien näkövaatimusten muuttuessa. Erityistyölasien tarve tulee arvioida jokaisella uusimiskerralla erikseen. Työnantaja korvaa näyttöpäätetyötä tekevälle työntekijälle erityistyölasit silloin, kun ensin työergonomia on saatettu kuntoon, mutta työntekijä ei siitä huolimatta tule työssään toimeen yleislaseillaan. Työnantaja korvaa erityistyölasit mikäli optikon tai silmälääkärin lausunnosta selvästi ilmenee, että tavanomaiset yleiskäyttöön tarkoitetut silmälasit eivät ole työhön sopivat ja että työntekijä tarvitsee toiset, erilaiset silmälasit erityistyöhön. Erityistyölasit poikkeavat yleislaseista tavallisesti voimakkuudeltaan, linssityypiltään tai linssien asennukseltaan. Työfysioterapeutti tekee tarvittavat mittaukset etäisyyksistä ja laatii lähetteen (mittauslomakkeen) optikolle erityistyölasien tarpeen arvioimiseksi. Työtekijä varaa ajan optikolle ja antaa lähetteen asioidessaan optikolla. Mikäli optikon suorittamassa työnäöntarkastuksessa todetaan selkeä tarve erityistyölaseille, ne tehdään työntekijälle. Epäselvissä tapauksissa optikko päättää erityistyölaseista neuvoteltuaan lähetteen antaneen työfysioterapeutin kanssa. Työntekijä toimittaa työnäkötarkastuksen tiedot työterveyshuoltoon Työntekijä toimittaa työnäkötarkastuksen tiedot työterveyshuoltoon ja optikkoliike huolehtii asiakkaan tutkimuksista, lasien valmistamisesta asiakaskohtaisine jälkitöineen ja laskuttaa työntekijän työpaikkaa. Samaa menettelyä noudatetaan laseja uusittaessa. Hankintapäätös käsittää näyttöpäätelasien hankkimiseksi tehtävät näöntarkastukset, varastovahvuuksilla olevat linssit, peruskehykset, heijastuksen estokäsittelyn ja kovapinnan sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Erityisen tarpeen edellyttäessä (mm. hammashuollossa toimiville henkilöille) voidaan hankintaan lisäksi sisällyttää sivusuojat roiskesuojina, mikäli siten voidaan kohtuullisella luotettavuudella saavuttaa riittävä suojaustaso ja näin menettelemällä ei tarvita varsinaisia optisesti hiottuja suojalaseja. Hankintaa varten työntekijän esimies tekee hankinnasta päätöksen ennen kuin työntekijä varaa ajan optikolle. Selvyyden vuoksi todettakoon, että a) erityistyölasit eivät voi olla työntekijän ensisijaiset käyttölasit ja että b) työntekijän pääasiallisten käyttölasien tulee olla ajan tasalla ennen kuin työnantaja korvaa erityistyölasihankinnan sekä c) Tilaaja korvaa vain optikon suorittaman tutkimuksen, mutta lisäksi silmä-
Sopimusliite 4 (6) (tarjouspyynnön liite 1) Hallintokeskus/henkilöstöhallinto 26.1.2015 LUONNOS lääkärimaksun, jos optikolla ei ole perussairauden tai muun syyn vuoksi oikeutta määritellä erityistyölasien tarvetta. f) Valkeakosken kaupungin henkilökunnalle hankittavat optisesti hiotut suojalasit Jos silmälaseja käyttävän työntekijän työssä on usein ja säännöllisesti silmälasien rikkoutumisen ja silmien vahingoittumisen riski tai silmiin saattaa roiskua tartuntatautiriskin sisältäviä eritteitä, on esimiehen tehtävä kirjallinen riskiarvio kyseisestä työstä ja tarvittaessa ohjaa työntekijän työterveyshuollon työfysioterapeutin vastaanotolle. Työfysioterapeutti arvioi tilanteen, tarkistaa työpisteen, tekee työnäkemisen parantamiseksi tarpeelliset ergonomiset järjestelyt ja kirjaa tiedot lähetelomakkeeseen sekä ohjaa työntekijän optikolle erityissuojalasien hankkimista varten. Työntekijä toimittaa työnäkötarkastuksen tiedot työterveyshuoltoon ja optikkoliike huolehtii asiakkaan tutkimuksista. lasien valmistamisesta asiakaskohtaisine jälkitöineen ja laskuttaa työntekijän työpaikkaa. Samaa menettelyä noudatetaan uusittaessa laseja. Hankintapäätös käsittää optisesti hiottujen lasien hankkimiseksi tehtävät näöntarkastukset, työt ja suojalasit sekä sovitukset tarpeellisine säätöineen. Tilaaja korvaa vain optikon suorittaman tutkimuksen, mutta lisäksi korvaa silmälääkärimaksun, jos optikolla ei ole perussairauden tai muun syyn vuoksi oikeutta määritellä erityistyölasien tarvetta. Hankintaa varten työntekijän esimies tekee hankinnasta päätöksen ennen kuin työntekijä varaa ajan optikolle. 4. Laskutus ja maksuehdot Tuottaja laskuttaa Tilaajaa suorittamiensa tutkimusten määrän perusteella neljän kuukauden välein alla mainituilla hinnoilla. Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden ajan. Hintoihin lisätään voimassa olevan arvonlisäverokannan mukainen arvonlisävero. Sopimuksen solmimisen jälkeen sopimuskautena Tuottaja voi laskuttaa Tilaajaa ainoastaan enintään sopimushinnoilla. Erikseen merkitään, että mikäli sopimuskauden aikana Tuottajalla on kaikille asiakkailleen tarjoama kampanjahinta, jossa hinnat ovat Tilaajan ja Tuottajan välistä sopimusta alemmat, voi Tuottaja laskuttaa kampanjan aikana tilatuista laseista enintään halvimman hinnan mukaisesti. ALLE TÄYTETÄÄN NE HINNAT, KUIN ON TARJOUKSESSA Erikoislääkärin tekemä tutkimus; (sisältäen poliklinikkamaksukulut, toimistomaksukulut, laskutuskulut yms.) euroa/tutkimus. Optikon tekemä tutkimus, tavallinen, kun tutkimus ei johda silmälasien hankintaan; euroa/tutkimus. Optikon tekemä työnäkötutkimus; XX euroa/tutkimus, kun tutkimus ei johda silmälasien hankintaan; euroa/tutkimus. Optikon tekemä tutkimus / työnäöntutkimus sisältyy aina hankittavan silmälasilasipaketin tai sen osan (mm. kun uusitaan linssejä vanhoihin sankoihin) hintaan. Laskutuksessa kuitenkin jaetaan lasku niin, että merkitään optikon tutkimuksen osalta euroa / linssiparihankinta. TÄMÄ JOHTUU SIITÄ, ETTÄ TUTKIMUS ON ARVONLISÄVERONTA, JA TUOTTEET ELI LASIT ARVONLISÄVEROLLISTA 1-teholinssit: euroa / linssipari. Moniteholinssit: euroa / linssipari. Toimistomonitehojen linssit: euroa / linssipari. Syväterävien linssit: euroa / linssipari. Optisesti hiotut suojalasit: sopimusalennus % listahinnasta. Lisäkäsittelyn hinta (kova ja heijastuksenesto): euroa / linssipari. Lisäkäsittelyn hinta (30% ohennus 1,5): euroa / linssipari.