Kieku-henkilöstöhallinnon ratkaisu Jaana Mannonen Valtiokonttori
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun 3
Palvelukeskus Virasto Virkamies Esimies Henkilöstöhallinnon karkea ratkaisu Virkamiehen ja esimiehen portaalit Palvelus suhteen hallinta SAP-PA Organisaa tioiden hallinta SAP-OM Osaamisen hallinta SAP-PD Koulutuksen hallinta SAP-LSO Työajat Logica Ajanhallinta Perusjärjestelmä (SAP) Palvelus suhteen hallinta SAP-PA Vuosiloma suunnittelu Palveluaika laskenta Palkanlaskenta Logica Palkat 4
Kieku-tietojärjestelmän henkilöstöhallinnon tietomalli 5 Portaali Henkilötiedot (Master) Budjetoitu toimi Työvuorosuunnitelma Satunnaiset maksettavat Sopimus Palkka Verot, ay:t, ulosotot, vuokrat, maksut Työaikakirjaukset Tulkitut tunti tapahtumat Kertaluonteiset tapahtumat Satunnaiset palkasta perittävät Poissaolo Välitaulu Henkilötiedot (Palkanlaskenta) Palkanlaskenta Työhistoria Osaaminen Suoriutuminen Palveluaikalaskenta Vuosilomasuunnittelu Maksutapahtumat Tiliöidyt, kohdistetut tapahtumat Pankki Muut sidosryhmät (verot, ulosotto..) Koulutus Seurantakohteet Taloushallinto SAP Palkat, Ajanhallinta, vuosilomasuunnittelu, palveluaikalaskenta Muut sidosryhmät
Kieku-portaali Virkamiehen portaali Esimiehen portaali 6
Virkamiehen portaali 7
Virkamiehen portaali Portaalin avulla virkamies ylläpitää omia perustietojaan (osoite, puhelinnumero, pankkitili) ilmoittaa poissaolonsa tekee esitykset lomien ja vaihtovapaiden ajankohdista tarkastaa jäljellä olevat lomapäivät seuraa vireille panemiensa asioiden etenemistä, esimerkiksi virkavapaushakemuksen käsittelyä ilmoittautuu sisäisiin koulutuksiin ja lähettää koulutuspalautetta kirjaa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset yhdessä esimiehen kanssa kohdentaa työaikansa seurantakohteille tarkastaa työaikapankin tiedot selaa ja tarvittaessa tulostaa palkkalaskelmansa arvioi omaan osaamistaan, jos osaamisen hallinnan osio on käytössä 8
Esimiehen portaali 9
Esimiehen portaalin avulla esimies seuraa määräaikaisten palvelussuhteiden päättymistä koeaikojen päättymistä uuden henkilön kehityskeskusteluajankohdan lähestymistä ilmoittaa itselleen sijaisen ilmoittaa uuden alaisensa perustiedot ja nimittämisesityksen vaatimat tiedot nimi, henkilötunnus virka/tehtävä, johon henkilö nimitetään virkasuhteinen/työsuhteinen vakinainen/määräaikainen kokoaikainen/osa-aikainen tehtävän vaativuustaso ja henkilökohtainen palkanosa ylläpitää alaisensa palkkaustietoja 17.3.2010 10
Keskeistä Kiekuhenkilöstöhallinnon ratkaisussa Keskeistä palvelussuhteen hallinnassa Keskeistä poissaoloissa Keskeistä osaamisen hallinnassa Keskeistä palkanlaskennassa 11
Keskeistä henkilöstöhallinnon ratkaisussa - Kaikki virastot ovat samassa tietokannassa. Ratkaisu sisältää kaikille virastoille yhteiset tietorakenteet ja ohjaustiedot koodistot ovat konsernin yhteisiä eikä virastokohtaisia koodistoja ole käytössä ohjaustiedot ylläpidetään yhdessä paikassa ja ne kopioituvat koko ratkaisuun laskentatunnisteet siirtyvät sähköisesti Kieku-taloushallinnosta Perusjärjestelmä (SAP) on henkilötietojen master-järjestelmä, jossa ylläpidetään myös vuokratyöntekijöiden, siviilipalvelusmiesten, työharjoittelijoiden ja asemamaasta palkattujen henkilö- ja palvelussuhteiden tiedot Järjestelmä generoi konsernitasoisen juoksevan henkilönumeron. Henkilönumero säilyy, vaikka virkamies siirtyy virastosta toiseen 12
Keskeistä palvelussuhteen hallinnassa Tavoitetilaprosessit ja työroolit yhtenäistävät työnjakoa palvelukeskusten ja virastojen välillä - Palkeet valmistelevat palvelupaketteja toukokuun loppuun mennessä SAP-organisaatiorakenne määrittelee esimies-alaissuhteet, johon perustuu sähköinen asianohjaus Palvelussuhteen perustamista ja päivittämistä varten toteutetaan helppokäyttöiset portaalilomakkeet Palvelussuhde voidaan perustaa myös perusjärjestelmän (SAP) kautta joko virastossa tai palvelukeskuksessa Nimikirjat ylläpidetään palvelukeskuksessa. Nimikirjan tiedot kopioituvat virastosta toiseen. Poikkeuksena ovat nykyisen viraston palvelussuhteet, jotka palvelukeskus tallentaa palvelussuhteen päättymisen jälkeen henkilön työuratietoihin 13
Keskeistä poissaoloissa Virkamies ilmoittaa poissaolonsa Kieku-portaalin kautta Työvuorosuunnittelija tai henkilöstöasiantuntija voi ilmoittaa poissaoloja virkamiehen puolesta Harkinnanvaraisissa poissaoloissa asianohjaus on kolmiportainen. Hyväksytystä poissaolosta voidaan tulostaa virkavapauspäätös Ei-harkinnanvaraisissa poissaoloissa asianohjaus on kaksiportainen Sisäisistä koulutuksista ja lomista syntyy automaattisesti poissaolotieto (läsnäolo) Poissaolojen laskentasääntöjen tulkinta tapahtuu Palkoissa 14
Keskeistä osaamisen hallinnassa Osaamisen hallintaan on tarjolla sähköinen järjestelmätuki Osaamisen hallinta koostuu - osaamisen arvioimisesta - osaamisen kehittämisestä - suorituksen johtamisesta Pätevyyspuun malli on yhteinen, mutta pätevyydet ovat virastotasoisia Koulutuksen hallinta on osa osaamisen kehittämistä. Koulutuksen hallinnasta toteutetaan tässä vaiheessa vain sisäiset koulutukset ja koulutuspalaute -toiminnot Tavoite- ja kehityskeskustelujen käymiseen tarjotaan sähköinen väline Osaamisen hallinnan kokonaisuutta varten voidaan perustaa erillinen käyttöönottoprojekti 15
Keskeistä palkanlaskennassa Palkat-sovellus on ainoastaan palvelukeskusten käytössä. Virastoille annetaan katseluoikeus Palkan tietoihin. Henkilö- ja palvelussuhdetiedot siirtyvät SAP:ista Palkkoihin välitaulun kautta henkilö- ja palvelussuhdetietoja ei ylläpidetä Palkoissa (poikkeuksena verot, ulosotot, ayjäsenmaksut ja muut perinnät) Ulkopuoliset palkkionsaajat tallennetaan suoraan Palkkoihin Palkka-ajot ja laskennat voidaan ajaa yhdelle tai useammalle virastolle samanaikaisesti - Palkkakustannusten laskeminen tehdään Palkoissa - Kohdistetut ja tulkitut tunnit siirtyvät Ajanhallinnasta Palkkoihin - Henkilötasoista palkka-aineistoa ei siirretä Kiekutaloushallintoon 16
Palvelussuhteen hallinta Portaalilomakkeet 17
Palvelussuhteen hallinta: Portaalilomakkeet Ohjaava periaate: tieto tallennetaan siellä missä tieto syntyy Lomakkeet toteutetaan helppokäyttöisillä Adobe-lomakkeilla Portaalilomakkeilla toteutettavat prosessit ovat Palvelussuhteen luonti Palkan muutos Työajan muutos Palkan muutos -prosessi jakaantuu seuraaviin aliprosesseihin Tehtäväkohtaisen palkan muutos Palkkalajien muutos Palkan lisien muutos 17.3.2010 18
Palvelussuhteen hallinta Portaalilomakkeet Palvelussuhteen perustamisen prosessi Prosessi alkaa esimiehen tai henkilöstöasiantuntijan toimesta Jos esimies aloittaa prosessin, lomake lähetetään henkilöstöasiantuntijalle tietojen tarkastusta ja täydentämistä varten Tämän jälkeen esimies tarkistaa ja hyväksyy tiedot Esimiehen hyväksynnän jälkeen johto tekee päätöksen palvelussuhteen luomisesta Johdon tehtyä myönteisen päätöksen lomake siirretään henkilöstöasiantuntijalle, joka käynnistää tietojen siirron SAPperusjärjestelmään Tiedot siirtyvät edelleen Palkkoihin palkanmaksua varten 17.3.2010 19
Portaalilomakkeet 20
Portaalilomakkeet 21
Näytön kuvia Organisaatioiden hallinta SAP päävalikko SAP palvelussuhteen hallinta SAP vakioraportit SAP BI-raportit Vuosilomasuunnittelu 22
Organisaatioiden hallinta 23
SAP päävalikko 24
SAP palvelussuhteen hallinta 25
SAP palvelussuhteen hallinta 26
SAP vakioraportit 27
SAP vakioraportit 28
SAP BI-raportit 29
Vuosilomasuunnittelu 17.3.2010 30