Kiekun asianohjausmallien valinta

Transkriptio

1 Kiekun asianohjausmallien valinta Kieku-info Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Markku Kivioja

2 Henkilöstöhallinnon asianohjaus Kiekussa Kieku-tietojärjestelmässä henkilöstöhallinnon asioiden ja sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen (Workflow). Kiekun perusratkaisussa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti oikeille henkilöille käsiteltäväksi. Kiekussa on sähköisille lomakkeille kolme asianohjausmallia, joista - asianohjausmalli 1 on SAPin strandardin mukainen malli - asianohjausmalli 2 on esim. virastojen organisaatiorakenteesta ja työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli - asianohjausmalli 2b on ministeriöiden tarpeisiin mukautettu malli. 2

3 Asianohjauksia Kieku -portaalissa 3

4 Asianohjauksia Kieku -portaalissa 4

5 Sähköiset lomakkeet ja niihin kytketyt asianohjaukset Luo uusi budjetoitu toimi (asianohjaus ei ole kytkettynä) Palvelussuhteen luonti (WS asianohjaus kytketty) Palkkionmaksu (WS asianohjaus kytketty) Muu palkan muutos (WS asianohjaus kytketty) Palkanlisien muutos (WS asianohjaus kytketty) Henkilökohtaisen palkanosan muutos (WS asianohjaus kytketty) ehtäväkohtaisen palkan muutos (WS asianohjaus kytketty) Irtisanoutuminen (WS asianohjaus kytketty) Osittainen virkavapaus (WS asianohjaus kytketty) Harkinnanvarainen virkavapaus (WS asianohjaus kytketty) Palvelussuhteen tietojen muutos (WS asianohjaus kytketty) Budjetoidun toimen kopionti (WS asianohjaus kytketty) 5

6 Asianohjausmallit ohjausperiaatteet Asianohjausmalli 1 Asianohjaus perustuu järjestelmään tehtyyn organisaatiorakenteeseen, joka ohjaa prosessia ja lomakkeen kulkua järjestelmässä. Sähköiset lomakkeet ohjautuvat automaattisesti rakenteen mukaan eikä ohjaukseen tarvita erillistä valintaa. Soveltuu hyvin organisaatioille, joissa päätöksenteko noudattaa systemaattisesti organisaatiorakennetta. Soveltuu hyvin organisaatioille, joissa päätöksentekorakenne ei poikkea käsiteltävän asian luonteen mukaan vaan esimiehet toimivat laajoin päätöksentekovaltuuksin. Soveltuu hyvin organisaatioille, joissa käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on riittävän laaja osaaminen ja tuntemus organisaation henkilöstöhallinnon käytännöistä. Soveltuu organisaatioille, joilla on tarvittaessa mahdollisuus muokata työjärjestystä vastaamaan rakenteen mukaista päätöksentekoa operatiivisen työtehtävien tätä estämättä. Asianohjausmalli 2 Asianohjaus perustuu jokaiselle lomakkeelle erikseen määriteltävään asianohjausketjuun. Henkilöstöasiantuntija määrittelee jokaiselle lomakkeelle asianohjauksen erikseen valitsemalla manuaalisesti järjestelmästä yhdellä kertaa ne henkilöt, joiden kautta lomakkeen on kuljettava. ämän jälkeen lomake siirtyy järjestelmässä automaattisesti eteenpäin. Soveltuu hyvin organisaatioille, joiden päätöksenteko ei noudata systemaattisesti organisaatiorakenteen mukaista päätöksentekoa käsittelyssä ja saattaa jättää organisaatiotasoja väliin. Soveltuu hyvin organisaatioille, joissa tiettyjä päätöksiä ja päätösten valmisteluja on asian luonteen perusteella keskitetty organisaatiossa tietyille henkilöille esimerkiksi yhtenäisen linjan saavuttamiseksi. Soveltuu organisaatioille, joissa lähiesimiehillä on esim. toiminnan operatiivisen luonteen vuoksi ns. suppeat esimiesoikeudet. ällöin esimieheltä ei edellytetä niin laajaa ja syvällistä henkilöstöasioiden osaamista ja silti he pystyvät toimimaan tehokkaasti esimiestyössä. 6

7 Asianohjausmallit portaali vs. lomakkeet Asianohjausmalli 1 Asianohjaus noudattaa organisaation hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti esimiehelle. Ei-harkinnanvarainen virkavapaus (=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Harkinnanvarainen virkavapaus (=poissaolohakemus) virkamieheltä portaalista esimiehelle esiteltäväksi päätöksentekoa varten esimiehen esimiehelle. Asianohjausmalli 2 Asianohjaus noudattaa organisaation hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti esimiehelle. Ei-harkinnanvarainen virkavapaus (=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Harkinnanvarainen virkavapauslomake virkamieheltä erikseen määritellyn asianohjausketjun mukaisesti mahdollisten puoltajien kautta esiteltäväksi ja päätettäväksi. Osittainen virkavapauslomake virkamieheltä esimiehelle esiteltäväksi päätöksentekoa varten esimiehen esimiehelle. Irtisanoutumislomake virkamieheltä esimiehelle esiteltäväksi päätöksentekoa varten esimiehen esimiehelle. Osittainen virkavapauslomake virkamieheltä erikseen määritellyn asianohjausketjun mukaisesti mahdollisten puoltajien kautta esiteltäväksi ja päätettäväksi. Irtisanoutumislomake virkamieheltä erikseen määritellyn asianohjausketjun mukaisesti mahdollisten puoltajien kautta esiteltäväksi ja päätettäväksi. 7

8 Asianohjausmallit joustavuus Asianohjausmalli 1 Asianohjausmalli 2 Harkinnanvaraisissa virkavapauksissa esittelijänä toimivalla esimiehellä on mahdollisuus valita päättäjäksi kuka tahansa henkilöstö alueen esimies (=esittelijän vapaus valita päätöksentekijä). Jos esimies ei voi toimia esittelijänä virkavapauden hakemisasiassa tai irtisanomisasiassa, hän voi välittää lomakkeen tehtävälistaltaan toiselle esimiehelle ottamatta asiaa käsittelyyn. Välitä toimintoja voi olla useita peräkkäin jos on tarvetta. Jos virastossa on useita organisaatiotasoja eikä virkamiehen lähiesimies voi toimia esittelijänä, on käytettävä Välitä -toiminnallisuutta, että asia voidaan ohjata oikealle esittelijälle. Välitä -toiminnallisuuden jälkeen lomake palautuu organisaatiorakennetta noudattavaan asianohjaukseen eli lomake palautuu lähiesimiehen esimiehelle - ei esittelijänä toimineen henkilön esimiehelle. Portaalilomakkeiden manuaalinen asianohjaus esittelijälle ja päättäjälle voidaan toteuttaa suoraan organisaatioraketeista ja tasoista riippumatta sen mukaisesti kun työjärjestyksessä on päätetty ilman Välitä -toimintoja. Asianohjaus mahdollistaa tarvittaessa myös 1 tai 2 puoltajaa lomakkeelle harkinnanvaraisen virkavapauden ja osittaisen virkavapauden lomakkeilla. Henkilöstöasiantuntija määrittelee asianohjausketjun yhdellä kerralla ja järjestelmä osaa huomioida myös mahdolliset sijaisuudet automaattisesti. Mahdollistaa päätöksenteon keskittämisen harkinnanvaraisissa ja yhtenäistä linjaa edellyttävien henkilöstöasioiden ja operatiivisen esimiestehtävien välillä joissa ei juurikaan tarvita harkintaa tai on päätöksen luonteen vuoksi tehtävä lähellä perustoimintaa. yöjärjestystä tai organisaatiorakenteita ei tarvitse muokata asianohjauksen oikeellisuuden vuoksi. 8

9 Asianohjausmallit esimiesnäkökulma Asianohjausmalli 1 Mitä systemaattisemmin päätöksentekorakenne noudattaa organisaatiorakennetta ja mitä laajemmat esimiesvaltuudet ja osaaminen esimiehellä on, sitä kustannustehokkaampi rakenteen mukaan ohjautuva asianohjausmalli on. Kaikki poikkeamat synnyttävä turhaa työtä ja saattavat pahimmillaan turhauttaa esimiehen lisäarvon tehtävälle (Välitä -toiminto) eli päätöksentekoketjut tulee olla sujuvia. Esimiehen on seurattava säännöllisesti tehtävälistaansa, koska tehtävistä ei tule ilmoituksia tai muistutuksia. Esittelijän on aina oltava esimiesroolissa. Jos esimies aloittaa portaalilomakkeen, järjestelmä ohjaa lomakkeen henkilöstöasiantuntijalle, joka voi tehdä muutoksia ja lomake palaa aina takaisin esimiehelle tarkistusta varten. Jos henkilöstöasiantuntija on aloittanut lomakkeen, järjestelmä ohjaa lomakkeen ao. virkamiehen lähiesimiehelle esiteltäväksi Markku Kivioja Asianohjausmalli 2 Esimiehen roolilla ja valtuuksilla ei ole niin suurta merkitystä kustannustehokkuuden kanssa vaan manuaalisella asianohjauksella pystytään tukemaan organisaation rakenteesta poikkeavia päätöksentekojärjestelmiä, jotka saattavat olla lähtöisin toiminnan luonteesta. Asianohjausmalli mahdollistaa organisaatiossa erilaisia esimiesrooleja, jotka parhaiten voivat tukea organisaation operatiivisen toiminnan luonnetta. Esimiehen ei välttämättä tarvitse ottaa kantaa harvoin toistuviin, mutta vaativiin päätöksenkotilanteisiin, jossa myös työntekijöiden oikeudenmukainen kohtelu on tärkeää (vrt. harkinnanvaraiset virkavapaudet). Esittelijän ei tarvitse aina olla esimies, vaan esittelijän voi toimia muukin organisaation päättämä henkilö, jolle esittelijäoikeudet on myönnetty. Asianohjausmallissa on mahdollistettu myös päätöksenteko ilman esittelyä, jos esim. tietty palkkio perustuu suoraan sopimukseen, jossa esimiehen esittely on tarpeeton. Vain päättäjä on pakollinen. 9

10 Asianohjausmallit ilmoitukset ja muistutukset Asianohjausmalli 1 Asianohjausmallissa ei tule ilmoituksia tehtävälistalle tulleista tehtävistä, vaan esimiehen käy katsomassa hänelle tulleet tehtävät tehtävälistalla. Asianohjausmallissa ei tule muistutuksia tehtävälistalla olevista käsittelemättömistä tehtävistä (vrt. edellä). Virkamies saa häntä koskevat ilmoitukset hyväksymisistä ja hylkäämisistä tehtävälistalle, jotka hänen on käytävä avaamassa, että ne kuittaantuvat luetuksi (esim. vuonna 2013 Kieku-järjestelmässä oli yli kuittaamatonta ilmoitusta). Asianohjausmalli 2 Virkamies saa sähköpostiinsa ilmoituksen seuraavista hyväksymisistä ja hylkäämisistä: Eiharkinnanvarainen virkavapaus (=poissaoloilmoitus), harkinnanvarainen virkavapaus, osittainen virkavapaus ja irtisanominen. Näistä ei mene ilmoituksia tehtävälistalle eikä niitä tarvitse kuitata sieltä erikseen pois. Hylätyissä ilmoituksissa pyydetään ottamaan yhteyttä esimieheen, joka ilmoittaa hylkäyksen perusteet. Esimiehen, esittelijän, päättäjän sekä puoltajan sähköpostiin lähetetään sähköposti-ilmoitus tehtävälistalla käsittelyä odottavasta uudesta tehtävästä koontisanomana kerran vuorokaudessa, kun asia ensimmäisen kerran tulee uutena asiana tehtävälistalle. Sähköpostimuistutus käsittelyä odottavasta tehtävästä lähetetään yhden kerran koontisanomana 7 vuorokauden kuluttua ensimmäisestä ilmoituksesta henkilölle, jonka tehtävälistalla asia odottaa (esimies, esittelijä, päättäjä, puoltaja). Markku Kivioja

11 Asianohjausmallin valinta Kieku-hanke suosittelee ensisijaisesti Asianohjausmallia 1 (SAP standardi) Asianohjausmallin valinta on henkilöstöaluekohtainen ja vain yksi asianohjausmalli per henkilöstöalue on mahdollinen. => ME 5085 Asianohjaus valittavissa työnantajavirastoittain (Kieku 10.00/ ) Viraston vastuulla on tunnistaa omien prosessien yhteensopivuus valitun asianohjausmallin kanssa. Asianohjausmallin pitää tukea tehokkaita prosesseja ja tarvittaessa on muutettava prosessia, päätöksentekorakenteita, työjärjestyksiä tai asetuksia. Mikäli Asianohjausmalli 1 tuottaa yhteensopimattomuusongelmia eivätkä edellä todetut muutokset ole mahdollisia tai tarkoituksenmukaisia, virasto voi tehdä hankkeelle perustellun esityksen Asianohjausmalli 2:n saamisesta käyttöön. Asianohjausmalli 2 voidaan myöntää vain hakemuksesta. Hakemuksen tulee sisältää perustelut, jotka käydään läpi Kieku-hankkeessa. Asianohjausmalli 2b:n osalta riittää ministeriön ilmoitus hankkeelle. 11

12 Asianohjausmalli 2 ns. syvä organisaatio 12

13 Yhteensopimattomuuskenttä Y H E E N S O P I M A O M U U S Organisaatiorakenne Esimiesrooli ASIANOHJAUSMALLI 1 Päätöksentekorakenne ja -valtuudet Päätöksenteon valmistelu 13

14 Millä tekijöillä on merkitystä asianohjauksen toimivuudelle? Y H E E N S O P I M A O M U U S Organisaatiorakenne Moniportaiset organisaatiorakenteet oistuva välitä -toiminnon käyttö urhautuneisuus, hitaus, tehottomuus Matalat organisaatiorakenteet Puuttuu toimijoita ohjausketjusta Pitäisi luoda keinotekoisia rakenteita Kirjavat organisaatiorakenteet Rakenteiden yhtenäistäminen aiheuttaa haittaa perustoiminnoille Esimiesrooli Vahva operatiivinen esimiesrooli Johtaa perustoimintaa kentällä Liikkuvuus oman perustehtävän suorittamiseksi kentällä on keskeistä Keskittyy työnjohdollisiin esimiestehtäviin Operatiivinen työskentely ei mahdollista monipuolista hallinnollista esimiestyötä Vahva asiantuntijalähtöinen esimiesrooli Esimies johtaa vahvasti asiantuntijatyötä Organisaatio arvostaa asiantuntijaosaamista Esimiestyö on alisteinen asiantuntijatyölle Niukat aikaresurssit asiantuntijatyöhön Hallinnollisesta esimiestyöstä tehdään minimi Päätöksentekorakenne ja -valtuudet Keskitetty päätöksenteko asian sisällön perusteella Harkinnanvaraiset päätökset Yhtenäisen linjan varmistaminen Hajautettu päätöksenteko suhteessa ratkaisuvaltaan Hajautus eri tasoille ja toimijoille Viran luonne, asema, nimityksen pituus jne. Poikkeavat päätöksentekovaltuudet Vahvemmat valtuudet (päätöksiä ilman esittelyä) Heikommat valtuudet (vain puolto-oikeus) Päätöksenteon valmistelu Virastossa keskitetty esittelymalli Asiakokonaisuuskohtaisesti ja/tai Organisaatiorakenteen mukaan kaikissa asioissa Pois operatiivisen toiminnan rajapinnasta Esittelymenettelyn pirstaleisuus viraston sisällä Mm. toimijat, valtuudet, aikajaksot, rakenne oisen viraston asioiden esittely Nimitykset ja virkavapaudet ilman esittelyä Esimies vain esittelijä, mutta ei koskaan päätöksentekijä Päätöksentekijä yksikön ainoa hallinnollinen toimija Esimies vain puoltajan roolissa päätöksenteossa Päätöksenteon valmistelu tarvitsee puoltajia. ASIANOHJAUSMALLI 1 14

15 Perustelujen analyysi Y H E E N S O P I M A O M U U S Organisaatiorakenne 1= jonkin 2 = melko verran paljon 0 = ei tunnistettu 4 = erittäin 3 = paljon paljon Esimiesrooli 1= jonkin 2 = melko verran paljon 0 = ei tunnistettu 4 = erittäin 3 = paljon paljon Päätöksentekorakenne ja -valtuudet 1= jonkin 2 = melko verran paljon 0 = ei tunnistettu 4 = erittäin 3 = paljon paljon Päätöksenteon valmistelu 1= jonkin 2 = melko verran paljon 0 = ei tunnistettu 4 = erittäin 3 = paljon paljon ASIANOHJAUSMALLI 1 15

16 Sosiaali- ja terveysministeriö Y H E E N S O P I M A O M U U S Organisaatiorakenne Päätöksentekorakenne ja -valtuudet 3 = paljon 4 = erittäin paljon Esimiesrooli Päätöksenteon valmistelu 1= jonkin verran 2 = melko paljon ASIANOHJAUSMALLI 1 ilaisuus, Esittäjä 16

17 Yhteensopimattomuus Asianohjausmalli 1:n kanssa (Ohry ) AVI/ Maistraatit Evira Arkistolaitos Mavi Museovirasto OKM OPH PEO PK RVL POL ulli Organisaatiorakenne Päätöksentekorakenne ja valtuudet Esimiesrooli Päätöksenteon valmistelu = ei tunnistettu 1= jonkin verran 2= melko paljon 3= paljon 4= erittäin paljon ilaisuus, Esittäjä 17