1 Vastaukset lisäkysymyksiin koskien tarjouspyyntöä: Tarjouspyyntö lääkkeiden koneellisen annosjakelun palveluista/ OUKA 10065/2013 27.11.2014 KYSYMYS 1. Kun hintatietoja ei saa olla missään muualla tarjousasiakirjoissa kuin erillisessä suljetussa kirjekuoressa annetussa liitteessä, epäselväksi jää laitetaanko USP-muistitikulle myös liitteen 4 Hintalomake tiedot vai ei. Jos laitetaan USPmuistitikulle, laitetaanko ne erilliselle muistitikulle yhdessä erilliseen kirjekuoreen paperiliitteen 4 Hintalomake kanssa ja muut tarjousta koskevat tiedot toiseen USPmuistitikkuun. Toisin sanoen pitääkö olla kaksi erillistä USPmuistitikkua. Asia jää epäselväksi tarjousasiakirjassa ja kun hintatietojen ilmoittaminen väärällä tavalla johtaa tarjouspyynnön kohdan 5.4. mukaisesti tarjouksen hylkäämiseen niin asiaa tulee selventää yksiselitteisesti. 2. Tarjouspyynnöstä ei selkeästi käy ilmi, mikä on hankintaan sovellettava hankinta-aika. Hankinta-ajan voidaan katsoa olevan sellainen olennainen seikka, joka edellytetään ilmoitettavaksi hankintalain 69 :n mukaisesti. (Hankintalain 69 3 mom. ensimmäinen lausu Tarjouspyynnössä on ilmoitettava myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä. Mikä on hankinta-aika tai oletettu hankinta-aika? 3. Tarjouspyyntö asiakirja on hankinta-ajan osalta ilmoittamatta. Tarjouspyyntö asiakirjaa arvioitaessa tarjouspyynnön tekstit ovat epämääräisiä mm. seuraavien tarjouksen tekemisen kannalta olennaisten seikkojen osalta.; hinnankorotus ajanjakso, siirtymäaika, sopimuskausi, VASTAUS Hankintayksikölle osoitetut tarjous-, kelpoisuus-, hintalomakkeet tallennetaan USP-muistitikulle. Kaikki tallennetaan samalle muistitikulle. Hintalomake ja USP-muistitikku suljetaan erilliseen kuoreen, johon päälle laitetaan merkintä hintalomake. Tarjoukset tulee toimittaa viimeistään 8.12.2014 klo 16.00. Päätöksen palveluntuottajasta tekee Oulun kaupungin hyvinvointilautakunta. Puitesopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta puitesopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Hankintasopimus sisältää option. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta kahdella (1+1) optiovuodella. Kts. vastaus 2. Palvelun hinta on kiinteä 31.12.2016 saakka, jonka jälkeen hintoja voidaan tarkistaa palvelun yleistä ja todellista kustannuskehitystä vastaavaksi, kuitenkin korkeintaan kerran kalenterivuodessa ja ainoastaan seuraavaa kalenterivuotta koskien. Vuotta 2017 koskevassa hinnantarkistuksessa (esitys viimeistään 31.8.2016) käytetään indeksien vuosimuutosta maaliskuu 2015 ja maaliskuu 2016.
2 optiokausi. Hankinta-aikaa tulee tältä osin selventää, jotta tarjouspyynnön olennaiset kohdat ovat yksiselitteisesti arvioitavissa ennen tarjouksen tekemistä. 4. Hinnankorotuksen osalta edellytetään että tarjottu hinta on voimassa aina 31.12.2016 saakka. Onko tästä pääteltävissä, että ensimmäinen hankintavuosi on vuosi 2016. Toinen hankintavuosi on 2017 ja ensimmäinen optiovuosi 2018 ja toinen optiovuosi 2019? Tarjouspyyntöä tulee selkeyttää tältä osin yksiselitteiseksi. 5. Hinnankorotuksen osalta edellytetään että tarjottu hinta on voimassa aina 31.12.2016 saakka. Onko tästä pääteltävissä, että ensimmäinen hankintavuosi on pitempi kuin yksi vuosi eli xx.xx.2015 31.12.2016 ja toinen hankintavuosi olisi alle vuoden xx.xx.2017 saakka? Olisiko ensimmäinen optiovuosi 2018 ja toinen optiovuosi 2019? Tarjouspyyntöä tulee selkeyttää tältä osin yksiselitteiseksi. 6. Tarjouksen tulee olla voimassa 8.6.2015 saakka. Onko tämän tarkoitus se, että hankintakausi alkaisi 1.6.2015 ja siitä laskettaisiin kahden vuoden sopimusaika ja seuraavat optiovuodet? Tarjouspyyntöä tulee selkeyttää tältä osin yksiselitteiseksi. 7. Mitä käytännössä tarkoitetaan sillä, että asiakkaan/kotihoidon/omaisen kanssa sovitaan, että lääkkeet voidaan hakea apteekista? Mitä muuta apteekista haetaan kuin koneellisesti annosjakelun lääkkeet? Seuraavaa vuotta koskeva periaate on sama. Mikäli nyt käydyn kilpailutuksen myötä annosjakelupalveluista vastaaviin nykyisiin palveluntuottajiin tulee muutoksia, pidättää tilaaja itsellään oikeuden enintään kuuden (6) kuukauden siirtymäaikaan sopimuskauden alkamisesta lukien. Kts. vastaus 2 ja 3. Kts. vastaus 2 ja 3. Kts. vastaus 2 ja 3. Hankintayksikölle lähetettävä tarjous tulee olla voimassa 6 kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouksen voimassaoloaikaa määriteltäessä on huomioitu mahdollinen päätöksenteon viivästyminen. Asiakkaalle on tehty kotisairaanhoidon päätös, joka sisältää lääkkeiden jakelun ja jakelu järjestetään apteekin koneellisena annosjakeluna. Annosjakelu on toimintaa, jossa apteekki toimittaa lääkkeet toimintayksiköihin valmiiksi kertaannoksiksi jaettuina erinä. Mikäli niin erikseen apteekin ja kotihoidon/ asiakkaan/ omaisen kanssa sovitaan, omainen voi hakea annosjakelu lääkkeet apteekista. Asiakas voi lisäksi halutessaan hakea esim.
3 tarvitsemiaan apteekkitarvikkeita. 8. Onko tarkoitus, että kotihoidon asiakkaille toimitetaan apteekista annosjaellut lääkkeet suoraan kotiosoitteeseen? Mitä muuta toimitetaan mahdollisesti kotiin? Tarjouspyyntö sivu 29: 2.2 Annosjakelupussit tai muulla tavalla pakatut lääke-erät Lääkkeet tulee toimittaa toimintayksikköön siten, että lääkkeet on jaoteltu pienempiin osasto palvelutalo tiimi - jne. kohtaisiin ryhmiin. Ei toimiteta kotiin. 9. Tekeekö Oulun palvelusäätiö puitesopimuksen samoilla ehdoilla kuin Oulun kaupunki? 10. Kohdassa 6.8. Välitön ja välinen vahinko tarjouspyynnössä on seuraavasti: Julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) kohtaan 16 Vahingonkorvaus lisätään seuraavaa: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :ssä säädetyllä tavalla. Tämä on tosi tiukka tiukennus! JYSE-Palvelut tuntee pääsääntöisesti vain välittömät vahingot, tällä lisäyksellä tulevat myös välilliset vahingot korvattavaksi. Millä perusteella myös välilliset vahingot esitettään korvattavaksi? 11. Virheen ja hinnanalennuksen osalta jää epäselväksi se, että millä perusteella tilaaja voi yksipuolisesti vaatia hinnanalennusta kaikkien asiakkaiden osalta jos virhe koskee vain yhtä asiakasta. Miten todennetaan, että virhe johtuu palveluntuottajasta eikä tilaajasta, jos todistustaakka on palveluntuottajalla ja tilaaja on tilannut virheellisesti? Lääkeannoksen oikeellisuus voi johtua myös tilaajan virheestä, jos tilaus on tehty väärin. Vaatimus vaikuttaa kohtuuttomalta. 12. Tarjouspyynnössä on rinnastettu annosjakelupussit muulla tavalla pakattuihin lääke-eriin. Nämä ovat kaksi aivan eri tekniikkaa. Annospussien lääkkeen jaon Kyllä. Hankintayksikkö voi tarjouspyynnössä määritellä JYSE 2014- palvelut ehdoista poikkeavia ehtoja. Kohta 6.8 on hankintayksikön määrittelemä ehto. Tarjouspyynnössä on teksti: Välitön ja välillinen vahinko määritellään kauppalain 67 :n säädetyllä tavalla. Se minkälaisia välilliset ja välittömät vahingot ovat eli vahinkojen määritelmät löytyvät kauppalain kyseisestä kohdasta. Jos vahinkoja sopimussuhteessa tapahtuu, vahinkojen korvaamiseen sovelletaan sopimuksen ja JYSE 2014 palvelut ehtoja. Virhettä ja hinnanalennusta koskevat asiat ovat hankintayksikön tarjouspyyntöön määrittelemä ehto. Katso tarjouspyynnön kohta 6.9. ja 6.10. Jos palveluntuottaja ei katso aiheuttaneensa virhettä, selvitetään tapaukset tapauskohtaisesti. Annosjakeluyksiköstä löytyy tarvittaessa jokaisesta annospussista tai muulla tavalla pakatusta lääkeerästä kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeamien tai muiden epäselvyyksien selvittämistä varten.
4 oikeellisuus voidaan tarkistaa aina jälkikäteen dokumentoidusti annosjakeluyksikössä olevien valokuvien perusteella. Miten käytännössä varmistutaan muulla tavoin pakattujen lääkkeiden jakelun oikeellisuudesta? 13. Mitä katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi? Mitä tarkoitetaan? Lääke voi olla loppu tukusta, Suomesta tai maailmasta? Force majeur-sääntöä voitaneen käyttää tässä? 14. Tarjouksessa on mainittu, että asiakkaan laskuun ei saa sisältyä laskutus-, toimitus- yms. lisiä. Asiakkaat ovat kuitenkin tiliasiakkaita, jolloin laskuun pitäisi voida lisätä kohtuullinen laskutuslisä kattamaan laskutuskustannuksia ja luottotappioita. Apteekille on aina riski ottaa uusi henkilö laskutusasiakkaaksi. Entä, kuinka toimitaan sellaisen asiakkaan kohdalla, joka ei maksa laskujaan? Apteekki ei voi olla velvollinen toimittamaan hänelle lääkkeitä jatkossa. Palveluntuottajalla tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä selvitys laadunvarmistusjärjestelmästä (lääkitysten varmistaminen ja toimitusten oikea-aikaisuus). Tarjouspyyntö ei koske apteekissa käsin suoritettua dosettijakelua. Ylivoimainen este arvioidaan tapauskohtaisesti. Tarjouspyyntö: Palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta lain ja asetuksen mukaiset lääkekustannukset. Palveluntuottaja ei peri muita maksuja esim. laskutus- ja toimistokuluja asiakkaalta. Tilaaja ei vastaa asiakkaiden maksamattomista lääkelaskuista. Ongelmatilanteet käsitellään apteekin ja tilaajan kesken tapauskohtaisesti. Asiakkaan lääkehoito ei saa keskeytyä. 15. Miten määritellään akuuttilääke? Lääkärin määräyksestä mahdollisimman pian aloitettava lääke. Eli ei voida odottaa seuraavaa annosjakeluerää. 16. Apteekki saa annospussit annosjakelijalta lääketukkukauppojen kuljetusten yhteydessä, sillä lääkkeitä ei voi kuljettaa kuin lääketukkukauppa lääkelain mukaan. Kuljetusaikataulut ovat liian tiukat, jotta annospussit ehtisivät Ouluun kahdessa arkipäivässä, jos toimintayksikkö tilaa lääkkeet vasta kello 12 mennessä. Apteekin tulee tehdä myös tilaus annosjakeluyksikköön. Muutosehdotus: Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle kolmen (3) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo Tarjouspyynnön ehtoa on muutettu seuraavaksi: Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle kolmen (3) arkipäivän sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo 16 mennessä.
5 16 mennessä. 17. Tarjouspyynnössä edellytetään asioita, jotka ovat ristiriidassa Lääkelain kanssa. Asiakastiedot ovat sen perusteella samassa rekisterissä (reseptipäiväkirja) muiden asiakkaiden tietojen kanssa, ja näitä tietoja on säilytettävä lääkelain edellyttämällä tavalla 5 vuoden ajan (huumeiden osalta 6 vuotta). Apteekki ei voi siten siirtää kaikkia palvelusta syntyneitä asiakirjoja tilaajan sopimuksen päättyessä tai purkautuessa. 18. Mitä käytännössä tarkoitetaan tarjouspyyntöasiakirjan 6.13 kohdan 5 kappaleella. Apteekin täytyy säilyttää voimassa olevan lainsäädännön mukaan omat arkistonsa säädetyllä tavalla. Syntyykö Oulun kaupungin vaatimuksen mukaan ristiriitaa lääkelainsäädännön kanssa? 19. Miten Oulun kaupungin näkemyksen mukaan tietosuojavastaavan ja rekisteriasiain yhteyshenkilön tehtävät poikkeavat toisistaan. Mitä kaupunki edellyttää mainituilta henkilöiltä? Apteekki säilyttää voimassa olevan lainsäädännön mukaan omat arkistonsa säädetyllä tavalla. Muiden lääkkeiden koneelliseen annosjakeluun liittyvien asiakirjojen osalta toimitaan tarjouspyynnön 6.13 kohdan viimeisen kappaleen mukaan. Kts. vastaus 17. Tietosuojavastaavan tehtävä on lakisääteinen ja tietosuojavaltuutetun toimisto on määritellyt sen tehtävät. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) ja laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) edellyttävät, että jokainen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antaja ja apteekki sekä Kansaneläkelaitos ja Terveydenhuollon oikeusturvakeskus nimeävät tietosuojavastaavan. http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tieto suojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/opp aat/6jfqn4sf1/tietosuojavastaavan_toimenkuva_te htavat_ja_asema.pdf Rekisteriasiain yhteyshenkilö on organisaation edustaja kyseistä asiakas/potilasrekisteriä koskien. Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia tiedusteluja. 20. Jos apteekkari vaihtuu tarjouksen tekemisen jälkeen tai kesken sopimuskauden niin miten menetellään? Apteekkarivaihdos määrittyy lääkelain kautta. Sopimus tehdään aina apteekkarin, ei apteekin kanssa apteekin yritysmuodosta johtuen. Apteekkari vaihtuu tarjouksen tekemisen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista: tarjous hylätään, koska tarjoaja ei sopimuksen tekohetkellä pysty sitoutumaan tarjouksen täytäntöönpanoon. tarjouksen tehnyt apteekkari vetää tarjouksen pois tarjouskilpailusta
6 Apteekkari vaihtuu sopimuskaudella: JYSE 2014 palvelut: 22.1. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopimusta kolmannelle. 21. Liitteessä 3 Lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelun vähimmäisvaatimukset: LÄÄKKEIDEN KONEELLINEN ANNOSJAKELU 1 HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS: Annosjakeluun voidaan ottaa myös puolitettuja lääkkeitä siinä tapauksessa, mikäli asiakkaan lääkitystä ei voida muulla annoskoolla kokonaisella tabletilla toteuttaa. Koneelliseen annosjakeluun ei voida ottaa sellaisia puolikkaita tabletteja, joissa ei ole jakouraa tai joiden puolittamisen lääkkeen myyntiluvan haltija ei ole antanut lupaa (esim. teksti Lääke voidaan puolittaa vain nielemisen helpottamiseksi). 22. Liitteessä 3 Lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelun vähimmäisvaatimukset: LÄÄKKEIDEN KONEELLINEN ANNOSJAKELU 1 HANKINNAN KOHTEEN YLEISKUVAUS: Annosjakelulääkkeet valitaan edullisista vaihtokelpoisista lääkkeistä, mikäli asiakas näin haluaa, jolloin kustannusvaikutukset tulevat asiakkaan eduksi. Lääkkeet on aina valittu annosjakeluun edullisimmista vaihtokelpoisista valmisteista. Jos asiakkaalla on esim. lääkkeen vaihtokielto, ei voi hänelle toimittaa tätä lääkettä. 23. Liitteessä 3 Lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelun vähimmäisvaatimukset: LÄÄKKEIDEN KONEELLINEN ANNOSJAKELU PALVELUN SISÄLTÖ: Palvelun suorittaminen: Sopimuskauden alkaessa valittu palveluntuottaja vastaa olemassa olevien annosjakelureseptien siirrosta Puolitettuja lääkkeitä käytetään, jos se on mahdollista koneellisessa annosjakelussa ja lääkkeen myyntiluvan haltija ei ole kieltänyt lääkkeen puolittamista. Apteekki tarkistaa asiakkaan lääkelistan ennen koneellisen lääkejakelun aloittamista ja ilmoittaa lääkärille/ kotihoidolle koneelliseen annosjakeluun soveltumattomat lääkkeet ja niiden vaihtoehdot. Jos vaihtokelpoiset lääkkeet eivät sovellu asiakkaalle, hän ei sovellu lääkkeiden koneelliseen annosjakeluun. Sopimuskauden alkaessa valittu palveluntuottaja vastaa olemassa olevien annosjakelureseptien siirrosta yhteistyössä nykyisten lääkkeiden annosjakelusta vastaavien apteekkien kanssa.
7 yhteistyössä nykyisten lääkkeiden annosjakelusta vastaavien apteekkien kanssa. Tähän on liittynyt monia ongelmia eräissä isojen kaupunkien kilpailutuksissa ja tämän vuoksi tilaajan tulee olla vastuussa annosjakelureseptien siirrosta. 24. Liitteessä 3 Lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelun vähimmäisvaatimukset: LÄÄKKEIDEN KONEELLINEN ANNOSJAKELU Reseptien kirjoitus ja uusiminen: Ennen annosjakelussa olevien lääkkeiden luovutusta apteekin tulee tarkistaa reseptikeskuksesta, onko annosjakeluun kuuluvia reseptejä korjattu tai mitätöity. Tämä lause on käytännössä mahdoton toteuttaa, sillä apteekki ei voi mitenkään tarkastaa kaikkien satojen annosjakeluasiakkaiden e-reseptitietoja reseptikeskuksesta aina kahden viikon välein. Ehdotus: Tilaajan ja apteekin tulee sopia tarkemmista menettelytavoista miten lääkitysmuutokset informoidaan tilaajan ja apteekin välillä, kun käytetään e-reseptiä ottaen huomioon viranomaisten vaatimukset. 25. Kuinka menetellään, jos annosjakeluasiakas ei maksa lääkkeitään apteekille? Millä edellytyksillä ja missä vaiheessa apteekki voi irtisanoa annosjakelusopimuksen tämän asiakkaan kohdalla? 26. Miten sopimuksen kanssa menetellään, jos apteekkari siirtyy eläkkelle tai toiseen apteekkiin apteekkariksi? Millä edellytyksillä palveluntuottaja voi irtisanoa hankintasopimuksen? Kts. Kanta.fi:n ohje apteekeille. http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/toimitus varaus-varaus-ja-annosjakelu Ongelmatilanteet käsitellään apteekin ja tilaajan kesken tapauskohtaisesti. Asiakkaan lääkehoito ei saa keskeytyä. Apteekkari vaihtuu tarjouksen tekemisen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista: tarjous hylätään, koska tarjoaja ei sopimuksen tekohetkellä pysty sitoutumaan tarjouksen täytäntöönpanoon. tarjouksen tehnyt apteekkari vetää tarjouksen pois tarjouskilpailusta Apteekkari vaihtuu sopimuskaudella: JYSE 2014 palvelut: 22.1. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta
8 ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopimusta kolmannelle. Tarkennus tarjouspyyntöön: Palveluntuottaja voi irtisanoa hankintasopimuksen 6 kuukauden irtisanomisajalla. 27. Miten sopimuksessa huomioidaan tilanne, jos annosjakelupalkkio siirtyy lääketaksaan, ts. annosjakelupalkkio määritellään valtioneuvoston asetuksessa lääketaksasta? Viranomaispäätö ksellä tehty hinnoittelu sitoo apteekkia ja apteekin tulee noudattaa viranomaispäätöstä. 28. Mikä on toiseksi toimittajaksi valitun asema ja sitoumukset? Minkä sisältöinen toiseksi toimittajaksi valitun palveluntuottajan sopimus on? Millä perusteella ja aikataululla toiseen toimittajaan päädytään? 29. Koneellinen annosjakelu on mahdollista toteuttaa suurimpien alihankkijoiden toimesta vain, jos asiakas suostuu lääkevaihtoon. Tarjouspyynnön sivulta 27 saa sen käsityksen, että asiakas voi halutessaan kieltää lääkevaihdon. 30. Tarjouspyynnössä sivulla 28 esite tty aikataulu tilauksen ja toimituksen välillä ei ole mahdollinen suurimpien aliha nkkijoiden toimesta. Tilausta ei ole mahdollista toimittaa 2 arkipäivän sisällä, vaikka tilaus olisi jätetty tilauspäivän klo 12 mennessä. 31. Tarjouspyynnössä edellytetään, että palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelun tilaajalle 2 arkipäivänä sisällä tilausajankohdasta, kun tilaus on tehty tilauspäivänä klo 12 mennessä. Koska annosjakelulääketilaukset on käsiteltävä apteekissa ja annosjakelupussit Mikäli lainsäädännössä tapahtuu muutoksi, toimitaan Suomen lainsäädännön mukaisesti. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus neljän (4) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään aikaisintaan vuoden kuluttua sopimuksen voimaantulosta. Tarkennus tarjouspyyntöön: Palveluntuottaja voi irtisanoa hankintasopimuksen 6 kuukauden irtisanomisajalla. Kilpailutuksen perusteella valitaan jokaiselle osatarjousalueelle kaksi toimittajaa, joiden kanssa solmitaan samansisältöiset sopimukset. Tilaaja tekee tilaukset halvimman tarjouksen tehneeltä palveluntuottajalta ja mikäli ko. palveluntuottaja ei pysty toimittamaan kaikkea tilattua määrää, tilataan tuotteet toiseksi halvimman tarjouksen tehneeltä palveluntuottajalta. Kts. vastaus 22. Kts. vastus 16. Kts. vastus 16.
9 on valmistettava ja toimitettava annosjakelukeskuksista apteekkeihin, aikataulu on hyvin lyhyt. Pystyykö tätä aikataulua pidentämään? 32. Siirtyykö apteekkarinvaihdostilanteessa so pimus uudelle apteekkarille? Apteekkari vaihtuu tarjouksen tekemisen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista: tarjous hylätään, koska tarjoaja ei sopimuksen tekohetkellä pysty sitoutumaan tarjouksen täytäntöönpanoon. tarjouksen tehnyt apteekkari vetää tarjouksen pois tarjouskilpailusta Apteekkari vaihtuu sopimuskaudella: JYSE 2014 palvelut: 22.1. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintasopimusta kolmannelle. 33. Kuuluvatko annosjakelu kilpailutuksessa mukana olevien asiakkaiden lääkejätteet Oulun jätehuollon luokittelemiin kotijätteisiin, jolloin ne voidaan vastaanottaa ilmaiseksi apteekkeihin? Apteekki ei voi ohjeiden mukaan vastaanottaa julkisten toimijoiden lääkejätteitä vaan ne on toimitettava suoraan jätelaitokselle. 34. Kuuluvatko yksityisissä palvelukodeissa asuvat palveluseteliasiakkaat tarjouksen piiriin? Kotihoidon, tehostetun palveluasumisen/ palveluasumisen asiakkaat ovat avohoidon asiakkaita ja lääkkeet ovat asiakkaiden omia lääkkeitä. Lääkejätteiden kanssa toimitaan kuin muidenkin kotona olevien asiakkaiden lääkejätteiden kanssa. Lääkkeiden koneellisen annosjakelun yksi etu on lääkehävikin ja lääkejätteen pienentyminen. Ikäihmisten yksityisten tehostetun palveluasumisen yksiköiden asiakkaat eivät kuulu tarjouspyynnön piiriin. Tarjouspyyntö ei myöskään koske kehitysvammaisten ja mielenterveyskuntoutujien yksityistä palveluasumista. Oulun Palvelusäätiön ikäihmisten tehostetun palveluasumisen yksiköt kuuluvat tarjouspyynnön piiriin. 35. haluaisin tiedustella kävisikö kelpoisuuslomakkeen tilaajavastuulain mukaiseksi selvitykseksi Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmästä (www.ytj.fi) saatava raportti tulostettuna? Tästä käy ilmi voimassaolevat rekisteröinnit, kuten kaupparekisteri, Ei käy.
10 ennakonperintärekisteri, arvonlisäverovelvollisuus sekä työnantajareksiteri luettelonomaisesti alkupäivämäärineen. 36. Ketkä kaikki katsotaan alihankkijoiksi? Katsotaanko valmistaja-apteekki, annosjakeluyksikkö tai kuljetusliike alihankkijoiksi? 37. Voiko valmistaja-apteekki ja annosjakeluyksikkö tehdä yhteisen tarjouksen? JYSE 2014 palvelut: 1.1 Alihankkija Sellainen kolmas taho, joka osallistuu hankintasopimuksessa tarkoitettujen palveluiden tuottamiseen. Eli tässä tapauksessa koneellisen lääkkeiden annosjakelun tuottamiseen osallistuva taho. Useampi palveluntuottaja voi tehdä yhteisen tarjouksen hankittavan palvelukokonaisuuden tuottamiseksi. Tarjouksesta tulee selkeästi käydä ilmi tuottajien rooli. Kaikki tuottajat vastaavat yhteistarjouksestaan yhteisvastuullisesti. Kaikkien tarjoajien tulee täyttää tarjouspyynnön edellytykset. 38. Toimittaako tarjoaja tilaajavastuulain mukaisen selvityksen jokaisesta alihankkijasta hankintayksikölle? 39. Toimittaako tarjoaja tilaajavastuulain mukaisen selvityksen jokaisesta alihankkijasta hankintayksikölle, vaikka alihankkija olisi rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi -palveluun? 40. Tarkoitetaanko ympäristöohjelmalla Kaupunginhallitus 12.5.2014 231 -asiakirjaa? Tarjouspyynnössä sivulla 16 mainittu Kaupunginhallitus 12.5.2014 230 -asiakirja, joka on ilmeisesti virheellinen. 41. Tarkoitetaanko annosjakelusta vastaavalla henkilöllä ja varahenkilöllä apteekissa käytännössä annosjakelua hoitavia henkilöitä? Katsotaanko myös apteekkari vastaavaksi henkilöksi (viime kädessä vastuussa apteekin toiminnasta)? Tarjoaja liittää tarjoukseen tilaajavastuulain mukaisen selvityksen tarjouspyynnön mukaisesti. Palveluntuottajaksi valitut antavat alihankkijoita koskevat tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista. Kts. vastaus edellä. Rekisteröityminen Tilaajavastuu.fi palveluun riittää. Tarjouspyynnössä oli virheellinen pykälänumero. Oikea kaupunginhallituksen kokous oli 12.5.2014 231. Apteekissa tulee olla nimettynä annosjakeluvastaavat ja varahenkilöt, jotka hoitavat käytännön yhteydenpidon tilaajan henkilöstöön ja lääkäreihin. Nämä henkilöt tai muu apteekin tarjoama lääkeneuvontapalvelu vastaavat myös lääkeneuvonnasta ja muusta toimintayksikön farmaseuttisesta tuesta tilaajan henkilöstölle liittyen esim. lääkevalmisteiden tunnistamiseen ja käyttöön liittyvissä asioissa.
11 42. Liitteen 2 etusivulla mainitaan, että pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Koskeeko tämä myös annosjakelusta vastaavan henkilön tutkintotodistusta? 43. Liitteessä 3, kappaleessa 2.2 kerrotaan lääke-erän sisältävän asiakkaan yhden ottokerran lääkkeet. Lääke-erässä tulee lukea potilaan nimi, syntymäaika, pussissa olevien lääkkeiden nimet ja määrät jne. Riittääkö, että listatut asiat on luettavissa kertakäyttöisessä viikkoannostelijassa tai muussa vastaavassa annostelumuodossa? 44. Vastuunjakotaulukossa sivulla 34 mainitaan annosjakelulääkkeiden säilytyslaatikko. Tarvitseeko säilytyslaatikkoa toimittaa muille kuin annospusseissa jaettaville lääkkeille? 45. Jos toimittajat A+B+C+D tekisivät yhteisen tarjouksen tietylle alueelle (osatarjous), voivatko toimittajat A-D jättää kukin erilliset osatarjoukset toiselle alueelle? Vai katsooko hankintayksikkö tällaiset tarjoukset vaihtoehtoisiksi tarjouksiksi, koska niissä on samat tarjoajat? 46. Miten laskutetaan ostopalvelu- ja palveluseteliasiakkaiden annosjakelupalkkio (s. 15)? Suoritetaanko ostopalvelu- ja palveluseteliasiakkaiden Ei koske annosjakelusta vastaavan henkilön tutkintotodistusta. Olennaista on, että annospussissa tai muulla tavalla pakatussa lääke-erässä on riittävät tiedot turvallisen lääkehoidon toteuttamista varten. Vastuunjakotaulukossa (s.34) annosjakelulääkkeiden säilytyslaatikolla tarkoitetaan annosjakelulääkkeiden kuljetuslaatikkoa. Tarjouspyyntö sivu 29: 2.2 Annosjakelupussit tai muulla tavalla pakatut lääke-erät Lääkkeet tulee toimittaa toimintayksikköön siten, että lääkkeet on jaoteltu pienempiin osasto palvelutalo tiimi - jne. kohtaisiin ryhmiin. Yhden toimintayksikön lääkkeet tulee olla yhdessä laatikossa tai tarvittaessa useammassa laatikossa. Laatikossa tulee olla selvästi merkittynä, minkä yksikön annosjakelupakkaukset kuljetuslaatikko sisältää. Eri yksiköiden lääkkeet tulee olla omissa kuljetuslaatikoissa. Annosjakelulääkkeiden kuljetus eri toimijoiden ja työpisteiden välillä tapahtuu turvallisesti suljetussa kuljetuslaatikossa esim. nippusitein suljetussa kuljetuslaatikossa. Voivat. Tämä tarjouspyyntö koskee seuraavia asiakasryhmiä: - kotihoidon asiakkaat (Oulun kaupungin oma toiminnan asiakkaat, ostopalveluasiakkaat, palveluseteliasiakkaat)
12 annosjakelupalkkio i) valitulle tarjoajalle suoritettavana lisähintana vai ii) sisältyykö annosjakelupalkkio näiden asiakkaiden osalta tarjottuun hintaan? - ikäihmisten tehostetun palveluasumisen asiakkaat (Oulun kaupungin omat yksiköt) - ikäihmisten tehostetun palveluasumisen asiakkaat (Oulun Palvelusäätiön yksiköt) - kehitysvammaisten palveluasumisen yksiköiden asukkaat (Oulun kaupungin omat yksiköt) - mielenterveyskuntoutujien palveluasumisen asukkaat (Oulun kaupungin omat yksiköt) Palveluntarjoaja laskuttaa kuntaa tarjouksessa antamallaan hinnalla. Kts.vastaus 34. 47. Kenen vastuulla on, jos palveluyksikkö tekee tilauksen väärin (tilausvirheet)? Kuka vastaa kotihoidosta tai palveluyksiköstä tapahtuneista väärin tehdyistä tilauksista, jotka toimitetaan asiakkaalle? 48. Sitoutuuko kaupunki puitesopimuksella siihen, että kotihoidon asiakkaiden kaikki lääkehankinnat keskitetään tarjouskilpailun voittaneeseen apteekkiin? 49. 6.14. Laskutus s. 15 Asiakasta veloitetaan vain hänelle tilatuista lääkkeistä..., Apteekilla tulisi olla mahdollisuus periä laskutuslisä lähettämistään laskuista asiakkaalle. 50. Hankinnan kohteen yleiskuvaus s. 28 kohta; "Palveluntuottaja toimittaa annosjakelulääkkeen palvelujen tilaajalle 2 arkipäivän sisällä tilausajankohdasta.." Aika ei ole realistinen, palveluntuottajalla tulisi olla mahdollista toimittaa tilaus 4 arkipäivän sisällä. 51. Kohdassa 6.14. Laskutus on maininta, että palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta lain ja asetuksen mukaiset lääkekustannukset ja tilaaja ei vastaa asiakkaiden maksamattomista lääkelaskuista. Kts. kohta 11. Tarjouspyyntö koskee lääkkeiden koneellista annosjakelua. Tarjouspyyntö: Palveluntuottaja laskuttaa asiakkaalta lain ja asetuksen mukaiset lääkekustannukset. Palveluntuottaja ei peri muita maksuja esim. laskutus- ja toimistokuluja asiakkaalta. Tilaaja ei vastaa asiakkaiden maksamattomista lääkelaskuista. Kts. kohta 16. Voidaan jatkaa. Ongelmatilanteet käsitellään apteekin ja tilaajan kesken tapauskohtaisesti. Asiakkaan lääkehoito ei saa keskeytyä.
13 Jos apteekilla on normaalina toimintatapana ennen laskutussopimuksen solmimista tehdä asiakkaalle luottotietojen tarkistus ja jättää laskutussopimus solmimatta luottotieto-ongelmien yhteydessä, niin voidaanko tätä toimintatapaa jatkaa myös tähän tarjouspyyntöön liittyvien annosjakeluasiakkaiden kanssa? 52. Kohdassa 6.14. Laskutus on maininta, että palveluntuottaja ei peri muita maksuja esim. laskutus- ja toimistokuluja asiakkaalta. Voiko palveluntuottaja edellyttää kaikkia koneellisen annosjakelun asiakkaita solmimaan e- laskusopimuksen? 53. Liitteessä 3 (Lääkkeiden koneellisen annosjakelun palvelun vähimmäisvaatimukset) kohdassa 1 (Hankinnan kohteen yleiskuvaus) on maininta asiakkaan lääkkeiden yhteis- ja haittavaikutusten tarkistuksesta ennen annosjakelun käynnistämistä. Haittavaikutusten tarkistaminen ei kuulu koneellisen annosjakelun normaaliprosessiin. Onko tämä todellakin tarkoitus sisällyttää palveluun? 54. Samassa kohdassa liitteessä 3 mainitaan myös, että asiakkaan halutessa annosjakelulääkkeet valitaan edullisista vaihtokelpoisista lääkkeistä. Koneellisen annosjakelun normaaliprosessissa asiakas ei tätä valintaa tee, vaan annosjakelussa käytetään annosjakeluyksikön valikoimaan kuuluvia lääkkeitä, jotka ovat pääsääntöisesti edullisia vaihtoehtoja. Onko tämä ehto asiakkaan valinnasta todellakin tarkoitus sisällyttää palveluun? 55. Samassa kohdassa liitteessä 3 on lisäksi maininta annosjakelulääkkeiden toimitusaikataulusta 2 arkipäivän Ei voi. Kohdassa tarkoitetaan lääkkeiden yhteisvaikutusten tarkistamista. Apteekki tarkistaa asiakkaan lääkelistan ennen koneellisen lääkejakelun aloittamista ja ilmoittaa lääkärille koneelliseen annosjakeluun soveltumattomat lääkkeet ja niiden vaihtoehdot. Jos vaihtokelpoiset lääkkeet eivät sovellu asiakkaalle, hän ei sovellu lääkkeiden koneelliseen annosjakeluun. Kts. kohta 16.
14 sisällä tilausajankohdasta. Olemme sitä mieltä, että tämä aikataulu on liian tiukka. Pitkän välimatkan vuoksi lääkkeiden kuljetusta annosjakeluyksiköstä apteekkiin ei saada kaikkien muiden työvaiheiden lisäksi aikataulutettua tuohon kahteen arkipäivään. Ehdotamme toimitusaikatauluksi kahden arkipäivän sijasta neljää arkipäivää. 56. Liitteessä 3 kohdassa 2.5. (Reseptien kirjoitus ja uusiminen) on maininta, että apteekin pitää hoitaa reseptien uusiminen maksutta. Mihin tämä ehto perustuu? Apteekkihan ei laskuttaisi tilaajaa reseptien uusinnasta. 57. Tilaajavastuulain mukaiseen selvitykseen liittyen tiedustelisin, että käykö liitteeksi todistuksen sijaan jäljennös apteekin Fimeaan tekemästä ilmoituksesta lääkkeiden koneellisesta annosjakelusta? Pyytäessäni tänään Fimeasta asiaan liittyvää todistusta vastattiin, että tarvittaessa he todistavat asian puhelimitse kysyttäessä. 58. Laatupoikkeamien seurantajärjestelmältä edellytetään, että jokaisesta annosjakelupussista tai muulla tavalla pakatusta lääke-erästä on saatavissa jälkikäteen kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeaminen tai epäselvyyksiä selvittämiseksi jälkikäteen. Millainen muu dokumentaatio täyttää kilpailutuksessa edellytetyn laadunvarmistuksen vähimmäisvaatimukset? 59. Tuleeko myös muulla tavalla kuin annospusseissa pakatut erät dokumentoida annostelukertakohtaisesti? Apteekin tulee hoitaa reseptien uusiminen maksutta on tilaajan tarjouspyynnössä asettama edellytys. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tulee olla tarjouspyynnön kelpoisuuslomakkeen mukaiset. Kelpoisuuslomakkeessa tarjoajaa koskevien vaatimusten mukaan palveluntuottaja on tehnyt tai tulee tekemään ennen sopimuskauden alkua ilmoituksen Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle siitä, että käyttää koneellisen annosjakelun palvelua osana apteekin toimintaa. Tarjoaja toimittaa tarjouksen liitteenä todistuksen ko. asiasta tai selvityksen siitä, että tulee tekemään ilmoituksen ennen sopimuksen allekirjoitusta Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskukselle. Annosjakeluyksiköstä löytyy tarvittaessa jokaisesta annospussista tai muulla tavalla pakatusta lääkeerästä kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeamien tai muiden epäselvyyksien selvittämistä varten. Palveluntuottajalla tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä selvitys laadunvarmistusjärjestelmästä (lääkitysten varmistaminen ja toimitusten oikea-aikaisuus). Kts. kysymys ja vastaus 43.
15 60. Koskeeko 12 kuukauden jäljitettävyys annospussien lisäksi myös muulla tavalla pakattuja lääke-eriä annostelukertakohtaisesti? Annosjakeluyksiköstä löytyy tarvittaessa jokaisesta annospussista tai muulla tavalla pakatusta lääkeerästä kuva tai muu raportti mahdollisten poikkeamien tai muiden epäselvyyksien selvittämistä varten.