VIRTUAALITIIMIN JOHTAMINEN

Transkriptio

1 VIRTUAALITIIMIN JOHTAMINEN Ajan, paikan, kulttuurierojen ja viestinnän haasteiden kohtaaminen Niina Kokko Tutkija, projektipäällikkö TKK, BIT tutkimuskeskus tel ,

2 Kalvosarjan sisältö Hajautetun organisaation haasteet Onnistumisen edellytysten luominen Taitavan virtuaalijohtamisen kehittäminen

3 Virtuaalinen eli suomeksi hajautettu organisaatio on joukko ihmisiä, jotka työskentelevät toisistaan erillään yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi kommunikoiden pääasiallisesti elektronisilla kommunikaatiovälineillä (Lipnack & Stamps 2000)

4 Erilaisia virtuaaliorganisaatioita GLOBAALI TIIMI ORGANISAATIO- VERKOSTO KANSALLISESTI HAJAUTUNUT TIIMI

5 Ideaalimalli

6 Tyypilliset ongelmat

7 HAJAUTETUN TYÖN HAASTEET

8 Virtuaalityön haasteet 6. Sähköinen kommunikaatio 1. Maantieteellinen hajautuminen 5. Määräaikaisuus PAIKAL- LISESTA VIRTUAALI- SEEN 2. Aikaerot 4. Matkustaminen 3. Toimijoiden erilaisuus

9 1. Maantieteellinen hajautuneisuus Ryhmän jäsenten eriarvoisuus Yhteishengen luominen Tavoitteen selkeänä ja yhdenmukaisena pitäminen Rooli- ja vastuumäärittelyt Paikallisen tiedon jakaminen Kasvokkain tapaamiset Luottamus 1.

10 2. Aikaerot Yhteistyön koordinointi Yhteistyö vie enemmän aikaa Yhdensuuntainen kommunikaatio Aikaeron hyödyntäminen (24/5) Spontaanien kokousten vähyys Työaikojen joustavuusvaatimukset 2.

11 3. Toimijoiden erilaisuus Kulttuurierot Erilaiset ajattelutavat Asiat mielletään eri tavalla Kielierot, työskentely vieraalla kielellä Erilaiset paikalliset toimintatavat ja käyttäytymismallit Arvostetaan eri asioita Suuri konfliktien riski 3.

12 4. Matkustaminen Työaikojen pituus Tehtävien kasautuminen toimistossa Vaikeudet vapaa-ajan ja harrastusten järjestämisessä 4.

13 5. Määräaikaisuus Projektien ja työkavereiden vaihtuvuus Päällekkäisten projektien määrä Jäsenten erilaiset panostukset Tiedon siirto projektien välillä 5.

14 6. Sähköinen kommunikaatio Projektipäällikkökeskeisyys viestinnässä Ihmisten tavoittamisen vaikeus Vastaamattomat sähköpostiviestit Kommunikaation epäselvyys ja köyhyys Puheluiden välttäminen Väärinymmärrysten ja konfliktien riski Palautteen antaminen Informaatiotulva Työn laadun heikentyminen 6.

15 HAJAUTETUN RYHMÄN JOHTAMINEN

16 Vaikuta onnistumiseen Edellytysten luominen Rekrytointi Työn organisointi Infrastrukruurin rakentaminen Tiimin Käynnistys Kick-off Perehdytys Toiminta Kommunikaatio Monikulttuurisuus Toiminnan seuranta ja ohjaaminen Tietämyksen hallinta Kehitys ja koulutus Muutos/ Lopetus Muutoksen hallinta Yhteenveto Valmennus ja e-oppimisympäristö

17 1. EDELLYTYSTEN LUOMINEN

18 Organisaatiolta vaadittava tuki Yhteiset prosessit ja ohjausmallit Oikeudet yhteisiin tietokantoihin ja tiedostoihin ATK-tuki ja ylläpito Sopivatkommunikaatio- ja yhteistyövälineet kaikille Välineiden käyttökoulutus

19 Työntekijän osaamisvaatimukset Tuotannolliset taidot Roolikohtaiset, työhön liittyvät teoreettiset taidot, ammattitaito Toimiala- ja prosessiosaaminen Sosiaaliset taidot Hyvät kirjalliset ja suulliset vuorovaikutustaidot Verkoston luomisen ja ylläpitämisen kyky Yhteistyökyky ja halukkuus Empaattisuus

20 Työntekijän ominaisuudet Itsensä ja oman työn johtamisen taidot Matkustusvalmius Aktiivisuus ja avoimuus Huolellisuus ja luotettavuus Sosiaalisen eristyneisyyden sietokyky Epävarmuuden sietokyky Vahva ammatillinen itsetunto

21 2. KÄYNNISTYSVAIHE

22 Ensimmäinen tapaaminen Vision ja tavoitteiden viestintä Perehdytys prosessiin ja teknologiaan Tutustuminen ihmisiin Yhteinen kieli ja ymmärrys Roolien ja vastuualueiden jako Pelisäännöistä sopiminen

23 Kommunikaation pelisäännöt Sovitaan yhdessä ensimmäisessä tapaamisessa Mitä välineitä käytetään ja milloin tavataan kasvotusten? Miten ja milloin ihmiset tavoitettavissa? Enimmäisviive viesteihin vastaamisessa? Voiko ottaa yhteyttä työajan ulkopuolella? Milloin? Tiedottaminen poissaoloista ja lomista? Luottamus, me-henki ja tuloksekas yhteistyö

24 3. TOIMINNAN VAIHE

25 Taitava johtamistoiminta Tiedonkulun varmistaminen Verkostoitumiseen kannustaminen Projektikokonaisuuden hallinta Aktiivinen koordinointi Toiminnan arviointi, mittaaminen ja kehittäminen Ihmisten huomiointi ja kuuntelu Motivointi ja sitouttaminen

26 Huomioi nämä johtamisessa: Tulosorientoitunut johtamistyyli (vision ja tavoitteiden selkeys) Tutustu paikallisiin olosuhteisiin Taipumus luottaa työntekijöihin Empaattisuus

27 Vuorovaikutuksen tehostaminen Varmistetaan, että jokainen ymmärtää ja osaa käyttää yhteistä kieltä. (Erityisalojen sanasto ja termit helpottaa / vaikeuttaa.) Luottamus ja sitoutuminen yhteisiin tavoitteisiin lisää avoimuutta Kasvokkain tapaamisen jälkeen kommunikointi ja luottaminen on helpompaa Puhelinkokoukset ja NetMeetingit järjestetään aikaerot huomioiden

28 Sähköisen ryhmätoiminnan perussäännöt Jämäkkyys agendat ja asialistat kuntoon ja roolit (esim. sihteeri) selviksi Ajantasaisuus muistiot ajan tasalle, oleellinen uusi tieto näkyviin heti Avoimuus tieto on yhteistä pääomaa, jonka pimittäminen synnyttää ongelmia Oikea väline oikeaan paikkaan sähköposti sopii pieniin asioihin, kasvotusten tapaaminen on tarpeen suurten linjojen selkiyttämiseen.

29 e-kommunikointi Miten puen ajatukseni sanoiksi? Kirjallisen ja suullisen ilmaisun merkitys Vaikeiden asioiden esille ottaminen S-postin käyttö Puhelin- ja videoneuvottelut

30 e-kommunikointi Hienotunteisuus ja ja huomaavaisuus kulttuuri- ja persoonaerot viestinnässä sarkasmin välttäminen monimerkityksellisen kieliasun välttäminen Älä jätä mitään arvailujen varaan

31 Palautteenannon 10 käskyä (Sydänmaanlakka 2001) 1. Anna palautetta säännöllisesti ja riittävän usein 2. Pyydä itse palautetta vähintään yhtä usein kun sitä annat 3. Anna palaute heti, kun siihen on aihetta 4. Kuuntele ja kunnioita toisen mielipiteitä ja palautetta 5. Anna korjaava palaute kahden kesken, keskity asiaan ja sen vaikutuksiin työssä

32 Palautteenannon 10 käskyä (Sydänmaanlakka 2001) 6. Anna positiivista palautetta aina kun siihen on aihetta 7. Sovi mistä, milloin ja miten palautetta puolin ja toisin annetaan 8. Ole palautteen annossa aktiivinen, johdonmukainen, aito ja rehellinen 9. Ruoki palautteella tiimisi työniloa ja onnistumisintoa. Toimi esimerkkinä muille 10.Muista, että toimiva ja säännöllinen palautteen anto on parasta ja tärkeintä johtamistoimintaa

33 Työtyytyväisyyteen vaikuttaa Johtamisen laatu (luottaminen, päätöksenteko, tavoitteiden selkeys) Tiedon kulku Tapaamiset Sosiaalinen tuki Tunnustus ja kannustus Luottamus omaan ammattitaitoon Me-hengen vahvuus, reilu kohtelu

34 Stressiin vaikuttaa Työn määrälliset ja laadulliset vaatimukset Informaatiotulva Kiireellisten kysymysten määrä Yhteydenottojen myöhäinen ajankohta Ryhmän jäsenten erilaisuus Autonomia Eristyneisyys Matkustaminen työssä

35 Voimavaroja lisää Yhteistyön suunnitelmallisuus ja avoimuus Strukturoitu työskentelytyyli Roolien selkeys Kannustava me-henki Aktiivinen tiedottaminen Hyvät yhteistyövälineet Sosiaalinen tuki Työn ja vapaa-ajan eriyttäminen

36 4. LOPETUSVAIHE

37 Lopetustapaaminen Palautteen kerääminen ja käsittely Oppien kokoaminen julkaisua varten Juhlinta ja palkkiot

38 Opitun hyödyntäminen Avainosaajien kierrättäminen Projektin oppien julkaiseminen intrassa tms. sopivalla foorumilla Mitä projektissa tehtiin? Mikä meni hyvin? Miksi? Mikä meni huonosti? Miksi? Mitä kannattaa huomioida?

39 Lisää aiheesta Vartiainen, M., Kokko, N. & Hakonen, M. (2004) Hallitse hajautettu organisaatio paikan, ajan, moninaisuuden ja viestinnän haaste. Helsinki: Talentum. vital.tkk.fi