TARJOUSPYYNTÖ Viisumipalvelut 04/2016 26.4.2016 1. Tarjouspyynnön kohde... 2 1.1 Tarjouspyynnön kohde... 2 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen... 2 2. Sopimuskausi... 2 3. Tarjousten valinta ja vertailu... 2 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset... 2 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä... 2 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset... 3 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset... 3 5.1 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa... 3 5.2 Toimitus, hinta- ja maksuehdot... 3 5.3 Toimitusaika... 3 5.4 Toimitusosoite... 3 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset... 4 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset... 4 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset... 4 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet... 4 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat... 4 7.1 Noudatettavat sopimusehdot... 4 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus... 4 7.3 Erimielisyyksien käsittely... 5 7.4 Tarjouksen hylkääminen... 5 7.5 Sopimuksen tekeminen... 5 8. Tarjouskilpailun aikataulu... 5 8.1 Tarjouksen voimassaolo... 5 8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset... 5 8.3 Tarjousten jättäminen... 5 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu... 6 9. Allekirjoitukset... 6 Imatran kaupunki Virastokatu 2, 55100 Imatra Vaihde: 020 617 111 Faksi: 020 617 2001 Sähköposti: kirjaamo@imatra.fi Internet: www.imatra.fi
1. Tarjouspyynnön kohde 1.1 Tarjouspyynnön kohde Hankintayksikkö on Imatran kaupunki. Tarjouspyynnön kohteena on viisumipalveluiden toimittaminen Tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Imatran kaupunki tarvitsee vuosittain n. 100 kertaviisumia ja n. 40 monikertaviisumia kouluryhmien, virkamiesten ja luottamushenkilöiden käyttöön. Viisumitarvetta on mm. seuraaville viisumeille kertaviisumit (1 kk) ryhmäviisumit pikaviisumit pitkät viisumit (1-3 v.) optiona pyydetään tarjousta mahdollisista Kiinan viisumeista (ei pakollinen). Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon. 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-kanavalla 3.5.2016 sekä Imatran kaupungin internetsivuilla osoitteessa www.imatra.fi. 2. Sopimuskausi Sopimuksen arvioitu ajanjakso on 1.6.2016 1.6.2018 Hankintasopimukseen liittyy optio ajanjaksolle 2.6.2018 2.6.2020. 3. Tarjousten valinta ja vertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Tarjoajan tulee ilmoittaa arviointia varten tarvittavat tiedot. Mikäli tarvittavia tietoja ei toimiteta, tarjous voidaan hylätä. 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään. Tarjouksessa on mainittava: - Tarjoajan Y-tunnus - Tarjoajan yhteyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa (osoite, puhelin, faksi, sähköposti)
- Hankintapäätöksen lähettämistä varten toimittajan on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää. Hankintapäätöksestä tiedotetaan sähköpostitse, joten käytettävän sähköpostiosoitteen suositellaan olevan yrityksen yleinen. 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajia koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ja tarjousta koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1, Kelpoisuusehdot. Tarjoajan tulee varautua pyydettäessä esittämään tarvittavat todistukset hankintayksikölle. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuina. Lisäksi tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten allekirjoittamista tarvittavat lisäselvitykset. 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset 5.1 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinta on ilmoitettava kiinteänä, (alv 0%) arvonlisäverottomana nettohintana, joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset ml. asiakirjojen nouto Imatran kaupungintalolta ja toimitus tilaajalle. Erillisiä toimenpidepalkkioita ei makseta. Tarjoushinnan tulee olla voimassa 1.6.2017 asti. Hintojen korotusta ei hyväksytä yksipuolisella ilmoituksella. Viranomaismaksujen muuttuessa hintojen muutoksista voidaan neuvotella ko. maksun muutosta vastaavasti. 5.2 Toimitus, hinta- ja maksuehdot JYSE 2014 Palvelut. 5.3 Toimitusaika On ilmoitettava tarjouksessa. 5.4 Toimitusosoite Viisumihakemuksen liiteasiakirjat toimitetaan palveluiden tarjoajalle, muu materiaalit palveluntarjoaja noutaa Imatran kaupungintalolta, os. Virastokatu 2, 55100 Imatra.
6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous tulee sisältää: Hyväksytysti täytettyinä o tarjouspyynnön liite 1, Kelpoisuusehdot o tarjouspyynnön liite 2,Tarjouslomake Prosessikuvaus tilauksesta passin luovutukseen 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat 7.1 Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä
luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. 7.3 Erimielisyyksien käsittely Mahdollisten hankintaan liittyvien erimielisyyksien käsittelypaikka on Markkinaoikeus ja siltä osin kun ne eivät ole Markkinaoikeuden käsiteltäviä asioita Etelä- Karjalan käräjäoikeus, ellei sopimusta saada aikaan keskinäisillä neuvotteluilla. 7.4 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. 7.5 Sopimuksen tekeminen Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. 8. Tarjouskilpailun aikataulu 8.1 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen kysymykset@imatra.fi viimeistään 10.5.2016 klo 12:00. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa Viisumipalvelut. Kysymyksiin tehdään vastaukset, jotka julkaistaan osoitteessa www.imatra.fi tarjouspyynnön yhteydessä 11.5.2016. Tarjoajan on pidettävä itse huoli, että käy lukemassa mahdolliset vastaukset ennen tarjouksensa jättämistä. 8.3 Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava 19.5.2016 klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset@imatra.fi ja aiheeksi merkitään Viisumipalvelut.
Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään viikolla 20 ja päätöksen saatua lainvoiman allekirjoitetaan hankintasopimus. 9. Allekirjoitukset Tuula Salovuori Imatran kaupunki LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Kelpoisuusehdot Tarjouslomake Sopimusluonnos JYSE 2014 Palvelut