Työsuojelurahasto, Tutkimus tutuksi tapaaminen, 27.8.2004 MITEN HALLITA HAJAUTETTU ORGANISAATIO? Niina Kokko Tutkija TKK, BIT tutkimuskeskus Email: niina.kokko@hut.fi tel. +358-9-4514772, +358-5055771693
Luennon sisältö 1. Mitä on hajautettu/virtuaalinen työ? 2. Hajautetun työn tutkimus 3. Minkälaista osaamista ja johtamista tarvitaan? 4. Miten tiedonkulku järjestetään? 5. Minkälaista kuormitusta virtuaalinen työ aiheuttaa?
Virtuaalinen eli suomeksi hajautettu organisaatio on joukko ihmisiä, jotka työskentelevät toisistaan erillään yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi
Hajautettu työ on E-työtä E-työssä hyödynnetään tieto- ja kommunikaatioteknologioita tehokkuuden, joustavuuden ja voimavarojen lisäämiseksi. Etätyö kotona Mobiili työ Työskentely pien- tai kotitoimistossa
E-työn kehittyminen EU:ssa 1999-2002 E-työn tyyppi 1999 Prosenttia työllisistä 2002 Vuosikasvu (%) Jatkuva tai säännöllinen etätyö kotona 2.0 2.1 ~ 0 Silloin tällöin tehty etätyö kotona 2.0 5.3 ~ 40 Mobiili työ 1.5 4.0 ~ 50 SOHO (=small office, home office) 0.9 3.4 ~ 50 e-työ yhteensä 6.0 13.0 ~ 30 (Collaboration@Work the 2003 report on new working environments and practices, s. 24)
E-työn tekijöitä USA:ssa 28 milj. 28 milj. on 20 % USA:n koko työvoimasta Mobiilin työn tekijät E-työn tekijöistä (%) 24,1 koko työvoimasta (%) 4,8 kotona etätyöskentelevät etätyökeskuksissa työskentelevät satelliittitoimistoissa työskentelevät useammassa kuin yhdessä em. 21,7 7,5 4,2 42,4 4,3 1,5 1 8,4 (Pratt, J.H. (2003) Teleworking Comes of Age with Broadband. Telework America Survey 2002. A Telework America Research Report of the International Telework Association & Council. ks. www.workingfromanywhere.org)
E-työn tulevaisuus? Yritysjohdon kysely* n = 237 e-työn määrä lisääntyy lähivuosina voimakkaasti maailmassa Länsi-Euroopassa mobiilit työntekijät x 3 Länsi-Euroopassa kotietätyö x 2 *(Remote Working in the Net-centric Organization. AT&T Point of View 07/14/03. Ks. http://www.telecommute.org/)
E-työn lisääntymisen vauhdittajat* Talous: Yritysten sisäisten tietoverkkojen mahdollistama pääsy samaan tietoon eri puolilta maailmaa (68 % vastaajista) Parantunut viestintäteknologia (68 %) Liiketoimintojen globalisoituminen (48 %) Tarve vähentää kustannuksia (38 %). Teknologia: Kapasiteetin kasvu ja ns. langaton teknologia Mobiilien palveluiden kasvu (*Remote Working in the Net-centric Organization. AT&T Point of View 07/14/03. Ks. http://www.telecommute.org/)
Ideaalimalli
Tyypilliset ongelmat
TUTKIMUS
Hajautetun työn tutkimus TKK:lla Rahoittajat: TSR (2001-2002 ja 2003-2004), TYKE (2002-2003) ja TYKES (2004-2007) Tutkijat: Marko Hakonen, Niina Kokko, prof. Matti Vartiainen Teknillinen Korkeakoulu, Työpsykologian laboratorio, BIT tutkimuskeskus Tutkimuksen tarkoituksena 1. arvioida ja mallintaa hajautettua työtä sekä 2. luoda johtamis- ja kehittämistyökaluja
Tutkimusaiheet 1. Hajautetun työn vaatimukset 2. Ryhmäprosessit 3. Kommunikaatiovälineiden käyttö 4. Hyvinvointi ja kuormittuminen 5. Hajautetun ryhmän johtaminen
Tutkimusmenetelmät 18 kohdeyksikköä VTQkysely (lähetetty n=371, palautettu N=230, vastaus 62% ) Kontekstihaastattelut (n=18) Yksilöhaastattelut (n=81)
VTQ - teemat 1. Päämäärät ja niiden saavuttaminen (13 osiota) 2. luottamus (15 osiota) 3. me-henki (5 osiota) 4. oikeudenmukaisuus (9 osiota) 5. työn vaatimukset (8 osiota) 6. stressi ja hyvinvointi (7 osiota) 7. johtaminen (13 osiota) 8. suoritus ja tehokkuus (7 osiota) 9. kommunikointivälineet: käyttö ja hyödyllisyys (39 os) 10. yhteistyövälineet: käyttö ja hyödyllisyys (18 osiota) 11. hajautuneisuuden vaikutukset (23 osiota) 12. taustatekijät (14 osiota)
Haastattelun teemat 1. Virtuaalisen työn tarkoitus ja tavoitteet 2. Osaamisvaatimukset 3. Kuormitustekijät ja itsesäätelyn keinot 4. Yhteistyö ja ryhmäprosessit 5. Kommunikaatiovälineiden käyttö ja käytettävyys 6. Johtaminen 7. Parhaat käytännöt
MINKÄLAISTA OSAAMISTA JA JOHTAMISTA TARVITAAN?
Työntekijän osaamisvaatimukset Itsenäisyys Sosiaalisen eristyneisyyden sieto Itseohjautuvuus ja aktiivisuus Luotettavuus ja vastuuntuntoisuus Työkokemus ja vahva ammattitaito Oikeat sosiaaliset verkostosuhteet
Työntekijän osaamisvaatimukset Prosessien noudattaminen Proaktiivinen kommunikaatio Matriisi- ja moniprojektiympäristön ristipaineen hallinta Kyky hahmottaa kokonaisuuksia Kirjallisen ilmaisun taito Tietotulvan hallinta
Ryhmältä vaadittava osaaminen Rooli- ja vastuumäärittelyt Yhteinen kieli ja ymmärrys Yhteiset toimintamallit Luottamus Sitoutuminen ja me-henki Aikaeron hyödyntäminen (24/7) Paikallisen tiedon hyödyntäminen
Organisaatiolta vaadittava tuki Ylimmän johdon tuki Yhteiset prosessit ja ohjausmallit Yhteiset tietojärjestelmät Viestintä- ja yhteistyövälineet Paikallinen ATK-tuki ja ylläpito Osaamisen kehittämisen menetelmät Avoin kommunikaatiokulttuuri Moninaisuuden salliva kulttuuri
Hyvän VO-johtajan ominaisuudet Tulosorientoitunut johtamistyyli (vision ja tavoitteiden selkeys) Jämäkkyys ja määrätietoisuus Taipumus luottaa työntekijöihin Empaattisuus Erilaisten kulttuurien ymmärtäminen
Taitava VO-johtamistoiminta Tiedonkulun varmistaminen Projektikokonaisuuden hallinta Tehokas koordinointi ja organisointi Osallistaminen ja sitouttaminen Ihmisten huomiointi ja kuuntelu Motivointi ja sensitiivinen palautteen anto
MITEN TIEDONKULKU JÄRJESTETÄÄN?
Fasiliteetit Hankitaan sopivat kommunikaatioja yhteistyövälineet kaikille Oikeudet yhteisiin tietokantoihin ja tiedostoihin kaikille Välineiden käyttökoulutus ATK-tuki ja ylläpito Sovitaan kommunikaatiosäännöt
Perussäännöt Jämäkkyys agendat ja asialistat kuntoon ja roolit (esim. sihteeri) selviksi Ajantasaisuus muistiot ajan tasalle, oleellinen uusi tieto näkyviin heti Avoimuus tieto on yhteistä pääomaa, jonka pimittäminen synnyttää ongelmia Oikea väline oikeaan paikkaan sähköposti sopii pieniin asioihin, kasvotusten tapaaminen on tarpeen suurten linjojen selkiyttämiseen.
Vuorovaikutuksen tehostaminen 1. Varmistetaan, että jokainen ymmärtää ja osaa käyttää yhteistä kieltä. Erityisalojen sanasto ja termit helpottaa / vaikeuttaa. 2. Luottamus ja sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin lisää avoimuutta 3. Kasvokkain tutustumisen jälkeen kommunikointi ja luottaminen on helpompaa 4. Puhelinkokoukset ja NetMeetingit järjestetään aikaerot huomioiden
MINKÄLAISTA KUORMITUSTA HAJAUTETTU TYÖ AIHEUTTAA?
vaikeuttaa tiimityötä Eripaikkaisuus 5 4 Sähköinen vuorovaikutus 3 Liikkuvuus 2 1 Määräaikaisuus Moninaisuus Eriaikaisuus Suomalainen (n=125) Pohjoismainen (n=22) Globaali (n=83)
Virtuaalisuuden vaikutukset Hyvinvoinnin ylläpitäminen tiimissä Suorituskyky Tiimin johtaminen Me-hengen luominen Jokaisen reilu kohtelu Luottamus Kommunikointi ja tiedon jakaminen Osaamistarpeiden määrittely Sitoutumisen ylläpitäminen Motivaation pitäminen korkeana Tavoitteiden pitäminen selkeinä -80 % -70 % -60 % -50 % -40 % -30 % -20 % -10 % 0 % 10 % 20 % 30 % On vaikeampaa On helpompaa
Hajautetun työn ulottuvuudet 6. Sähköinen vuorovaikutus 1. Maantieteellinen hajautuminen PAIKAL- LISESTA VIRTUAALI- SEEN 5. Määräaikaisuus 2. Liikkuminen 4. Eriaikainen työskentely 3. Toimijoiden erilaisuus
1. Hajautuneisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Yksinäisyys, eristyneisyys Vastuun kanto, päätöksenteko Ryhmän ydinporukan ja ulkokehällä työskentelelvien eriarvoisuus Epäselvyys urakehityksestä Sosiaalisten verkostojen puute 1. Hajautuneisuus
2. Matkustamisen aiheuttamat kuormitustekijät Aikaerorasitus Pitkät työpäivät Tehtävien kasautuminen toimistossa Vaikeudet vapaa-ajan ja harrastusten järjestämisessä 2. Matkustaminen
3. Erilaisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Kulttuurierot Erilaiset ajattelutavat Erilaiset paikalliset toimintatavat ja käyttäytymismallit Työskentely vieraalla kielellä Koulutustaustaerot 3. Toimijoiden erilaisuus
4. Eriaikaisen työskentelyn kuormitustekijät Yhteistyön koordinointi Yhdensuuntainen kommunikaatio Spontaanien tapaamisten vähyys Työaikojen joustavuusvaatimukset Myöhäiset puhelut 4. Eriaikaisuus
5. Määräaikaisuuden aiheuttamat kuormitustekijät Usein vaihtuvat projektit ja työkaverit Epävarmuus jatkosta Monien päällekkäisten projektien vaatimukset Erilaiset toimintatavat eri projekteissa 5. Määräaikaisuus
6. Sähköisen kommunikoinnin kuormitustekijät Vaikeudet tavoittaa tiimin jäseniä Vastaamattomat sähköpostiviestit Informaatiotulva, sähköpostitulva Epäselvä kommunikaatio Sosiaaliset konfliktit Kasvokkain tapaamisten puute Puheluiden välttäminen 6. Sähköinen kommunikaatio
Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän haaste. Helsinki: Talentum.