TARJOUSPYYNTÖ PUHELINVAIHDEJÄRJESTELMÄN UUSIMISESTA
1. Taustaa Sipoo on kaksikielinen maaseutukunta Itä Uudellamaalla, Helsingin tuntumassa Etelä Suomen läänissä. Pohjois ja Kaakkois Sipoossa on laajoja metsäalueita. Keski Sipoolle ovat ominaisia kumpuilevat peltoalueet, joiden halki Sipoonjoki laaksoineen ulottuu etelään kohti Suomenlahtea. Etelä Sipoon rannikkomaisemissa lahdet avautuvat saaristoon ja merelle päin. Kunnan keskus Nikkilä sijaitsee Keski Sipoossa. Nikkilästä noin 10 km etelään sijaitsee Etelä Sipoon paikalliskeskus Söderkulla. Myös Lounais Sipoossa sijaitseva Itäsalmi on kehittymässä taajama alueeksi sinne rakennettavien uusien asuinalueiden myötä. Eteläisen Sipoon halki kulkee Uusi Porvoontie (tie 170) ja Porvoonväylä (valtatie 7, E 18) Helsingin seudulta itään Porvooseen päin. Sipoon läntisellä puolella kulkee Lahdentie (tie 140) ja Lahdenväylä (valtatie 4, E 75) Helsingin seudulta pohjoiseen. 2. Nykyiset puhelinvaihdetoiminnot Sipoon kunnalla on tällä hetkellä operaattorilta vuokratut Siemens HiPath4000 (4kpl) puhelinvaihdeympäristöt. Sipoon kunnan vaihdepalveluissa on tällä hetkellä 730 alaliittymää ja vaihteen ulkopuolisia mobiilikäyttäjiä on 460. Osalla käyttäjistä on sekä vaihteen alaliittymä että GSM numero käytössään. Kunnan puhelinliikenteen voluumit ovat keskimäärin seuraavat: Puhelut Sipoon kunnan vaihteeseen Puhelut Sipoon kunnalle yhteensä (ei GSM) Soitetut puhelut (ei GSM) Puhelut Nikkilän ajanvaraukseen Puhelut Söderkullaan ajanvaraukseen 5000 6000 puhelua/kk 30000 40000 puhelua/kk 9000 12000 puhelua/kk 4000 5000 puhelua/kk 3000 4000 puhelua/kk Matkapuhelinliikenne on vuoden 2008 alkupuoliskolla noin 20.000 puhelua/ kuukaudessa. esipoo strategian mukaisesti kunnassa kehitetään voimakkaasti asukkaille tarjottavia palveluja. Puhelinpalvelut muodostavat teknisen alustan puhepohjaiselle viestintäkanavalle ja ovat siten keskeinen osa palvelukokonaisuutta.
3. Tarjouspyynnön kohde ja laajuus Tarjouspyynnön kohteena on Sipoon kunnan puhepalveluiden hankinta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittava puhepalveluratkaisu sisältää seuraavat toisistaan erilliset komponentit: 1) Puhelinvaihde, erillisjärjestelmät sekä vaihteenhoitoympäristö puhelinvaihderatkaisu ja siihen liitettävät päätelaitteet (pois lukien matkapuhelimet) 2) Kiinteän puhelinverkon palvelut puhelinverkon liittymät ja numerointi puhelinverkon liikenne ja palvelut puhelinliikenteen laskutus ja raportointipalvelut 3) Matkapuhelinverkon palvelut liittymät ja numerointi liikenne ja muut palvelut (vaihdepalvelut, tavoitettavuuspalvelu) laskutus ja raportointipalvelut Hankintaa ei jaeta vaan se hankitaan yhdeltä toimittajalta. Toimittajalla voi olla alihankkijoita, mutta kokonaisuusvastuu säilyy kuitenkin kaikissa tapauksissa toimittajalla. 4. Tarjouspyynnön tausta ja laajuus Tavoitteena on toteuttaa Sipoon kunnan puhepalveluita tukevat ratkaisut, joilla varmistetaan kustannustehokkuus ja palveluiden joustava hallinta. Tarjouksissa tulee huomioida laitteiden ja sovellusten suora hankintamahdollisuus sekä niiden liitäminen mahdolliseen kokonaispalvelusopimukseen tilaajan ja toimittajan välillä. Sipoon kunnan tavoitteena on, että mahdollisesti toteutettava puhepalveluratkaisu on kokonaisuudessaan valmiina käytettäväksi viimeistään maaliskuussa 2009. Puhepalveluiden hankinnan tarkempina tavoitteina ovat: Yksi Sipoo tavoitettavuusajattelun parempi hallinta henkilöresurssien tuottavuuden kohottaminen selkeä VoIP teknologiaan siirtymisstrategia samankaltainen toiminnallisuus kaikille käyttäjille tulevaisuuden taloudellisiin ja teknisiin haasteisiin vastaaminen
yhtenäinen puheenvälitysympäristö/vaihdepalveluverkko henkilötavoitettavuuden parantaminen ja sitä kautta palvelutason nostaminen kustannustehokkuus matkapuhelinten ottaminen osaksi alaliittymiä yksi käyttäjä yksi päätelaite prosessin toteuttaminen selkeä hinnoittelu yksinkertainen ja selkeä puheviestintämalli, joka tukee samalla tavalla sekä mobiili että työasemapohjaista järjestelmää käyttäviä työntekijöitä yksinkertainen laskutus ja raportointi, sekä niiden helppo seuraaminen sopimuskauden aikana. 5. Tilaaja Tilaajana on Sipoon kunta, joka hankkii tässä tarjouspyynnössä kuvatut järjestelmät toteutuksineen sekä kehittää toimittajan kanssa yhteistyökumppanina esipoo puheviestintäjärjestelmäpalveluja. Tilaaja vastaa toiminnallisista vaatimuksista, ja toimittaja määrittelee ja toteuttaa järjestelmän vastamaan näitä vaatimuksia. 6. Sopimuskausi Tavoitteena on solmia tuki ja ylläpitopalveluista toistaiseksi voimassa oleva palvelusopimus vähintään 36 kuukaudeksi. Tilaaja voi irtisanoa sopimuksen 6 kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja tekee sopimuksen tai muun sopimusjärjestelyn alustavasti joulukuussa 2008. Sopimuksen voimaantulo määritellään tarkemmin sopimuksessa. 7. Tarjouspyyntöasiakirjat Tilaajalle kuuluvat kaikki omistus, tekijän ja immateriaalioikeudet kaikkiin tämän hankinnan yhteydessä tarjoajalle toimitettuihin asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin. Tarjoajalla on oikeus käyttää tätä aineistoa ainoastaan tarjouksen valmisteluun ja laatimiseen. 8. Ilmoitus ja hankintamenettely sekä aikataulu Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä ja/tai sopivaa yhteistyökumppania kehittämään ratkaisua ei löydy tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, tilaaja voi vetäytyä tarjouskilpailusta. Tarjoukset jätetään 31.10.2008 klo 12.00 mennessä.
Tarjouksia vertaillaan käyttäen tässä tarjouspyynnössä kohdassa 8 kuvattuja valintakriteereitä. Tarjottuihin palveluihin tutustutaan myös esittelyillä ja referenssikäynneillä marraskuussa 2008. Tavoitteena on tehdä päätös hankittavasta palvelusta joulukuussa 2008. Hankintapäätökseen vaikuttavat arvioinnit käydään läpi kunkin toimittajan kanssa epäselvyyksien välttämiseksi. 9. Tarjoajalta vaadittavat selvitykset ja muut tarjousasiakirjat Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat asiakirjat: Tarjoajaa koskevat asiakirjat: Todistus siitä, että toimittaja on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti ja elinkeinorekisteriin sijoittautumisvaltion toimivaltaisen viranomaisen antama todistus siitä, että toimittaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja ja veroja tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta selvitys tarjoajan toteuttamista vastaavista järjestelmä ja palvelutoimituksista yhteystietoineen selvitys tarjoajan yleisistä teknisistä toimintaedellytyksistä ja laadunvalvonnasta yleinen kuvaus yrityksestä ja sen palvelutarjonnasta sekä selvitys siitä, miltä osin tarjoaja aikoo antaa sopimuksen alihankkijoiden toteutettavaksi, ja jos antaa, niin kenelle. Tarjousta koskevat asiakirjat: Ratkaisun kustannukset eriteltyinä kolmen (3) ja viiden (5) vuoden ajanjaksolta. 10. Arviointiperusteet Hankintaperusteena käytetään tarjouksen kokonaisedullisuutta, jossa huomioidaan toiminnalliset ominaisuudet liitteen 1 mukaisesti. 10.1 Tarjoajan poissulkeminen Tarjouskilpailun ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden taloutta ja muuta toimintaa koskevien tietojen perusteella ei arvioida selviytyvän tarjouspyynnön toimituksen velvoitteista. Tarjoajat arvioidaan liitteessä 1 pyydettyjen selvitysten perusteella. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos kaikkia kohdassa 9 pyydettyjä selvityksiä (tarjoajaa koskevat asiakirjat) ei ole liitetty tarjoukseen tarjoajan taloudellinen tilanne arvioidaan sellaiseksi, että tarjoajalla voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia hoitaa sopimuksen mukainen toimitus tarjoajan ei voida arvioida suoriutuvan sopimusvelvoitteistaan riittämättömien resurssien takia, eikä tarjoaja esitä selvitystä toimitusvelvoitteiden täyttämiseen käytettävissään olevista muista resursseista, esimerkiksi alihankinnoista,
tarjoajan yleinen tekninen suorituskyky ja laadunvalvonta arvioidaan sellaiseksi, ettei sen voida perustellusti odottaa täyttävän hankinnalle asetettuja vaatimuksia. 10.2 Tarjousten hylkääminen Tarjouskilpailusta hylätään ne tarjoukset, joissa on olennaisia puutteita. 10.3 Valintaperusteet Tarjoukset arvioidaan ja vertaillaan siten, että muodostuu tilaajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullinen kokonaisratkaisu. Tarjoukset arvioidaan seuraavien vertailukriteerien ja painotusten mukaisesti: a) ratkaisun toiminnallisuus, painoarvo: 40 % Vertailuperusteina käytetään tarjoajan vastauksia ja ratkaisun toiminnallisuus todetaan Proof of Concept tai julkishallinnon referenssin mukaan. b) toimittajan laatu, painoarvo: 20 % Haemme yhteistyökykyistä toimittajaa, joten vertailuperusteena käytetään toimittajan arvioitua prosessinomaista toimintaa, henkilöstön kilpailukykyä, liiketoiminnan katetta ja myynnin kasvua. Yhteistyökykyisen toimittajan joustavuus, laatu ja osaaminen (mm. referenssien lukumäärä) ovat tärkeitä tekijöitä. Tietoja voi täydentää tarjouksen yhteydessä. Laatusertifikaatti on eduksi. c) hinta, painoarvo: 40 % Hinta arvioidaan viiden (5) vuoden ajalta tarjousten pohjalta. 11. Tietojen luottamuksellisuus Hankinta asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. 12. Lisätietojen pyytäminen Tarjoajilla on mahdollisuus tehdä tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä sähköpostilla. Nämä kysymykset tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen: vaihdepalvelu@sipoo.fi otsikolla Vaihdepalvelutarjouspyyntö kysymys
30.9.2008 mennessä. Kaikille tarjoajille toimitetaan vastaukset kaikkiin kysymyksiin sähköpostilla 15.10.2008 mennessä. 13. Tarjouksen tekeminen ja toimittaminen Sipoo kunta huolehtii yhteydenpidosta tarjoajiin. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.3.2009 asti. Tarjous ja vastaukset vaatimusmäärittelyihin voi laatia suomen tai ruotsin kielellä, mahdolliset kuvausliitteet voivat olla myös englanninkielisiä. Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa kirjallisena ja tiedostomuotoisena 31.10.2008 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Sipoon kunta Iso kylätie 18 PL 7 04131 SIPOO Sekä tarjouksen kirjekuori että asiakirja on selkeästi varustettava viitteellä Vaihdepalvelu uudistus tarjous 2008. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tiedostomuotoiset tarjousasiakirjat on tallennettava CD levylle, joka suljetaan samaan kuoreen kirjallisen tarjouksen kanssa. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto ohjelmiston tiedostomuotoja tai PDF tiedostomuotoja. Tarjous on toimitettava allekirjoitettuna ja hyväksyttynä sellaisen henkilön toimesta, jolla on siihen riittävät valtuudet. Tilaaja kutsuu kilpailukykyisimmät tarjoajat esittelemään tarjouksiaan ja neuvotteluihin marraskuussa 2008. 14. Yhteyshenkilöt It pääsuunnittelija Kristian Tillander, puhelin 050 559 5955 kristian.tillander@sipoo.fi It päällikkö Sam Allén, puhelin 0500 473 662 sam.allen@sipoo.fi Konsultti Marko Hokkanen, puhelin 050 561 8821 marko.hokkanen@gmail.com
Liitteet: Liite 1. Vaatimusmäärittely (Excel)