Kokemuksia etäjohtamisesta matkailumaailmasta

Transkriptio

1 Kokemuksia etäjohtamisesta matkailumaailmasta Pirjo Pykäläinen, kohdetoimintapäällikkö, Aurinkomatkat, kohdetoiminnot ( ) THL, koulutussuunnittelija 2018 > THL

2 Kohdehenkilökunnan johtamisen taustaa Oppaiden ja kohdepäälliköiden kotopesä Suomessa, jossa 4 hlöä töissä Lomakohteita kesä-/talvikausina Ulkomaan henkilökunta: kohdepäällikköä, opasta Asiakasmäärät vaihtelivat > oppaiden määrään/tiimien kokoon: Pienet kohteet 1-3 opasta Keskisuuret kohteet 4-6 opasta Suuret kohteet 7-15 opasta

3 Kotopesästä kohteisiin Selkeät tavoitteet ja säännöllinen seuranta Työnjako, roolit Konsultaatio/ohjaus (myös verkostosta) Sparraus, tuki (myös verkostosta) Kahdenkeskiset palaverit kohdepäällikön kanssa säännöllisesti (kalenterissa) Kehityskeskustelut (urapolku, tulevaisuus) Verkostokokouksiin osallistuminen Pyynnöstä osallistuminen kohteen tiimipalavereihin (teemat) Valmentava johtaminen, valmentavat palaverit Jatkuva, säännöllinen esimieskoulutus

4 Näin tehtiin Suomesta käsin - työkaluja Perehdytysvalmennus ja materiaalit Toimintaohjeita, APUA-opas poikkeustilanteisiin, perehdytysopas Yhteydenpito: sähköposti, puhelut, Skype Säännölliset palaverit Verkostokokoukset, kahdenkeskiset keskustelut Aikataulutus sovittiin puolivuosittain ja niistä pidettiin kiinni Sähköinen kalenteri aina ajan tasalla Keskusteluvaraukset kalenterin kautta Säännöllinen seuranta Raportit, memot Viikkouutiset Suomen tapahtumista (blogi) Tähtihetkinostot, hyvien käytäntöjen jakaminen kaikkialle, kiitokset ja kannustus erityisen matalalla kynnyksellä Lähtökohtana aina luottamus kohdehenkilökuntaan

5 Panostettiin yhdessä Läpinäkyvyys ja avoimuus Luottamuksen rakentaminen: säännöllinen kommunikointi, arvostuksen osoitukset, läsnäoloa virtuaalisesti Yhdessä sovitut pelisäännöt Rohkea tarttuminen ongelmiin Ihmisten (myös heidän tunteiden) johtaminen Kahdenkeskiset keskustelut/palaverikäytännöt: 1 krt/kk käytiin läpi kohdepäälliköllä sillä hetkellä työn alla olevat asiat, asioiden etenemisen ja mahdolliset haasteet. Vuorovaikutuksen kehittäminen Kuuntelemaan opetteleminen Epätäydellisyyden sietäminen Työn merkityksellisyydestä viestiminen Yhteisöllisyyden ylläpitäminen Yhteistyökumppaneiden kanssa toiminnan kehittämiseen

6 Onnistumisen takana Kaiken toiminnan tavoite ja suunta kirkkaana ja selkeänä mielessä Perehdytysprosessi Pelisäännöt vuorovaikutukselle ja yhteistyölle Koulutus, valmennus, oppiminen, osaamisen jakaminen Työnjako, roolit (kuvattu ja vastuutettu) Sparraus, vertaistuki Tiiminrakennus ja verkostoituminen Mentorointi (uusi päällikkö, kokenut päällikkö) Verkostot/yhteistyö, hyvät käytännöt jakoon Verkosto-, tiimi-, aloitus-, lopetuspalaverit Riittävä tuki ja palaute työssä edistymisestä Tavoitteista raportointi: analysointi ja reflektointi PD-keskustelut (suoritus, kehittyminen) Teema-valmennukset kausien vaihteessa Palaute, haasteelliset esimiestilanteet, myynti, palvelu, kehityskeskustelut, valmentava palaveri Asenne, innostus Henkiset työkalut: auktoriteetti, pelisilmä, korvat, rohkeus Tekniset työkalut

7 Esimieshaasteita ratkottiin yhdessä Työtä tehtiin globaalisti, monessa paikassa ja ajasta riippumatta Teknologia on oltava kunnossa sillä esimerkiksi pätkivät yhteydet turhauttavat. Esimiehen läsnäolo: esimieheltä odotetaan empaattisuutta, kuuntelua, tukea ja coachausta niin kasvotusten, kuin virtuaalisestikin. Luottamuksen merkitys korostuu virtuaalijohtamisessa. Esimiehen täytyy rakentaa ja ansaita luottamus ensin kasvokkain alaistensa kanssa. Täytyy ensin oppia tuntemaan ihminen. Kun muodostetaan uusi tiimi tai sitä tulee vetämään uusi esimies, on tärkeää kohdata myös kasvokkain. Myös erilaiset kriisitilanteet ja konfliktit vaativat esimiehen fyysistä läsnäoloa. Etä-/virtuaalijohtaminen vaatii esimieheltä valtavan hyvää kommunikaatiotaitoa ja systemaattisuutta. Kun tiimit ovat eri puolilla maailmaa, on esimiehen aikataulutettava tarkkaan, milloin ja millä välineellä pitää yhteyttä alaisiinsa. Esimiesten kamppailu ajan riittävyyden kanssa ja vaatimus olla koko ajan on-line voi olla puuduttavaa.