1 (8) RUOKAKULJETUKSET LÄHTÖPAIKKANA KAURIALAN KESKUSKEITTIÖ Seutukeskus Oy Häme pyytää Linnan Ateria Oy:n toimeksiannosta tarjoustanne tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista kotiateriapalvelun ruokakuljetuksista. Sopimuskausi on 1 vuosi + optio 1 vuosi. Sopimuksen on tarkoitus alkaa 1.1.2012. Sopimus alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Hankinnan kohde ja laajuus Hankinta koskee vanhuksille kylmänä kotiin toimitettavia aterioita (kotiateriapalvelu). Palvelun sisältöä koskevia kriteereitä on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinta on jaettu seitsemään osakokonaisuuteen (alueeseen) seuraavasti: 1. Ydinkeskustan alue pudotuspisteitä n. 374 2. Hauho - pudotuspisteitä n. 24 3. Kalvola pudotuspisteitä n. 32 4. Lammi pudotuspisteitä n. 54 5. Renko pudotuspisteitä n. 12 6. Tuulos pudotuspisteitä n. 21 7. Hattula (optio) pudotuspisteitä n. 30 Toimitusten lähtöpaikkana on aina Kaurialan keskuskeittiö, Brahenkatu 14, 13130 Hämeenlinna. Ydinkeskustan alueen asiakkaiden (pudotuspisteiden) määrä on kerrottu lisäksi liitteessä 2 postinumeroittain jaoteltuna. Osakokonaisuus 7 Hattulan alue on hankinnassa mukana optiona ja option käyttöönotosta päätetään myöhemmin. Tarjouspyynnön yhteydessä vaaditaan esitys menettelystä, jolla varmistutaan siitä, että ateria säilyy koko kuljetuksen ajan alle + 8 asteen lämpötilassa. Esitys voi sisältää esim. kylmäkuljetuksen, kylmäpattereiden käytön, kylmävaunujen ja lyhyen reitityksen kombinaatioita. Tarjouksen pyytäjä varmistaa, että tuotteen lämpötila on keittiöltä lähdettäessä alle + 4 astetta ja hankkii asianmukaiset kuljetuspakkaukset (stryrox-laatikko, iso laatikko 640 X 390 ja pieni 400 X 330). Kylmähallintaan varattavasta mahdollisesta muusta kalustosta huolehtii palveluntarjoaja. Toiminnan alkaessa ja sen aikana kylmäketjua tullaan valvomaan päivittäin ns. lämpötilaloggereilla, joilla mitataan viimeisen toimitetun aterian lämpötila. Kuljetus tapahtuu arkipäivinä tiistaista perjantaihin, siten että jokaiselle asiakkaalle on yksi (1) kuljetus viikossa.
2 (8) Tarjoaja tarjoaa reitityksen ja palvelun siten, että liitteen mukaisille toiminta-alueille toimitetaan ateria klo 09.00. ja 19.00. välisenä aikana tiistaina, keskiviikkona, torstaina tai perjantaina. Tämän toimintaajan puitteissa osoitteille annetaan alustava toimitusaika. Palveluntuottajaksi valitaan 1 toimittaja per osakokonaisuus/alue. Hankintamenettely Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun. Hankintamenettelyn tarkoitus on vahvistaa kaikki hankintaan liittyvät ehdot. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (mukaan lukien tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus) 2. Tarjousvertailu 3. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Sopimusehdot Hankinnassa joudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Osatarjoukset hyväksytään siten, että tarjoaja tekee tarjouksensa erikseen kunkin osakokonaisuuden suhteen alueittain. Tarjoajan ei siis tarvitse tarjota kaikkia osakokonaisuuksia/alueita. Tarjoaja ei kuitenkaan saa liittää tarjoukseensa sellaisia ehtoja, jotka estävät hankintayksikköä vertailemasta tarjouksia alueittain. Kielletty on esimerkiksi tarjous osakokonaisuuksista 1 ja 2 siten, että tarjous on voimassa vain jos toimittaja valitaan molempiin kohteisiin. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Jokaisesta osakokonaisuudesta (alueesta) tehdään oma tarjousvertailunsa. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Myyjällä ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. sopimusasiakirja 2. tarjouspyyntö 3. tarjous
3 (8) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Ostajalla on oikeus purkaa sopimus, jos tarjoaja ei täytä sovittuja velvoitteita tai toistuvasti syyllistyy sopimuksen vastaiseen toimintaan. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopijapuolelle. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tarjouslomake Hinnat tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella (liite nro 3). Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjouslomakkeella on valmiit kirjaussarakkeet hinnoille ja muille tarvittaville tiedoille. Tarjouslomaketta ei saa muilta osin muuttaa tai muokata. Hinnat ja hinnoittelumekanismi sekä hinnanmuutokset Tarjouslomakkeella hinnat on ilmoitettava alv 0 %. Tarjoajaa pyydetään tarjouslomakkeella ilmoittamaan yhden pudotuksen hinta. Pudotushinnan tulee olla sama kaikille sopimuksen mukaisille toimituksille. Sopimuskauden aikana voidaan lisätä ja poistaa asiakkaita ilman kustannusvaikutuksia, mikäli lisäys/poisto ei vaikuta merkittävästi reitin pituuteen tai ylitä aikataulutusta. Hinnat ovat voimassa varsinaisen sopimuskauden loppuun asti kiinteänä. Mahdollisen optiovuoden hintamuutoksista tulee ilmoittaa 4 kk ennen optiovuoden käyttöönottoa. Muutosesitykset tulee perustella ja perusteettomia hintamuutoksia ei hyväksytä. Muutokset astuvat voimaan vasta Linnan Aterian toimitusjohtajan hyväksyttyä hinnanmuutosesityksen perusteluineen. Alihankinta Toimitusehto Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Hinnat sisältävät mm. kuljetettavien tavaroiden pakkaamisen autoon (tavarat pakattu ajojärjestykseen palvelun tilaajan toimesta) sekä tavaroiden purkamisen loppuasiakkaalla (purkamiseen sisältyy tavaroiden kantaminen/toimittaminen loppuasiakkaan jääkaappiin). Maksuehto Laskutus Maksuehto on 21 pv netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus kahden viikon välein jälkikäteen. Laskujen on sisällöltään täytettävä 1.1.2004 voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön ja annettuun tarjoukseen. Laskutuslisiä yms. maksuja ja veloituksia ei hyväksytä.
4 (8) Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, on niistä mainittava tarjouksessa erikseen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Saatujen tarjousasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan voimassa olevan taksan mukaisesti. Soveltuvuus-, valinta- ja vertailuperusteet Soveltuvuusehdot on esitetty tarjouslomakkeessa liitteessä 3. Valintaperusteena on alin hinta. Valitun toimittajan tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen, mm. tilausten, toimitusten, jakeluteiden, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Hankintapäätös ja -sopimus Linnan Aterian toimitusjohtaja tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen johanna.tuomola@seutukeskus.fi, 26.10.2011 klo 12 mennessä. Viestin otsikoksi tulee merkitä Kysymykset ruokakuljetuksista lähtöpaikkana Kaurialan keskuskeittiö. Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan hankintayksikön internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/.. Tarjouksessa esitettävät tiedot Tarjous tehdään liitteen nro 2 mukaisesti tarjouslomakkeella. Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että tarjouslomake on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseen mukaan omia tai oman alansa yleisiä toimitusehtoja, koska ne ovat todennäköisesti tämän tarjouspyynnön ehtojen vastaisia. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö.
5 (8) Vastausaika Vastausosoitteet Tarjoukset on jätettävä 16.11.2011 klo 14.00 mennessä. Tarjous on voimassa 3 kuukautta jättöpäivästä lukien. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön mukaisiin ehtoihin. Tarjous liitteineen tulee palauttaa allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena tai sähköpostitse (jos sähköiset yhteydet on tarjoajalla käytettävissä) Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Palvelu sopimusaikana on annettava sujuvalla suomen kielellä. sähköposti osoite johanna.tuomola@seutukeskus.fi Seutukeskus Oy Häme Johanna Tuomola Arvi Kariston katu 1 b 13100 HÄMEENLINNA Kuoreen/Viestiin tulee merkitä Kuljetustarjous Kaurialan keskuskeittiön kylmien aterioiden kuljetuksista SEUTUKESKUS OY HÄME psta Jussi Oksa hankintajohtaja LIITTEET 1 palvelun vaatimukset 2 kuljetuspisteet postinumeroittain 3 tarjouslomake 4 avaintenluovutussopimus
6 (8) LIITE 1 PALVELUN VAATIMUKSET Kuljetushenkilöstön tulee huomioida ruoankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia huolellisesti ja sovitussa aikataulussa. Kuljetushenkilöstöllä tulee olla suoritettuna hygieniapassi viimeistään sopimuskauden alkaessa. Kuljetuksen tarjoajan tulee osoittaa voimassa oleva todistus elintarvikevalvontaviranomaisten hyväksynnästä elintarvikekuljetuksiin ennen sopimuskauden alkua. Kuljetuksen tarjoajan tulee esittää toiminnalle varasuunnitelma seuraavissa usein toistuvissa poikkeustilanteissa: 1. Kuljettajan loma-aika 2. Kuljettajan sairastuminen 3. Kuljetuskaluston rikkoontuminen KOTIATERIAPAKKAUKSEN TOIMITTAMINEN ATERIAPALVELUASIAKKAALLE 1. Ateriapakkauksen toimittaminen asiakkaan asuntoon - aterian toimittamisessa edellytetään hyvää ja kunnioittavaa asiakaspalvelua - kuljettaja soittaa ovikelloa ennen asuntoon menemistä - kylmät ateriat laitetaan jääkaappiin 2. Avainten vastaanottaminen (avainten luovutussopimus ja avainten hallintaohje liite 4) - Kotihoito luovuttaa asiakkaan kotiavaimen kuljetusyritykselle kuittausta vastaan ennen ensimmäistä käyntiä. - kuljetusyritys huolehtii avainten säilytyksestä, siirtämisestä seuraavalle työntekijälle ja vastaa avaimen hukkumisen aiheuttamista kustannuksesta - asiakkaan poistuessa kotiateriapalvelun piiristä avain palautetaan asiakkaalle 3. Asiakkaan voinnin havainnointi - mikäli asiakas vaikuttaa huonovointiselta kuljettaja informoi asiasta sovittuun numeroon - mikäli asiakas ei ole kotona ja jääkaappiin kertyy avaamattomia ruokia, asiasta informoidaan välittömästi sovittuun numeroon 4. Muut palvelut ja ehdot - kuljettaja toimittaa asiakkaalle vaihtuvan ruokalistan ja muut tarvittavat dokumentit - kuljetukseen osallistuvalta henkilöstöltä edellytetään vaitiolositoumusta - kuljettajan on oltava luotettava ja rehellinen - kuljettaja ei saa ottaa asiakkaalta vastaan korvauksia tai lahjoja 5. Aterioiden toimitusajankohta - ateriat tulee toimittaa asiakkaille klo 9-19 välisenä aikana
7 (8) LIITE 2 KULJETUSPISTEET POSTINUMEROITTAIN Pudotusten määrä postinumeroalueittain tarjouspyynnön julkaisuhetkellä: Osakokonaisuus 1: Ydinkeskustan alue POSTINUMERO PUDOTUSTEN MÄÄRÄ 13100 107 13130 65 13200 22 13210 73 13220 3 13250 1 13300 11 13430 6 13500 57 13600 29 YHTEENSÄ 374
8 (8) TARJOUSLOMAKE LIITE 3 Toimitetaan tarjouspyynnön toimittamisen yhteydessä erillisenä tiedostona.
AVAINTEN LUOVUTUSSOPIMUS KOTIATERIAPALVELU AVAIMEN NUMERO: 12.10.2010 ASIAKKAAN YHTEYSTIEDOT ASIAKKAAN KOKO NIMI SYNTYMÄAIKA KATUOSOITE POSTINUMERO PUHELINNUMERO LÄHEISEN YHTEYSTIEDOT NIMI KATUOSOITE POSTINUMERO PUHELINNUMERO ALLEKIRJOITUKSET Avainten luovuttaminen Avaimen luovuttaja (asiakas luovuttaa avaimen palveluntuottajalle) Avainten vastaanottaminen Avaimen vastaanottaja Vastaanottava yksikkö Allekirjoitus / Nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys AVAIMEN SIIRTOMERKINNÄT Avaimen luovuttaja Luovuttava yksikkö Avaimen vastaanottaja Vastaanottava yksikkö Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys Avaimen luovuttaja Luovuttava yksikkö Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys Avaimen vastaanottaja Vastaanottava yksikkö Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys Avaimen luovuttaja (palveluntuottaja palauttaa avaimen asiakkaalle) Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys Avaimen vastaanottaja Asiakkaan nimi Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys Päiväys Allekirjoitus / Nimenselvennys
Asiakkaiden avainten hallintaohje: 1. Asiakkaan avaimia vastaanotetaan vain välttämätön määrä. 2. Kotihoito kuittaa avaimet kotihoidon asiakkailta. Palveluntuottaja tai palveluntuottajan nimeämä kuljettaja kuittaa kotihoidon asiakkaan avaimet kunkin alueen kotihoidolta sopimuksen alkaessa ja päättyessä tai asiakkaan tilanteen muuttuessa. 3. Avaimet säilytetään palveluntuottajan (kuljetusyritys) toimistossa lukitussa, turvallisessa säilytyspaikassa silloin, kun niitä ei tarvita työtehtävien hoitoa varten. 4. Avaimia ei saa merkitä tunnistettavasti. Tunnistetiedot tulee säilyttää turvallisesti, avaimista erillään. 5. Avaimia ei saa jättää ajoneuvoihin tai muualle ilman valvontaa. Ajoneuvon lukitseminen ei ole riittävä varotoimenpide. 6. Palveluntuottaja (Linnan Ateria-liikelaitos) ei saa luovuttaa kotihoidon asiakkaan avaimia muille kuin kuljetuksia hoitaville kuljettajille. Kuljettaja ei saa luovuttaa avaimia kenellekään. 7. Tarpeettomia avaimia ei saa kuljettaa mukana. 8. Mikäli avain katoaa, siitä on ilmoitettava välittömästi asiakasohjausyksikköön puh. 03 621 3103 9. Palvelun päättyessä asiakkaan avain palautetaan välittömästi takaisin asiakkaalle tai sopimuksessa nimetylle läheiselle henkilölle/omaiselle. 10. Palveluntuottaja (kuljetusyritys) korvaa asiakkaalle avainten kadottamisesta aiheutuvat uusien avainten hankinta- ja lukkojen sarjoituskustannukset.